Integraatiot

[#1]

Passeli Meritin kanssa integroitujen sovellusten ja ohjelman automatiikan käyttö tehostaa ja nopauttaa kirjanpitoaineiston käsittelyä. Manuaalisen työn määrä vähenee ja säästyy niin aikaa kuin rahaa. Paperiton kirjanpito mahdollistaa myös etätyöt.

Kuittien ja ostolaskujen digitointi

Avaa

Ohjelmassa on myös ostolaskujen ja vahvistamattomien ostolaskujen automaattinen tunnistusjärjestelmä, joka tunnistaa kuitista tietyt kentät (laskun tai kuitin numeron, summan, päivämäärän jne.), jolloin niitä ei tarvitse syöttää manuaalisesti.

Kyseessä on maksullinen palvelu ohjelman kokeiluversiota lukuun ottamatta. Jokaisen laskun digitointi maksaa 0,15 €/kpl+alv. Digitointipalvelun välittäjänä toimii CostPocket OÜ, mutta esitämme laskun palvelun käytöstä ohjelman pääkäyttäjälle (Passeli Meritin kuukausilaskun yhteydessä).

Pääkäyttäjä voi aktivoida automaattisen digitoinnin valikossa: Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integrointien asetukset > Ostolaskujen automaattinen digitointi > Aktivoi.


Digitoinnin voi aktivoida myös suoraan laskulla laskutiedoston lisäämisen jälkeen. Lisää uusi ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku.

Raahaa ohjelmaan lisättävän laskun tai kuitin tiedosto ostolaskujen syöttöikkunaan ja paina:

Paina avautuvasta ikkunasta: Aktivoi.

Lisää uusi ostolasku tai vahvistamaton ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku.

Hae lasku/kuittitiedosto tietokoneeltasi tai sähköpostista paperiliittimen kuvakkeen avulla tai raahaa laskutiedosto hiirellä suoraan laskulomakkeen päälle.

Laskun yläosaan ilmestyy ”Tositteen digitointi” -painike, jota painamalla tosite digitoidaan.

Näet avautuvasta ikkunasta tunnistetut kentät, jotka siirtyvät ostolaskulle. Paina Kyllä, mikäli haluat tuoda ko. tiedot laskulle. Paina Ei, mikäli et halua tuoda näitä tietoja automaattisesti laskulle.

Digitointi tapahtuu kuvantunnistuksen avulla muutamassa sekunnissa.

Tarkista ja täydennä tarvittaessa ostolaskun tietoja manuaalisesti. Valitse laskuriveille sopivat ostonimikkeet ja tallenna lasku.

Laskun tallentamisen jälkeen, ohjelma tekee tarvittavat kirjanpidon kirjaukset pääkirjaan:

D Kulutili
D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV
K Ostovelat

Alkuperäinen tosite tallentuu laskulle, joten niitä ei tarvitse arkistoida enää muualla.

 Verkkolaskut

Avaa

Jotta voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja Passeli Meritillä, sinun tulee rekisteröityä verkko-operaattori Apix Messaging Oy:n palveluiden käyttäjäksi. Rekisteröityminen tapahtuu Apixin verkkosivuilla www.apix.fi valikossa Kirjaudu palveluihin > Rekisteröidy. Huomaa, että jokainen yritys on rekisteröitävä erikseen. Tarkista, että ilmoitat Apixille saman y-tunnuksen, kuin minkä olet syöttänyt Passeli Meritissä Yrityksen tietoihin.

Valitse sen jälkeen valikosta laskutusohjelmistoksi valikosta “MeritAktiva“. Valitse palveluiksi Lähetä (mikäli haluat lähettää verkkolaskuja ohjelmasta) ja Vastaanota (jos haluat vastaanottaa ostolaskuja suoraan ohjelmaan sekä muut haluamasi palvelut.

Tämän jälkeen sinut ohjataan kirjautumissivulle ja verkkokauppaan. Kun olet rekisteröitynyt palvelun käyttäjäksi ja ostanut Apixin verkkokaupasta verkkopostimerkkejä, syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana Passeli Meritin valikossa: Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. Integraatioiden asetukset > Verkkolaskuoperaattori Apix.

Valitse Verkkolaskuoperaattori Apix

Syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana.

Kun tiedot on asetettu, paina Tallenna. Kun yhteys Apixin kanssa on aktivoitu onnistuneesti, otsikon Verkkolaskuoperaattori Apix viereen ilmestyy teksti Aktivoitu

Verkkolaskun lähetys

Avaa

Myyntilaskuja voi lähettää verkkolaskuina, kun asiakkaan tietoihin on lisätty Y-tunnus ja asiakas vastaanottaa verkkolaskuja. Asiakkaan tietoihin pääset kohdasta Myynnit > Asiakkaat. Ohjelma hakee y-tunnuksen perusteella Verkkolaskuosoitteistosta ko. yrityksen verkkolaskuosoitteen Mikäli yrityksellä on vain yksi verkkolaskuosoite, ei verkkolaskuosoitetta tarvitse välttämättä syöttää asiakastietoihin.

