Käyttövinkit

Hyvityslaskun saa pois avoimien laskujen listalta kohdistamalla sen alkuperäiseen laskuun.

Ostolaskujen käsittelyssä voit suodattaa ja lajitella laskuja haluamillasi kriteereillä. Voit valita haluatko tarkastella kaikkia laskuja, avoimia laskuja vai pelkkiä maksettuja laskuja. Lisäksi voit lajitella laskut laskun numeron, päivämäärän, toimittajan, summan, eräpäivän, tilan tai viitenumeron mukaan joko nousevasti tai laskevasti.   Kun valitset ostolaskun, jota haluat käsitellä, löydät maksutiedot ja laskuerittelyn.   Tulosta ostolasku pdf-muotoon ja pääset tarkastelemaan sitä. Kun merkitset laskun maksetuksi, se näkyy Maksetut-välilehdellä.       Ostolaskun hylkääminen   Ostolasku on mahdollista hylätä toimintovalikosta. Ostolaskujen poistaminen ei ole mahdollista.  Toiminto ei peruuta laskua viestin vastaanottajan järjestelmästä, ainoastaan ilmoittaa sähköpostitse hylkäyksestä.   Vastaanottaja saa hylkäyksestä ilmoituksen sähköpostiinsa:  

Laskunumeron vapaa määrittely Kohdasta Asetukset - Laskutuksen asetukset pääset asettamaan päälle asetuksen Käytä ulkoista laskunumerointia, jolloin saat syötettyä vapaasti laskunumeron kun luot uutta laskua.   Viitenumeroinnin määritys Viitenumeron määrittely täysin vapaasti ei ole mahdollista. Tämä on siksi, että viitenumerointi pitää aina sisällään laskentakaavan, joka lisää tarkistenumeron viitenumeron perään ja tällä määritetään viitenumeron oikeellisuus. Pääset vaikuttamaan viitenumeron muodostukseen ohjelmassa ja saat viitenumeroinnin seuraamaan esimerkiksi laskunumeroa.   Kohdasta Asetukset - Laskutuksen asetukset löydät Viitenumero-kentän johon voit syöttää kirjaimia tai numeroita. Kirjaimilla sidotaan viitenumero ohjelmasta löytyvään numerointiin, esimerkiksi laskunumeroon tai asiakasnumeroon:   L-kirjain = vastaa aina laskunumeroa A-kirjain = vastaa aina asiakasnumeroa K-kirjain = vastaa aina ulkoista asiakasnumeroa     Esimerkki: Viitenumeron määrityksen ollessa on 6 kpl L-kirjaimia eli LLLLLL. Tämä tarkoittaa sitä että viitenumero muodostetaan 6 laskunumerosta, eli jos laskulle on syötetty laskunumero 123456 niin viitenumero muodostuu 123456 + laskennallinen tarkistenumero. Jos tällä samaisella viitenumeromäärityksellä laskunumero onkin vain viisi numeroa eli 12345 niin eteen lisätään yksi etunolla eli viitenumero on 012345 + laskennallinen tarkistenumero.   Jos määritykseen mukaan otetaan myös asiakasnumero mukaan, eli viitenumeron määrityksen ollessa esimerkiksi LLLLAAAA eli neljä kappaletta laskunumeroita ja neljä kappaletta asiakasnumeroita. Ja kuvitellaan että laskunumeroksi syötetään 1234 ja asiakasnumero on esimerkiksi 9999 niin viitenumero muodostuu 12349999 + laskennallinen tarkistenumero.   Asiakasrekisterissä on myös kenttä Ulkoiselle asiakasnumerolle ja ulkoinen asiakasnumero saadaan mukaan viitenumerointiin K-kirjaimella. Eli esimerkiksi viitenumeron ollessa LLLLKKKK ja laskunumero on 1234 ja ulkoiseksi asiakasnumeroksi määritelty 2222 niin viitenumero on 12342222 + laskennallinen tarkistenumero.   Viitenumerossa voidaan käyttää myös kiinteitä numeroita, eli jos kaikki viitenumerot halutaan aloitaa esimerkiksi numerosarjalla 1000 ja siihen perään laskunumero niin viitenumeroksi voidaan tällöin määritellä 1000LLLL. Ja kun laskunumero on esimerkiksi 1234 niin silloin viitenumero muodostuu 10001234 + laskennallinen tarkistenumero.   HUOM! Reskontravahtiin lähetettävien laskujen viitenumeroon ei pysty vaikuttamaan, vaan silloin viitenumeron muoto määrittyy heidän vaatimusten mukaisesti. Silloin viitenumero on 99085AAAAALLLLLLLLLT, jossa A= toimeksiantajan tunniste, ja L= laskunumero ja T tarkiste.  

