Kennisbank Visma.net HRM

In het E-dossier is veel informatie op het scherm te zien.  Zowel in het overzicht wordt informatie getoond als bij acties, zoals bijvoorbeeld het toevoegen van een document.  Maar niet alle informatie is even relevant. Wellicht staan er velden aan die nooit gebruikt worden.  Instellingen velden E-dossier Het is mogelijk om per kolom aan te geven of je dit wilt weergeven/gebruiken. Dit wordt ingericht op bedrijfsniveau. Als je dit aanpast is het direct van toepassing voor alle gebruikers.   Niet gebruikte velden kunnen worden uitgevinkt bij EDossier - Onderhoud - Instellingen bij ‘Velden weergeven in E-Dossier’.     Dit maakt het overzicht en het uitvoeren van acties in het E-dossier direct wat gebruiksvriendelijker!    

Het lukt niet om in te loggen in de app! Dit kan uiteraard verschillende oorzaken hebben. Soms komt dat doordat de gebruikersnaam niet juist is ingevoerd.   In de app van Visma.net HRM moeten eenmalig een aantal gegevens worden ingevuld. Vervolgens is het mogelijk met een pincode in te loggen. De inloggegevens worden vanuit de uitnodiging verstrekt aan de medewerkers.  Later kunnen zij altijd hun inloggegevens opvragen in Visma.net HRM bij Mijn Instellingen - Pincode voor Mobiel. De gebruikernaam is standaard de Domeinnaam\Naam gebruiker. Een voorbeeld kan zijn: ODP\MariekeBos. Maar de gebruikersnaam kan ook uit een cijfercode bestaan.  Het kan soms lastig zijn deze gegevens te onthouden of over te nemen.   Wist je dat het ook mogelijk is om bij gebruiker het e-mailadres van de Visma.net gebruiker in te geven? Dit werkt dus alleen als de gebruiker ook een account heeft op Visma.net HRM. Dit account is terug te vinden bij Applicatiebeheer - Autorisatie - Gebruikers. Deze tip kun je doorgeven aan je collega’s als je merkt dat het invoeren van de gebruikersnaam regelmatig tot (invoer)issues leidt. Ook kun je dit opnemen in het uitnodigingsbericht.   Tip: Zie voor mogelijke inlog issues en oplossingen dit artikel in de community.

Je bent ingelogd op Visma.net en je klikt op HRM. Dan kom je direct uit in je eigen omgeving: Mijn Talent. Maar 9 van de 10 keer wil je niet je eigen gegevens inzien of wijzigen, maar die van jouw collega’s. Dan is het handiger dat het scherm direct start in Talent.   Gelukkig is deze voorkeur gemakkelijk in te stellen!   Bij Mijn Instellingen - Weergaveopties kun je aangeven of je standaard wilt starten in Mijn Talent of Talent.   

Je bent op zoek naar Jan de Jong. Maar daar zijn er meer van in dienst! En je wilt natuurlijk wel direct je ‘juiste’ Jan de Jong zien te vinden. Wist je dat het mogelijk is om meerdere zoekcriteria in 1 zoekopdracht in te geven? Medewerker zoeken In het zoekscherm voor werknemers is het mogelijk om te zoeken op verschillende zoekcriteria.  De bekendste en meest gebruikte methode is zoeken op naam. Alle medewerkers met deze naam worden getoond met enkele aanvullende gegevens. Je kunt nu kiezen welke van de 2 je wilt bekijken.   Maar het is ook mogelijk om met een combinatie van die criteria te zoeken. Als je op zoek bent naar consultant Jan de Jong, dan kun je dat ook in de zoekbalk opgeven:   Er is nu maar 1 resultaat zichtbaar en als je nu op Enter klikt kom je direct bij de juiste persoon terecht.   Een ander voorbeeld is zoeken op naam en geboortedatum.   Ook hiervoor geldt dat er maar 1 resultaat wordt gevonden.   Je ziet dat het dus heel eenvoudig is om snel je collega te kunnen vinden. Ook als deze collega een bijzonder populaire naam heeft:)

