Toistuvat laskut ja mittarilukemien syöttö, asunto-osakeyhtiöt

[#1]

Passeli Meritin Pro ja Premium-versioihin sisältyy erikoistoiminto mittarilukemien syöttöä varten, mutta tämä toiminto näkyy ja on käytettävissä ainoastaan niille taloyhtiöille, jotka ovat ohjelmassa valinneet yhtiömuodokseen "Asunto-osakeyhtiö".

Suosittelemme taloyhtiöitä hyödyntämään toistuvien laskujen toimintoa, joka mahdollistaa laskujen luomisen kaikille huoneistoille yhtä aikaa. Tämän toiminnon myötä:

• Kaikki myyntilaskut voi lähettää samassa erässä sähköpostilla niille asiakkaille, joiden tiedoissa on sähköpostiosoite

• Laskut on mahdollista tulostaa kerralla luomalla PDF-koontitiedoston tulostusta varten.

Tähän erikoistoimintoon sisältyy myös: 

• Ominaisuus syöttää ja hallinnoida mittarilukemia

• Toiminnallisuus kirjata automaattisesti kaikkiin toistuviin laskuihin kuluvan kuukauden aikana voimassa olevat palveluiden hinnat yhdellä kertaa.

•  

Mittarilukemien syöttöön liittyvät valmistelut

Nimikkeen tiedot:

Aktiivisuus – niiden palvelujen osalta, joita ostat palveluntarjoajilta ja joita myyt edelleen asiakkaalle (esim. vesi, sähkö, siirtopalvelu, lämpöenergia, jätehuolto yms.), suosittelemme käyttämään samoja nimikkeitä sekä myyntilaskuissa että ostolaskuissa. Määrittele nimikkeen tiedoissa nimikkeen Aktiivisuus = Myynti- ja ostolaskuissa.

Yksikkö – valitse mittayksikkö, jota käytät myyntilaskussa (esim. m³, m², henkilö, kWh yms.).

Myyntihinta – mikäli myyntihinta riippuu ostetun palvelun hinnasta ja se muuttuu kuukausittain, jätä tämä kohta tyhjäksi.

Lisää määrä nimikkeelle – jos myytte asiakkaalle esim. sekä vesi- että viemäripalvelua, valitse nimikkeen Vesi tietoihin “Lisää määrä nimikkeelle“ -kohtaan Viemäröinti. Tämän seurauksena sinun ei tarvitse syöttää laskun Viemäröinti-riville mittarilukemaa eikä määrää, vaan Viemäröinti-riville syötetään kausittaisissa laskuissa sama määrä kuin nimikkeelle Vesi. Mikäli viemäröinnin määrä löydetään kahden nimikkeen (vesi ja lämmin vesi) perusteella, valitse molemmalle nimikkeelle “Lisää määrä nimikkeelle“ -kenttään “Viemäröinti“.

 Toistuvien laskujen laatiminen

Avaa

Lisää laskupohja valikossa: Myynnit > Toistuvat laskut > Lisää toistuva lasku. 

Seuraavan laskun päivämäärä – syötä päivä, josta alkaen haluat ryhtyä laatimaan myyntilaskuja.

Laskun eräpäivä – päivä, joka tulee myyntilaskun eräpäiväksi.

Laskutusjakso - valitse kuukausi, vuosineljännes tai vuosi.

Lasku lähetetään:

- kuluvalta kaudelta – laskuun tulostetaan automaattisesti kyseisen kauden alku- ja
päättymispäivä, joka on laskun päiväyksen kanssa samalla kaudella. Jos esim. laitat seuraavan laskun päivämääräksi 31.10.2015 ja laskutusjaksoksi kuukausi, laskuun tulostetaan kaudeksi 1.10.2015–31.10.2015. Se sopii esim. taloyhtiöille.

- seuraavalta kaudelta – laskuun tulostetaan kaudeksi laskun päivämäärää seuraavan kauden alku- ja päättymispäivä.

- laskun päivämäärästä lähtien – laskuun tulostetaan kausi, jonka alkupäivä on sama kuin laskun päivämäärä.

Sopimuksen numero ja alkupäivä ovat informatiivisia tietoja.

Sopimus päättyy – merkitse viimeisen laskun laadintapäivä, esim. jos huoneiston omistaja vaihtuu.

Viitenumero – määritetään automaattisesti asiakkaan tiedoissa olevan viitenumerorungon pohjalta.

Valitse laskun riveille nimikkeitä, joita myytte. Kiinteähintaisten nimikkeiden tietoihin suosittelemme syöttämään voimassaolevan hinnaston (valikossa Myynti > Nimikkeet). Näin toistuvien laskujen laatiminen sujuu helposti ja nopeasti.

Alku- ja loppulukemaa ei tarvitse syöttää laskun riveille. Ne voidaan syöttää myöhemmin yhdellä kertaa kaikkien huoneistojen mittarilukemien syöttöikkunassa.

