Kennisbank YouServe

Hoe sluit ik het jaar 2025 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra de eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kun je geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heb je bij het rekenen in 2026 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 6). Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2026. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2025 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij om uiterlijk 25 januari 2026 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2025 uit te voeren.  2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra je 2025 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kun je zelf bepalen wanneer je de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat je de jaaropgave opvraagt. Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraag je de jaaropgaven per bedrijf aan.  Als je vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 6), zorg er dan voor dat je de jaaropgaven pas afroept als je er zeker van bent dat je geen aanvullende verwerking over 2025 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Als je in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heb je twee opties: Je wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers. Maar je kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2025 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd. Let op dat je bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven leg je vast hoe je de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat je de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als je voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen . Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie kun je in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kun je per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) selecteer je het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteer je ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, zie je die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, zie je de default inrichting die je hebt vastgelegd via Instellingen > Salarisspecificaties  > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als je alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kun je het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2025, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maak je gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerkerniveau. Dit doe je via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid): gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het  Salarisdossier  geplaatst nadat je via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven hebt aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kun je er in het  Salarisdossier  voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In  Salarisdossier  kun je op medewerkerniveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. 3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Instellingen > Overzicht bedrijfsinrichting >  optie  Referentietabellen kun je de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Visma Youserve ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Visma Youserve verwerkt. Wij informeren je hierover via de Community. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kun je zelf uitvoeren via Instellingen > Berekening > Referentietabellen.  4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kun je invoeren in het scherm: Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Deze premies worden door de Belastingdienst verstrekt. 5. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als in het scherm  Loonheffingen (medewerker)  het veld Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat. als in het scherm  Loonheffingen (medewerker)  het veld Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) vraag je het gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen, om te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. 6. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2025? Veel wijzigingen die je straks in 2026 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2025, kun je op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling. Correctie Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2025 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2025. Nabetaling Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2026 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2026. Specifieke verrekeningen zoals de  Fiscale correctie lease auto  en de toepassing van de 30%-regeling moet je altijd in het voorgaande jaar verwerken. Je kunt er voor kiezen om in 2026 in de nabetaalmodus te gaan draaien of je kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven.  Aandachtspunten Nabetaalmodus In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2025 door te voeren.  Als je dan na de eerste verwerking van periode 2026-01 constateert dat er nog mutaties over 2025 moeten plaatsvinden, kun je dit alleen doen met handmatige correcties: Je moet dan handmatige correcties voor 2025 rechtstreeks in de Loonaangifte vastleggen. Daarnaast moet je handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken. Correctiemodus Het voordeel van de correctiemodus is dat je, zolang als je wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als je al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Kies je voor de correctiemodus, dan geldt het volgende: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Voor de medewerkers die het betreft, kun je automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken. Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal. Controle en wijziging instellingen Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens   In het veld Nabetalingen vanaf periode kun je opgeven vanaf welke periode je wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2025 belast volgens de rekenregels van 2026 en verwerkt in de loonaangifte van 2026. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijf je in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2025 worden dan belast volgens de rekenregels van 2025 en verwerkt in de loonaangifte van 2025. Voorbeeld 1 Je brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode =  1 Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2025 als nabetaling verwerkt. Voorbeeld 2 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode =  4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2025 als correctie verwerkt. Voorbeeld 3 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode =  99 Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2025 als correctie verwerkt. Overige aandachtspunten voor het invullen van  Nabetalingen vanaf periode Kies een periode waarin normaal gesproken in de onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: je legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar Zodra je binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. Je kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kun je het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang je nog geen salarisperiode in nabetaalmodus hebt afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking: voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode over te stappen van nabetaalmodus naar correctiemodus, zolang er nog geen eerdere periode is afgesloten in de nabetaalmodus. Online help Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg in de online help, onderwerp  Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen  bij de Procedurebeschrijvingen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe je de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties. 7. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren inzenden? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kun je naar verwachting vanaf februari 2026 inzenden naar de Belastingdienst. Heb je de salarisverwerking voor de laatste periode van 2025 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kun je eventuele correctieberichten die voortkomen uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2025 pas vanaf februari 2026 inzenden. Als je verwacht dat je aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2025, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2025 totdat je zeker weet dat je het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2026 gaat openen.