Een collega vertrekt. Deze had toegang tot Visma.net HRM met een gebruikersaccount. Maar dat account moet op een gegeven moment worden afgesloten. Dat kan na de laatste werkdag zijn of een paar weken daarna. Je moet er maar aan denken! Gelukkig kan een Workflow plus taak je hierbij helpen.  Met behulp van deze taak kun je het gebruikersaccount automatisch laten vervallen. Je hoeft er dus niet zelf meer aan te denken.   Velen van jullie hebben dit al ingericht, maar voor degenen die dit (nog) niet hebben gedaan volgt hier een beschrijving van de inrichting. Gebruikersaccount laten vervallen via taak vanuit Workflow plus In Workflow Plus kan een procedure worden ingericht, met daarin een taak voor het laten vervallen van een gebruiker. De procedure kan automatisch worden gestart zodra een medewerker uit dienst is. Dit kan ook x dagen na de uitdienstdatum.   Hieronder de stappen in hoofdlijnen, om dit in te richten:   Ga naar “Workflow Plus - Onderhoud - Taken”.     Hier kan je een nieuwe taak maken/toevoegen (door de rechtermuisknop te gebruiken). Kies bij het maken van de taak voor de actie “Gebruiker laten vervallen”.     Nadat de taak is aangemaakt, kan de taak worden toegevoegd aan een procedure. Ga hiervoor naar “Workflow Plus > Onderhoud > Procedures”. Hier kan je een nieuwe procedure aanmaken of een bestaande procedure bewerken.     Het proces kun je automatisch laten starten op basis van een signaal. In dit geval is het logisch om het signaal Datum uit dienst te gebruiken.   Je moet hier het aantal dagen voor de uitdienst datum ingeven. Als je een aantal dagen na de uitdienstdatum wilt ingeven zet je een - voor het getal. Bijvoorbeeld: bij 30 dagen na uit dienst geef je -30 in. Bij een procedure, (bij een nieuwe procedure nadat op toepassen is geklikt) kan je kiezen voor het tabblad “Proceduredetails”. Op dit tabblad kan een taak worden toegevoegd.     Selecteer de nieuw aangemaakt taak.   Het is niet nodig een gebruikersgroep of rol in te geven voor de toewijzing. Het systeem zal de taak automatisch voltooien.    Geef hier eventueel bij ‘Start na’ het aantal dagen in waarna het starten van de procedure de taak moet worden ingepland. Voorbeeld 1: in de procedure is aangegeven dat deze start 30 dagen na de uitdienstdatum. Het account moet ook 30 dagen na de uitdienstdatum komen te vervallen. Dan is het niet nodig hier iets in te vullen. Voorbeeld 2: Het proces start op de dag dat de medewerker uit dienst gaat. Het account moet ook 30 dagen na de uitdienstdatum komen te vervallen.  Geef hier dan 30 dagen in.   Als de procedure is opgeslagen met de taak zal op basis van het signaal vanaf dat moment elke dag gecontroleerd worden of het proces gestart moet worden. Vervolgens zal de taak door het systeem op de geplande dag worden uitgevoerd. 

