Kennisbank YouServe

1. Algemeen 1.1 Waarom een UPI? 1.2 Wat is het verschil tussen UPI & Identity? 2. UPI vullen 2.1 Hoe vindt de huidige uniciteitscheck van de UPI plaats? 2.2 Hoe wordt de uniciteitscheck ondersteund bij tweelingen? 2.3 Ik wil graag de UPI van mijn bestaande medewerkers vullen met de medewerkercode. Hoe doe ik dat? 2.4 Waarom werkt Visma|raet niet automatisch alle UPi’s bij? 2.5 Mag ik de UPI wijzigen? 2.6 Wanneer er wordt gekozen voor het vullen van de UPI met de medewerkercode, wordt er dan gekeken of de medewerker al eerder in dienst is en dus al een UPI heeft? 2.7 Komt er een signaal dat er reeds een UPI bestaat voor een medewerker met dezelfde persoonsgegevens? 2.8 Vindt de Uniciteitscheck ook plaats bij externe koppelingen (bijvoorbeeld Workday of SAP) of via een workflow HRSS? 3. UPI en HR koppeling Youforce Gebruikers uitgebreid 3.1 Is het UPI dan nog per 1 september 2020 voor alle klanten verplicht? 3.2 Hoe weet ik of ik gebruik maak van de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling? 3.3 Wanneer wordt het UPI voor andere klanten verplicht? 4. UPI en de persoonslaag 4.1 Wat is het voordeel van de UPI en de nieuwe hierarchische laag persoon? 4.2 Wanneer de Wanneer je een persoon creëert, is die mutatie payrollgevoelig? 4.3 Hoe wordt de persoonslaag geactiveerd? 4.4 Waar moet ik op letten als ik de medewerkercode ga toepassen als UPI? 4.5 Indien er een anonieme medewerker is, zonder BSN, maar op een eerder dienstverband is wel een BSN. Wordt dan het BSN ook automatisch gevuld, of wordt het BSN bij de oude dienstverbanden verwijderd? 1. Algemeen 1.1 Waarom een UPI? Antwoord: Applicaties die integreren met HR Core business, kennen de laag Persoon. Applicaties hebben nu complexe logica nodig om een medewerker te vertalen naar een persoon. Om medewerkers te identificeren die dezelfde persoon zijn, is de UPI geïntroduceerd.  De UPI wordt al gebruikt in Self Service, voor het rehire-proces. Sinds de mei release wordt dit optioneel geleverd aan het portaal. In de (nabije) toekomst is het de Persoonsidentificatie voor: Verzuim 2.0 Employee Experience platform IAM API Generieke API’s 1.2 Wat is het verschil tussen UPI & Identity? Antwoord: De Identity wordt gebruikt ter Identificatie van de gebruiker.  Binnen de Youforce-omgeving wordt deze specifiek toegepast om een gebruiker te identificeren in het portaal voor onze Youforce-omgeving.  Identity wordt hiermee gebruikt om onderscheid tussen gebruikers te kunnen maken.  De UPI wordt gebruikt ter Identificatie van een persoon.  De UPI zorgt er voor dat medewerkers geïdentificeerd kunnen worden als 1 persoon. De UPI wordt gebruikt om (gekopieerde) medewerkers (persoon + contract) aan elkaar te koppelen, als dit dezelfde persoon betreft. 2. UPI vullen 2.1 Hoe vindt de huidige uniciteitscheck van de UPI plaats? Antwoord: De uniciteitscheck vindt plaats op basis van de achternaam en geboortedatum van de medewerker. Als de ingevoerde UPI al een keer voorkomt bij iemand met een andere achternaam en geboortedatum, resulteert de invoer in een foutmelding.  2.2 Hoe wordt de uniciteitscheck ondersteund bij tweelingen? De huidige uniciteitscheck op basis van achternaam en geboortedatum kan mogelijk fout gaan als tweelingen bij hetzelfde bedrijf werken. Welke oplossing wordt hiervoor voorzien? Antwoord: De uniciteitscheck zal uitgebreid worden met een check op het Burgerservicenummer (BSN) en als het BSN niet aanwezig is, wordt er gecheckt op achternaam. De verwachte uitlevering van deze functionaliteit staat nu gepland voor oktober.  2.3 Ik wil graag de UPI van mijn bestaande medewerkers vullen met de medewerkercode. Hoe doe ik dat?  Antwoord: Je kunt dit doen door de UPI bij te werken. Tot de release van september 2020 is het mogelijk dit te doen via het scherm Medewerkers. Na de release van september 2020 ga je hiervoor naar het scherm Wijzig UPI.  2.4 Waarom werkt Visma | Raet niet automatisch alle UPi’s bij? Antwoord: Veel klanten kennen al een identifier voor personen of hebben al een mechaniek om identieke medewerkers aan elkaar te koppelen. De identificatie die hiervoor gebruikt wordt, kan uitstekend toegepast worden op de UPI. Voor de klanten die niets hebben voorzien, is er de mogelijkheid de UPI te laten vullen met de medewerkercode en in de nabije toekomst met een unieke persoonscode. Bestaande medewerkers kunnen worden bijgewerkt door, bijvoorbeeld via import, het veld Bijwerken UPI te importeren. Let er wel op dat hier eventueel dubbele medewerkers in staan. Deze moeten handmatig de UPI van de originele medewerker krijgen. Zie ook 4.4. 2.5 Mag ik de UPI wijzigen? Antwoord: Het is niet de bedoeling dat de UPI van een medewerker wijzigt. Het kan echter voorkomen dat je een verkeerde UPI moet corrigeren. Hiervoor komt aparte functionaliteit.  