Kun olet syöttänyt yhden toistuvan laskun, napsauta Tallenna-painiketta ja sen jälkeen voit kopioida sen seuraavaa laskua laatiessasi.

 Mittarilukemien syöttö

Mittarilukemat voit syöttää toistuvien laskujen luettelossa painamalla Mittarilukemien syöttö-painiketta. Mikäli laadit laskuja ensimmäistä kertaa, syötä sekä alku- että loppulukema. Mikäli jonkun huoneiston kanssa on sovittu arviolukemista, voit syöttää lukeman sijaan määrän.

Kun napsautat Vahvista-painiketta, lukemat siirretään toistuviin laskuihin ja lasketaan määrät.

Jos jonkin nimikkeen tiedoissa on määritelty, että määrä lisätään myös toiselle nimikkeelle, lukemia vahvistettaessa määrä lisätään myös kyseisille nimikkeille. Lukemia voidaan syöttää ja vahvistaa myös useamman kerran.

Edelleen myytävien palvelujen hintojen laskenta

Jos käytät ostolaskuissa ja myyntilaskuissa samoja nimikkeitä, nimikkeen ostohinta voidaan määrittää toistuvissa laskuissa kyseisen nimikkeen myyntihinnaksi. Sitä varten on ohjelman löydettävä jo ostolaskussa oikea hinta. Ostolaskulla tulee syöttää määrä käyttäen samaa mittayksikköä, jolla myytte kyseistä palvelua edelleen.

Jos esimerkiksi syötät jätehuoltolaskua ja meno jaetaan asukkaiden lukumäärän mukaan, syötä ostolaskulla määräksi asukkaiden lukumäärä ja Yhteensä-sarakkeeseen laskun summa. Asunto-osakeyhtiöillä voit syöttää ostolaskuihin vain yhteissumman, et yksikköhintaa. Sen seurauksena ohjelma löytää jätehuoltolaskun hinnan yhtä asukasta kohden ja tallentaa sen nimikkeen tietoihin kenttään “Viimeinen ostohinta“.

Kun olet syöttänyt kululaskut, napsauta toistuvien laskujen luettelossa Tuo hinnat -painiketta. Avautuvassa esikatseluikkunassa näet nimikkeiden ostohinnat. Kyseiset hinnat voidaan tallentaa kaikkien toistuvien laskujen riveille myyntihinnoiksi, joissa vastaava nimike esiintyy. Tämän pitäisi varmistaa menojen jakaminen huoneistojen omistajien kesken.

Mikäli et halua siirtää kaikkia esikatseluikkunassa näkyviä hintoja laskuille, poista valintamerkki kyseisen rivin edestä. Esikatseluikkunassa voit tarvittaessa muuttaa hintoja. Hinnat voi myös tallentaa laskuihin useaan otteeseen, mikäli ilmenee, ettei jokin hinta
ollut oikein.

Myyntilaskujen laatiminen toistuvien laskujen pohjalta

Avaa

Mikäli toistuvien laskujen määrät ja hinnat ovat oikein, laadi niiden perusteella myyntilaskut. Syötä kenttään Mihin asti laskut luodaan (pvm) se päivämäärä, johon asti haluat laatia laskut ja paina Esikatselu-painiketta. Näytöllä näkyvät ne laskut, joita ei ole kyseiseen päivään mennessä laadittu. Avautuvassa ikkunassa voit tarvittaessa poistaa valintamerkin kyseisen laskun edestä, jos et joistain syystä halua laatia kyseistä laskua. Laatiaksesi myyntilaskut paina Laadi laskut -painiketta.

Sen seurauksena laaditaan myyntilaskut, jotka näkyvät valikossa Myynnit > Myyntilaskut, samalla toistuvissa laskuissa siirretään automaattisesti eteenpäin seuraavan laskun päivämäärä; loppulukemat tallennetaan alkulukeman paikalle; myyntilaskuissa tallennetaan laskun kausi laskurivien yläpuolella sijaitsevaan kommenttikenttään ja lukemien tiedot tallennetaan laskurivien alla sijaitsevaan kommenttikenttään.

Jos haluat seurata esim. yhden huoneiston lukemia, laita myyntilaskujen luettelossa suodatin päälle asiakkaan nimen mukaan ja katso lukemia koskevat tiedot Kommentti laskurivien jälkeen -sarakkeesta.

Myyntilaskujen joukkolähetys sähköpostitse / massatulostus

Avaa

Jos olet laatinut yhdellä kertaa paljon myyntilaskuja, voit myös lähettää ne yhdellä kertaa sähköpostitse tai tulostaa ne. Napsauta myyntilaskujen luettelossa (Myynnit > Myyntilaskut) oikeassa yläreunassa olevaa Joukkolähetys-painiketta. Syötä ajanjakso, jolta haluat lähettää laskut ja paina Esikatselu-painiketta. Esikatseluikkunassa näkyvät vain ne laskut, joita ei ole vielä lähetetty ja joiden asiakkaiden tiedoissa on olemassa s-postiosoite.