Käyttövinkit

Pankkien tiliotteet voi lukea sisään Passeli Merittiin sähköisenä, jolloin ohjelma kohdistaa maksut automaattisesti oikeille myynti- ja ostolaskuille viitenumeroiden perusteella. Ohjelmassa olevan pankkitilin tiedoissa tulee olla oikea IBAN-koodi (valikko: Maksutapahtumat - Pankit).   Pankkien tiliotteet luetaan ohjelmaan sisään verkkopankista saatavina tiedostoina. Tilaa pankiltasi tiliotteet XML-muodossa (ISO-standardin mukainen) ja sovi kuinka usein pankki laatii tiliotteet, esim. kerran päivässä/viikossa/kuukaudessa. Varmista, että tilitapahtumat saa tiedostoon eriteltyinä, jokainen tapahtuma omalla rivillään. Viitteiden lukupalvelun tulee olla pois päältä. Tietyistä pankeista voidaan ladata ohjelmaan myös csv-tiedosto, joka sisältää kuukauden tilitapahtumat (esim. Osuuspankki, S-Pankki, POP Pankki, Aktia, Paypal).   Huomaa, että koska Passeli Meritissä ei ole suoraa pankkikanavaa, ei pankin ja ohjelman välille tarvita valtuutuksia eikä mitään Web Service-kanavia (WS) tarvitse avata.   Osuuspankki Osuuspankin yritysasiakas, jolla on yrityksen verkkopalvelut saa Osuuspankista CSV-muotoisen tiliotteen kirjautumalla verkkopankkiin ja valitsemalla sieltä: Tilit, maksut ja laskutus - Tilit > Tositetiliote. Valitse aikaväli, esim. kuukausi, jonka kirjanpitoa teet. Avautuu luettelo, jossa tulee valita ”Lataa tiedostona” (oikean puoleinen painike). Tallenna tiedosto esim. Ladatut tiedostot - kansioon. Älä avaa sitä. Nordea Nordeasta on mahdollista tilata kaksi eri tiliotetiedostoa: XML-tiliote ja XML-viitemaksut. XML viitemaksut-tiliote sisältää vain viitteelliset suoritukset. Huomaa, että Nordeasta on tilattava erikseen tiliotetiedostot. Varmista myös tiliotetta tilatessasi, ettei viitteiden lukupalvelu ole päällä, jotta tiliotteella näkyvät kaikki suoritukset omilla rivillään. Tiliotteen saa XML-muotoisena kirjautumalla yrityspalveluun ja valitsemalla avautuvasta valikosta: Talous - Aineistot. Tämän jälkeen tulee valita Valitse aineisto -valikosta: XML-tiliote ja erikseen XML-viitemaksut. Aikaväliksi valitse pankin kanssa sovittu aikaväli. Sen jälkeen tulee valita Aineiston tila -kenttään: Uusi ja tallentaa tiliote esim. Ladatut tiedostot kansioon. Älä avaa tiedostoa. Danske Bank Danske Bankista tilataan XML-tiliote ja varmistetaan ettei viitteiden lukupalvelu ole päällä, jotta tiliotteella näkyvät kaikki suoritukset omilla riveillään. Kun haet tiliotteen verkkopankistasi, tallenna tiedosto esim. Ladatut tiedosto -kansioon. Älä avaa tiedostoa. Säästöpankki Pyydä pankistasi XML-muotoinen tiliote ja sovi aikaväli, miten usein tulet hakemaan tiliotteen. Varmista myös tiliotetta tilatessasi, ettei viitteiden lukupalvelu ole päällä, jotta tiliotteella näkyvät kaikki suoritukset omilla riveillään. Tallenna tiedosto tietokoneellesi. Älä avaa sitä. Oma Säästöpankki Tilaa pankistasi XML-muotoinen tiliote. Oma Säästöpankin kanssa pitää tehdä eräsiirtotilisopimus. WebService-kanavaa ei tarvita, vaan pankin kanssa voidaan sopia, että tiliote noudetaan itse yritysverkkopankissa Eräsiirto ja tiliotteet -valikossa. Varmista myös tiliotetta tilatessasi, ettei viitteiden lukupalvelu ole päällä, jotta tiliotteella näkyvät kaikki suoritukset omilla riveillään. Tallenna tiedosto tietokoneellesi. Älä avaa sitä. S-Pankki S-pankista voi ladata ohjelman kanssa yhteensopivan CSV-tiedoston. Kirjaudu S-pankin verkkopankkiin. Valitse oikea tili (jos sinulla on useampia tilejä S-pankissa).  Syötä päivämäärät kohtaan: Tilitapahtumat ajalta. Klikkaa NÄYTÄ ja paina LATAA CSV-TIEDOSTONA (Tiliote tallentuu tietokoneen Ladatut tiedostot/Downloads -kansioon). POP-Pankki POP pankista voi ladata ohjelman kanssa yhteensopivan CSV-tiedoston valikosta: Tilitapahtumat tiedostoon.  Päivämäärärajaus: valitse kalenterikuvakkeiden avulla päivämääräväli, jolta haluat tilitapahtumat.  Tapahtumatyyppi: valitse "Kaikki tapahtumat" Hyväksy valintasi "Siirrä tiedostoon"-painikkeella.  