2.6 Als er wordt gekozen voor het vullen van de UPI met de medewerkercode, wordt er dan gekeken of de medewerker al eerder in dienst is en dus al een UPI heeft? Antwoord: Bij deze medewerkers moet je initieel handmatig de UPI vullen. Er komt in de toekomst wel functionaliteit om deze UPI’s als voorgestelde waarde te kunnen ophalen op basis van het BSN.  2.7 Bij het automatisch genereren van de UPI wordt initieel nog niet gekeken naar bestaande UPI’ s bij dezelfde medewerkers. De UPI moet handmatig gecorrigeerd worden. Komt er een signaal dat er reeds een UPI bestaat voor een medewerker met dezelfde persoonsgegevens? Antwoord: Initieel zal dit nog via rapportages moeten plaatsvinden. Er zal wel in de nabije toekomst aan het terug kunnen geven van een reeds bestaande UPI bij dezelfde BSN als voorgestelde waarde. 2.8 Vindt de Uniciteitscheck ook plaats bij externe koppelingen, bijvoorbeeld Workday of SAP of via een workflow HRSS? Antwoord: Ja, de uniciteitscheck zal ook plaatsvinden wanneer de UPI via een import wordt ingevoerd of via HR Self Service.   3. UPI en HR koppeling Youforce Gebruikers uitgebreid 3.1 Is het UPI dan nog per 1 september 2020 voor alle klanten verplicht? Antwoord: Alleen voor klanten die de generieke IAM API gaan gebruiken, zal de UPI verplicht worden in de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling. Het portaal zal de UPI gaan gebruiken om unieke personen aan gebruikers te kunnen koppelen.  3.2 Hoe weet ik of ik gebruik maak van de koppeling Youforce Gebruikers Uitgebreid koppeling? Antwoord: Je kunt dit controleren door in HR Core Business naar het menu Instellingen > Gegevensuitwisselingen > Raet koppelingen HR te gaan. Als je in de lijst Youforce gebruikers uitgebreid selecteert, staat er een vinkje bij Automatische export. Als hier een vinkje staat, betekent dit dat je reeds gebruik maakt van de Youforce Gebruikers Uitgebreid interface.  3.3 Wanneer wordt het UPI voor andere klanten verplicht? Antwoord:  Voor klanten die gebruik maken van één (of meer) van de volgende oplossingen zal het UPI gevuld moeten zijn, alvorens te on boarden op de betreffende oplossing: Employee Experience platform IAM API (Public) API’s   Voor andere klanten wordt er met de introductie van de Persoonslaag, functionaliteit en gelegenheid geboden om unieke personen te definiëren en daarmee (gekopieerde) medewerkers als één persoon te herkennen. Over de datum waarop dit verplicht wordt, zal nog expliciet en tijdig worden gecommuniceerd. 4. UPI en de persoonslaag 4.1 Wat is het voordeel van de UPI en de nieuwe hiërarchische laag persoon? Antwoord: Het voordeel is dat de persoonslaag het koppelen van de persoonsgegevens van de medewerkers ondersteund. Zo kunnen aanpalende systemen, die vaak een eigen logica hebben om medewerkers te kunnen koppelen, in een uitvraag de persoonsgegevens en de onderliggende dienstverbanden, in de vorm van medewerkers ontvangen.  4.2 Als je een persoon creëert, is die mutatie payrollgevoelig?  Antwoord: We hebben met zorg getracht te voorkomen dat er met iedere persoonsupdate een herberekening zou plaatsvinden. Als echter een adreswijziging tussen medewerkers wordt gesynchroniseerd, kan het voorkomen dat er een nieuwe reiskostenberekening plaatsvindt. We zullen hier voorafgaand aan de ingebruikname van het Persoonsniveau over communiceren.  4.3 Hoe wordt de persoonslaag geactiveerd?  Antwoord: De persoonslaag zal eerst geactiveerd worden voor de klanten die gebruik gaan maken van de IAM API’s, gevolgd door andere generieke API’s. Als de persoonslaag breder uitgerold gaat worden, zal dit voor alle klanten beschikbaar worden gesteld. Met het oog op de timing en de eindejaarsactiviteiten die doorgaans extra druk op HR- en salarisadministratie leggen, wordt er de voorkeur aan gegeven de persoonslaag pas in het eerste kwartaal van 2021 voor alle klanten te activeren.  4.4 Waar moet ik op letten als ik de medewerkercode ga toepassen als UPI? Antwoord: Voordat UPI’s bijgewerkt kunnen worden, is het wenselijk om eerst de dubbele medewerkers te herkennen, zodat deze via dezelfde UPI aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Als de medewerkercode 1 op 1 zou worden doorvertaald naar de UPI, zou iedere medewerker 1 persoon worden, terwijl je wellicht wilt dat een dubbele, (gekopieerde) medewerker aan diezelfde persoon gekoppeld gaat worden.  4.5 Als er een anonieme medewerker is, zonder BSN, maar op een eerder dienstverband is wel een BSN. Wordt dan het BSN ook automatisch gevuld of wordt het BSN bij de oude dienstverbanden verwijderd? Antwoord: De nieuwste waarde, dus in dit voorbeeld de lege waarde, zal als actuele waarde gelden. In dit specifieke voorbeeld zal de nieuwe lege BSN in het meest extreme geval tot een nieuwe aangifte kunnen leiden van de medewerker met het eerdere dienstverband.  Voordat de conversie naar de Persoonslaag gestart wordt, is het dan ook ten zeerste te adviseren dat de laatste, actuele waardes correct zijn. Verder zullen we blijven investeren in gebruikersvriendelijkheid bij de data-invoer, waarbij ook specifieke vraagstukken over het BSN en het synchroniseren hiervan in ogenschouw worden genomen, evenals de wettelijke toepasbaarheid en gebruik van het BSN.  