Jos asiakkaalla on useampi verkkolaskureititys yhdellä Y-tunnuksella eli sillä on useampia eri osastoja/alayksiköitä, ei pelkkä Y-tunnus riitä. Syötä siinä tapauksessa asiakastietoihin y-tunnuksen lisäksi verkkolaskuosoite.

Luo myyntilasku normaaliin tapaan. Myyntilaskua tallennettaessa ohjelma tarkistaa automaattisesti Y-tunnuksen tai asiakastietoihin syötetyn verkkolaskuosoitteen perusteella, onko asiakas verkkolaskujen vastaanottaja. Mikäli asiakas vastaanottaa verkkolaskuja ja tiedot löytyvät valtakunnallisesta verkkolaskuosoitteistosta, laskulle ilmestyy E-lasku-painike. Lähetä verkkolasku napsauttamalla kyseistä painiketta.

Näet verkkolaskujen lähetyspäivät myyntilaskujen listauksesta valikossa: Myynnit > Myyntilaskut kohdassa: Lähetetty verkkolaskuna. Jos em. sarakkeessa ei näy päivämäärää, ei verkkolasku ole lähtenyt asiakkaalle.

Parerilaskujen lähettäminen Apixin kautta (Tulostuspalvelu)

Avaa

Mikäli haluat lähettää paperilaskuja, mutta et halua itse postittaa niitä, voit käyttää Apixin tulostuspalvelua. Tällöin lasku lähetetään ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta Apix hoitaa laskut kuoreen ja postittaa ne asiakkaille. Tällöin asiakkaan tiedoissa tulee syöttää Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUS.

Mikäli haluat ohjata laskun automaattireititykselle, jolloin laskulle etsitään ensisijaisesti verkkolaskuosoitetta ja jos sitä ei löydy, niin se ohjataan vastaanottajalle kirjeenä, syötä Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU. Tällöin Apix tarkistaa automaattisesti, onko lasku menossa kuluttajalle e-laskuna vai kirjeenä tai yritykselle verkkolaskuna.

E-laskujen lähetys kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin

Avaa

Mikäli laskun vastaanottaja on kuluttaja-asiakas, joka haluaa saada laskun omaan verkkopankkiinsa e-laskuna, tulee laskujen lähettäjän solmia Apixin kanssa e-laskusopimus ja palauttaa se täytettynä Apixille. Kun Apix on käsitellyt sopimuksen, laskuttajalle avataan e-laskutusprofiili ja kaikkiin suomalaisiin pankkeihin lähetetään laskuttajailmoitukset. E-laskupalvelu on käytettävissä 4–5 pankkipäivän jälkeen.

Asiakkaan tietoihin tulee syöttää ohjelmassa Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU isoin kirjaimin. Ensimmäinen lasku lähtee ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta se ohjautuu vastaanottajalle kirjeenä. Laskun mukana on asiakaskohtainen Apix-tunniste (esim. EEXNWS) ja tämän jälkeen asiakas voi käydä verkkopankissaan tilaamassa e-laskun ko. toimittajalta (eli teiltä) käyttämällä omaa Apix-tunnistettaan. Jatkossa laskut ohjautuvat e-laskuina asiakkaan omaan verkkopankkiin.
E-laskusopimuksesta lisätietoja: www.apix.fi.

Vain yksityishenkilöille lähetetyille laskuille muodostuu asiakaskohtainen Apix-tunniste. Eli jos laskun saajalla on Y-tunnus, Apix-tunnistetta ei muodostu vaan Apix välittää yritysten väliset laskut verkkolaskuina. Toisin sanoen y-tunnuksella varustettu yritys ei voi vastaanottaa laskuja kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin.

Verkkolaskujen vastaanotto

Avaa

Voit vastaanottaa ohjelmaan verkkolaskuja, kun olet tehnyt sopimuksen välittäjäpalvelu Apixin kanssa ja määrittänyt Apixissa, että haluat myös vastaanottaa verkkolaskuja.

Apix lähettää saapuneet verkkolaskut Passeli Meritiin tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi valikkoon Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut.

Kun olet valinnut ostolaskulle toimittajan ja nimikkeet, se voidaan tallentaa ostolaskuna, jolloin ohjelma kirjaa laskun summat määrittelemillesi kulutileille, alv-tilille ja ostovelkoihin.