1. Aanpassingen wet- en regelgeving 1.1 Inleiding In deze Vooraankondiging vind je informatie over de aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2025 naar 2026.  Aandachtspunten In deze Vooraankondiging vind je de definitieve informatie over de aanpassingen voor de jaarovergang. Als er naderhand aanvullingen zijn op de informatie in deze Vooraankondiging, vermelden we deze in de Release notes van januari 2026. Diverse wettelijke wijzigingen voor 2026 hebben we al in oktober, november en december in Payroll Business doorgevoerd, om de jaarovergang zo makkelijk mogelijk te maken. In deze Vooraankondiging vatten we alle zaken nog eens samen, zodat je alles op een plek kunt raadplegen. Nieuwsbrief Belastingdienst Zie voor de wijzigingen in wet- en regelgeving ook de Nieuwsbrief Loonheffingen 2026 van de Belastingdienst die je kunt downloaden van www.belastingdienst.nl . 1.2 Arbeidskorting De arbeidskorting voor lagere inkomens gaat van € 5.599 in 2025 omhoog in 2026 naar € 5.685. De arbeidskorting voor de hogere inkomens wordt afgebouwd. Als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking meer is dan € 45.592 ( 2025: € 43.071)  per jaar, wordt de arbeidskorting in 2026 verminderd met 6,510% van dit inkomen. De arbeidskorting is € 0 als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking hoger is dan € 132.920 (2025: € 129.077). 1.3 Algemene heffingskorting De algemene heffingskorting gaat van € 3.068 in 2025 omhoog in 2026 naar € 3.115. De algemene heffingskorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Bij een jaarinkomen boven het grensbedrag € 29.736 ( 2025: € 28.406) wordt de algemene heffingskorting afgebouwd met een percentage van 6,398% (2025: 6,337%) en is volledig afgebouwd vanaf het inkomen € 78.426 (2025: € 76.820).  Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat. 1.4 Ouderenkorting De ouderenkorting gaat van € 2.035 in 2025 omhoog in 2026 naar € 2.067.  De ouderenkorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Het maximale bedrag van de afbouw bedraagt eveneens € 2.067. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat en de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. 1.5 Alleenstaande ouderenkorting Tot 1-1-2025 mocht de alleenstaande ouderenkorting alleen maar door de Sociale Verzekeringsbank (SVB) worden toegepast. Met ingang van 1-1-2025 mogen ook andere inhoudingsplichtigen dan de SVB de alleenstaande ouderenkorting toepassen en wordt deze in zowel de groene als in de witte tabellen gepresenteerd. Vanaf 1-1-2025 kan een AOW-gerechtigde die je verloont, verzoeken om ook de alleenstaande ouderenkorting toe te passen.  De alleenstaande ouderenkorting gaat van € 531 in 2025 omhoog in 2026 naar € 540.  Medewerker > Arbeidsrelatie > Loonheffingen (medewerker) Binnen Payroll Business is deze nieuwe korting geïmplementeerd en is het mogelijk om deze te laten berekenen. Per 1-1-2024 is hiervoor aan het scherm Loonheffingen (medewerker) het veld Alleenstaande ouderenkorting toegevoegd. Standaard heeft dit veld de waarde Nee. Als je hier Ja invult en de medewerker is AOW gerechtigd, dan zal Payroll Business bij het berekenen van de verschuldigde loonheffing ook de alleenstaande ouderenkorting toepassen. 1.6 Bijzondere beloningen Voor het berekenen van de loonheffing voor bijzondere beloningen De al bestaande tabellen voor de bijzondere beloningen zijn aangepast aan de cijfers van 2026. 1.7 Jonggehandicaptenkorting De jonggehandicaptenkorting gaat van € 909 in 2025 omhoog in 2026 naar € 923.  Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz Het bedrag € 923 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de medewerker of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de eerste dag van de maand waarin hij de AOW-leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan Jonggehandicaptenkorting. Hiervoor hebben wij in de referentietabel Loonheffing jonggehandicaptenkorting de bedragen van 2026 opgenomen. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Jonggehandicaptenkorting op Ja staat.  2. Minimum uurloon ingaande per 1 januari 2026 2.1 Controle op wettelijk minimumloon In Payroll Business kun je opgeven dat het uitbetaalde loon gecontroleerd moet worden op het wettelijke minimumloon. Dit doet je via het gegevenselement Controleren op wettelijk minimumloon. Hiervoor kun je de volgende waardes vastleggen: Niet controleren De controle vindt niet plaats. Alleen controleren. De controle vindt plaats en als het uitbetaalde loon onder het wettelijk minimumloon ligt, dan krijg je hiervan een signaal in het Signaleringsverslag.  Controleren en aanvullen. De controle vindt plaats en als het uitbetaalde loon onder het wettelijk minimumloon ligt, dan krijg je hiervan een signaal in het Signaleringsverslag en er vindt een aanvulling plaats tot aan het minimumloon. 2.2 Percentages en parameters Sociale Verzekeringen Maximum premieloon Het maximum premieloon gaat van € 75.864 in 2025 omhoog in 2026 naar € 79.409. Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds laag Dit premiepercentage is per 1 januari 2026 ongewijzigd ten opzichte van 2025 en blijft € 2.74%. Als er sprake is van een uitkering, moet deze tegen het lage percentage worden berekend. De looncomponenten die betrekking hebben op de uitkering, moet je koppelen via Instellingen > Grondslag > Looncomponenten Awf uitkering / Aof uitkering. Voor medewerkers die Soort inkomen 31 t/m 40 hebben, is deze inrichting niet nodig en wordt dit automatisch correct verwerkt. Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds hoog Dit premiepercentage is per 1 januari 2026 ongewijzigd ten opzichte van 2025 en blijft € 7.74%.  Premie Arbeidsongeschikheidsfonds laag Dit premiepercentage gaat van 6.28% in 2025 omlaag in 2026 naar € 6.27%. Premie Arbeidsongeschikheidsfonds hoog Dit premiepercentage gaat van 7.64% in 2025 omlaag in 2026 naar € 7.63%. Als er sprake is van een uitkering, moet deze tegen het hoge percentage worden berekend. De looncomponenten die betrekking hebben op de uitkering, moet je koppelen via Instellingen > Grondslag > Looncomponenten Awf laag / Aof uitkering. Voor medewerkers die Soort inkomen 31 t/m 40 hebben, is deze inrichting niet nodig en wordt dit automatisch correct verwerkt. Premie Wet Kinderopvang (WKO) Dit premiepercentage is per 1 januari 2026 ongewijzigd ten opzichte van 2025 en blijft 0,50%. Premie voor het Uitvoeringsfonds voor de overheid (Ufo) Dit premiepercentage is per 1 januari 2026 ongewijzigd ten opzichte van 2025 en blijft 0,68%. Premie werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (laag) Het percentage voor de premie werknemersbijdrage ZVW gaat van 5.26% in 2025 omlaag in 2026 naar € 4.85%. Premie werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (hoog) Het percentage voor de premie werkgeversheffing ZVW gaat van 6.51% in 2025 omlaag in 2026 naar € 6.10%. Vrije vergoeding per kilometer(reiskosten) Het bedrag dat je aan vrije vergoeding mag geven voor reiskosten, blijft per 1 januari 2026 0,23 cent per kilometer. Vrije vergoeding thuiswerken Het bedrag dat je aan vrije vergoeding mag geven voor thuiswerken gaat van €2.40 in 2025 omhoog in 2026 naar €2.45. 2.3 Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet (PAWW) Het percentage voor de premie PAWW gaat van 0.08% in 2025 omhoog in 2026 naar 0.10%.   2.4 Loonheffing – verschil Ook dit jaar zit er, net als vorig jaar, mogelijk een verschil in de loonheffing die is berekend in de salarisadministratie en de belasting die een medewerker moet betalen op basis van de inkomstenbelasting. Dit verschil wordt veroorzaakt door de opbouw en de afbouw in de arbeidskorting, de algemene heffingskorting en de ouderenkorting, waarbij bij de bijzondere beloningen onvoldoende rekening wordt gehouden in de loonberekening. Dit is geen fout in de salarissoftware, maar is wettelijk zo vastgesteld. 