Hier vindt u de opname van de webinar UPI & Personen

Hier vindt u de opname van de webinar UPI & Personen

Tijdens de Webinar Visma Raet Route Checker zijn een aantal vragen gesteld, hieronder de vragen en antwoorden. Vraag 1. Berekening reisafstand in Payroll Business Het berekenen van de reisafstand woon-werk verkeer vindt toch plaats op basis van de postcode? Antwoord Sinds vorig jaar zijn er een aantal zaken gewijzigd in de afstandsberekening van HR Core / Payroll Business. De afstand in meters wordt gebaseerd op postcode, huisnummer en huisnummer toevoeging. Zo is de berekende afstand zo nauwkeurig mogelijk. Vraag 2. Verkeersdrukte Wordt er bij het berekeneng van de afstand nog rekening gehouden met drukte op de weg? Antwoord Nee, de route wordt altijd berekend op basis van de maximale snelheid die overdag geldt en houdt geen rekening met verkeersdrukte. De berekening gaat uit van de route die je doorgaans kan rijden als er geen verkeer is en je niet om moet rijden. Vraag 3. Zelf bepalen eisen aan berekenen route Kun je zelf instellen of er rekening wordt gehouden met bijvoorbeeld het ontwijken van een pont? Antwoord Nee. Je kunt niet zelf parameters instellen voor het al dan niet vermijden van tol, een pont of de snelweg. Vraag 4. Extra opties toevoegen in de Route Checker Kan je aan een Bestemming een waardelijst koppelen (bijvoorbeeld met vestigingen)? Antwoord Nee. Op dit moment is dat nog niet mogelijk. We vinden het wel een zeer goede suggestie en gaan de mogelijkheden onderzoeken. Vraag 5. Module Is dit een standaard module of moet je dit apart aanvragen? Antwoord Dit is geen standaard module. Als je deze nieuwe module wilt gaan gebruiken, kun je contact opnemen met je Accountmanager.

Tijdens de Webinar Wet Arbeidsmarkt in Balans - Transitievergoeding zijn een aantal vragen gesteld, onderstaand de vragen en antwoorden vanuit Payroll Business. Vraag 1. Berekening tijdsduur dienstverband en stage. Vraag 2. Grondslagen voor berekening bij minder dan 1 of 3 jaar in dienst. Vraag 3. Hoe is de berekening bij een vier weken verloning Vraag 4. Automatisch berekenen van Transitievergoeding Vraag 5. Historische datum in dienst Vraag 6. Grondslagen vullen voor de berekening Vraag 7. Sturing via HR-Self Service Vraag 8. Kopiëren medewerker voor TR vergoeding over bedrijven heen. Vraag 9. Scherm velden bij Transitievergoeding Vraag 10. Vrije velden toepassen Vraag 11. Rapporten en toepassing van de groene tabel Vraag 12. Voor welk type medewerker geldt de transitievergoeding Vraag 13. Geldigheid van elementen Vraag 14. Vakantiegeld berekening Vraag 15. Overzetten van bedrijf naar nieuw bedrijf of Nieuw bedrijf Vraag 16. Samenvoeg Regeling ZVW toepassen Vraag 17. Aantal stroken en jaaropgaven Vraag 18. Compensatie transitievergoeding Vraag 19. Medewerkers jonger dan 18 die minder dan 12 uur per week werken Vraag 20. Persoonlijk budget (PKB) Vraag 21. Berekening grondslag bij oproep medewerkers/flex medewerkers Vraag 22. Proforma berekening voor transitievergoeding Vraag 23. Contracturen verlies Vraag 1. Berekening tijdsduur dienstverband en stage. Bij de berekening van de tijdsduur in dienst wordt in eerste instantie gesproken over alleen de werkelijke tijdsduur in dienstverband, echter indien een medewerker start als een stagiaire, moet de ingangsdatum van de stage ook worden meegenomen in de berekening. Antwoord We zullen dit meenemen in de productcommunicatie, zoals release notes en online Help. HEt is echter niet in alle gevallen mogelijk om in Payroll business meerdere dienstverbanden correct te bepalen, hiervoor kunnen de velden afwijkende jaren, maanden en dagen gebruikt worden om de juiste waarden op te geven. Vraag 2. Grondslagen voor berekening bij minder dan 1 of 3 jaar in dienst. Hoe wordt de berekening van de verschillende grondslagen bepaald wanneer een medewerker korter dan een jaar in dienst is om te komen tot een jaarbedrag (respectievelijk 3 jaar) Antwoord Payroll business kijkt naar de werkelijke bedragen in de grondslag die opgehaald kunnen worden, voor de tijdsduur dat de medewerker in dienst is en dat er een betaling op een van de emolumenten is geweest. Voor de grondslagen over een jaar zegt de wetgever dat de grondslag gedeeld moet worden door 12 en daar wordt weer 1/3e van berekend. Voor de grondslag Variabele looncomponenten, moet de waarde over 3 jaar worden opgehaald en dit bedrag gedeeld worden door 36 ( 3 jaar van elk 12 maanden) ook hiervan wordt weer 1/3e genomen. Daar waar de medewerker korter in dienst is, zal de deling zijn door de werkelijke aantal maanden in dienst. Vraag 3. Hoe is de berekening bij een vier weken verloning In de Webinar wordt gesproken over delen door maanden, hoe zit dit bij een vier weken verloning. Antwoord De wetgever spreekt expliciet over berekening naar maandbedragen, anders gezegd, jaarbedragen gedeeld door 12, of indien van toepassing gedeeld door 36 (3 jaar van 12 maanden). Ook het terugkijken naar historie wordt bepaald over de maand voorafgaand van het uit dienst gaan en dan 12 maanden terug kijken. In Payroll Business houdt het in bij 4 weken verloning, dat we 13 perioden terug kijken en het jaarbedrag dan weer delen door 12. Voor het vaste salaris zullen we het periode inkomen vermenigvuldigen