Verkkolaskut.fi-asiakkaiden laskutusosoitteet tulevat käyttöömme automaattisesti omasta järjestelmästänne. Laskutusosoitteen muuttaminen ja sen hallinnointi tapahtuu seuraavasti: Kirjaudu sisään  -> Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> Laskutustiedot     Huomaathan, että voidaksemme lähettää laskun verkkolaskuna, tulee käytössämme teknisistä syistä olla myös postiosoite.   Jos Käytä yrityksen tietoja-kohtaan on valittu Kyllä, ei laskutustietojen kenttiä saa muokattua. Silloin laskutustietoina toimivat sivun yläosassa olevat yrityksen perustiedot. Jos Käytä yrityksen tietoja-kohtaan on valittu Ei, saa tiedot syötettyä erikseen.     Lähetämme laskun aina ensisijaisesti verkkolaskuna mikäli se on mahdollista. Jos yritykselle ei löydy verkkolaskujen vastaanottokanavaa, lähetämme laskunsähköpostilla, mikäli sähköpostiosoite on ilmoitettu. Jos sähköpostiosotiettakaan ei ole, lähetämme laskun paperikirjeenä.   Jotta sähköpostilaatikkosi ei suodata lähettämäämme laskua roskapostiksi, suosittelemme lisäämään seuraavat lähettäjät turvalliseksi tiedettyihin lähettäjiin: invoices@maventa.com support@maventa.com noreply@maventa.com noreply@netvisor.fi

Verkkolaskut.fi-palvelusta muodostuu lasku toteutuneen käytön mukaan(esimerkiksi luotujen, lähetettyjen ja vastaanotettujen laskujen mukaan). Lasku muodostetaan laskutettavan summan ollessa yli 10€. Laskutustiedot saat asetettua kohdasta Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> Laskutustiedot. Tarkempi ohje laskutustietojen asettamiseen löytyy täältä.  Hinnaston löydät oikeasta yläkulmasta avautuvasta alasvetovalikosta.     Voit seurata yrityksen tapahtumahistoriaa ja laskun muodostumista. Valitse oikealta yläkulmasta avautuvasta valikosta "Laskutustapahtumat". Näet erittelyssä luodut ja lähetetyt tapahtumat sekä niiden tapahtumahetken. Tapahtumat on eritelty per lasku, tai jos laskua ei vielä ole muodostettu, näkyvät ne omanaan. Tapahtumat summataan myös, jotta voi arvioida tulevan laskun suuruutta.     Laskutustiedot saat asetettua kohdasta Asetukset -> Yrityksen perustiedot -> Laskutustiedot.

Voit lisätä laskulle näkyväksi myös tuotekoodin sekä kirjoittaa vapaasti tuotekohtaista lisätietoa.

Käyttäjien hallinnointi tapahtuu ohjelman kohdassa Asetukset -> Yrityksen käyttäjät