3. Wijzigingen 30% regeling 2026 3.1 Norm bedragen De WNT norm gaat van €246.000 in 2025 omhoog in 2026 naar €262.000.  Het normbedragen voor een jonge master gaat van €35.468 in 2025 omhoog in 2026 naar €36.497.  De norm voor een reguliere medewerker  gaat van €46.600 in 2025 omhoog in 2026 naar €48.013.  4. Pensioenwijzigingen 2026 4.1 Uniforme Pensioen Aangifte Pensioenfondsen die overstappen op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) Vanaf het jaar 2026 zullen de onderstaande Fondsen aansluiten bij de UPA: Sociaal Fonds Recreatie (KIKK) en Sociaal Fonds Zoetwaren (SFZ) en Sociaal Fonds Industriële Bakkerij (SFIB) zal aangeleverd moeten worden bij De Eendracht Pensioenfonds voor de Kartonnage zal overgaan van PGB naar PNO Media. Mediahuis pensioenfonds gaat vanaf 1-1-2026 via UPA aangeleverd worden. Meer informatie hierover zal volgen via de community. Collectief eindigen regeling Bij een collectieve beëindiging van een regeling, dient voor de UPA aanlevering het aangiftelement "Indicatie einde deelname regeling" vanaf 01-01-2026 de waarde "N" te houden. Dit is aangepast in de regeling. 4.2 Wijzigingen APG Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces / Periodieke Interface APG Voor APG zijn er wijzigingen voor de Bouw, SGB en SPW; de pensioenproducten zijn aangepast, er zijn nieuwe producten bijgekomen en een product is beëindigd. Bouw Gewijzigd: Pensioen (vaste grondslag) - Productkenmerk: ML; Productvariant: BA, wordt Productkenmerk OP, zonder productvariant Nieuw: AOP (vaste grondslag) - Productkenmerk RP (Risicopremie) SGB (BPF Schoonmaak) Gewijzigd: Productkenmerk BPFSGB wordt Productkenmerk OP Nieuw: Risicopremie - Productkenmerk RP (Risicopremie) De bestaande schermen en de de periodieke interface APG SGB zijn per 01-01-2026 uitgebreid met de nieuwe elementen voor het product "Risicopremie" Let op: voor 4 weken verloning moet de datum aanvang voor de nieuwe risicopremie in 2026 liggen. Productkenmerk FBORAS blijft ongewijzigd SPW Bij 3 pensioenen is het productkenmerk gewijzigd: Pensioen (vaste grondslag) - Productkenmerk: PP wordt: OP WIA hiaat (vaste grondslag) - Productkenmerk: AP wordt: AOP-A WIA hiaat extra (vaste grondslag) - Productkenmerk: IP wordt: AOP-B Er zijn 2 nieuwe pensioenen in gebruik genomen: AOP (vaste grondslag) - Productkenmerk RP (Risicopremie) Pensioen voerbrugging (vaste grondslag) - Productkenmerk RNP (Risicopremie (voor partner- en wezenpensioen)) Beeindigd: De ANW hiaat verzekering (met Productkenmerk ANWH) is komen te vervallen Er zijn geen wijzigingen bij Pensioen extra (vaste grondslag), met Productkenmerk: FLOW. Overig: Vanaf 2026 is de pensioenopbouw in het 2de ziektejaar gebaseerd op het pensioengevend inkomen vóór de ziekte; in dit geval zal je bij de medewerker het afwijkend jaarloon op moeten geven. Er is een nieuwe waarde in de verbijzondering inkomstenverhouding SPW: RVU. Algemeen Er zijn een aantal wijzgingen in rubrieken in de APG aangifte; nieuw zijn Periodefactor (voor Bouw, SGB en SPW) en Normuren (voor Bouw); de rubriek Uren is niet langer verplicht bij SPW. In de APG aangifte moet voor alle genoemde producten het productloon doorgegeven worden met een maandinkomen. Hiervoor zijn aanpassingen gedaan. In de referentietabel van de vaste pensioenen zal via CAO Services in de benoemde regelingen de peildag en peilmaand op 99 gezet worden, zodat er iedere maand van het werkelijke salaris uitgegaan wordt. Dit geldt voor de CAO 833. Voor CAO 433, zullen de pensioengegevens ook aangepast worden.  