Kuluraportit

[#1]

Ohjelmaan voi luoda kuluraportteja, joihin kirjataan yksityisistä varoista maksetut yritykselle kuuluvat kulut tai matkalaskut. Kuluraportit käyttäytyvät ohjelmassa samoin kuin ostolaskut, ja kun kuluennakot maksetaan saajilleen, tulee maksu kohdistaa oikeaan kuluraporttiin, jotta velka poistuisi reskontrasta. Voit lukea lisäohjeita ostolaskuista ja ostonimikkeistä, joita käytetään myös kuluraporteilla ohjeesta: Ostolaskun luominen 

Kuluennakoiden saajat

Avaa

Kuluennakon saajia ovat esim. yrityksen työntekijät tai omistajat. Jos yrityksellä on useita kuluennakoiden saajia, kukin henkilö tulee lisätä ohjelmaan valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajat > Lisää kuluennakon saaja. Kuluennakoiden saajat voi lisätä myös valikossa: Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat.

Lisää avautuvaan ikkunaan kuluennakon saajan tiedot.

Tallenna

Voit katsella, muokata ja lisätä kuluennakon saajia myös valikossa: Ostot > Kuluennakon saajat valitsemalla kuluennakon saajan rivin ja painamalla avautuvasta ikkunasta Muuta tai Poista. Samat tiedot nähdään myös valikossa: Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat.

Kaikkien kuluennakoiden saajien maksamattomat velat kirjataan tilille 2942 Velat työntekijöille. Eri kuluennakoiden saajia varten ei kannata lisätä tilikarttaan uusi tilejä. Kuluennakon saajan tiedoissa ei ole mahdollista määritellä velkatiliä.

 Kuluennakoiden saajien kuluraportit

Avaa

Kuluennakon saajien kuluraportit luodaan valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit > Uusi kuluraportti.

Syötä avautuvaan ikkunaan tarvittavat tiedot: valitse oikea kuluennakon saaja, syötä päivämäärä ja kuluraportin numero. Valitse raportin riveille oikeat nimikkeet ja syötä määrät sekä summat.

Voit syöttää yhteen raporttiin useita kuitteja omille riveilleen, kunhan ko. kuitilla olevat kulut kirjataan samalle kirjanpidon tilille ja samalla alv-kannalla. Mikäli kuitissa on eri kirjanpidon kulutileille kuuluvia kuluja ja eri alv-kantoja, tulee jokaiselle lisätä oma rivinsä.

Kuluraportin riveille valittavat nimikkeet käyttäytyvät samalla tavalla kuin ostonimikkeet ostolaskuilla. Nimikkeet ohjaavat, mille kirjanpidon tilille kulut kirjautuvat ja millä alv-kannalla. Mikäli tarvittavaa nimikettä ei löydy valmiina, voit luoda sen painamalla Nimike-kenttää ja Lisää uusi.

Ks. tarkemmat ohjeet ostonimikkeiden luomisesta ohjeesta: Ostolaskun luominen.

Tarkista kuluraportin riveille syöttämäsi summat, alv-kannat sekä tilit, joille kulut kirjataan. Tarkista myös kuluraportin loppusumman oikeellisuus.

Tallenna.

Kun kuluraportti tallennetaan, tekee ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Valitut kulutilit, D ALV, K Velat työntekijöille. Voit tarkistaa kirjauksen painamalla oikealta yläkulmasta painiketta Tosite KE-.

Kuluennakon saajan tuomat kuitit

Avaa

Jos kuluennakon saaja tuo kuitit ja tiedetään, että niitä ei ole maksettu yrityksen pankkikortilla (on siis maksettu henkilökohtaisista varoista), toimi seuraavasti: 

- Syötä kuitit valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit.

Jos kuluennakon saaja tuo kuitit lajittelematta (eli ei ole tiedossa, mitkä kuitit on maksettu yrityksen pankkikortilla, mitkä on maksettu henkilökohtaisella kortilla tai käteisellä), toimi seuraavasti:

- Syötä kaikki kuitit omina ostolaskuinaan (Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku), kirjaa lasku maksetuksi painamalla laskulla olevaa Kirjaa maksu -painiketta ja valitse Maksutavaksi "Kuluennakon saaja". Tallenna. 