Valinnan jälkeen avautuvassa ikkunassa määrittelet, haluatko avata vai tallentaa tiedoston. Valitse Tallenna. Tiedoston nimi on muodossa tilinumero_päivämäärä.csv. Tallenna. Aktia Aktian verkkopankista voi ladata ohjelman kanssa yhteensopivan csv-tiedoston valikossa Tapahtumahaku (syötä aikaväli) > Hae > Lataa tiedostoon > CSV. PayPal Paypalista voi ladata ohjelman kanssa yhteensopivan CSV-tiedoston. Holvi Holvista saa ohjelman kanssa yhteensopivan XML-tiedoston ottamalla yhteyttä heidän asiakastukeensa. https://support.holvi.com/hc/fi/articles/115005238365/   Tiliotetiedoston tuominen Passeli Merittiin   Tiliotetiedosto ladataan verkkopankista ensin omalle koneelle, esim. Ladatut tiedostot -kansioon ja tuodaan sitten Merit Aktivaan. Älä avaa tiliotetiedostoa ennen kuin tuot sen Passeli Merittiin ettei tiedosto mene ”rikki”.   Kun olet tallentanut tiliotteen verkkopankistasi, tiedosto tuodaan Passeli Merittiin Maksutapahtumat valikosta (Maksutapahtumat > Maksutapahtumat) napsauttamalla kyseisen pankin kohdalla olevaa linkkiä Tiliotteiden sisäänluku.     Klikkaa avautuvasta ikkunasta Avaa tiedosto ... -painiketta ja valitse kansiostasi tiliotetiedosto, jonka tallensit koneellesi. Valitse Avaa tiedosto (tilitoimistoille), jos olet tilannut pankista tiedoston, joka sisältää usean eri yrityksen tiliotteet, jolloin saat tuotua ne kerralla kaikkiin Passeli Meritissä oleviin yrityksiin, joissa on yhteinen pääkäyttäjä.   Kun tiliote on tuotu ohjelmaan, näet kaikki tapahtumat omilla riveillään.     Vihreät rivit on kohdistettu automaattisesti asiakkaan tai toimittajan laskuun. Voit vahvistaa kyseiset rivit heti klikkaamalla Vahvista-painiketta.   Valkoiset rivit eivät ole jostain syystä kohdistuneet laskuille (viitenumero voi olla väärin, lasku on jo maksettu tai laskua ei ole olemassa, esim. korkotulot tai ennakkoverot) ja ne tulee kohdistaa tai tiliöidä käsin. Jos lasku on tehty ohjelmaan, paina vasemmanpuoleista Laskut-kuvaketta ja etsi oikea osto- tai myyntilasku, johon maksu kohdistetaan. Mikäli maksurivi ei liity laskuihin, klikkaa oikeanpuoleista Muut-kuvaketta ja tiliöi maksu valitsemalla maksua vastaava kirjanpitotili.   Huom! Voit myös kohdistaa osan maksusta Laskut-painikkeella ja toisen osan Muut-painikkeella. Esim. Verohallinnon alv-maksu voidaan kohdistaa Laskut-painikkeella avoinna olevaan alv-velkaan ja myöhästyneeseen maksuun liittyvä korko voidaan tiliöidä Muut-painikkeella oikealle kulutilille.   Kun tiliotteen kaikki rivit on kohdistettu (merkitty vihreällä), klikkaa Vahvista-painiketta. Ohjelma laatii vahvistamisen yhteydessä automaattisesti kirjaukset pääkirjaan ja maksut lisätään maksuluetteloon.   Jos et halua vahvistaa jotakin riviä, voit poistaa sen napsauttamalla rivin lopussa olevaa Roskakori-kuvaketta. Voit myös vahvistaa ensin vihreät rivit ja poistaa sen jälkeen kaikki valkoiset rivit kerralla napsauttamalla Poista-painiketta.      Jos haluat keskeyttää työn pankin tiliotteiden tuonti-ikkunassa, tekemäsi toimet tallennetaan automaattisesti ja voit jatkaa käsittelyä myöhemmin.   Jos valitset jo tuodun pankin XML-muotoisen tiliotetiedoston vahingossa uudelleen, ohjelmaan aiemmin tuotuja, vahvistettuja tietoja ei tuoda toistamiseen. CVS-muotoiset tiliotetiedostot voidaan tuoda ohjelmaan uudelleen vaikka maksutapahtumat olisi jo kertaalleen vahvistettu.   Huom! Jos olet luonut ohjelmassa maksumääräyksiä, älä vahvista niitä maksumääräysten ikkunassa. Kun tiliote luetaan sisään, kohdistaa ohjelma maksut oikeille ostolaskuille ja ko. ostolaskut vahvistetaan automaattisesti maksumääräyksistä. Jos olet vahvistanut maksumääräykset maksumääräysten ikkunasta, tekee ohjelma jo siinä vaiheessa kirjauksen D Ostovelkatili, K Pankkitili. Tällöin voit poistaa ko. rivit tiliotteelta.   Maksumääräyksiä varten tulee pankin kanssa tehdä aineistonsiirtosopimus. Löydät lisätietoja maksumääräyksistä ja niiden luomisesta Passeli Meritin ohjeesta: Maksumääräykset.   Vahvistettujen maksutapahtumien muokkaus   Voit tarvittaessa muuttaa jo vahvistettuja ja kirjanpitoon kirjattuja maksutapahtumia avaamalla maksutapahtuman Maksuluettelosta (Maksutapahtumat - Maksutapahtumat - Maksuluettelo ko. pankin kohdalla) ja painamalla Muuta-painiketta.         Tee tarvittavat muutokset ja Tallenna. Muista tarkistaa, että pankin saldo kirjanpidossa vastaa tiliotteen saldoa.