Er komt een nieuwe collega in dienst. Deze collega heeft bij indiensttreding toegang nodig tot Visma.net HRM. Maar je moet er maar net aan denken om het gebruikersaccount aan te maken. Gelukkig kan een Workflow plus taak je hierbij helpen.  Met behulp van deze taak krijg je automatisch het scherm voor je waarbij je het gebruikersaccount kunt aanmaken. Je hoeft er dus niet zelf meer aan te denken.   Velen van jullie hebben dit al ingericht, maar voor degenen die dit (nog) niet hebben gedaan volgt hier een beschrijving van de inrichting. Gebruikersaccount aanmaken via taak vanuit Workflow plus In Workflow Plus kan een procedure worden ingericht, met daarin een taak voor het aanmaken van een gebruiker. De procedure kan automatisch worden gestart zodra een nieuwe werknemer is ingevoerd.   Hieronder de stappen in hoofdlijnen, om dit in te richten:   Ga naar “Workflow Plus - Onderhoud - Taken”.     Hier kan je een nieuwe taak maken/toevoegen (door de rechtermuisknop te gebruiken). Kies bij het maken van de taak voor de actie “Gebruiker bijwerken\aanmaken”.     Nadat de taak is aangemaakt, kan de taak worden toegevoegd aan een procedure. Ga hiervoor naar “Workflow Plus > Onderhoud > Procedures”. Hier kan je een nieuwe procedure aanmaken of een bestaande procedure bewerken.     Zorg ervoor dat bij het maken van de procedure bij de optie “Berichtgeving beschikbaar in:” is gekozen voor alle modules of voor de module persoonsgegevens.     Bij een procedure, (bij een nieuwe procedure nadat op toepassen is geklikt) kan je kiezen voor het tabblad “Proceduredetails”. Op dit tabblad kan een taak worden toegevoegd.     Bij het toevoegen van een taak, moet worden aangegeven aan wie de taak moet worden toegewezen. Bijvoorbeeld de rol HRM.     Nadat de Workflow Plus procedure is gemaakt, kan bij “Persoonsgegevens > Onderhoud > Soorten aanstellingen & acties” de workflow plus procedure worden gekoppeld aan de actie “Nieuwe werknemer”.     Bij de optie “Workflow plus Nieuwe werknemer” koppel je de gewenste procedure. Dit workflow plus proces wordt automatisch gestart als de nieuwe medewerker is aangemaakt en goedgekeurd.  En daarmee verschijnt dan ook de taak voor het aanmaken van een gebruikersaccount op de lijst van de gekozen gebruiker(s)!

Handig het menu links in beeld? Of alleen maar vervelend? Wist je dat je zelf kunt kiezen of het menu bij het startscherm in beeld blijft? Weergave optie Menu Boven in de blauwe balk bij Mijn Instellingen kun je kiezen of je het menu wilt vastmaken of verbergen. Dit kun je voor zowel Mijn Talent en Talent afzonderlijk instellen     Voorbeeld startscherm met menu   Voorbeel startscherm zonder menu  

Toch maar die maandag vrij nemen in plaats van die woensdag? Een medewerker kan dit gemakkelijk zelf doorgeven in Visma.net HRM. Bij het doorgeven van deze wijziging moet het niet mogelijk zijn om de totale omvang van het rooster te wijzigen. Daar zou namelijk een andere goedkeuringsflow aanhangen en er zal een wijziging op de arbeidsovereenkomst gegenereerd moeten worden.  Bij een werkpatroon wijziging is dit niet nodig.   Het is mogelijk om dit in te richten in het mutatieformulier. Zie het voorbeeld hieronder waarbij de totale omvang (per ongeluk) wordt gewijzigd. Op woensdag worden uren toegevoegd maar op maandag worden deze uren niet weggehaald. Deze wijziging kan niet worden opgeslagen.   Als vervolgens de uren op de maandag worden weggehaald, komt het totaal weer op 32 uur. Dan kan het rooster wel worden opgeslagen.   Wil je weten hoe je dit mutatieformulier aanmaakt? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan, en ga aan de slag!   En zie je de invoer van de uren per dag in het rooster nu voor het eerst? Wellicht gebruiken jullie de klassieke bedrijfsroosters. Stap dan snel over op de werknemerroosters!  Mogelijkheid tot alleen roosterdagen wijzigen en niet totale uren In het mutatieformulier is het nu mogelijk om aan te geven dat er een roosterwijziging gedaan kan worden, maar dat daarbij niet de totale uren mogen veranderen. Hierdoor is het mogelijk een apart proces in te richten voor alleen een roosterdagen wijziging en een daadwerkelijke uren wijziging waarbij de deeltijdfactor wijzigt. Dit kan dus wel: Marleen wijzigt haar roosteruren van:  Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8 = totaal 24 uur naar Maandag 8, Dinsdag 8, Vrijdag 8 = totaal 24 uur  Dit kan dan niet: Marleen wijzigt haar roosteruren van:  Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8 = totaal 24 uur naar Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8, Vrijdag 8 = totaal 32 uur    Er is een nieuwe optie toegevoegd aan het inrichtings scherm van het mutatieformulier om deze restrictie in het formulier mogelijk te maken. Deze optie is alleen beschikbaar als alleen het rooster is toegevoegd aan het mutatieformulier. Als de vaste uren en/of deeltijdfactor/werktijdfactor is geselecteerd is de optie niet beschikbaar. Als het vinkje is aangezet en later worden de vaste uren en of deeltijdfactor aan het mutatieformulier toegevoegd dan zal de instelling alsnog genegeerd worden. Het is dan wel mogelijk om de totale uren aan te passen.    Wanneer deze optie aanstaat wordt er een blokkerende melding getoond wanneer de gebruiker uren probeert op te slaan die niet overeenkomen met het totaal aantal uren in het rooster.   Dit werkt ook als het mutatieformulier onderdeel is van een actie:     Gebruiken werknemerroosters Om werknemerroosters in gebruik te nemen zet je de volgende vinkjes aan  ‘Gebruik werknemerroosters’ en ‘Maak werknemerroosters leidend.’   Let op, dit heeft wel consequenties. Neem hierover contact op met jullie consultant om dit verder te bespreken.