Acties: Voor bedrijven die onder de AGP SPW Woondiensten vallen, zal de ANW hiaatverzekering stoppen per 1-1-2026. De betreffende arbeidsvoorwaarde zal verwijderd moeten worden bij de betreffende medewerkers. De nieuwe pensioensoort(en) moeten aan de medewerkers gekoppeld worden Wanneer er sprake is van eigen regelingen voor de pensioenen, dan dient (naast de nieuwe franchise en premiepercenteages) het volgende aangepast te worden in de referentietabellen: de peildag en peilmaand op 99 zetten (bij CAO 833) bij alle producten Einde deelname moet de waarde 2 AOW-leeftijd hebben (alleen CAO 152 en 833 ) Toets einde deelname moet de waarde 5 Geboortedag hebben (alleen CAO 152 en 833 )  het productkenmerk aanpassen en de productvariant verwijderen de nieuwe pensioensoort(en) toevoegen Aanpassingen Payroll Business 2026 5.1 Gewijzigde Code reden einde arbeidsverhouding Wanneer een medewerker uitdienst gaat moet er altijd een reden uitdienst opgegeven worden. Vanaf 2026 is de volgende reden uitdienst vervallen: 31 - Einde van rechtswege om een andere reden (ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden e.d.)  De volgende redenen zijn nieuw vanaf 2026: 32 - Einde van rechtswege vanwege pensionering 33 - Einde van rechtswege vanwege overlijden 34 - Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, e.d.) De waardenlijsten zijn per 1-11-2025 aangepast voor de elementen Reden uitdienst en Reden einde arbeidsverhouding. Er is voor een vroegere ingangsdatum in 2025 gekozen om fouten en dubbele mutaties te voorkomen. Voor 2025 vindt er een conversie plaats zodat vanaf 2025-11 de redenenen 31, 32 en 33 worden omgezet naar code 31.  Let op! Wanneer een medewerker uitdienstgetreden is in 2025 met reden 31 en er vindt een nabetaling plaats in 2026 voor deze medewerker, dan dient de reden uitdienst aangepast te worden. Anders veroorzaakt die een fout in de loonaangifte, UPA aangifte en AGP aangifte. Omdat wij de reden niet automatisch kunnen omzetten naar een andere reden, wordt er in deze situatie een signalering gegeven via signaal Reden einde Arb verh moet 32, 33 of 34 zijn. Dit signaal heeft de ernst Fout. Per peildatum 01-01-2026 zal ( in het scherm Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie ) de reden uitdienst aangepast moeten worden. Daarna zal er een vervolg verwerking gedaan moeten worden. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een eigen lijst met redenen uitdienst, dan adviseren wij om per 2026 gebruik te maken van de redenen van de belastingdienst. Mocht dit om bepaalde redenen niet mogelijk is, dan adviseren wij om de reden 31 te beeindigen en deze in te richten onder een andere code en om te zetten naar de correcte reden in de conversietabel.  5.2 Code incidentele inkomstenvermindering bij Kopen verlof Medewerker > Contract > Loonaangifte (Contract) Wanneer via de arbeidsvoorwaarde Kopen, Verkopen, verrekenen, dagen/uren er uren gekocht worden, dan vindt er een verlaging van het inkomen plaats en van de verloonde uren. In de memo Verduidelijkingen verloonde uren 2026 van de belastingdienst staat vermeld dat in deze situatie ook ver Code Incidentele inkomsten vermindering met de waarde O aangeleverd moet worden. Met ingang van 1-1-2026 is hiervoor een aanpassing gedaan dat deze code automatisch gevuld wordt, wanneer er verlofuren of dagen worden gekocht. 