Passeli Meritistä voi lähettää maksumuistutuksia sähköpostitse, tai maksumuistutukset voi tulostaa PDF:ksi ja siitä edelleen paperille ja postittaa itse.   Viesti maksumuistutuksessa   Tarkista ja tarvittaessa muuta maksumuistutuksen sähköpostiviestiä valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Maksumuistutuksen tekstit. Voit myös lisätä uuden tekstin maksumuistutuksille klikkaamalla painiketta: Lisää uusi maksumuistutus.     Mikäli teet teksteihin muutoksia, tallenna muutokset.   Huom! Älä jätä tyhjäksi kenttää: “Oletusviesti s-postitse lähetettäessä“, koska ilman sitä viesti saattaa mennä roskapostiksi, jolloin maksumuistutuksen saaja ei saa kyseistä maksumuistutusta.   Maksumuistutuksen laatiminen   Avaa valikko Myynnit - Maksumuistutusten lähettäminen. Valitse Raportin tyyppi -kenttään: Maksukehotus.   Päivämäärä voi olla tämä päivä, jos haluat lähettää muistutukset tänään.   Yksityiskohtaisuus-kentän vaihtoehdot:    Tilikohtainen (=laskuittain), maksumuistutuksessa on eritelty erääntyneet laskut laskuittain  Yleinen (=asiakkaittain), näyttää maksumuistutuksessa vain valitun asiakkaan erääntyneiden laskujen loppusaldon  Yksityiskohtainen mukaan lukien saamiset ennakkolaskuista Ylittynyt-kohtaan syötetään, kuinka monta päivää myöhästyneistä laskuista lähetät muistutuksen. Jos esim. syötät Ylittynyt-kenttään 7, muistutukset lähetetään kaikille, joiden laskujen eräpäivä on ylittynyt 7 päivää tai enemmän.   Minimisumma-kohtaan syötetään summa, jonka ylittävistä avoimista laskuista lähetät maksumuistutukset.   Voit myös valita tietyn Asiakasryhmän, jolle haluat lähettää maksumuistutukset. Tämä edellyttää, että olet asetuksissa määritellyt asiakasryhmät.   Jos jätät Asiakas-kentän tyhjäksi, näet kaikkien asiakkaiden myöhästyneet laskut. Voit myös valita vain yhden asiakkaan, jos haluat lähettää muistutuksen vain yhdelle asiakkaalle.     Paina "Laadi raportti" ja sen jälkeen "Lähetyksen esikatselu".    Näet avautuvassa ikkunassa kaikki, joille laaditaan maksumuistutus. Jos joukossa on joku, jolle et halua lähettää muistutusta, ota rasti pois ruudusta “Valittu“.      Huomaa, että sinun tulee ensin valita maksumuistutusten lähetystapa ja vasta sitten käydä läpi, kenelle haluat maksumuistutukset lähettää. Nämä valinnat ”nollautuvat”, kun vaihdat maksumuistutusten lähetystapaa.   Maksumuistutuksen lähettäminen   Maksumuistutuksen lähettämisessä on 3 vaihtoehtoa:  Sähköposti – muistutus lähetetään sähköpostitse kaikille asiakkaille, joiden tietoihin on lisätty sähköpostiosoite. Paina “Lähetä sähköpostitse“, niin saat muistutukset lähtemään ohjelmasta asiakkaille sähköpostitse.   Eli jos haluat lähettää muistutukset sähköpostitse, varmista, että ylävasemmalla kentässä on "Sähköposti". Kun painat sen jälkeen alhaalla oikeassa reunassa näkyvää "Lähetä sähköpostitse"-painiketta, muistutukset lähtevät kaikille, joille on lisätty asiakkaan tietoihin sähköpostiosoite.   Tulostin (kaikki saldoilmoitukset) – jos valitset Tulostin, saat tulostettua kaikki maksumuistutukset PDF-muotoon ja siitä paperille. Kun painat "Laadi koontitiedosto”-painiketta, muodostuu yksi pdf-tiedosto, jonka voit sitten tulostaa.     Tulostin (kaikki, joissa ei ole s-postiosoitetta) – maksumuistutukset tulostetaan paperille vain niille asiakkaille, joiden tiedoissa ei ole s-postiosoitetta. Klikkaa ”Laadi koontitiedosto“, niin saat näytölle muistutukset yhteen pdf-tiedostoon, jossa ne näkyvät peräkkäin. Kun olet lähettänyt maksumuistutukset, voit vielä tarkistaa valikossa Myynnit > Sähköpostitse lähetetyt maksumuistutukset, kenelle olet maksumuistutuksen jo lähettänyt.   Huom! Maksumuistutuksia ei voi lähettää verkkolaskuina.

Jotta myyntilaskujen ja ostolaskujen juoksevaan tositenumerointiin (MY- ja OS-) ei tulisi aukkoja, ei myynti- ja ostolaskuja suositella poistettavan ohjelmasta. Poistamisen sijaan laskuille kannattaa tehdä hyvityslaskut. Hyvityslaskun laatimisen jälkeen, tulee ko. hyvityslasku ja alkuperäinen myynti- tai ostolasku vielä kuitata eli kohdistaa toisiinsa, jotta ne poistuvat reskontrasta.   Hyvityslaskun luominen   Avaa alkuperäinen myyntilasku näytölle (Myynnit - Myyntilaskut) ja laadi siitä hyvityslasku klikkaamalla alavasemmalla olevaa Laadi hyvityslasku -painiketta.     Ohjelma laatii tällöin uuden laskun, jossa on päinvastaisen kirjaus alkuperäisestä laskusta (määrä ja laskun summa miinusmerkkisenä). Syötä hyvityslaskuun se päivämäärä, mille kuukaudelle haluat myynnin arvonlisäverosta hyvityksen.   Tallenna lasku, jolloin ohjelma muodostaa kirjauksen pääkirjaan: D Myynnit D Myynnin alv K Myyntisaamiset   Voit laatia vastaavalla tavalla hyvityslaskun ostolaskulle valikossa: Ostot - Ostolaskut.   Hyvityslaskun kohdistaminen alkuperäiseen laskuun   Hyvityslasku on vielä kohdistettava alkuperäiseen laskuun, jotta molemmat poistuvat reskontrasta.   Avaa valikko Maksutapahtumat - Maksutapahtumat - Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus - Lisää maksutapahtuma.     Syötä päivämääräksi hyvityslaskun päivämäärä, valitse kyseinen asiakas Asiakas-kenttään ja ruksaa avautuvasta valikosta alkuperäinen lasku ja miinusmerkkisenä näkyvä hyvityslasku. Tallenna.     Ohjelma on näin kohdistanut hyvityslaskun alkuperäiseen myyntilaskuun, vähentänyt myyntisaamisia ko. summalla ja sekä alkuperäinen lasku, että hyvityslasku näkyvät nyt laskulistalla maksettuina.   Huomaa, että hyvityslaskun ja myyntilaskun summan tulee olla nolla, jotta kuittaus onnistuisi. Mikäli hyvityslaskulla kuitataan vain osa alkuperäisen laskun summasta, ruksi ensin hyvityslaskun valintaruutu ja kirjoita sen jälkeen myyntilaskun Summa-kenttään hyvitettävä määrä. Paina Enter, jolloin näet Maksamatta-kentässä jäljellä olevan summan. Tallenna.     Voit kohdistaa ostolaskusta laaditun hyvityslaskun vastaavalla tavalla ostolaskuun. Valitse Osto- ja myyntilaskujen keskinäisessä kuittauksessa kohtaan: Toimittaja ko. toimittajan nimi ja ruksi hyvityslaskun ja ostolaskun valintaruudut. Tallenna.