Hoe kan ik zien of bij alle medewerkers waarbij dat verplicht is de VOG is toegevoegd? Is er iemand bij ons in de organisatie die op dit moment ingezet kan worden in het thuiszorgteam?   Inzicht in de verplichte documenten en opleidingen. Daar is veel behoefte aan. Want je moet wel snel kunnen zien of alle medewerkers beschikken over de juiste registraties. En ook wil je kunnen zien of er binnenkort wellicht iets verloopt. Daarbij wil je misschien ook de beoordeling kunnen zien.   En wat als je per direct wilt zien of iemand voldoet aan alle verplichte voorwaarden om even in te kunnen vallen in een team? Dan heb je snel inzicht nodig in de behaalde diploma's en verplichte officiële documenten voor die functie waar jij iemand voor zoekt.    Het overzicht ‘Functieprofielanalyse’ kan je daarbij helpen.  Met dit overzicht zijn 2 analyses mogelijk: Vergelijken met de eisen van de huidige functie. Het overzicht geeft het ook aan wanneer een opleiding of officieel document binnenkort verloopt. Vergelijken met de eisen van een andere functie: Met deze analyse kan inzichtelijk worden gemaakt welke werknemers het meest geschikt zijn voor een vacature.   Omdat dit artikel vrij uitgebreid is, is de uitleg toegevoegd als PDF bestand aan dit artikel.

In de nieuwe layout zie ik per rubriek in het declaratie overzicht maar 2 declaratieregels! Mogelijk heeft dit te maken met de beeldscherminstellingen.   Bovenstaand voorbeeld is de weergave als of de beeldscherm instellingen vanuit Windows, of het zoomlevel van de browser op 150% procent staat.   In onderstaande screenshot is het hele overzicht te zien, zonder scrollbar aan de rechterkant van de pagina. Ook zijn er meer declaraties zichtbaar per groepering.    

Oeps, vergeten. Ik had nog moeten registreren dat Margreet afgelopen maandag ziek was. Gelukkig was ze de volgende dag weer beter!   Nu moet ik 2 acties uitvoeren: ziekmelden en betermelden. Die 2 acties kunnen niet direct achter elkaar uitgevoerd worden. Na het ziekmelden moet deze verwerkt worden door de verzuimservice en dat kan enkele minuten duren. Pas daarna kan de betermelding worden doorgevoerd.   Maar dat kan sneller! Historisch verzuim melden Via het menu Verzuim - Acties - Historisch verzuim melden kan in 1 actie de begin- en einddatum van het verzuim worden ingevoerd. Je hoeft dus niet te wachten tot de ziekmelding is verwerkt voordat de betermelding gedaan kan worden. Zijn de gebruikers die ziekmeldingen doorvoeren niet voor deze actie geautoriseerd? Dan kunnen ze hem ook niet gebruiken en dat zou jammer zijn. Controleer dus vooral snel of ze deze actie beschikbaar hebben!   Let op: het kan zijn dat de taken bij de actie Historisch verzuim niet hetzelfde zijn als bij ziekmelden. Het is belangrijk om je dit te realiseren. Vooral bij langdurig verzuim zal deze actie niet altijd geschikt zijn ivm mogelijk niet ingeplande taken.