Asiakkaita ei ole pakko tallentaa asiakasrekisteriin, vaan tiedot voi syöttää myös manuaalisesti suoraan laskulle. Jos laskutat useamman kerran samaa asiakasta, kannattaa asiakkaan tiedot tallentaa, jolloin asiakkaan voi valita listasta ja tallennetut osoitetiedot tulevat laskulle automaattisesti. Asiakkaan voi tallentaa asiakasrekisteriin joko suoraan laskun luonnista, tai Laskut -> Asiakkaat-kohdassa.   Asiakkaan tallentaminen suoraan laskulta   Kun klikkaat asiakkaan nimi-kenttää, aukeaa alasvetovalikko jo tallennetuista asiakkaista. Ylimpänä on vaihtoehto +Uusi asiakas, jonka valitsemalla aukeaa ponnahdusikkuna asiakastietojen täyttämistä varten.  Voit myös täyttää asiakkaan tiedot ensin laskulle, ja sen jälkeen valita Lisää asiakkaaksi, jolloin jo syötetyt tiedot ovat asiakaskortilla.  Asiakaskortin haku-kentän avulla voit etsiä asiakkaan osoitetietoja Maventan osoitekirjastosta. Verkkolaskuosoitteen voit tarkistaa asiakkaalta, tai esimerkiksi TIEKEN julkisesta verkkolaskuosoitteistosta:  https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html   Ponnahdusikkunana aukeavaan asiakaskorttiin voit täydentää loput tiedot, ja tallentaa ne. Jo tallennettujen asiakkaiden osoitetietoja on myös mahdollista muokata ja päivittää suoraan laskun luontinäkymästä.   Asiakkaan tallentaminen asiakaskortiston kautta Voit luoda uusia asiakaskortteja myös menemällä suoraan Laskut -> Asiakkaat -> Uusi asiakas. Asiakaskortin haku-kentän avulla voit etsiä asiakkaan osoitetietoja Maventan osoitekirjastosta. Verkkolaskuosoitteen voit tarkistaa asiakkaalta, tai esimerkiksi TIEKEN julkisesta verkkolaskuosoitteistosta:  https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html    

Laskun suorituksen voi merkitä joko laskuhallinnassa, tai Suoritukset-toiminnolla.   Suorituksen kirjaaminen laskuhallinnassa   Valitse laskuhallinnasta lasku, jolle haluat suorituksen kirjata. Voit käyttää joko sinistä €-kuvaketta, tai toimintopainikkeiden Kirjaa suoritus-painiketta. Suorituksen kirjaus-ikkunassa saat syötettyä suorituksen päivämäärän, summan sekä mahdollisen oikaisun. Jos asiakkaalle on tehty hyvityslasku, voit kohdistaa sen tähän myyntilaskuun valitsemalla Hyvityslasku-kohdasta oikean hyvityslaskun. Jos suorituksen summa eroaa laskun avoimesta summasta, voit käyttää oikaisulajeja. Oikaisulajeja ovat korko, pyöristys ja alennus. Jos oikaisua ei merkitä, lasku jää avoimeksi, ja sen tilana on osasuoritettu. Jos laskulle merkitään koko avoimen summan suuruinen suoritus, tai suorituksen lisäksi sitä täydentävä oikaisulaji, tulee laskun tilaksi maksettu, ja se siirtyy Laskuhallinnassa Maksetut-välilehdelle.   Suorituksen kirjaaminen Suoritukset-toiminnolla   Mene kohtaan Laskut -> Suoritukset -> valitse Uusi suoritus.   Suorituksen kirjaus-ikkunassa valitaan ensin asiakas, jolta suoritus on tullut. Tämän jälkeen saat valittua kyseisen asiakkaan avoimista laskuista sen, jota suoritus koskee. Tämän jälkeen voit syöttää suorituksen päivämäärän, summan sekä mahdollisen oikaisun. Jos asiakkaalle on tehty hyvityslasku, voit kohdistaa sen tähän myyntilaskuun valitsemalla Hyvityslasku-kohdasta oikean hyvityslaskun.   Jos suorituksen summa eroaa laskun avoimesta summasta, voit käyttää oikaisulajeja. Oikaisulajeja ovat korko, pyöristys ja alennus. Jos oikaisua ei merkitä, lasku jää avoimeksi, ja sen tilana on osasuoritettu. Jos laskulle merkitään koko avoimen summan suuruinen suoritus, tai suorituksen lisäksi sitä täydentävä oikaisulaji, tulee laskun tilaksi maksettu, ja se siirtyy Laskuhallinnassa Maksetut-välilehdelle.   