Passeli Meritin käyttöomaisuuden laskenta tapahtuu osakirjanpitona Käyttöomaisuus-valikossa ja se on hyödykekohtainen, eli jokainen kone tai käyttöomaisuus kohde lisätään ohjelmaan omana erillisenä käyttöomaisuushyödykkeenään. Ohjelma tekee myös poistot hyödykekohtaisesti. Viimeistään tilinpäätöksessä on tärkeää täsmätä taseen ja käyttöomaisuusraporttien saldot.   Ohjelman Käyttöomaisuus-valikossa voidaan laskea poistot, kirjata käyttöomaisuushyödyke pois taseesta, arvostaa tai luokitella se uudelleen, aktivoida uusia käyttöomaisuushyödykkeitä taseeseen ja laatia käyttöomaisuuteen liittyviä raportteja.     Käyttöomaisuuden osakirjanpito on kytketty Passeli Meritissä käyttöomaisuuteen liittyviin pääkirjan kirjauksiin eli käyttöomaisuuden laskenta tapahtuu osto- ja myyntilaskujen sekä Käyttöomaisuus- valikossa tehtyjen kirjausten kautta.   Käyttöomaisuustileille pääkirjatositteina (valikossa Kirjanpito - Pääkirjatositteet) tehdyt kirjaukset eivät ole kytketty ohjelman käyttöomaisuusosakirjanpitoon. Älä siis tee pääkirjatositteena muutoksia taseen käyttöomaisuustileille, mikäli käytät Passeli Meritin käyttöomaisuus toimintoa.   Taseeseen tulee kirjata sellainen käyttöomaisuus, jonka vaikutusaika ulottuu useammalle kuin yhdelle tilikaudelle. Osa hankintamenosta kirjataan tällöin vuosittain poistoina kuluksi tuloslaskelmaan.   Verotuksessa hyväksytään enintään EVL 30 § mukaiset 25 % menojäännöspoistot. Tarkista kulloinkin voimassa olevat ohjeet Verohallinnon verkkosivuilta.   Kuluvan käyttöomaisuuden voi kirjata tuloslaskelmaan kerralla kuluksi, jos hankinnan taloudellinen käyttöaika on enintään kolme vuotta tai jos on kyse ns. pienhankinnasta. Kuluvan tilikauden kuluksi voidaan siten kirjata enintään 1200 euron hintaista kalustoa, vaikka käyttöikä olisi yli kolme vuotta. Tällaisia pienhankintoja voidaan vähentää tilikauden aikana yhteensä 3600 euron arvosta. (1.1.2021, EVL 33§ Laki elinkeinotulon verottamisesta) Pienhankintoja ei siis kirjata taseeseen eikä siten myöskään Passeli Meritin käyttöomaisuuskirjanpitoon.   Käyttöomaisuushyödykkeet Uuden käyttöomaisuushyödykkeen tiedot voidaan lisätä valikossa Käyttöomaisuus - Käyttöomaisuushyödykkeet - Lisää käyttöomaisuushyödyke, mutta on helpompaa lisätä uuden hyödykkeen tiedot suoraan ostolaskusta, alkusaldojen syötössä tai uudelleen luokittelun kautta.   Nimi – syötä käyttöomaisuuskohteen nimi. Inventaarionumero – määrittele käyttöomaisuudelle yksilöllinen numero, joka eroaa muiden käyttöomaisuuskohteiden numeroista. Käyttöomaisuusryhmä – käyttöomaisuusryhmän valita määrittelee automaattisesti poistomenetelmän ja poistoprosentin. Oletusarvoiset tiedot tulevat käyttöomaisuusryhmän perusteella (valikossa Asetukset - Dimensiot - Käyttöomaisuusryhmät). Poistomenetelmää ja poistoprosenttia voidaan tarvittaessa muuttaa käyttöomaisuuskohteen tiedoissa. Elinkeinoverolain mukainen vuosittainen menojäännöspoisto saa olla 0-25 prosenttia. Poistoina ei saa vähentää suurempaa määrää kuin on verovuonna ja aikaisemmin vähennetty kirjanpidossa. Poikkeuksena on irtain käyttöomaisuus, jonka hankintameno voidaan vähentää kokonaisuudessaan sen käyttöönottovuonna, jos käyttöomaisuuden todennäköinen taloudellinen käyttöaika on enintään 3 vuotta tai hankintameno enintään 1200 euroa (pienhankinta). Pienhankintoina saadaan verovuonna vähentää yhteensä enintään 3600 euroa. Nämä pienhankinnat voi kirjata suoraan tuloslaskelman Pienhankinnat-kulutilille, jolloin niitä ei kirjata ohjelmaan Käyttöomaisuus-toiminnon avulla. Tarkista kulloinkin voimassa olevat ohjeet Verohallinnon verkkosivuilta. Osaston, projektin ja kustannuspaikan määrittely mahdollisuus ilmestyy tietoihin, mikäli olet ne ottanut käyttöön etukäteen valikossa Asetukset - Dimensiot - Dimensiot. Voit tarvittaessa määritellä myös hyödykkeen vastuuhenkilön ja sijaintipaikan. Vastuuhenkilöt on voitu lisätä aikaisemmin ohjelmaan valikossa Asetukset - Dimensiot tai ne voidaan lisätä suoraan käyttöomaisuuskohteen tietoihin klikkaamalla Vastuuhenkilön tai Sijaintipaikan kenttää ja painiketta:   Kommentti-kenttään voit lisätä käyttöomaisuuskohdetta koskevia lisätietoja, joita olemassa olevissa käyttöomaisuuden tiedoissa ei ole. Ohjelmaan lisättyjä käyttöomaisuuskohteiden tietoja voidaan katsella käyttöomaisuuskohteiden listauksessa valikossa Käyttöomaisuus - Käyttöomaisuushyödykkeet. Käyttöomaisuuskohteen tietoihin ei voida lisätä hankintamenoa tai -päivää. Kyseiset tiedot tulevat automaattisesti käyttöomaisuuden alkusaldoista, ostotositteesta tai uudelleenluokittelutositteesta. Käyttöomaisuuskohteen tiedoissa voidaan muuttaa hyödykkeen nimeä, inventaarionumeroa, käyttöomaisuusryhmää sekä poistotapaa ja -prosenttia, osastoa, vastuuhenkilöä ja sijaintipaikkaa.   Kaikki käyttöomaisuuteen liittyvät kirjaukset laaditaan Passeli Meritissä automaattisesti käyttöomaisuutta koskevien kirjausten perusteella.  