Misschien gebruik je wel de werknemerroosters. Per dag kan dan het aantal uren opgegeven worden en daar komt vervolgens een totaal aantal uren uit. Dit totaal aantal uren moet met een loepje worden bijgewerkt.   Er kan een reden voor zijn dat het totaal aantal uren en deeltijdfactor niet overeenkomt met het aantal uren dat het rooster is ingegeven. Maar als je dit nooit wilt, dan is er een manier om te voorkomen dat dit fout kan gaan! En dat is simpelweg met 1 vinkje te realiseren. Werknemerroosters leidend maken Bij Applicatiebeheer - Organisatie - Bedrijf onder tabblad roosters is de optie ‘Maak werknemerroosters leidend’.   Als je die aanzet verdwijnt het veld ‘vaste uren’ en ‘deeltijdfactor/werktijdfactor’ als invoerveld en is het een alleen lezen veld.   Het totaal aantal uren correspondeert nu altijd met het aantal uren in het rooster.

Wil je graag een stuk tekst of 1 woord in een document krijgen, wat niet voor elke medewerker precies hetzelfde is? Maar is het niet mogelijk dit op basis van de samenvoegvelden in het sjabloon te zetten? Er zijn vaak variabelen binnen een brief die niet te vullen zijn met gegevens vanuit Visma.net HRM, omdat deze gewoonweg niet zijn geregistreerd. Dan is de optie invulvelden in Word wellicht de uitkomst!   Hieronder zie je een voorbeeld van een invulveld die in het sjabloon is gebruikt. In Visma.net HRM geef je de tekst in die dan direct in het document komt te staan.      Omdat deze instructie vrij uitgebreid is, kun je deze vinden als bijlage aan dit artikel.

Ik moet voor de hele maand woon-werk kilometers invullen en alle regels lijken op elkaar, alleen de datum is anders. Moet ik dit nu echt 20 keer veld voor veld invullen? Of misschien heb je 1 maandoverzicht van de NS ontvangen en moet voor elke treinreis een aparte declaratieregel worden aangemaakt. Dan wil je niet voor elke treinreis hetzelfde document opnieuw uploaden.  Toevoegen en kopiëren knop Gelukkig kan dat beter! Sinds 1 april 2023 is de knop Toevoegen en kopiëren beschikbaar.     Daarmee kun je de declaratieregel kopiëren, eventueel de datum aanpassen en ook die toevoegen (en kopiëren).   Het was al mogelijk om een eerder gebruikte route te selecteren. Hiermee hoef je niet elke keer dezelfde adressen in te voeren.  Ook is het mogelijk om vastgelegde routes te kiezen. Een vastgelegde route kan worden toegevoegd door de applicatiebeheerder (Declaraties - Onderhoud - Vaste routes). Bijvoorbeeld als er meerdere vestigingen zijn is het handig die afstanden daartussen vast te leggen. De invoerder hoeft dan alleen nog maar de route te selecteren en het juiste aantal kilometers word direct ingevuld.  

Jij bent die persoon die veel HR taken afhandelt in Visma.net HRM. En dan vooral taken vanuit de Workflow plus module.  Taken worden vaak achtereenvolgens ingepland. Als je een taak hebt afgehandeld, is het wel zo handig dat de opvolgende taak ook gelijk zichtbaar is. En niet dat je dan eerst terug moet naar je takenlijst om de taak te kunnen openen.    Gelukkig kan dit! Opvolgende taken automatisch starten De applicatiebeheerder kan het vinkje aanzetten bij Workflow Plus - Onderhoud - Instellingen Openstaande taken autom. Starten. Daarmee worden opvolgende taken die aan dezelfde gebruiker zijn toegewezen automatisch getoond na het afhandelen van de vorige taak.   