met 13 en weer delen door 12. Vraag 4. Automatisch berekenen van Transitievergoeding Wat wordt het proces voor het automatisch bepalen en betalen van een transitievergoeding tegen de juiste fiscale parameters, indien een medewerker niet meer handmatig gekopieerd hoeft te worden. Antwoord Vanaf de tweede kwartaal zal het uitbetalen van de transitievergoeding tegen groene tabel binnen dezelfde bedrijf het niet meer nodig zijn om een medewerker te kopiëren. Binnen payroll business wordt automatisch een nieuw IKV nummer aangemaakt en een nieuw contract. Het nieuwe IKV is voor de belastingaangifte, het nieuwe contract wordt gebruikt voor het apart houden van de uitbetaling van de Transitievergoeding tegen groene tabel. Dit tweede contract heet in Payroll Business een ‘nevencontract’ Vraag 5. Historische datum in dienst Wordt voor de berekening van de transitievergoeding de historische datum in dienst meegenomen. Antwoord Ja, de generieke naam voor het gegevenselement Historische datum in dienst is Datum in dienst organisatie. Op bedrijfsniveau kan worden ingericht of deze datum moet worden toegepast voor de berekening, of de datum in dienst gegevenselement. Mocht onverhoopt bij een medewerker de oorspronkelijke datum in dienst niet gevuld zijn, dan wordt automatisch gekeken naar het veld datum in dienst. Wanneer er voor bepaalde medewerkers het veld historisch datum in dienst is gevuld, bij de overige medewerkers niet (bijvoorbeeld alleen bij medewerkers die starten als stagiaires), dan is het raadzaam om de generieke instelling op historische datum in te stellen, bij die medewerkers bij wie de historische datum dan niet gevuld is, zal de datum in dienst over worden genomen. Vraag 6. Grondslagen vullen voor de berekening Voor de berekening van de transitievergoeding wordt een viertal grondslagen gemaakt: Salaris Vaste looncomponenten Onafhankelijke looncomponenten Variabele looncomponenten Vraag 1: Kunnen we als eindgebruiker zelf looncomponenten toevoegen aan grondslagen? Vraag 2: Als er sprake is van andere looncomponenten, bijvoorbeeld tantième in plaats van bonus. Kan deze dan worden toegevoegd. Vraag 3: Is het mogelijk om de grondslagen in te richten op bedrijfsniveau. Antwoord Ja, elk grondslag wordt vrij in te richten voor alle klanten en bedrijven. Antw. 1: Indien een bepaald toeslag tot het salaris behoort, dan kan die in de grondslag Salaris worden meegenomen. Antw. 2:Eigen gebruikte looncomponenten vanuit regelingen of vrije looncomponenten kunnen aan grondslagen worden toegevoegd. Antw. 3: Alle grondslagen in Payroll Business kunnen worden ingericht op Klant- en bedrijfs cao niveau, zo ook op bedrijfs- en klantniveau. Vraag 7. Sturing via HR-Self Service Kan de berekening voor de transitievergoeding vanuit HR selfservice worden aangeleverd/ aangestuurd. Antwoord Ja, in principe wel. Elk gegevenselement in Payroll Business kunnen worden toegevoegd aan een formulier van HR-Selfservice binnen een workflow. Vraag 8. Kopiëren medewerker voor TR vergoeding over bedrijven heen. Als we als bedrijf ervoor kiezen om een transitievergoeding niet in de zelfde bedrijf te berekenen en uit te betalen, kan de transitievergoeding via kopiëren medewerker dan nog worden toegepast om de betaling te doen in een ander bedrijf. Antwoord Zeker, binnen de functionaliteit van kopiëren medewerker kun je kiezen om een medewerker te kopiëren naar een ander bedrijf (wel binnen dezelfde klant). Het is ook mogelijk om gewoon via de wizard nieuw medewerker een medewerker toe te voegen, binnen het ander bedrijf, hier zullen dan niet de instellingen voor de juiste tabel e.d. worden vooringevuld. Aandachtspunt hier is wel dan bij het berekenen van de transitievergoeding, er dan geen grondslag resultaten zullen zijn bij de nieuwe medewerker binnen het nieuwe bedrijf. Vraag 9. Scherm velden bij Transitievergoeding Binnen het scherm transitievergoeding staat reden uit dienst, zo ook het veld dienstverband indicatie. Indien een medewerker uit dienst gaat, moet dan het uit dienst melden en de reden uit dienstverband 2x worden vastgelegd. Deze twee gegevens staan ook in de scherm medewerker. Antwoord Nee, de gegevens elementen die op de transitievergoeding scherm staan, zijn gelijk aan de gegevenselementen op het scherm medewerker. Bij Payroll business moeten we nog een uitspraak doen of de uit dienst proces helemaal naar de transitievergoeding scherm gaat. In de menu zal het komen te staan onder Medewerker – Instroom, waarbij instroom wordt hernoemd naar Instroom/Uitstroom. Vraag 10. Vrije velden toepassen Wordt bij het bepalen van de transitievergoeding en de duur van de dienstverband ook gekeken naar vrije velden? Antwoord Payroll business is een generiek rekenmachine die gebruik maakt van alle generieke gegevens elementen. Vrije velden worden door eindgebruikers zelf aangemaakt met de betekenis die alleen voor die eindgebruiker duidelijk is. Dit is waarom vrije velden niet kan worden gebruikt bij de berekening van de transitievergoeding. Vraag 11. Rapporten en toepassing van de groene tabel Wanneer de transitievergoeding volautomatisch wordt berekend zullen er twee contracten berekend toegepast worden, de eerste voor de reguliere verloning tegen witte tabel, de tweede voor de transitievergoeding