Käyttöomaisuuden lisääminen Ennen käyttöomaisuuden lisäämistä kannattaa tarkistaa käyttöomaisuusryhmät, niiden sijaintipaikat ja vastuuhenkilöt valikossa Asetukset - Dimensiot ja tarvittaessa lisätä uusia. Kyseisiä tietoja voidaan käyttää käyttöomaisuushyödykkeen tietoja täytettäessä. Käyttöomaisuus voidaan lisätä ohjelmaan kolmella eri tavalla: 1. Alkusaldoja syötettäessä (Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Alkusaldot - Käyttöomaisuus) 2. Ostolaskuja tallennettaessa (Ostot - Ostolaskut) Jos on ostettu käyttöomaisuutta, ruksaa ostolaskulla ennen laskurivejä oleva ruutu.   Sen jälkeen voit valita Nimike-kentässä olemassa olevan käyttöomaisuushyödykkeen tai lisätä uuden klikkaamalla painiketta:   3. Muulla tapaa taseeseen aktivoinnin kautta (Käyttöomaisuus - Käyttöomaisuuden uudelleenluokittelu). Edellä mainittuja tositteita tallennettaessa pääkirjaan muodostuu automaattisesti kirjaukset ja käyttöomaisuushyödykkeiden tietoihin lisätään perustietojen lisäksi hankintapäivä, hankintahinta, jäännösarvo sekä poistojen laskennan aloituspäivä. Myös käyttöomaisuuden myyntiä tai taseesta poistoa kirjattaessa muodostuu pääkirjaan automaattisesti kirjaukset vastaaville käyttöomaisuus tileille. Käyttöomaisuuden uudelleenarvostus  Käyttöomaisuuden uudelleenarvostus suoritetaan käyttöomaisuushyödykkeelle, esim. kiinteistölle, jos sen tilinpäätöspäivän käyvän arvon ja kirjanpitoon merkityn arvon välillä on huomattava ero. Mikäli arvostetaan uudelleen käyttöomaisuuskohde, joissa käytetään hankintamenoon perustuvaa arvostusta, uudelleenarvostuskirjauksessa käytetään ohjelman taseen poistotiliä. Arvostettaessa uudelleen hyödykkeitä, joissa sovelletaan käypään arvoon perustuvaa arvostusta, kirjauksessa muutetaan käyttöomaisuustilin saldoa. Käyttöomaisuuden uudelleenarvostus tehdään valikossa Käyttöomaisuus - Käyttöomaisuuden uudelleenarvostus. Lisää uusi uudelleenarvostus klikkaamalla painiketta: Uudelleenarvostuksen jälkeen voit tarkistaa ohjelman muodostaman kirjauksen klikkaamalla painiketta:  Käyttöomaisuuden uudelleenluokittelu Käyttöomaisuuden uudelleenluokittelu on yksi mahdollisuus lisätä käyttöomaisuutta ohjelmaan. Myös esim. keskeneräisten rakennusten tai projektien kirjaaminen käyttöomaisuudeksi, samoin käyttöomaisuudesta maksettujen ennakkomaksujen kirjaaminen käyttöomaisuudeksi voidaan tehdä uudelleenluokittelun kautta. Jos yritys on esimerkiksi maksanut tavarantoimittajalle ennakkomaksua käyttöomaisuudesta, joka toimitetaan yritykseen myöhemmin, on ohjelmaan syötetty toimittajalta saatu ostolasku ja kirjattu se tilille ”Ennakkomaksut, aineelliset hyödykkeet”. Kun ennakkomaksut on maksettu toimittajalle, käyttöomaisuuskohde aktivoidaan taseeseen uudelleenluokittelun kautta. Lisää uusi käyttöomaisuuden luokittelu valikossa: Käyttöomaisuus - Käyttöomaisuuden uudelleenluokittelu klikkaamalla painiketta ja syötä tarvittavat tiedot.   Selite – asiakirjan numero ja/tai nimi, jonka perusteella käyttöomaisuus aktivoidaan. Päivämäärä – käyttöomaisuuden aktivointipäivä. Inventaarionumero – valitse olemassa oleva käyttöomaisuuskohde tai lisää uuden hyödykkeen tiedot. Hankintameno – syötä käyttöomaisuuskohteeseen lisättävä summa tai uuden (uudelleenluokittelun perusteella aktivoidun) käyttöomaisuushyödykkeen hankintameno. Poistolaskennan aloituspäivä – määrittele poistolaskennan aloituspäivä. Tili – valitse tili, jolta käyttöomaisuus aktivoidaan taseeseen.  Käyttöomaisuuden poistaminen Poistojen laskenta Poistot lasketaan käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa olevan poistomenetelmän ja -prosentin mukaisesti. Oletusarvoinen poistomenetelmä ja -prosentti on määritelty ohjelman käyttöomaisuusryhmissä jotka näkyvät valikossa Asetukset > Dimensiot > Käyttöomaisuusryhmät.   Uutta käyttöomaisuushyödykettä lisättäessä täytetään automaattisesti poistojen laskennassa tarvittavat tiedot, kun valitaan oikea käyttöomaisuusryhmä. Voit tarvittaessa muuttaa olemassa olevia poistolaskennan tietoja sekä käyttöomaisuusryhmissä että käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa. Ohjelmassa voidaan laskea poistot joko kuukausittain tai tilikauden lopussa vuosipoistoina. Valitse poistokausi ohjelman valikossa Asetukset - Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot   Poistot voidaan laskea käyttöomaisuusluetteloon sisältyvistä käyttöomaisuushyödykkeistä valikossa: Käyttöomaisuus - Poistojen laskenta. Tee poistot kuukausittain tai vuosittain riippuen, mitä olet valinnut poistokaudeksi. Lisää uusi poistolaskelma klikkaamalla painiketta:   Poistojen laskentanäkymässä näkyvät kaikki kyseisellä kaudella olevat käyttöomaisuushyödykkeet sekä niistä lasketut poistot   Jos poistokautesi on kuukausi ja laadit poistolaskelmat kuukausittain, ohjelma tekee poistokirjauksen joka kuukauden loppuun ja kuluksi kirjautuu 1/12 vuosipoiston määrästä. Vastaavasti