Waar is die werktijdenwijziging nou gebleven die ik vanmorgen heb ingediend? Is dat nieuwe contract nu al aangemaakt voor Sandra? Zou ik dat doen of ging mijn collega die invoeren? Wat voor mutaties heb ik eigenlijk gedaan? En welke salariswijzigingen zijn er gedaan voor Hugo?   Zomaar een aantal vragen die je te binnen kunnen schieten tijdens een drukke werkdag. En dan wil je overzicht. Je wilt gemakkelijk en snel het antwoord op je vraag kunnen krijgen. Daarvoor hebben we het actie overzicht beschikbaar gemaakt.     Heb jij dit overzicht (nog) niet beschikbaar? Vraag dan aan je HR afdeling of je de autorisaties hiervoor kunt krijgen!   Nieuwsgierig naar het actieoverzicht? Lees hieronder snel meer of bekijk de video(s) en ga aan de slag!   Actie overzicht Hier vind je een link naar 2 video’s waarin het actieoverzicht wordt toegelicht.   Het actie overzicht moet makkelijk inzicht komen op de volgende vragen: Welke acties heb ik gedaan? Welke acties zijn gedaan voor werknemer x?   Het overzicht is beschikbaar bij Persoonsgegevens - Overzichten - Actie Overzicht. In de volgende alinea’s beschrijven we hoe het overzicht werkt en wat erop getoond wordt. Zoeken werknemer In het overzicht kan er gezocht worden op een werknemer. Dit is handig als je de vraag beantwoord wilt krijgen: Welke acties zijn er gedaan voor werknemer x? Voorwaarden Je kunt alleen zoeken op werknemers waarvoor je ook autorisatie hebt.  Er moeten minimaal 3 letters worden ingevoerd bij het zoeken. Bij het zoeken op het werknemersnummer moet het volledige nummer worden ingegeven.  Bij de zoekresultaten worden de voornaam, achternaam en het werknemersnummer getoond van de betreffende medewerker. De weergave hangt af van de instelling ‘Schrijfwijze verkorte naam werknemer’ die is ingesteld bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Instellingen.  Bij het ingeven van de zoekopdracht wordt gezocht op voornaam, roepnaam, achternaam en werknemersnummer. In onderstaande voorbeeld wordt gezocht op ‘ann’.       In de uitkomsten komen onder andere Hanny, Anne en Marianne naar voren. Maar ook bijvoorbeeld Tineke van Aalbers - Hettinga. De reden is dan dat zij in haar voornamen de combinatie ‘ann’ heeft.    Actie filter Naast het werknemer zoekscherm is een actie filter opgenomen.   Hier kan bijvoorbeeld gekozen worden voor alleen de actie nieuw contract.  Zijn er geen werknemers geselecteerd en staat het filter op actie nieuw contract, dan zullen alle nieuwe contract acties getoond worden van de werknemer waarvoor de gebruiker geautoriseerd is. Ook is het hiermee mogelijk een bepaalde wijziging in beeld te brengen voor een specifieke werknemer.  De vraag is: Welke acties zijn er gedaan in sectie y voor werknemer x? Bijvoorbeeld: Je wilt zien wanneer er roosterwijzigingen zijn gedaan voor werknemer Greet Hendriks. Je selecteert dan eerst de werknemer. Vervolgens kies je bij proces de sectie Werktijden.  Alle acties waarin deze sectie is gewijzigd komen nu naar voren.  Filter knoppen Onder de blauwe balk zijn 5 knoppen beschikbaar.   Wie is betrokken Kies hier wie er betrokken is bij de actie. Mijn acties: acties waarbij de ingelogde gebruiker betrokken is geweest. Dat kan zijn dat deze de actie heeft gestart, maar het kan ook (een van) de goedkeurder(s) zijn.  Alle acties: hierbij worden alle acties getoond, ongeacht of de ingelogde gebruiker hieraan gemuteerd heeft. Voor deze knop is een aparte autorisatie (PAY.31978) beschikbaar. Hierdoor kun je deze knop voor gebruikers al dan niet beschikbaar maken. Status Wordt uitgevoerd: alle acties die op dit moment open staan. Dit kan zijn wacht op goedkeuring, of is nog niet ingediend. Gereed: alle acties die gereed zijn. Dat kan zijn doordat de actie is goedgekeurd, maar ook vervallen en afgekeurde acties worden getoond. Alle statussen: een combinatie van de statussen Wordt uitgevoerd en Gereed.  Resultaten De resultaten die worden weergegeven worden bepaald op basis van de combinatie van de ingestelde filters. Ook gegevens van acties die voor de releasedatum zijn ingevoerd worden weergegeven. Standaard wordt het filter op ‘Mijn Acties’ en ‘Wordt uitgevoerd’ gezet. Je ziet dan alle nog niet afgeronde acties waarbij jij als gebruiker betrokken bent geweest. Daarbij worden de volgende gegevens getoond: Werknemer: Werknemer naam en werknemersnummer Actie: De naam van de actie Status: Status van de actie Gestart op: De datum waarop de actie is gestart Effectief vanaf: De datum waarop de wijziging ingaat Status workflow: Meer informatie over de status van de workflow Bekijk details: Wanneer hierop geklikt wordt komt een pop up naar voren met daarin meer informatie over de wijzigingen die zijn gedaan.  Popup actie Er zijn 3 tabbladen beschikbaar in de popup: Overzicht, Details en Invoernotities. Overzicht Dit tabblad toont algemene informatie over de wijzigingen. Welke secties zijn in de actie aanwezig, wie heeft het voltooid, op welke datum. Hoe lang stond de actie open.    Details De details tonen de volledige historie van de actie. Op veldniveau wordt getoond wie wanneer heeft gewijzigd en wie uiteindelijk heeft goedgekeurd. (zie meer informatie in de releasenotes 1.135.00 bij Historie actie of het tips & tricks artikel)       Invoernotities Hier worden de invoernotities getoond. Hierbij worden eventueel de vragen en antwoorden getoond als de actie vragen in gebruik zijn. (zie voor meer informatie in de releasenotes 1.136.00 bij Actie vragen of het tips en tricks artikel)            

