Alkusaldot

[#1]

1. Jos aloitat uuden yrityksen kirjanpidon laatimisen, ei alkusaldojen syöttäminen ole tarpeen, vaan voit aloittaa suoraan liiketapahtumien kirjaamisen. Alkusaldovalikkoon (Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Alkusaldot) voit kuitenkin syöttää ensimmäisen tilikauden aloituspäivän, joka näkyy sitten myöhemmin tilinpäätöstä laadittaessa.

2. Jos yritykselläsi on ollut jo toimintaa ja aloitat uuden tilikauden kirjanpidon Passeli Meritillä, syötä edellisen tilinpäätöksen tuloslaskelmasta ja taseesta tilien saldot alkusaldoiksi valikossa: Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Alkusaldot. Voit myös ryhtyä heti tallentamaan myyntilaskuja ja ostolaskuja, ja lisätä alkusaldot myöhemmin.

3. Jos aloitat käyttämään ohjelmaa kesken tilikauden, tulee ohjelmaan syöttää kahdet alkusaldot, jotta raportteihin saadaan edellisen tilikauden tiedot vertailutiedoiksi. Tämä on tärkeää erityisesti osakeyhtiöiden ja yhdistysten kohdalla. Esimerkiksi, jos aloitat tekemään kirjanpitoa ohjelmalla 1.4.2023 ja tilikautesi on kalenterivuosi, tulee ohjelmaan syöttää ensimmäiset alkusaldot tilinpäätöspäivältä 31.12.2022 ja toiset saldot viimeisestä taseesta ja tuloslaskelmasta 31.3.2023.

Alkusaldot edellisestä tilinpäätöksestä

Avaa

Vertailutietoja varten tarvitset viimeisimmästä tilinpäätöksestä tuloslaskelman ja taseen. Näiden saldot syötetään ohjelmaan valikossa: Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Alkusaldot.

Tilien alkusaldojen päivämääräksi lisätään edellisen tilikauden viimeinen päivä.

Syötä taseen ja tuloslaskelman tilien saldot alkusaldoiksi oikeille tileille ja oikealle puolelle ko. tiliä. Taseen vastaavaa puolen saldot tulee syöttää tilien debet-puolelle ja vastattavaa puolen saldot ko. tilien kredit-puolelle. Tuloslaskelmasta syötetään tulot tilien kredit-puolelle ja menot tilien debet-puolelle.

Arvonlisäverovelka lisätään alkusaldoissa tilille 2939 Verohallinnolle maksettava

ALV ja arvonlisäveron ennakot tilille 1763 Arvonlisäverosaamiset. Päättyneen tilikauden voittoa ei syötetä alkusaldoihin, sillä ohjelma laskee sen automaattisesti taseen ja tuloslaskelman tilien loppusaldojen erotuksesta.

Alkusaldotaulukon alaosassa lasketaan sekä debet- että kreditpuolen tilien summat yhteen. Ohjelmassa on tarkastustoiminto, joka ilmoittaa, jos summat eivät ole samat debet- ja kredit-puolella. Ohjelma antaa tallentaa alkusaldot vasta sen jälkeen, kun kirjaus on tasapainossa.

Huom! Saldoja syötettäessä kannattaa alkusaldo tallentaa silloin tällöin, jotta tiedot eivät häviä, jos teet välillä jotain muuta. Syötä silloin alhaalla erotuksena näkyvä summa esim. tilikartan viimeiselle tilille, jotta saat tallennettua saldot. Ohjelma nimittäin vaatii, että alkusaldojen Debet- ja Kredit-puolen tulee mennä tasan, ennen kuin tallennus onnistuu. Voit sitten myöhemmin jatkaa alkusaldojen syöttöä poistamalla tuon em. summan kyseiseltä tililtä.