Määrittelet laskulla näkyvät huomautuskulut, viivästyskoron ja muut kulut ohjelman kohdasta Asetukset -> Laskutuksen asetukset

Maksumuistutusten ja perinnän tarvetta voi ehkäistä tarkistamalla asiakkaan luottotiedot jo myyntiprosessin alussa. Verkkolaskut.fi-palvelussa on mahdollista tarkistaa luottotiedot  suomalaisilta yritysasiakkailta. Luottotietojen tarkistamisen lisäksi on mahdollista ladata riskimittari, jolla saa tarkempaa analyysia asiakkaan taloudellisesta tilanteesta. Tiedot haetaan Suomen Asiakastieto Oy:ltä.   Voit tarkistaa luottotiedot laskun kirjauksen yhteydessä tai asiakaskortilta. Jotta toiminto on käytettävissä, tulee asiakaskortille olla tallennettuna y-tunnus.   Laskun kirjaus: Kun laskulle on valittu asiakas, tulee asiakkaan nimen alle "Tarkista luottotiedot"-painike.     Tämän jälkeen saat valittua joko maksuhäiriöt tai riskimittarin.   Asiakaskortti: Laskut -> Asiakkaat -> Luottotiedot-välilehti.       Asiakaskortilta voit tarkastella aiemmin haettuja luottotietoja ja riskimittareita.    

       Yritys tulee vahvistaa ennen kuin verkkolaskuja voidaan lähettää tai vastaanottaa. Samalla aktivoidaan Maventan pankkiverkko. Pankkiverkkoyhteys on veloitukseton lisäpalvelu, joka mahdollistaa lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja toimijoilta, joilla on pankkioperaattori käytössään (esim. Danske Bank). Kun pankkiverkko on aktivoitu, saat erillisen vahvistuksen sähköpostiisi.   Voit vahvistaa yrityksesi allekirjoittamalla sähköisesti valtuutuksen verkkolaskujen lähettämisestä. Allekirjoitettava asiakirja lähetetään sähköpostiisi.   Valtuutus tehdään seuraavasti: 1. Sinulle lähetetään automaattisesti sähköposti otsikolla "Visma Solutions Oy kutsuu allekirjoittamaan asiakirjan Valtuutus verkkolaskujen välittämiseksi yritykselle "Yrityksen nimi" (Y-tunnus)". Klikkaa "Siirry allekirjoittamaan".       2. Anna sähköpostiviestissä oleva numerokoodi ja avaa asiakirja.   3. Siirry tunnistautumaan.   4. Valitse tunnistautumistapa ja tunnistaudu.     5. Allekirjoita asiakaskirja.      Kun allekirjoitus on onnistunut, saat siitä ilmoituksen sähköpostiisi. Nyt voit aloittaa laskujen lähettämisen. Saat sähköpostitse tiedon pankkiverkon aktivoitumisesta noin viikon sisällä.       Kun keltainen ilmoitusbanneri poistuu, on ohjelma valmis käytettäväksi. Jos tunnistusprosessi on tehty loppuun, mutta ilmoitus ei ole vielä poistunut, voit päivittää tilan ohjelmaan "Tarkista tila"-painikkeella.

Tulostuspalvelun avulla ulkoistat laskujesi tulostamisen ja postittamisen.  Laskut tulostetaan aina yön aikana, ja ne siirtyvät postin jakeluun seuraavana arkipäivänä. Toimitusaika riippuu valitusta kirjeluokasta.   Asetuksen löydät kohdasta Asetukset -> Maventa-asetukset > Maventa tulostuspalvelu. Laskut tulostetaan aina yön aikana ja ne lähtevät postin kuljetettavaksi seuraavana arkipäivänä valitun kirjeluokan mukaan.    Aktivoimisen jälkeen menee hetki, kun tiedot varmennetaan manuaalisesti. Huomioithan tämän etenkin työaikojen ulkopuolella.  

Laskun voi poistaa, jos se on keskeneräinen tai  avoin, eikä sitä ole lähetetty. Jos lasku on poistettavissa, sen saa poistettua laskuhallinnassa klikkaamalla laskuriviä. Tällöin oikealle tulee pino painikkeita, joista alimmaisena laskun poisto.      Lähetettyä laskua ei voi poistaa, vaan tarvittaessa tulee tehdä hyvityslasku ja uusi lasku oikeilla tiedoilla.