Komt dit je bekend voor? Je wil een functie wijziging doorvoeren, maar in plaats van alleen het veld ‘Functie’ komen er veel meer velden naar voren. Wanneer je ook nog de werktijden wil wijzigen, moet er op de volgende stap worden geklikt waar ook weer veel velden zichtbaar zijn, die niet aangepast hoeven te worden.     Maar dit kan ook anders!   Hiervoor kun je een mutatieformulier (laten) maken waarin alleen die velden staan die ook daadwerkelijk gewijzigd moeten worden. En dat ziet er dan zo uit:   Mutatieformulieren Meer weten over het in gebruik nemen en het inrichten van deze mutatieformulieren? Bekijk dan de handleiding of de video! En ga aan de slag!

Je bent bezig met een mutatieproces van een collega. De uren zouden op 32 uur moeten staan, dit heb je ook écht zo neergezet, maar iemand heeft het blijkbaar gewijzigd naar 36 uur. Wie heeft dat gedaan en wanneer is dit gebeurd? Om inzicht te krijgen in wie wat heeft gedaan tijdens een mutatie, kun je de knop ‘Historie’ gebruiken in de actie.   Per veld is dan inzichtelijk wie, wat, wanneer heeft gedaan.   Meer weten over deze functionaliteit en hoe je deze beschikbaar maakt? Lees hieronder snel meer over het autoriseren en de werking hiervan en ga aan de slag! Historie actie Tijdens het uitvoeren van een actie is nu ook de historie van deze actie zichtbaar. De historie toont de waarden die eerder tijdens dezelfde actie zijn ingevoerd. Deze historie wordt per veld dat is gewijzigd in de actie weergegeven. In het scherm is een filteroptie beschikbaar op sectie en veldniveau. De historie heeft een sectie en een veldfilter zodat de gebruiker gemakkelijk kan zoeken naar specifieke wijzigingen van een sectie/veld. Wanneer je het filter opnieuw instelt, klik je op vernieuwen om de resultaten te laden.   Voorbeeld: een actie bestaat uit: Stap 1: mutatieformulier met daarin de velden functie, vaste uren, rooster en deeltijdfactor Stap 2: sectie Positie  Stap 3: sectie Werktijden In stap 1 wordt de functie gewijzigd en de werktijden worden gewijzigd van totaal 24 naar 28 uur. Stel er wordt in stap 3 een urenwijziging gedaan van 28 naar 26 uur, is de oorspronkelijke mutatie van 28 uur nog zichtbaar in de historie. Ook tijdens de goedkeuring en achteraf in de mutatieoverzichten zijn deze gegevens beschikbaar. De historie van een actie is niet alleen tijdens het uitvoeren van de actie in te zien. Ook achteraf is deze te bekijken. In een extra tabblad aan de huidige wijzigingen pop up wordt de historie toegevoegd. Deze pop up is vanaf verschillende plekken in het systeem te benaderen. Deze is beschikbaar in het actie overzicht, via het informatie icoontje in de procesmonitor, het geïntegreerde workflow overzicht en het toverstafje die bij een wijziging op de sectie zichtbaar is. Vanuit workflow plus taken is deze ook aan te klikken als het vinkje in de (inrichting van de) taak aanstaat bij ‘Wijzigingen persoonsgegevens tonen’.   In de pop-up wordt ook rekening gehouden met autorisaties van de gebruiker. Als de gebruiker autorisatie heeft om alleen de persoonlijke gegevens sectie heeft voor de betreffende medewerker in de taak, dan wordt ook alleen de historie getoond van deze persoonlijke gegevens. Dit is om te voorkomen dat gebruikers die niet geautoriseerd zijn voor bepaalde onderdelen het alsnog via de historie wel zouden kunnen zien. Beschikbaar maken Historie De historie van een actie is alleen zichtbaar voor gebruikers die de autorisatie hebben.  Dit is autorisatie functie PAY.31976 in de functiegroep bij Persoonsgegevens - Acties - Wijzigingsgeschiedenis actie.   