tee vuosipoistot aina kunkin vuoden lopussa. Tallenna poistolaskelma. Ohjelma laatii automaattisesti pääkirjatositteen, jonka näet klikkaamalla tositepainiketta:   Jos käyttöomaisuutta uudelleenarvostetaan tilikauden aikana, tulee vastaavaan käyttöomaisuusryhmään lisätä rasti ruutuun ”Arvostus tapahtuu käypään arvoon” ennen poistojen laskentaa (Valikko: Asetukset - Dimensiot - Käyttöomaisuusryhmät). Tällöin ohjelma laskee poiston uudelleenarvostetusta arvosta. Muussa tapauksessa poisto lasketaan edellisen vuoden menojäännöksestä. Käyttöomaisuuden myynti Käyttöomaisuutta myytäessä tulee kirjaus tehdä myyntilaskulla valikossa Myynnit > Myyntilaskut. Myyntilaskulla on laitettava rasti ruutuun ”Käyttöomaisuuden myynti”. Nimike-kenttään valitaan myytävä käyttöomaisuuskohde ja täytetään laskuun muut tiedot. Kun lasku tallennetaan, tekee ohjelma kaikki tarvittavat kirjaukset, poistaa jäännösarvon taseesta ja kirjaa myyntivoiton/-tappion tuloslaskelmaan oikealle kulu- tai tulotilille. Voit tarkastella kirjausta painamalla MY-tositepainiketta myyntilaskun tallentamisen jälkeen. Käyttöomaisuuden poistaminen taseesta Kun käyttöomaisuudella ei ole enää markkina-arvoa esim., jos jokin käyttöomaisuushyödyke on vanhentunut eikä yritys enää käytä sitä, tulee ko. käyttöomaisuus poistaa taseesta. Ohjelmassa kirjauksen saa tehtyä valikossa: Käyttöomaisuus > Käyttöomaisuuden poistaminen käytöstä. Klikkaa painiketta     ja valitse Inventaarionumerokenttään oikea käyttöomaisuuskohde. Edellisen esimerkin jäännösarvo 7343,75 eur kirjautuu Käyttöomaisuuden luovutustappiot -tilille. Valikossa Käyttöomaisuus - Käyttöomaisuushyödykkeet näkyy nyt poistetun käyttöomaisuuskohteen rivillä, milloin ja mistä syystä se on poistettu taseesta.  Käyttöomaisuuteen liittyvät raportit Poistolaskelma Poistolaskelmassa on mahdollista tarkastella halutun kauden poistolaskelmia. Poistojen laskenta on esitetty sekä käyttöomaisuushyödykkeittäin sekä käyttöomaisuusryhmittäin.   Käyttöomaisuusraportti Käyttöomaisuusraportti on yhteenveto tietyn kauden käyttöomaisuuskohteiden hankintamenoista ja tapahtumista. Raportin voi laatia yksityiskohtaisena raporttina käyttöomaisuushyödykkeittäin tai yleisenä raporttina käyttöomaisuusryhmittäin. Käyttöomaisuusluettelo Käyttöomaisuusluettelo voidaan laatia tiettynä päivänä käyttöomaisuuden inventoinnin suorittamiseksi. Raporttia laadittaessa on mahdollista käyttää erilaisia suodattimia, jos haluat näkyviin yksityiskohtaisemman luettelon.

Kaikista myynneistä laaditaan myyntilaskut, myös kassamyynneistä, pankkikorttimyynneistä ja käyttöomaisuuden myynnistä. Kun kirjaat käyttöomaisuuden myyntejä, ruksi tällöin ”Käyttöomaisuuden myynti”-valintaruutu. Uuden myyntilaskun kirjaaminen tapahtuu Myynnit - Myyntilaskut.     Voit syöttää uuden myyntilaskun painamalla Lisää myyntilasku.   1. Asiakkaan valinta Valitse Asiakas tai lisää asiakasluetteloon uusi asiakas painamalla Lisää uusi. 2. Laskun päivämäärä ja eräpäivä Lisää laskun Päivämäärä ja Eräpäivä. Myyntilaskussa on myös kenttä Kirjauspäivä, johon voi lisätä laskulle tulostuvasta päivämäärästä poikkeavan päiväyksen. Pääkirjaan tehdään kirjauspäivämäärän mukainen kirjaus. Myös alv kirjautuu kirjauspäivän mukaiselle kaudelle, mikäli yritys ei tee maksuperusteista kirjanpitoa. 3. Laskun numero Ohjelma täyttää Laskun nro:n automaattisesti Yleisissä asetuksissa olevan myyntilaskun numerosarja-asetusten mukaisesti.   Myyntilaskut voidaan numeroida yrityskohtaisen numerointi järjestelmän mukaisesti Myyntilaskun asetuksissa valikossa; Asetukset - Yleiset asetukset - Numerosarjat. Yrityksen eri osastoille voidaan myös laatia erillinen numerointi valikossa: Asetukset - Dimensiot - Osastot. 4. Tilausnumero Tilausnumero: asiakkaalta saatu ostotilausnumero syötetään tähän kenttään manuaalisesti. Tilausnumero syötetään automaattisesti, mikäli ohjelman Premium-versiolla on laadittu tilaus ja sen perusteella myyntilasku. 5. Toimituspäivä Toimituspäivä kenttä myyntilaskussa viittaa päivään, jolloin tavara tai palvelu on toimitettu asiakkaalle. Tämä päivämäärä voi usein olla eri kuin laskun päivämäärä. 6. Valuutta Laadittaessa myyntilaskua jossakin muussa valuutassa kuin euroissa, valitaan tarvittava valuutta kentässä: Valuutta. Ohjelma valitsee laskun päivämääränä voimassa olevan Euroopan keskuspankin julkaiseman valuuttakurssin. Mikäli asiakkaan tietoihin on valittu jokin muu valuutta kuin Euro, laaditaan lasku ko. valuutan mukaan. 7. Viitenumero Viitenumero voidaan muodostaa kahdella eri tavalla:   Viitenumero muodostuu myyntilaskun numeron perusteella. Käytetään asiakaskohtaista viitenumeroa, jolloin asiakkaan tietoihin lisätään viitenumeron perusosa (ilman tarkistenumeroa). 