tegen groene tabel Zal in de rapporten over deze verschillende kleur tabellen zichtbaar zijn Antwoord Ja, de payroll element waarin staat welk tabel is toegepast zal op IKV niveau verschillend worden zichtbaar gemaakt in het rapport met payroll elementen. Vraag 12. Voor welk type medewerker geldt de transitievergoeding De Transitievergoeding wordt in principe voor alle medewerkers uitbetaald die ontslagen worden. Alleen bij onderstaande redenen vervalt de transitievergoeding recht. Ontslag nemen (werknemer neemt zelf ontslag) Ontslag met wederzijds goedvinden (werkgever en werknemer stemmen samen in om het contract te ontbinden) Het bereiken van de AOW gerechtigde leeftijd /met pensioen gaan Kunnen medewerkers worden uitgesloten voor het berekenen van de transitievergoeding Antwoord Het blokkeren van de berekening van de transitievergoeding op basis van type medewerker zal niet mogelijk zijn, wel is het mogelijk om per medewerker de berekening van de transitievergoeding uit te zetten. De reden uit dienst zal in eerste instantie wel bepalend zijn voor de uitbetaling van de transitievergoeding. Vraag 13. Geldigheid van elementen Zijn de vervangende waardes voor de grondslagen van de transitievergoeding van het soort geldigheid vast. Antwoord Nee, alle elementen zijn periode elementen. Vraag 14. Vakantiegeld berekening In de grondslag voor de reguliere vakantietoeslag berekening zitten ook looncomponenten voor suppleties. Welke methode wordt toegepast. Antwoord Wanneer de transitievergoeding wordt berekend, gaat deze uit van dezelfde grondslag. In principe gaan we volgens de peil methode kijken naar het ‘te reserveren’ bedrag per periode en rekenen dit om naar 1/12e deel van een jaarbedrag. Vraag 15. Overzetten van bedrijf naar nieuw bedrijf of Nieuw bedrijf Wanneer een bedrijf nieuw begint met het verwerken van de salaris in Payroll Business of een bedrijf wordt overgezet naar een nieuw bedrijf, is er geen historie om automatisch de transitievergoeding te berekenen. Kunnen de grondslagen worden ingelezen? Antwoord Indien er sprake van een volledig nieuw payroll administratie in Payroll Business, zal de gebruik gemaakt moeten worden met de vervangende waarden: Vaste looncomponenten: jaarbedrag Variabele looncomponenten: Het totaalbedrag over 3 jaren Onafhankelijke looncomponenten: Jaarbedrag Salaris: Maand salaris Indien er sprake is van een bedrijf die overgaat naar een nieuwe bedrijf, dan zal de berekende waarde vanuit het oude bedrijf (de grondslagen) geïmporteerd kunnen worden. Vraag 16. Samenvoegregeling ZVW toepassen Wanneer we transitievergoeding volledig berekenen en er automatisch een nieuw contract en IKV wordt aangemaakt, worden de sociale premies (zoals ZVW en WW) over de contracten heen berekend (op medewerker niveau). Wordt de samenvoeg regeling ZVW ook automatisch berekend bij de aanmaak 2e contract. Antwoord Nee, omdat het nieuwe contract al bij de bestaande medewerker wordt aangemaakt, hoeft er niet ‘samengevoegd’ te worden. De berekening van de sociale premies gaat over alle contracten heen bij de medewerker. Vraag 17. Aantal stroken en jaaropgaven Hoeveel stroken worden er gemaakt bij het betalen van de transitievergoeding op een separaat IKV en contract bij een zelfde medewerker Hoeveel jaaropgaven worden er gemaakt bij het betalen van de transitievergoeding op een separaat IKV en contract bij een zelfde medewerker Antwoord Er wordt twee pagina’s afgedrukt wanneer de transitievergoeding wordt betaald naast een reguliere betaling. Er wordt één jaaropgave aangemaakt met separaat het loon volgens de groene tabel en het loon volgens de witte tabel. Vraag 18. Compensatie transitievergoeding Wanneer een medewerker meer dan 2 jaar ziek is, kan de medewerker worden ontslagen. De medewerker krijgt dan recht op een transitievergoeding. De werkgever kan dan een aanvraag indienen bij het UWV voor compensatie bij ontslag wegens langdurige ziekte (regeling gaat in per 1 april 2020) Is de vastlegging van de gegevens voor de berekening van de transitievergoeding voldoende om een compensatie op te vragen Antwoord Nee, Payroll business berekend alleen de waarde van de transitievergoeding zelf op basis van de gegevens die bekend zijn in de payroll. De vastlegging inzake langdurig ziek zijn en minimale vereisten die hiervoor nodig zijn, liggen buiten het bereik van de transitievergoeding berekening. Vraag 19. Medewerkers jonger dan 18 die minder dan 12 uur per week werken Een medewerker die jonger is dan 18 en die minder werkt dan 12 uur per week, krijgt bij ontslag geen transitievergoeding . Ook voor de bepaling van de grondslag geldt dat de duur dat medewerker jonger was dan 18 en minder dan 12 uur werk, dat deze niet hoeft worden meegenomen in de bepaling van de tijd dat de medewerker in dienst is geweest. Antwoord In payroll business zullen we kijken naar de datum in dienst en leeftijd, wanneer de medewerker jonger is dan 18 jaar en de uren is lager dan 12 uur per week, wordt er geen transitievergoeding uitbetaald. Mocht er sprake zijn van verschillende contracten in de tijd waarbij de contracturen in de loop van de tijd is gewijzigd, kan het zo zijn dat de duur van de dienstverband zelf berekend moet worden en ingevuld worden in de velden afwijkende