Voit tarkistaa Apixin välittämät verkkolaskusi myös Apixin laskumapista kirjautumalla sisään heidän verkkosivuilleen: www.apix.fi - Kirjaudu sisään - Laskumappi.
Huomaa, että sinun tulee ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi ja tarkistaa, että tietosi löytyvät verkkolaskuosoitteistosta.

 Kuittisovellus Costpocket

Avaa

Miten aloitan CostPocketin käyttämisen Passeli Meritissa? 
Ohjeet palvelun käyttöön löydät täältä.

 Kuittisovellus eTasku

Avaa

Passeli Merit rajapinnan käyttöönotto eTaskussa:
Ohjeet palvelun käyttöönottoon löydät täältä.

 Tulorekisterin varmenne - Alv-ilmoitusten lähetys

Avaa

Voit lähettää ohjelmalla laaditut arvonlisäveroilmoitukset Omaveroon suoraan Passeli Meritistä, jos haet tarvittavat varmenteet Tulorekisteristä ja syötät ne ohjelmaan.

Huom.! Toistaiseksi ohjelmasta voi lähettää vain kuukausi-ilmoitukset. Neljännesvuosi- ja vuosi-ilmoitukset on vielä syötettävä Omaveroon manuaalisesti tai lähetettävä ohjelmassa tallennettu TXT-tiedosto Ilmoitin.fi-palvelun avulla.

Tarkista ensin, että olet syöttänyt yrityksen tietoihin y-tunnuksen, osoitteen ja puhelinnumeron valikkoon Asetukset > Yrityksen tiedot.

1. Hae varmennetta tulorekisteristä

Yrityksen allekirjoitusoikeuden omaavan henkilön tai riittävät Suomi.fi-valtuudet omaavan henkilön tulee ensin hakea Tulorekisteristä varmenne. Jos sinulla ei ole asianmukaista toimielinroolia yritykseen, sinulla tulee olla Suomi.fi:n valtuus valtuusasialla: "Tulotietoihin liittyvien loki-, rajapinta- ja ilmoitustietojen käsittely".

⦁ Kirjaudu tulorekisteriin: https://www.vero.fi/tulorekisteri/

⦁ Avaa valikko: Tekninen rajapinta ja varmenteet. Klikkaa: Hae uutta varmennetta.

⦁ Valitse varmenteen tyypiksi: Palkkatiedon tuottaja Webservice.

⦁ Syötä varmenteen kuvaus: esim. Alv-ilmoitus.

⦁ Syötä yhteystiedot henkilölle, jolle Tulorekisteri lähettää varmenteen.

⦁ Paina: Lähetä.

Varmenteen yhteyshenkilö saa sähköpostiinsa ja tekstiviestillä ohjeet, varmenteen noutamisesta.
 
Lisäohjeita varmenteen hakemisesta löytyy tulorekisterin verkkosivuilta: https://www.vero.fi/tulorekisteri/tietoa-meist%C3%A4/sahkoisen-asiointipalvelun-kayttoohjeet/yleinen...

Voit myös katsoa ohjeet Tulorekisterin videolta: https://www.youtube.com/watch?v=W73PA1SxNG4

2. Syötä varmenne Passeli Meritiin

⦁ Avaa Tulorekisteristä saamasi sähköpostiviesti. Tarvitset viestin avaamiseen sinulle tekstiviestillä lähetetyn PIN-koodin. Sähköpostiviestissä on Siirtotunnus ja kertakäyttöinen salasana, jotka tulee syöttää Passeli Meritiin.

⦁ Avaa ohjelman valikko: Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integraatioiden asetukset > Tulorekisterin varmenne.

⦁ Klikkaa painiketta: Syötä tunnus ja salasana

⦁ Syötä avautuvaan ikkunaan Tulorekisteristä saamastasi sähköpostiviestistä Siirtotunnus ja Kertakäyttöinen salasana.

Tallenna.
 

3. Poista vanha varmenne, mikäli hait ohjelmaan uuden varmenteen. Klikkaa harmaana näkyvää riviä, jossa näkyy vanha varmenne. Roskakori-kuvakkeen avulla saat poistettua vanhan varmenteen.

Kun varmenteet on tallennettu onnistuneesti, ilmestyy valikkoon Aktivoitu-teksti.

Tulorekisterin varmenteet ovat voimassa kaksi vuotta kerrallaan. Hae uudet varmenteet hyvissä ajoin ennen varmenteiden vanhentumista. Näet ohjelmasta milloin varmenteet on haettu viimeksi (valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integraatioiden asetukset > Tulorekisterin varmenne).

 Ohjelmointirajapinta API (Pro ja Premium -versiot)

Avaa

Ohjeet rajapinnan käyttöön löydät täältä.