Kennisbank Visma.net HRM

Tijdens deze release worden de nieuwe VO schalen toegevoegd volgens de cao 2024-2025 Voortgezet Onderwijs. Ook zal er een conversie plaatsvinden. Voor meer details zie de bijlage.

Met deze release voeren wij o.a. een aantal performance verbeteringen door in de module Persoonsgegevens. Voor details verwijzen wij naar de bijlage.

De nieuwe versie 10.3 van de Mobiele App van Visma.net HRM is beschikbaar in de Google Play Store (alleen voor Android). Versie 10.3 voor iOS wordt in de komende weken uitgebracht. In de bijlage vind je de bijbehorende releasenotes.

De module Duurzame inzetbaarheid in Visma.Net HRM is momenteel alleen beschikbaar voor de sector Onderwijs. De handleiding bestaat uit 2 delen: Duurzame inzetbaarheid - Handleiding Inrichtingsmogelijkheden Deze beschrijft hoe je de module kunt configureren om deze op de eigen mogelijkheden te laten aansluiten. Als je reeds de module in gebruik hebt, kun je deze ook naslaan om te begrijpen hoe of waarom het systeem zich op een bepaalde manier gedraagt. Duurzame inzetbaarheid - Handleiding Acties & Scenario's Deze handleiding is er vooral op gericht hoe je bepaalde zaken moet bewerkstelligen, bijv. wat te doen voor een nieuwe medewerker, wat te doen als de uren per week wijzigt, wat te doen bij uitdiensttreding, en meer. Tevens wordt het proces beschreven dat opgestart moet worden aan het einde van het budgetjaar. Dit document is een groei document. Het zal op basis van feedback periodiek worden aangevuld met nieuwe onderwerpen en zonodig worden verbeterd en/of verduidelijkt.   Laatste update: 22 januari 2025

Met deze release pakken we het procesmonitor overzicht aan van workflow plus. Hiervoor hebben we meerdere verbeteringen doorgevoerd om de snelheid te verbeteren. Voor meer details zie de bijlage.

Met deze release lossen wij een specifiek probleem op met het laden van declaratie-items.  Voor meer details zie de bijlage.

Tijdens deze release hebben we een aantal wijzigingen doorgevoerd wanneer het uurloon wijzigt in relatie tot de duurzame inzetbaarheidsmodule. Wanneer een aanvraag in Duurzame inzetbaarheid ook een geldwaarde heeft, passen we een uurloon wijziging gedurende het jaar juist toe.   Voor meer details, zie de bijlage.

In deze release zijn er wijzigingen doorgevoerd in de taken module. Het probleem met '100' taken is opgelost, waardoor de workaround van 99 taken tonen niet meer van toepassing is. Daarnaast hebben we een wijziging gedaan om te voorkomen dat bepaalde gebruikers na het uitvoeren van een taak, in een verkeerde takenlijst uitkwamen. Dit laatste gebeurd bij Onderwijs Administratiekantoren.   Voor meer informatie zie de bijlage.

Dit artikel is alleen van toepassing voor klanten in de sector Primair onderwijs Standaardwaarde Verzekeringsvorm Bij het aanmaken van een nieuw contract werd tot nu toe de waarde voor verzekeringsvorm gekopieerd van het basiscontract. Dit kon leiden tot verkeerde mutaties. Want de waarde in het basiscontract is niet altijd de waarde die in bijvoorbeeld de uitbreiding van het contract gebruikt moet worden. Vanaf de release 1.144.00 (datum 5 oktober 2024)  gebruikt de actie ‘nieuw contract’ de waarde uit de metadata. LET OP: Heb je geen standaardwaarde ingesteld, zal nog steeds de waarde uit het basiscontract gebruikt worden.      Ons advies is om voor de release 1.144.00 op 5 oktober 2024 de instelling te controleren bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Metadata. Heb je dit nog niet gedaan, dan kan je dit alsnog doen! Controleer per soort aanstelling of de standaardwaarde correct is gevuld. Of dat er geen waarde is gevuld als het de bedoeling is als de waarde van het basiscontract wordt overgenomen.    Daarnaast is het belangrijk dat er voor soorten aanstellingen die niet verzekerd zijn (zie daarvoor het reglement van het vervangingsfonds), dit hele veld wordt uitgezet (vinkje bij in gebruik uit). Dit om te voorkomen dat er een waarde op een soort medewerker komt die niet juist is en daardoor wel geleverd wordt. Dit voorkomt dat je hiervoor premie moet betalen.

Raadpleeg hier het document

In deze release notes zit een tweetal wijzigingen in de module Persoonsgegevens: - een aanpassing in het gedrag van Actie wizards en Mutatieformulieren wanneer deze gestart worden vanaf een oude positie/afdeling. - performanceverbetering in de nieuwe actie layout in wizards. Voor meer details zie de bijlage.

In de bijlage vind je de releasenotes voor versie 1.145. Deze release staat gepland voor 7 december 2024.