dagen, maanden en jaren. Vraag 20. Persoonlijk budget (PKB) Wanneer er een persoonsbudget systematiek wordt gebruikt voor de uitbetaling van de maandelijkse salaris en dit is inclusief bijvoorbeeld vakantiegeld is dit niet generiek een looncomponent voor de berekening van de transitievergoeding. Antwoord Wanneer het persoonsbudget op een apart looncomponent wordt uitbetaald, kan dit looncomponent in de grondslag basisloon worden opgenomen. Dan geldt het persoonlijk budget (salaris met vakantietoeslag) als het laatst genoten inkomen waarover transitievergoeding wordt berekend). Vraag 21. Berekening grondslag bij oproep medewerkers/flex medewerkers Niet alle medewerkers die verloond worden, ontvangen een vast salaris. Veel medewerkers ontvangen een salaris op basis van gewerkte uren. Hoe gaat de transitievergoeding dit berekenen. Antwoord Bij oproep medewerkers wordt een jaar teruggekeken naar de grondslag basisloon (Arbeidsvoorwaarde Salaris variabel) voor 1 jaar, startend een maand voor de datum uit dienst. Indien een medewerker 16 april uit dienst gaat, zal Payroll business vanaf Maart 12 maanden terug kijken. Vraag 22. Proforma berekening voor transitievergoeding Zal proforma ingezet kunnen worden voor het berekenen van de transitievergoeding. Antwoord In payroll business kan voor testdoeleinden of proforma doeleinden het veld prognose datum uit dienst worden gevuld. Dan wordt er een transitievergoeding berekend en weggeschreven in het gegevenselement voorstel transitievergoeding. Dit bedrag zal niet automatisch worden betaald, het berekend bedrag is op te vragen via een mutatie verslag of terug te zien op het scherm voorstel transitievergoeding. Vraag 23. Contracturen verlies Indien een medewerker een vast contract heeft van 40 uur en dit worden er minder, kan dan de transitievergoeding ook worden berekend. Antwoord In principe is het verlagen van uren niet een ontslag. Er is eerder door de Hoge Raad uitgesproken dat er bij urenvermindering slechts sprake is van een aanpassing van de arbeidsovereenkomst (en niet van ontslag) en derhalve geen recht op een transitievergoeding. Payroll business heeft de ontslagdatum nodig om de transitie vergoeding te bepalen ten behoeve van de bepaling van de duur van het dienstverband te bepalen. De hoge raad heeft echter bepaald dat wanneer een werknemer minder dient te gaan werken na langdurige ziekte of gewijzigde bedrijfseconomische omstandigheden, er wel recht op een gedeeltelijke transitievergoeding ontstaat.

De vragen uit de webinar Wet Arbeidsmarkt in Balans - WW Premiedifferentiatie zijn hier gebundeld terug te vinden.  Vraag 1. Herleiding en conversie van de nieuwe contractvelden Vraag 2. Contractwisselingen, bijvoorbeeld van oproepovereenkomst naar vast Vraag 3. WW Herziening Vraag 4. Gewerkte uren in rapport WW Herziening Vraag 5. Overschrijding 30% in signaleringsverslag Vraag 6. Overschrijding 30% bij contractwissel Vraag 7. Bedrijfswissel en herziening Vraag 8. Overschrijding 30% uren bij medewerker jonger dan 21 jaar, bepaalde tijd en minder dan 12 contracturen Vraag 9 . TWK en toepassing WW premie Vraag 10. Conversie van de oproepovereenkomst Vraag 11. Oproepovereenkomst en afleiding na 1 januari 2020 Vraag 12. Default waarde oproepovereenkomst Vraag 13. Aanpassing journalisering   Vraag 1. Herleiding en conversie van de nieuwe contractvelden Op het contractscherm zijn de velden “Bepaalde tijd/onbepaalde tijd”, Schriftelijke “Arbeidsovereenkomst ja/nee” en “Oproepovereenkomst ja/nee” toegevoegd.  Dient de herleiding van de velden Onbepaalde tijd (O) of Bepaalde tijd (B) op een nieuwe plek plaats te vinden, of hebben we dit vanuit de  ‘oude’ velden herleid? Antwoord De conversie wordt automatisch gedaan. Voor het gegevenselement Bepaalde, of Onbepaalde tijd stond voorheen een “O” of een “B”. De wetgeving verwacht nu daarvoor een “Ja” of een “Nee”.  De conversie van de “O’ naar een “Ja” wordt door Visma|Raet automatisch voor de klanten gedaan. Vraag 2. Contractwisselingen, bijvoorbeeld van oproepovereenkomst naar vast Hoe gaat Visma|Raet om met de conversie op het moment dat er een contractwisseling heeft plaatsgevonden? Bijvoorbeeld van een oproepovereenkomst naar vast?  Antwoord Voor de conversie hebben we de situatie van november als uitgangspunt genomen. Dit is in de release van november opgeleverd. Toen is er gekeken naar de situatie zoals het in november was en op basis daarvan is geconverteerd. Mocht er in de loop van de tijd toch nog iets veranderen, dan is het van belang dat zelf bij te houden op de gebruikelijke wijze via het scherm Contract.   Vraag 3. WW Herziening Per welke datum dient de herziening opgegeven te worden?  Antwoord De herziening dient met TWK per in dienst datum ingevoerd te worden Voorbeeld: Medewerker komt iin dienst komt per 1 januari 2020 en gaat per 15 februari 2020 weer uit dienst. Er wordt niet voldaan aan de minimum van 2 maanden in dienst, waardoor er herziening plaats moet vinden. Dit kan via het element WW herzien op het scherm Loonheffingen.    Vraag 4. Gewerkte uren in rapport WW Herziening Het concept rapport voor de WW herziening met betrekking tot 30% overschrijding contracturen, zoals getoond in de webinar toont nu de omschrijving gewerkte uren. Kan de omschrijving worden aangepast naar verloonde uren?  