Tällöin summa kirjataan velaksi kuluennakon saajalle ja laskuun sisältyvät tavarat/palvelut kirjataan yrityksen kuluihin.

- Kun pankkitapahtumia syötettäessä ilmenee, että kuitti on maksettu yrityksen pankkikortilla, valitse Maksutapahtuman tyypiksi "Toimittaja" ja merkitse velka maksetuksi kuluennakon saajalle valitsemalla kyseinen velka (kuvauksessa näkyy myös toimittajan nimi).

- Maksaessanne kuluennakon saajan esittämiä laskuja vastaavan velan, valitse pankissa tai kassassa samalla tavalla maksetuksi kuluennakon saajalle velkaa olevat laskut.

Liitteet

Avaa

Kun kuluraportti on tallennettu, voi siihen liittää tiedostona tositteet kuluista, joko raahaamalla tiedostot suoraan kuluraportille tai painamalla paperiliittimen kuvaketta kuluraportin oikeasta yläkulmasta. Voit valita useamman tiedoston pitämällä SHIFT- tai CTRL-näppäintä pohjassa. Alkuperäisiä paperisia tositteita ei tällöin tarvitse enää arkistoida erikseen.

Kuluraporttien katselu

Avaa

Painamalla Kuluennakoiden saajien kuluraportit näet listattuna kaikki laatimasi kuluraportit. Voit suodattaa näkymään vain tietyt raportit valitsemalla alasvetovalikosta: Kaikki, Maksamattomat tai Maksetut raportit. 

Voit katsella ja muokata kuluennakon saajien raportteja valitsemalla haluamasi kuluraportin rivin ja painamalla avautuvasta raportista Muuta tai Poista.

Velat kuluennakoiden saajille näet raportista Ostot > Osto- ja verovelkojen yhteenveto valitsemalla velkatyypiksi "Velat kuluennakoiden saajille". Raportista näet, mitkä kuluraportit ovat vielä maksamatta. Hyvän kuvan antaa myös raportti "Osto- ja verovelkojen maksuerittely”.

Kuluennakoiden saajien kuluraporttien maksaminen

Avaa

Kuluraportit tulee kirjata maksetuiksi kuten ostolaskut, jotta ne eivät näkyisi reskontrassa maksamattomina.

Maksutapahtumana

Tee maksukirjaus maksutapahtumana valikossa, kun tiliotteella näkyy ko. maksu: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma ko. pankin kohdalla, josta kulut on maksettu saajalleen. Valitse maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja ja toimittajaksi Kuluennakon saajan nimi. Tee valinta oikean kuluraportin kohdalla ja tallenna. Ohjelma tekee tällöin kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille, K Pankkitili.

Mikäli luet ohjelmaan sisään pankin tiliotetiedostoja, tiliöi maksu painamalla vasemmanpuoleista Laskut-painiketta. Valitse toimittajaksi kuluennakon saajan nimi ja tee valinta kyseisen raportin kohdalla. Tallenna ja vahvista kirjaus.

Maksun kirjaus suoraan kuluraportille

Voit myös kirjata kuluraportin maksetuksi suoraan kuluraportilla. Avaa tällöin ko. kuluraportti valikosta: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit ja paina Kirjaa maksu.

Valitse maksutapa esim. Kassa ja syötä maksettu summa sekä maksupäivämäärä.

Tallenna

Ohjelma tekee tällöin kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille, K Pankki.

Huomaa, että mikäli kirjaat kuluraportit maksetuiksi pankista suoraan raporteilla, ei niitä tule enää kirjata uudelleen maksetuksi pankin maksutapahtumissa. Tiliotteen sisäänluvussa ko. rivi tulee tällöin poistaa, ettei pääkirjaan tule tuplakirjausta ja että pankin saldo täsmäisi.