Laskunumeroa voi muokata kahdella tavalla, menemällä Asetukset -> Laskutuksen asetukset: 1. Jos käytössäsi on automaattisesti juokseva laskunumerointi, voit muokata seuraavan laskun numeroa manuaalisesti:     Muista tallentaa tekemäsi muutokset "Tallenna"-painikkeesta. Tämän jälkeen numerointi jatkuu asettamastasi laskunumerosta jälleen juoksevana.   2. Ottamalla käyttöön ulkoisen laskunumeroinnin, saat syötettyä haluamasi laskunumeron jokaiselle laskulle laskun kirjausikkunassa.     Tallenna asetuksiin tekemäsi muutokset.

Mikä on PEP/RCA? Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö ("PEP-henkilö") tarkoittaa luonnollista henkilöä joka toimii, tai on toiminut viimeisen 12 kuukauden aikana, merkittävässä julkisessa tehtävässä kuten: valtionpäämiehenä, hallituksen päämiehenä, ministerinä, vara- tai apulaisministerinä parlamentin jäsenenä; poliittisten puolueiden johtoelinten jäsenenä; ylimpien tuomioistuinten, perustuslakituomioistuimen tai muun vastaavan oikeuselimen jäsenenä, jonka päätöksiin ei voida poikkeustapauksia lukuun ottamatta hakea muutosta; tilintarkastustuomioistuimen ja valtiontalouden tarkastusvirastoa vastaavan valtion varainhoitoa tarkastavan ylimmän päättävän elimen jäsenenä; keskuspankin johtokunnan jäsenenä; suurlähettiläänä tai asiainhoitajana; puolustusvoimissa vähintään kenraalikuntaan kuuluvana upseerina; valtion kokonaan omistaman yrityksen hallinto-, johto- ja valvontaelimen jäsenenä; tai kansainvälisten yhteisöjen johtajana, varajohtajana ja hallituksen jäsenenä. Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäsenellä tarkoitetaan PEP-henkilön: aviopuolisoa tai kumppania, joka asianomaisen maan kansallisessa lainsäädännössä rinnastetaan aviopuolisoon; lapsia ja heidän aviopuolisojaan tai edellä tarkoitettua kumppania; ja vanhempia. Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön yhtiökumppaneilla tarkoitetaan PEP-henkilön: kaikkia luonnollisia henkilöitä, joiden tiedetään olevan yhteisöjen tai elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen todellisia yhteisomistajia ja edunsaajia tai joilla tiedetään olevan mikä tahansa muu läheinen liikesuhde poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön tai tämän perheenjäsenen kanssa; ja kaikkia luonnollisia henkilöitä, jotka ovat sellaisten yhteisöjen tai elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen todellisia yksinomistajia ja edunsaajia, joista tiedetään, että ne on tosiasiassa perustettu poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön tai tämän perheenjäsenen eduksi.

Edunsaajalla tarkoitetaan rahanpesulaissa henkilöä, joka joko omistaa yrityksen tai muuten käyttää määräysvaltaa siinä.

Aputominimelle on mahdollista lisätä oma logo. Mene kohtaan Asetukset-> Aputoiminimet -> muokkaa aputoiminimen tietoja kynän kuvasta.   Lisää haluttu tiedosto:    

Pankkitilin luominen: Pankkitilin lisääminen Verkkolaskut.fi ohjelmassa tapahtuu kohdasta Asetukset- Pankkitilit- Luo uusi pankkitili   Kohtaan Pankki syötetään pankin nimi, esim. Osuuspankki IBAN kohtaan syötetään FI alkuinen pankkitilinumero esim. FI49 1234 0000 5678 91 BIC/SWIFT kohtaan tulee tunniste, esim. OKOYFIHH Kuvaus kohtaan voi itselleen määritellä haluamansa tiedon joka ei näy laskulla, esim. Vuokratulotili Tämän jälkeen tallennatte pankkitilin    Pankkitilin tietojen muokkaaminen: Saatte muokattua pankkitilinne tietoja valitsemalla tilin tietojen lopussa olevan kynän kuvan Pankkitilin poistaminen: Saatte poistettua pankkitilin valitsemalla tilin tietojen lopussa olevasta roskakorin kuvasta

Lisäät yrityksellesi pankkitilin ja muokkaat olemassaolevia tilejä ohjelman kohdasta Asetukset -> Pankkitilit.