5.3 Aanpassing verloonde uren bij uitkering via UWV Bij de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) worden vanaf 01-01-2026 de volgende urensoorten verminderd op de verloonde uren voor de Loonaangifte: Betaald ouderschapsverlof (1) Betaald ouderschapsverlof (2) Aanvullend geboorteverlof De uren worden alleen verlaagd als het doorbetalingspercantage 0 is, want in dat geval is er sprake van doorbetaling door het UWV. Als het doorbetalingspercentage groter is dan 0 dan hoeven de uren van deze urensoorten niet te worden verminderd van de verloonde uren 5.4 Aard arbeidsverhouding, wijziging omschrijving waarde 22 Voor de Aard arbeidverhouding is de omschrijving voor waarde 22: WSW Detachering bij reguliere werkgever met ingang van 2026 aangepast naar WSW Detachering bij reguliere wg, geen SW bedr. 5.5 Jaarlijks controleren en aanpassen op basis van beschikking Belastingdienst Waarom Ieder jaar ontvang je vanaf medio november van de Belastingdienst een beschikking waarin staat of jouw organisatie voor het eerstvolgende jaar (nu dus 2026) wordt beschouwd als kleine werkgever, middelgrote werkgever of grote werkgever. Ook vind je in deze beschikking de nieuwe percentages van de Werkhervattingskas die voor jouw onderneming van toepassing zijn.  Actie Controleer op basis van de beschikking of deze gegevens voor het komende jaar correct zijn vastgelegd.  Ga naar Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Controleer of in het veld Keuze Aof premie laag / hoog berekenen de juiste waarde is ingevuld per 1-1-2026. Leg de nieuwe percentages voor de Werkhervattingskas uitgesplitst vast in de velden ZW flex perc werkgever en WGA perc werkgever; als je de helft van de WGA premie verhaalt op de medewerker, vul dan ook het percentage in bij het veld WGA perc werknemer. 6. Wijzigingen in signaleringen 2026 Waarom Bij de controle door de Belastingdienst van de Loonaangifte zijn per 1-1-2026 de volgende aanpassingen doorgevoerd.  De controle 2603 - LKV aanv niet toeges bij Srt.ink en WN verz is toegevoegd. De Belastingdienst geeft dit signaal als bij een medewerker het volgende van toepassing is.  Soort inkomen is ongelijk aan 11, 13, 15 of 31 WAO/IVA/WGA verzekerd OF WW verzekerd OF ZW verzekerd is ongelijk aan Ja  Ind. aanvraag LKV oudere werknemer OF Ind. aanvraag LKV arbeidsgehandicapte werknemer OF Ind. aanvraag LKV doelgroep banenafspraak  OF Ind. aanvraag LKV herplaatsen arbeidsgeh wn if heeft de waarde Ja. Dit signaal vervangt 1829 - LKV aanv niet toeges bij Srt.ink en WN verz De controle 2604 - LKV aanvr niet toegest: AOW ger.lft bij ind is toegevoegd. De Belastingdienst geeft dit signaal als bij een medewerker het volgende van toepassing is. Leeftijd bij datum indienst is groter of gelijk dan de AOW-leeftijd Ind. aanvraag LKV oudere werknemer OF Ind. aanvraag LKV arbeidsgehandicapte werknemer OF Ind. aanvraag LKV doelgroep banenafspraak  OF Ind. aanvraag LKV herplaatsen arbeidsgeh wn if heeft de waarde Ja. Dit signaal vervangt 1830 - LKV aanvr niet toegest: AOW ger.lft bij ind   De controle 2605 - LKV aanv niet toeges AOW lft bij start per. is toegevoegd. De Belastingdienst geeft dit signaal als bij een medewerker het volgende van toepassing is. Leeftijd bij de start van de periode is groter of gelijk dan de AOW-leeftijd Ind. aanvraag LKV oudere werknemer OF Ind. aanvraag LKV arbeidsgehandicapte werknemer OF Ind. aanvraag LKV doelgroep banenafspraak  OF Ind. aanvraag LKV herplaatsen arbeidsgeh wn if heeft de waarde Ja. Dit signaal vervangt 1831 - LKV aanv niet toeges AOW lft bij start per. De controle 2606 - Contr. onbep./bep. tijd moet O zijn is toegevoegd. De Belastingdienst geeft dit signaal als bij een medewerker het volgende van toepassing is. Soort inkomen is 15 Fase F en Z indeling is 4 of 19 Er is geen einddatum van de inkomstenverhouding Contr. onbep./bep. tijd is ongelijk aan Onbepaalde tijd (O) Hoe Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Met ingang van 1-1-2026 zijn de oude signaleringen beëindigd en de nieuwe signaleringen toegevoegd. U vindt deze op het Signaleringsverslag als ze bij een medewerker van toepassing zijn.  Actie Wanneer een bepaald signaal op het signaleringsverslag komt te staan vanaf 1-1-2026 dient deze opgelost te worden.