Kuluraportin korjaus

Avaa

Kaikki kuluraportin tiedot voidaan korjata: saaja, nimike, määrä, a-hinta, tili.

Kuluennakon saajaa voidaan muuttaa niin kauan, kunnes kuluraportti on kirjattu maksetuksi. Kuluraportin maksamisen jälkeen maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja maksun saajaa voidaan muuttaa vasta tämän jälkeen.

Tarvittaessa kuluraportti voidaan myös poistaa, mutta jälleen, raportti ei saa olla merkattu maksetuksi. Maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja vasta sen jälkeen voidaan kuluraportti poistaa. 

Kuluraportti poistetaan napsauttamalla yläreunan painikerivin punaista roskakorin kuvaketta.

Huomaa, että jos poistat raportin, ohjelma ei anna käyttää enää samaa tositenumeroa uudelleen ja juoksevaan KE-tositenumerosarjaan syntyy aukko. Suositeltavampaa on laatia kuluraportille hyvityslasku, joka sitten kohdistetaan alkuperäiseen laskuun.

Kuluraportin kopiointi

Avaa

Kuluraportit voidaan kopioida avaamalla kopioitava raportti ja painamalla vasemmassa alareunassa olevaa Kopioi-painiketta. (Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit > Avaa kopioitava raportti)

Kopioinnin yhteydessä kuluennakon saajan nimi, päivämäärä ja nimikkeet siirretään uuteen kuluraporttiin yhdessä hintojen kanssa.

Voit vaihtaa raporttiin numeron, päivämäärän, toimittajan, laskurivien ym. tarvittavat tiedot.

Kuluraportin hyvityslasku

Avaa

Jotta juoksevaan tositenumerointiin (KE-) ei tulisi aukkoja, ei kuluraportteja suositella poistettavan ohjelmasta. Poistamisen sijaan raportille kannattaa tehdä hyvityslasku. Hyvityslaskun laatimisen jälkeen, tulee ko. hyvityslasku ja alkuperäinen kuluraportti vielä kuitata eli kohdistaa toisiinsa, jotta ne poistuvat reskontrasta.

Avaa alkuperäinen kuluraportti näytölle (Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit) ja laadi siitä hyvityslasku klikkaamalla alavasemmalla olevaa Laadi hyvityslasku -painiketta.

Ohjelma laatii tällöin uuden kuluraportin, jossa on päinvastaisen kirjaus alkuperäisestä raportista (määrä ja summa miinusmerkkisenä). Syötä "hyvityslaskuun" se päivämäärä, mille kuukaudelle haluat ostojen arvonlisäveroon korjauksen.

Tallenna lasku, jolloin ohjelma muodostaa kirjauksen pääkirjaan:

D Velat työntekijöille

K Kulutili

K Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV

Hyvityslaskun kohdistaminen alkuperäiseen kuluraporttiin

Avaa

Hyvityslasku on vielä kohdistettava alkuperäiseen kuluraporttiin, jotta molemmat poistuvat reskontrasta. 

Avaa valikko Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus.

Syötä päivämääräksi hyvityslaskun päivämäärä, valitse kyseinen kuluennakon saaja Toimittaja-kenttään ja ruksaa avautuvasta valikosta lasku ja miinusmerkkisenä näkyvä hyvityslasku. Tallenna.

Ohjelma on näin kohdistanut hyvityslaskun alkuperäiseen kuluraporttiin, vähentänyt Velat työntekijöille tiliä ko. summalla ja sekä alkuperäinen kuluraportti, että hyvityslasku näkyvät nyt reskontrassa maksettuina.

Huomaa, että hyvityslaskun ja kuluraportin summan tulee olla nolla, jotta kuittaus onnistuisi. Mikäli hyvityslaskulla kuitataan vain osa summasta, klikkaa ensin hyvityslaskun valintaruutu ja kirjoita sen jälkeen kuluraportin Summa-kenttään hyvitettävä määrä. Paina Enter ja Tallenna.