Super handig die knoppen op het startscherm! Maar het zijn er zoveel en ik gebruik eigenlijk maar de helft!   Wanneer je de autorisatie hebt voor bepaalde menu’s verschijnt daarvoor automatisch ook een knop op het startscherm. Denk aan: Declaraties, Ziek melden en Taken.  Daarnaast is het mogelijk om bij processen die gemaakt zijn in Persoonsgegevens en Workflow plus een knop aan te maken. Iedereen die het proces mag starten heeft dan de knop automatisch op het startscherm.    Het aantal knoppen kan dan behoorlijk oplopen. En dan is het maar de vraag of ze nog wel zo handig zijn.    Zelf knoppen selecteren Gelukkig kan door een gebruiker zelf worden aangegeven welke knoppen zichtbaar moeten zijn. Zo kan iedereen zelf kiezen welke actie als snelmenu beschikbaar moet zijn. En minder gebruikte acties kunnen dan gewoon via het menu worden opgestart.   Ga hiervoor in de Blauwe balk bovenin naar Mijn Instellingen.   Daar vind je de optie voor zowel Mijn Talent als Talent om daarvan het startscherm in te richten.  Klik op de knop Opties. Dan opent een pop-up waarin de beschikbare knoppen aan of uitgevinkt kunnen worden.    Let op: Als een applicatiebeheerder een nieuw proces beschikbaar maakt met een knop op het startscherm, is deze niet automatisch beschikbaar voor gebruikers die zelf het menu hebben samengesteld. De gebruiker moet dan zelf het proces hier selecteren voor het ook op het startscherm beschikbaar is als knop.

Wat vervelend, een collega heeft zich ziekgemeld. De ziekmelding moet uiterlijk om 9 uur ‘s ochtends worden doorgegeven aan de manager of HR.  Jullie willen graag bijhouden of dit inderdaad is gedaan.  In de vorige tips & tricks werd beschreven hoe je op werknemer of contractniveau eigen velden kunt configureren en vullen.  Maar wist je dat dit ook mogelijk is in de module Verzuim? Ook bij het registreren van een ziekmelding kan het fijn zijn als je daar extra gegevens kunt uitvragen. Ook hier zijn eigen velden in te richten. Vrije velden in Verzuim Vrij veld inrichten Bij Verzuim - Onderhoud - Vrije velden kun je vrije velden inrichten. Klik rechts op vrije velden en je ziet een aantal beschikbare, vrij in te richten velden. Klik op het pennetje van het type veld dat je wilt gebruiken. Er zijn datumvelden, numerieke velden en alfanumerieke velden. Het veld geef je een naam. Wil je gebruik maken van een keuzelijst? Vink dit dan aan en klik op de knop Onderhoud keuzelijst om de beschikbare opties in te geven. Zet het veld vervolgens op In gebruik. Het veld is nu ingericht. Vrij veld beschikbaar maken Het veld is nu niet automatisch overal zichtbaar. Waar en wanneer het veld tevoorschijn moet komen bepaal je in de verzuimdefinitie. Ga naar Verzuim - Onderhoud - Definities. Kies de definitie waarin je het veld wilt gebruiken. Wil je dit bij meerdere verzuimdefinities? Herhaal dan deze stap later voor de andere verzuimdefinties. Kies het tabblad Velden. Je ziet nu een lange lijst met velden. Het nieuwe veld staat meestal onderaan. Zet het vinkje aan bij ‘Gebruikt’ om het veld actief te maken. Vervolgens kies je per actie (de kolommen) of je het veld verplicht wilt laten vullen, optioneel wilt laten vullen, wilt weergeven of verbergen. Vervolgens zal het veld bij de acties getoond worden waarbij dat is aangegeven. In bovenstaande voorbeeld is het veld verplicht bij de ziekmelding. Dat zie je direct nadat het veld is toegevoegd terug doordat er een sterretje achter het veld staat: Rapportages De inhoud van de vrije velden is terug te vinden bij Verzuim - Overzichten - Verzuimexport.  

Morgenavond 14 December zal er een update uitgeleverd worden voor de module Bedrijfsdocumenten. Voor meer informatie zie de bijgevoegde release notes.

Door aanpassingen aan de verzuim module werkt de verzuim import niet naar behoren na de release van 1.145. In deze release lossen we dat op en werkt de verzuim import weer naar behoren. 

Normuren 2025 Afgelopen jaar hebben we een schrikkeljaar + een wijziging in de berekening van de salarissen (berekening per uur) gehad. Er zijn klanten geweest die de normuren hebben aangepast per 1 januari 2024 om een uurloonberekening conform CAO te krijgen. Aangezien 2025 geen schrikkeljaar meer betreft dienen de normuren weer aangepast te worden. Mocht je dus in 2024 de normuren hebben aangepast dan dient er nu een nieuwe waarde te worden opgevoerd conform jullie CAO. Dit gaat als volgt: Vraag de normuren voor januari 2025 op bij jullie CAO organisatie. Navigeer naar Talent → Applicatiebeheer → Organisatie → Normuren Open de normuren optie Klik met de rechtermuisknop op de meest recente versie, en kies voor Versie kopiëren Geef vervolgens de correcte normuren op per 01 januari 2025. Belangrijk 1: Het aanpassen van de normuren zal een aanpassing in de uurlonen creëren, zeker als dit afgelopen jaar niet goed heeft gestaan. Dit geldt ook voor werknemers die meer dan het minimum uurloon verdienen. Houdt er dan ook rekening mee dat hier vragen over kunnen komen.   Belangrijk 2: Als er in het afgelopen jaar voor gekozen is om de controle op het minimumloon uit te zetten (sectie Persoonsgegevens → Contract → Periode salaris), omdat de normuren niet correct waren, vergeet de controle dan niet weer aan te zetten voor de betreffende werknemers. Mocht deze controle uit zijn gezet bij een grote groep medewerkers dan kan dit eventueel ook via een massamutatie worden aangepast.  

In deze release hebben we een probleem opgelost in de verlofmodule. Voor meer informatie, zie de release notes in de bijlage.

Dit inventarisatiedocument samen met de Excel sheets is de basis voor de implementatie van Visma.net Talent & Payroll.