De YouServe app van YouServe kun je downloaden in de app stores, zoek op "YouServe". Meer informatie over gebruiksvoorwaarden en functionaliteiten vind je hier. Snelstartgids Via de link hieronder kun je de Snelstartgids van de YouServe app downloaden.  Handleiding YouServe app Via de link hieronder kun je de Handleiding van de YouServe app downloaden.    

De YouServe app van Visma | YouServe kun je downloaden in de app stores.  Meer informatie over gebruiksvoorwaarden en functionaliteiten vind je hier. YouServe app inrichten In de configuratiehandleiding vind je informatie over het inrichten van de YouServe app. Via de link hieronder kun je versie december 2025 van deze handleiding downloaden. 

Binnen My YouServe hebben jullie de mogelijkheid om een eigen banner toe te voegen. De banner gaat op verschillende plekken gebruikt worden binnen Mijn YouServe. De grootte van de afbeelding is niet overal gelijk en daarom hebben we hier een aantal richtlijnen voor jullie.  Doel Banner Het doel van deze banner is om de uitstraling van jullie organisatie in My YouServe naar voren te laten komen. Formaat banner De banner in My YouServe heeft als afmeting 880 * 200 Pixels maar we raden je aan om een iets hogere resolutie afbeelding te nemen. We ondersteunen de volgende bestandsformaten: png, gif, jpeg,svg en webp met een maximale grote van 1MB. Tips voor de banner Zorg ervoor dat het onderwerp op de foto niet teveel is ingezoomd Zorg dat het onderwerp, bijvoorbeeld personen, in het midden van de afbeelding staan Zorg dat er genoeg ruimte is boven en onder het onderwerp op de foto zodat wij deze op verschillende plekken kunnen gebruiken Zorg dat je rechten hebt om de afbeelding te gebruiken (copyright) Houd rekening met het eindresultaat zodat hier geen tekst of het onderwerp van jouw foto wordt overschreden Formaat afbeelding   In het voorbeeld hierboven zie je dat we een deel van de afbeelding afsnijden (de gele vlakken laten zien wat we afsnijden). In principe is het dus goed om een iets grotere/hogere afbeelding te hebben zodat de banner goed zichtbaar blijft, ook als deze op verschillende plekken en schermen wordt getoond. De afbeelding toevoegen De afbeelding toevoegen als banner doe je in 'Configuratie bedrijfsinstellingen'. Deze applicatie kan je in de categorie 'Configuratie' vinden of via de zoekbalk op trefwoord 'Bedrijfsinstellingen'      Gebruik de knop 'Wijzigen' om de huidige afbeelding te verwijderen of een nieuwe afbeelding toe te voegen.  

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die gebruikers en autorisaties beheren voor hun medewerkers. Dit document is niet geschreven voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteiten beschikbaar zijn en hoe dit gebruikt kan worden. 