8. Osastot, Projektit ja Kustannuspaikat Mikäli yrityksen tulojen ja menojen laskenta perustuu osastoihin, projekteihin ja/tai kustannuspaikkoihin, myyntilaskun ylätunnisteeseen voidaan valita myös osasto, projekti ja/tai kustannuspaikka. Nämä on kuitenkin lisättävä ensin valikosta Asetukset - Dimensiot - Osastot ja/tai Asetukset - Dimensiot - Dimensiot. Laskun ylätunnisteessa olevan osaston perusteella voidaan laatia osastokohtainen myyntiraportti ja myyntisaamisten raportit. Laskun ylätunnisteessa valittu osasto, projekti ja/tai kustannuspaikka siirtyy automaattisesti kaikille laskun riveille. Osastoa voidaan muuttaa tarvittaessa laskun riveillä. Projektia ei voi kuitenkaan muuttaa laskun riveillä. Mikäli laskun riveille on lisättävä useita eri projekteja, projektin valinta poistetaan laskun ylätunnisteesta ja projektit lisätään laskun riveille (sarake P). Projektia ei voi valita samanaikaisesti myyntilaskun ylätunnisteeseen ja lasku riveille. Vain toinen näistä vaihtoehdoista on mahdollinen. Osasto ja/tai projekti tai muu dimensio lisätään pääkirjan kirjauksessa tulotilin riville ja tavaroiden myynnin ollessa kyseessä myös myytyjen tavaroiden menotilin riville. Osaston, projektin tai kustannuspaikan voi valita myös laskurivikohtaisesti. 9. Maksaja Tämä kenttä täytyy automaattisesti asiakkaan valinnan jälkeen, jos asiakkaan tietoihin on määritelty maksaja erikseen. Huomioithan, että tieto maksajasta siirtyy vain laskutulosteelle, mutta lähetyksessä käytetään asiakkaan tietoja. 10. Viitteemme Yrityksesi sisäinen viittaus, kuten laskun, projektin tai tilauksen numero. 11. Viitteenne Asiakkaan antama viitenumero tai esimerkiksi tilaustunnus. 12. Käyttöomaisuuden myynti Mikäli kyseessä on käyttöomaisuuden myynti ja yrityksellä on käytössä ohjelman Käyttöomaisuuslaskenta, ruksaa laskurivien yläpuolella oleva valintaruutu ja valitse nimikkeeksi kyseinen käyttöomaisuushyödyke. Kun lasku tallennetaan, ohjelma poistaa kyseisen hyödykkeen käyttöomaisuustililtä, tyhjentää poistotilin, kirjaa myyntitappion tai -voiton. Ks. ohje: Käyttöomaisuus. 13. Laskurivit Myyntilaskun rivien laadinnassa käytetään nimikkeitä. Laskua ei voi laatia nimikettä valitsematta. Napsauta laskun ensimmäisellä rivillä sarakkeessa kohtaa Nimike ja valitse luettelosta myytävän nimikkeen tunnus. Mikäli sopivaa nimikettä ei ole, samassa valinnassa voidaan lisätä uusi nimike napsauttamalla viimeistä riviä Lisää uusi.  Nimikkeen valintaan liittyy nimikkeen tunnuksen, nimen, tyypin, aktiivisuuden, yksikön, myyntihinnan, myyntitulotilin ja alv-kannan määrittely. Näitä oletusasetuksia voidaan tarvittaessa muuttaa manuaalisesti laskun riveillä (muutokset eivät vaikuta nimikkeen tietoihin). Selite-sarakkeeseen voit kirjoittaa laskulle tulostuvan selitteen. Mikäli myyntilaskussa on nimike, jonka tyyppi on Varastotavara (myyntilaskun rivin lopussa on Tyyppi = VT), tällöin muodostuu myös varastotapahtuma eli tavara otetaan varastosta. Mikäli varastossa on riittävästi tavaraa, ohjelmisto laskee FIFO-menetelmän perusteella tavaran omakustannusarvon ja myyntitulokirjauksen lisäksi tehdään myös automaattinen Myyntikustannuskirjaus. Mikäli tavaraa ei ole varastossa haluttua määrää, myyntikirjaus voidaan laatia, mutta ohjelmisto ei tee myyntikustannuskirjausta. Tavara siirtyy pois varastosta, ja varastosaldo on negatiivinen. Mikäli ostolaskulla tai varastotapahtumalla on lisätty varastoon haluttu määrä tavaraa myöhemmin, varastohinta määritellään ja varaston arvoa koskeva kirjaus tehdään käynnistämällä ohjelmiston valikosta varaston omakustannusarvon uudelleenlaskenta: Varasto - Omakustannusarvon uudelleenlaskenta. Myös myyntikustannuskirjaus laaditaan tällöin automaattisesti.  Tämän jälkeen sarakkeeseen Määrä lisätään myytävän nimikkeen määrä ja sarakkeeseen A-hinta yhden nimikekappaleen hinta. Nimikkeen määrään voidaan lisätä 3 desimaalia. Huom.! Jos laskurivien yläpuolella on ruksattuna kohta: Summat sis. alv:n, tulee hinnat syöttää laskuriveille bruttohintaisina. Jos ruksia ei ole ko. kohdassa, syötetään hinnat nettohintaisina. Tarvittaessa laskuriville voidaan lisätä alennusprosentti. Tietystä nimikkeestä ja kaikille asiakkaille toistaiseksi voimassa olevaa alennusta laadittaessa alennus määritetään erikseen nimikkeen tiedoissa.   Myös laskurivillä olevaa Tili-kohdan kirjanpitotiliä voidaan tarvittaessa muuttaa. Tili-kohta määrittelee, mille kirjanpidon tilille myynti kirjautuu.   Mikäli myyntilaskun rivi halutaan sitoa kustannuspaikkaan, projektiin ja/tai muuhun dimensioon, napsautetaan nimikerivin sarakkeessa kyseisen dimension painiketta sekä jaetaan myyntisumma sopivien kustannuspaikkojen, projektien ja/tai muiden dimensioiden kesken.   Mikäli myyntisumma jakautuu useamman dimension kesken, summa voidaan jakaa joko prosenttiosuuksina, määrällisesti tai summana. Jakamisperustetta voidaan muuttaa napsauttamalla vastaavan sarakkeen ylätunnistetta.   