Alkusaldojen tuonti Excel-tiedostona

Avaa

Pääkirjan tilien alkusaldot voidaan tuoda ohjelmaan myös Excel-tiedostosta valikossa: Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Alkusaldot - Tilien alkusaldojen tuonti. Tiedostossa tulee olla vähintään kolme seuraavaa saraketta: Tili, Debet, Kredit.

Alkusaldojen tuonti onnistuu vain silloin, jos tilien numerot vastaavat täysin tosiaan ohjelmassa ja Excel-tiedostossa. Excel-tiedostoon ei laiteta tilikauden tulos -tiliä, sillä ohjelma laskee itse tuloksen taseen ja tuloslaskelman tilien loppusaldojen erotuksesta.

Jos on tarve tuoda summat dimensioarvoineen, tulee jokaista arvoa varten lisätä oma erillinen sarakkeensa. Sarakkeiden otsikoiden tulee olla samat kuin dimensioiden nimet ja rivillä tulee olla dimension arvon tunnus.

Toiset alkusaldot kesken tilikauden

Avaa

Kun olet syöttänyt ja tallentanut vertailutiedot Passeli Meritin alkusaldoasetuksiin, syötä toiset alkusaldot valikkoon Kirjanpito – Pääkirjatosite.

Lisää pääkirjatosite ja syötä päivämääräksi kuluvan tilikauden tuloslaskelman ja taseen päivämäärä. Esim. jos aloitat tekemään kirjanpitoa Passeli Meritillä 1.4.2023, tarvitset aikaisemmasta ohjelmasta tuloslaskelman ja taseen 31.3.2023. Tällöin pääkirjatositteeseen syötetään päivämääräksi 31.3.2023.

Tase

Ota nyt tilinpäätöksen tase ja kuluvan tilikauden tase, ja laske näiden saldojen muutokset. Ko. muutokset syötetään pääkirjatositteelle. Lisää pääkirjatositteelle oma rivinsä jokaiselle taseen tilille ja saldolle, ja syötä muutos oikealle puolelle riviä. Jotta taseen tilin saldot tulevat oikein kuluvalle kaudelle

Esimerkki 1. Jos pankkitilin saldo oli 31.12.2012 1000 € ja uusi saldo 31.3.2023 on 1500 €, on pankkitilin saldon muutos 500 €. Tällöin pääkirjatositteen riville valitaan tiliksi Pankkitili ja muutos 500 € syötetään tilin debet-puolelle. Jos taas pankkitilin saldo on pienentynyt, tulee muutos syöttää pääkirjatositteella pankkitilin kredit-puolelle.

Esimerkki 2. Jos ostovelat ovat lisääntyneet 50 eurolla, syötetään 50 € pääkirjatositteella Ostovelat-tilin kredit-puolelle. Jos taas ostovelat ovat pienentyneet, syötetään erotus Ostovelat-tilin debet-puolelle.

Tee samoin kaikille taseen saldoille.

Huomaa, että kuluvan tilikauden taseesta ei tule syöttää Tilikauden tulosta, sillä ohjelma laskee sen automaattisesti, kun sekä taseen että tuloslaskelman loppusaldot syötetään pääkirjatositteelle. Eli jos saldot on syötetty oikein, menevät pääkirjatositteen debet- ja kredit-puoli tasan.

Tuloslaskelma

Kun olet syöttänyt taseen saldojen muutokset, syötä samaan pääkirjatositteeseen kuluvan tilikauden tuloslaskelman saldot omille riveilleen sellaisena kuin ne ovat edellisestä ohjelmasta saadulla tuloslaskelmalla.

Syötä tulot tuloslaskelman tilien kredit-puolelle ja kulut tilien debet-puolelle.

Kun olet syöttänyt sekä tuloslaskelman että taseen tiedot pääkirjatositteelle tulisi Debet- ja Kredit puolien mennä tasan.

Tallenna tosite ja tarkista valikoista: Kirjanpito - Tuloslaskelma ja Kirjanpito - Tase, että tuloslaskelma ja tase Passeli Meritissä vastaa toisesta ohjelmasta saatuja raportteja.