Antwoord Het rapport zoals getoond is slechts nog een concept. De kolomnaam dient inderdaad de verloonde uren als omschrijving te krijgen.   Vraag 5. Overschrijding 30% in signaleringsverslag Kan de melding rondom de overschrijding van 30% van de contracturen ook in het signaleringsverslag worden opgenomen? Antwoord Dit behoort tot de mogelijkheden. Er zal onderzocht worden hoe groot de behoefte is om dit generiek op te lossen. Daarnaast wordt er gekeken hoe het rapport op een effectieve manier aangeboden kan worden. Initieel zal dit aangeboden worden om periodiek te raadplegen op overschrijding van 30% van de contracturen.   Vraag 6. Overschrijding 30% bij contractwissel Wanneer er contractwissels plaatsvinden, hoe is dan de overschrijding van 30% van de contracturen te controleren en relatie tot het (gewisselde) contracttype. Antwoord Per 1 januari 2020 zal Payroll business de uren overschrijding gaan bijhouden. Mocht er voor die tijd een contractwissel hebben plaatsgevonden, dan is het zaak per 1 januari te controleren of de gegevens van het contract en de toegepast WW premie juist geregistreerd staan.    Vraag 7. Bedrijfswissel en herziening Wanneer er sprake is van een bedrijfswissel (tussen 2 juridische entiteiten) binnen 2 maanden na indiensttreding van de medewerker, dient er dan ook een herziening plaats te vinden? Antwoord Er is alleen sprake van een herziening als bij de bedrijfswissel sprake is van een einde van het dienstverband.    Vraag 8. Overschrijding 30% uren bij medewerker jonger dan 21 jaar, bepaalde tijd en minder dan 12 contracturen De overschrijding van uren met meer dan 30% van de contracturen geldt bij een onbepaalde tijd contract. Wat gebeurt er wanneer er meer uren voor een medewerker jonger dan 21 met een bepaalde tijd contract met minder dan 12 uur, waarbij zonder overschrijding laag tarief ww premie op wordt toegepast. Antwoord Per periode wordt bekeken of de toets om in aanmerking te komen voor de toepassing van de ww premie tegen laag tarief. Wanneer dit voor die periode niet meer van toepassing, wordt in dit voorbeeld ww premie tegen hoog tarief toegepast. Bijvoorbeeld medewerker, 20 jaar, maandverloning werkt in januari 40 uur, maar in februari 80 uur, dan geldt voor januari ww premie tegen laag tarief, voor februari zou dan hoog tarief gelden. In februari voldoet de conditie minder dan 52 uur per maand niet meer, dus wordt voor die periode hoog tarief toegepast.    Vraag 9 . TWK en toepassing WW premie Hoe gaat payroll business om als er met TWK wordt gecorrigeerd over een periode? Bijvoorbeeld in periode 3 wordt iemand gecorrigeerd van origineel 40 uur, dus toepassing ww premie laag, naar actueel 60 uur zou ww premie hoog moeten zijn. Wordt dit automatisch toegepast door Payroll business, of dient dit handmatig aangepast te worden? Antwoord Payroll business past dit automatisch toe. Zoals we ook van andere TWK mutaties gewend zijn, berekent Payroll business wat de nieuwe situatie is en dus ook hoe toegepast had moeten worden en wordt daarmee automatisch de voorgaande berekening gecorrigeerd.   Vraag 10. Conversie van de oproepovereenkomst De oproepovereenkomst wordt afgeleid voor de conversie. Wordt deze toegepast als er sprake is van variabel loon? Antwoord Bij de uitgevoerde conversie wordt er gekeken naar welke arbeidsvoorwaardenvariant van toepassing is, dus als dat salaris variabel is, of netto uurloon op basis van de volgende afvraging:    Geen oproepovereenkomst, als  Soort inkomen één van de volgende  waarden bevat  - 11 Loon ambtenaar (Ambt. wet 1929) ;  - 13. Loon directeur NV/BV werkn. verz. ;  - 15: Loon, overig) bevat  en Salaris één van de volgende waarden bevat - 0001 Salaris (vast bruto) ;  - 0004 Salarisschaal ;  - 0006 Netto Salarisschaal ;  - 0007 Salaris obv loonkosten (vast))    Oproepovereenkomst = Ja (j), als Soort inkomen één van de volgende  waarden bevat  - 11 Loon ambtenaar (Ambt. wet 1929) ;  - 13. Loon directeur NV/BV werkn. verz. ;  - 15: Loon, overig) bevat   en Salaris, éé, van de de volgende waarden bevat  - 0002 Uurloon ;  - 0003 Netto uurloon;   - 0005 Dagloon; - 0008 Salaris obv loonkosten variabel"   Vraag 11. Oproepovereenkomst en afleiding na 1 januari 2020 Als ik nu een oproepovereenkomst met ingangsdatum 1 januari 2020 invul, wordt dit dan ook afgeleid van het salaris? Antwoord Nee, vanaf heden, na de conversie in november, dienen bij de invoer, handmatig, de juiste contractvelden ingevoerd te worden. Dus in dit geval dient “ja” bij het veld “Oproepovereenkomst” ingevuld te worden.    Vraag 12. Default waarde oproepovereenkomst Kan ik de default waarde “nee” van oproepovereenkomsten aanpassen? Antwoord Ja dit kan, bijvoorbeeld bij bedrijven die veel oproepkrachten hebben, kan de standaardwaarde voor dit bedrijf aangepast worden.   Vraag 13. Aanpassing journalisering Wat dient er te gebeuren voor de journalisering? Antwoord We berekenen 3 nieuwe matrixkolommen, respectievelijk hoog, laag en herzien. Deze gegevens dienen ook in de journaliseringmodule toegevoegd te worden, waarbij de oude WW komt te vervallen. 

Om de kwaliteit van het geluid van de webinaropname te waarborgen, wordt hierbij een eerdere opname van de webinar beschikbaar gesteld.