Esim. 50 % yhdelle kustannuspaikalle ja 50 % toiselle. Kustannuspaikat ja projektit on kuitenkin ensin määriteltävä valikossa: Asetukset > Dimensiot > Kustannuspaikat / Projektit/Dimensiot. Myyntilaskun summan kohdistaminen dimensiolle merkitsee sitä, että kirjanpidossa ko. dimensiolle syntyy tulo, eli kustannuspaikan/projektin/muun dimension tulos kasvaa. Myyntilaskun rivi voidaan sitoa myös osastoon valitsemalla osasto laskurivin sarakkeeseen Osasto.  14. Lisätiedot Lisätietoja-painiketta napsauttamalla laskuun voidaan lisätä kommentteja sekä tarvittaessa viittaus mahdolliseen kolmikantakauppaan. Myös arvonlisäverovelvollisuustietoja voidaan tarvittaessa muuttaa. Mikäli valintaruudusta Arvonlisäverovelvollinen otetaan valinta pois, ei laskulle lisätä arvonlisäveroja. Vasemmanpuoleiseen Kommentti-kenttään lisätään tiedot, jotka halutaan tulostaa laskuun laskun rivien yläpuolelle. Oikeanpuoleiseen Kommentti–kenttään lisätään tiedot, jotka halutaan tulostaa laskun rivien alapuolelle. Jos kommentti lisätään suoraan laskulle, tulostuu se vain ko. laskulle. Tietyn asiakkaan kaikkiin laskuihin tulostuvat kommentit lisätään asiakastiedoissa (Myynnit - Asiakkaat). Kommentiksi voi myös valita jonkin valmiista pysyvistä kommenteista. Pysyviä kommentteja lisätään ja muokataan valikossa: Asetukset - Yleiset asetukset - Pysyvä kommentti. Tiliöintiviite on kirjanpitoon liittyvä koodi tai viite, joka auttaa kohdistamaan laskun oikeaan tiliöintiin tai kustannuspaikkaan. Työmaatunnus on erityinen tunniste, joka liittyy tiettyyn työmaahan tai projektiin. Tarjouksen viite on viite aikaisempaan tarjoukseen (esimerkiksi tarjouksen numero), johon lasku perustuu.  15. Tarkista laskun tiedot Kun olet syöttänyt laskulle kaikki tarvittavat tiedot, tarkista aina ALV-kanta, ALV:n määrä ja laskutettava loppusumma ennen laskun lähettämistä.  16. Laskun tallentaminen Lasku tallennetaan alareunassa olevaa Tallenna tai Tallenna ja lisää -painiketta painamalla. Mikäli seuraavan laskun lisääminen halutaan aloittaa heti edellisen laskun tallentamisen jälkeen eikä valmista laskua tarvitse tulostaa, lasku tallennetaan ja uusi lasku lisätään napsauttamalla painiketta Tallenna ja lisää.   Kun myyntilasku tallennetaan, ohjelma tekee automaattisesti kirjauksen pääkirjaan: D Myyntisaamiset. K Myynti, K ALV kotimaan myynnistä, Ohjelman tekemän kirjauksen pääkirjaan voi tarkistaa painamalla laskun oikeassa yläreunassa olevaa Tosite MY –painiketta.   Ohjelman automaattisesti luoma MY-tunnus on yksilöllinen ja viittaa tositelajiin (MY) sekä tositteen järjestysnumeroon. Tunnus voidaan merkitä yritykselle jäävään myyntilaskuun, mikäli laaditaan perinteistä ns. mappikirjanpitoa. Huomaa, että mikäli poistat laskuja, yksilöllistä MY-tunnusta ei voi enää käyttää uudelleen vaan juoksevaan tositenumerointisarjaan tulee silloin aukko. On suositeltavampaa aina luoda hyvityslasku ja kohdistaa tuo hyvityslasku alkuperäiseen laskuun, jolloin molemmat poistuvat reskontrasta. Ks. kohta: hyvityslaskun kohdistus myyntilaskuun. Kaikkia myyntilaskuista laadittuja kirjauksia voi katsella raportista Päiväkirja (Kirjanpito - Päiväkirja) käyttämällä suodatinta: Tositelaji = MY Myynnin kirjaus. 17. Laskun lähettäminen Laskun tallentamisen jälkeen oikeaan yläkulmaan ilmestyy painikkeet, joilla pääset lähettämään laskuja. PDF-painiketta painamalla ohjelma luo PDF-tiedoston, jonka voit esimerkiksi tarvittaessa tulostaa. Kirjekuoren kuvaa painamalla voit lähettää laskun sähköpostitse. Mikäli haluat lähettää laskun verkkolaskuna, siitä tarkemmat ohjeet täällä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Verkkolaskun-lahetys/ta-p/601830        

Myyntilaskuja voi lähettää verkkolaskuina, kun asiakkaan tietoihin  on lisätty Y-tunnus, postiosoite ja verkkolaskuosoite sekä valittu operaattori. OVT-tunnus ei ole pakollinen tieto.   Valitse kohta EU-standardin mukainen verkkolasku vain silloin, kun vastaanottaja vaatii EU-standardin mukaisen verkkolaskun. Valtionkonttori ja jotkin yksittäiset muut kotimaiset ja ulkomaiset toimijat saattavat vaatia verkkolaskuja EU-standardin mukaisina. Tällaiset verkkolaskut pitävät normaalia laskutusta tarkempia tietokenttiä sisällään. Laskunäkymässä tai -tulosteella näitä tietoja ei näytetä, mutta tiedot menevät verkkolaskusanomalla EU-standardin mukaisesti.   Asiakkaan tietohin pääset kohdasta Myynnit > Asiakkaat.     Luo myyntilasku normaaliin tapaan. Mikäli asiakas vastaanottaa verkkolaskuja, voit lähettää laskun verkkolaskuna E-lasku-painiketta painamalla. Lasku lähtee välittömästi.     Näet verkkolaskujen lähetyspäivät myyntilaskujen listauksesta valikossa: Myynnit > Myyntilaskut kohdassa: Lähetetty verkkolaskuna. Jos em. sarakkeessa ei näy päivämäärää, ei verkkolasku ole lähtenyt asiakkaalle.   Tulostuspalvelu   Lähtevän laskun voi ohjata paperikirjeeksi kirjoittamalla laskutusohjelmassa laskun vastaanottajan verkkolaskuosoitteeksi: TULOSTUS tai PRINT. Tällöin lasku ohjataan vastaanottajalle OWS:n kautta kirjeenä.