Sommige knoppen in het menu van Visma.net HRM gebruik je heel vaak.  En bepaalde knoppen zul je minder vaak gebruiken.   Er zijn verschillende manieren om te navigeren in Visma.net HRM naar de juiste knoppen:   Door te zoeken in de zoekbalk(en)   Via de koppen op het startscherm: Door te klikken op het menu: Favorieten Maar wist je dat je menu items die vaak gebruikt ook als favoriet kunt instellen? Je kunt dit doen door met de rechtermuisknop op het menu te klikken   Of in vanuit het menu op het sterretje met plusje te klikken       Je favorieten zijn altijd overal snel beschikbaar!     Ook vanuit het startscherm kun je nu extra gemakkelijk naar jouw veelgebruikte pagina!      

Als de manager een mutatie invoert in Visma.net HRM moet eerst de directeur de mutatie goedkeuren en daarna HR. Maar als HR de mutatie invoert, moet alleen de directeur de mutatie goedkeuren.     Als die voorwaarde niet goed is ingericht in het mutatieproces, dan zal dit leiden tot gekke situaties. Bijvoorbeeld: HR voert de mutatie in, de directeur keurt goed en vervolgens moet HR (die de mutatie zelf heeft ingevoerd) diezelfde mutatie weer goedkeuren.   Dit kun je nu verbeteren door gebruik te maken van goedkeuringsregels.   Weten hoe je deze goedkeuringsworkflow kunt verbeteren? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan en ga aan de slag!   Goedkeurder actie gebaseerd op indiener   Het is mogelijk om in te kunnen richten wat de goedkeuringsworkflow is van een actie, gebaseerd op welke gebruiker/rol/gebruikersgroep de actie heeft gestart.   Let op: Door het inrichten van de speciale workflow geef je geen toegang tot het initiëren van de actie. Dat doe je bij ‘Wie kunnen initiëren’.  Met het inrichten van de Speciale workflow geef je alleen aan dat wanneer X heeft gestart, de goedkeuringsflow Y is.  Voor de acties nieuwe werknemer, nieuw contract en de eigen te definiëren acties is het mogelijk meerdere goedkeuringsregels toe te voegen. Een voorbeeld van een inrichting zou kunnen zijn: 1: Als de rol HR administratie een medewerker invoert is de goedkeuring: Directeur - HR Adviseur  2: Als de rol Directeur een medewerker invoert is de goedkeuring: Manager - HR Adviseur 3: Als de rol Manager een medewerker invoert is de goedkeurings: Directeur - HR Adviseur Bij de goedkeuringsregels is het verplicht een prioriteit in te geven. Deze prioriteit wordt gebruikt wanneer een gebruiker die de actie start meerdere rollen heeft.  In het bovenstaande voorbeeld zou er een conflict ontstaan als de gebruiker die de medewerker invoert zowel Directeur als Manager is van de medewerker. De goedkeuring van de 2e regel wordt dan gebruikt en daarmee is de goedkeuring Manager - HR Adviseur. Wanneer de gebruiker die een actie start niet voorkomt in 1 van de goedkeuringsregels, wordt de standaard goedkeuring gebruikt.