Tijdens de Webinar Wet Arbeidsmarkt in Balans - Transitievergoeding zijn een aantal vragen gesteld, onderstaand de vragen en antwoorden vanuit Payroll Business. Vraag 1. Hoe check je als werkgever of het kind erkend is? Vraag 2. De wettelijk 70% doorbetaling van het aanvullend geboorteverlof houdt rekening met het minimumloon? A Vraag 3. Komt er een best practice workflow voor Self Service Vraag 4. Klant kan aangeven dat de uitkering naar de werknemer overgemaakt moet worden. Hoe gaat dit werken in Payroll Business? Vraag 5. Zullen uren verloners ook ondersteund worden? Vraag 6. Wordt er bij de verrekening rekening gehouden dat je altijd het minimum equivalent van het minimumloon moet betalen? Vraag 7. Loopt de wettelijke opbouw van verlof gewoon door tijdens het aanvullend geboorteverlof? Vraag 8. Loopt de pensioenopbouw door tijdens het aanvullend geboorteverlof? Vraag 9. Kan het rekenvoorbeeld toegelicht worden? Vraag 10. Dient er een dubbele IKV aangemaakt te worden in 2021? Vraag 1. Hoe check je als werkgever of het kind erkend is? Antwoord De memorie van toelichting, dossier 34 967 IV Inwerkingtreding, a. (Aanvullend) geboorteverlof zegt het volgende: “Het UWV zal op basis van gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) controleren of er een kind geboren is en of het kind ook is bijgeschreven op het adres van de verlofganger. Als dat niet het geval is kan UWV desgewenst nadere gegevens opvragen ter controle. Controle vindt nu ook plaats bij het verstrekken van de zwangerschaps- en bevallingsverlofuitkering. Verder zal UWV om controle op misbruik van de regeling mogelijk te maken, moeten kunnen beschikken over het Burgerservicenummer (BSN) van het kind en dit moeten kunnen registreren.’’  Vraag 2. De wettelijk 70% doorbetaling van het aanvullend geboorteverlof houdt rekening met het minimumloon? Antwoord De wettelijke doorbetaling van 70% kan ertoe leiden dat er onder het minimumloon betaald wordt door het UWV. Artikel artikel 4:2a van de Wet Arbeid en Zorg geeft hier namelijk het volgende antwoord: 1.Nadat de werknemer het geboorteverlof, bedoeld in artikel 4:2, heeft opgenomen, heeft hij gedurende een tijdvak van zes maanden, te rekenen vanaf de eerste dag na de bevalling, recht op aanvullend geboorteverlof zonder behoud van loon. De uitkering waar de werknemer recht op heeft, staat in artikel 4:2b De uitkering bedraagt per dag 70% van het dagloon van de in het eerste lid bedoelde werknemer, doch ten hoogste 70% van het bedrag, bedoeld in artikel 17, eerste lid, van de Wet financiering sociale verzekeringen, met betrekking tot een loontijdvak van een dag. Werknemers op, of net boven, het minimumloonniveau komen hiermee net op of onder bijstandsniveau. Wat betekent dat ze hier eigenlijk niet aan mee kunnen doen.  Wel hebben we al gezien dat sommige werkgevers in de CAO hebben bepaald dat er aangevuld wordt, tot soms zelfs wel 100%.  Vraag 3. Komt er een best practice workflow voor Self Service Antwoord Ja die komt er. Houd de overkoepelende communicatie in de gaten voor informatie hierover.  Vraag 4. Klant kan aangeven dat de uitkering naar de werknemer overgemaakt moet worden. Hoe gaat dit werken in Payroll Business?  Antwoord Er is de mogelijkheid in Payroll Business om aan te geven of de UWV uitkering aan de werknemer of werkgever uitbetaald wordt. De primaire focus van Payroll Business zal liggen op uitbetaling aan de werkgever. We hanteren hierbij de 80/20 regel. Waarbij de meerderheid via de werkgever zal verlopen.  Vraag 5. Zullen uren verloners ook ondersteund worden?  Antwoord Ja, zij hebben immers ook recht op het aanvullend geboorteverlof.  Vraag 6. Wordt er bij de verrekening rekening gehouden dat je altijd het minimum equivalent van het minimumloon moet betalen? Antwoord Zie hiervoor ook het antwoord op vraag 2. Vraag 7. Loopt de wettelijke opbouw van verlof gewoon door tijdens het aanvullend geboorteverlof? Antwoord Ja, aanvullend geboorteverlof (en langdurend zorgverlof) vormen een uitzondering op de verlofopbouw voor ontbetaald verlof. Voor Aanvullend Geboorteverlof loopt de opbouw van het verlof gewoon door. Vraag 8. Loopt de pensioenopbouw door tijdens het aanvullend geboorteverlof? Antwoord Pensioenregelingen verschillen per sector en per bedrijf. Informeer daarom bij uw werkgever of pensioenfonds naar de gevolgen van onbetaald verlof voor uw pensioen Vraag 9. Kan het rekenvoorbeeld toegelicht worden? Antwoord Het rekenvoorbeeld:  Voorbeeld  medewerker A.G. Wieg Dagen voor berekening dagloon = Werkdagen afrekenjaar Jaar heeft 261 werkdagen Bedrijfsuren = 40 uur per week Doorbetalingspercentage = 70% Werkt 5 dagen per week, 40 uur 20% verlof,  dit komt overeen met 8 uur per week bij 40 uur werken. Loon = 5.200 euro Aanvullend geboorteverlof over 20% van 5.200 euro 70% doorbetaling, geen max dagloon  Opgenomen verlof: 5.200  * 20% = 1.040 Korting op inkomen (100% - 70%) * 1.040 = 312  70% doorbetaald, oftewel 30% gekort.  Totaal doorbetaling salaris + opgenomen verlof: 5200 - 312 = 4.888,- Vraag 10. Dient er een dubbele IKV aangemaakt te worden in 2021? Antwoord De verwachting is dat voor het aanvullend geboorteverlof een nieuwe inkomstenverhouding gaat gelden. We zullen u op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de vereisten van nieuwe inkomstenverhoudingen.