Tips & Tricks 20: Gebruikersaccount aanmaken via taak

[#1]

Er komt een nieuwe collega in dienst. Deze collega heeft bij indiensttreding toegang nodig tot Visma.net HRM. Maar je moet er maar net aan denken om het gebruikersaccount aan te maken.

Gelukkig kan een Workflow plus taak je hierbij helpen. 

Met behulp van deze taak krijg je automatisch het scherm voor je waarbij je het gebruikersaccount kunt aanmaken. Je hoeft er dus niet zelf meer aan te denken.

Velen van jullie hebben dit al ingericht, maar voor degenen die dit (nog) niet hebben gedaan volgt hier een beschrijving van de inrichting.

Gebruikersaccount aanmaken via taak vanuit Workflow plus

In Workflow Plus kan een procedure worden ingericht, met daarin een taak voor het aanmaken van een gebruiker. De procedure kan automatisch worden gestart zodra een nieuwe werknemer is ingevoerd.

Hieronder de stappen in hoofdlijnen, om dit in te richten:

Ga naar “Workflow Plus - Onderhoud - Taken”.

Hier kan je een nieuwe taak maken/toevoegen (door de rechtermuisknop te gebruiken).
Kies bij het maken van de taak voor de actie “Gebruiker bijwerken\aanmaken”.

Nadat de taak is aangemaakt, kan de taak worden toegevoegd aan een procedure. Ga hiervoor naar “Workflow Plus > Onderhoud > Procedures”.
Hier kan je een nieuwe procedure aanmaken of een bestaande procedure bewerken.

Zorg ervoor dat bij het maken van de procedure bij de optie “Berichtgeving beschikbaar in:” is gekozen voor alle modules of voor de module persoonsgegevens.

Bij een procedure, (bij een nieuwe procedure nadat op toepassen is geklikt) kan je kiezen voor het tabblad “Proceduredetails”. Op dit tabblad kan een taak worden toegevoegd.

Bij het toevoegen van een taak, moet worden aangegeven aan wie de taak moet worden toegewezen. Bijvoorbeeld de rol HRM.

Nadat de Workflow Plus procedure is gemaakt, kan bij “Persoonsgegevens > Onderhoud > Soorten aanstellingen & acties” de workflow plus procedure worden gekoppeld aan de actie “Nieuwe werknemer”.

Bij de optie “Workflow plus Nieuwe werknemer” koppel je de gewenste procedure. Dit workflow plus proces wordt automatisch gestart als de nieuwe medewerker is aangemaakt en goedgekeurd. 

En daarmee verschijnt dan ook de taak voor het aanmaken van een gebruikersaccount op de lijst van de gekozen gebruiker(s)!