Naast de mogelijkheid om een eigen banner toe te voegen is het mogelijk om een bericht op de landingspagina van My YouServe te publiceren. Doel bericht Het doel van bericht is om mededelingen voor medewerkers en managers te plaatsen op de landingspagina van My YouServe.   Alleen de eerste zin van het bericht wordt getoond.  Klik op  om het bericht te lezen. Opmaakopties bericht Maximum 5000 characters Vet, cursief, onderstreept, doorhalen, nummering en opsommingsteken Tekstkleur en markeren 6 lettertypes Formatering verwijderen Hyperlinks Invoegen afbeelding (enkel via url van online afbeelding) Een bericht configureren Een bericht configureren doe je in 'Configuratie bedrijfsinstellingen'. Deze applicatie kan je in de categorie 'Configuratie' vinden of via de zoekbalk op trefwoord 'Bedrijfsinstellingen'      Het Nederlandse bericht is verplicht.  Engels, Duits en Frans zijn optioneel.  Het bericht wordt in de taalkeuze van Mijn YouServe (Persoonlijke instellingen) getoond. Alleen de eerste zin van het bericht wordt getoond.  Klik op  om de preview venster uit te klappen.   Tip:  je hoeft een bericht niet te verwijderen. Na de einddatum verdwijnt het bericht van de landingspagina.  Je kan hetzelfde bericht opnieuw gebruiken met een andere begin - en einddatum.

Het beste kun je de autorisaties opbouwen als een piramide waarbij je de piramide opdeelt in 4 lagen. De onderste laag is de laag waarin de autorisatie wordt toegekend aan alle gebruikers die toegang hebben tot het systeem. De laag erboven, alle actieve medewerkers, is de laag waarin autorisatie wordt toegekend aan gebruikers met een actief dienstverband in HRCore. De laag daarboven, rollen, is de laag waarbij specifieke autorisatie wordt toegekend aan een specifieke rol en de top van de piramide, de laag waarin specifieke autorisatie aan specifieke gebruikers wordt toegekend. De autorisaties worden vanaf onderaan de piramide opgebouwd. Je begint als eerste met het toekennen van rechten die voor alle gebruikers van toepassing zijn, daarna met het toekennen van de rechten die alleen voor alle actieve medewerkers van toepassing zijn en zo verder.   Alle gebruikers     Je begint in autorisatiebeheer de rechten toe te kennen die alle gebruikers van Mijn YouServe moeten hebben. Denk aan de rechten voor bijvoorbeeld Mijn YouServe en het salarisdossier. Dit profiel kan bijvoorbeeld bestaan uit:   Alle actieve medewerkers Toegang tot bijvoorbeeld HR self service en het medewerkersdossier is van toepassing voor medewerkers met een actief dienstverband. Met de laag “alle actieve medewerkers” kunnen deze rechten eenvoudig toegekend worden.     In het profiel voor alle actieve medewerkers voeg je aanvullende rechten toe. Dit zijn dus rechten die bovenop de groep 'alle gebruikers' komen. Denk aan HR self service en het medewerkersdossier, zie onderstaande voorbeeld: Rollen Naast het toekennen van rechten aan alle gebruikers of aan alle actieve medewerkers kun je ook rechten toekennen aan bepaalde rollen. Dit zijn de rollen die in HR Core zijn vastgelegd en toegekend aan bepaalde gebruikers. Een veel voorkomende rol is de rol 'manager' (MGR). Ook deze laag voeg je toe.   In het profiel voor manager voeg je aanvullende rechten toe. Dit zijn dus rechten die bovenop de groep 'alle gebruikers' en ‘alle actieve medewerkers’ komen. Denk aan: Personeelsdossier voor medewerkers, zie onderstaande voorbeeld. Naast de rol manager kan het goed dat je andere rollen hebt vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan de rol van 'salarisadministratie'. Een dergelijke rol heeft hele andere toegang nodig dan andere gebruikers. Een salarisadministrateur heeft bijvoorbeeld toegang tot: Specifiek Tot slot maak je de piramide compleet. Er zijn altijd een aantal gebruikers binnen jouw organisatie die uniek zijn. Deze krijgen op gebruiker niveau rechten.    Deze specifieke gebruikers krijgen specifieke rechten. Dit kunnen bijvoorbeeld de functioneel beheerders zijn. Rechten die veel beheerders zullen krijgen zijn bijvoorbeeld: Bekijk de gebruikers waarop de  autorisatie van toepassing is: Worden de autorisatie ingericht volgens bovenstaande stappen? En bestaat jouw organisaties uit de volgende 'soorten' gebruikers: Alle gebruikers Alle actieve medewerkers Managers (op basis van rol in HR Core) Back-up managers (op basis van rol in HR Core) HR Professionals (op basis van rol in HR Core ) Salarisadministratie (op basis van rol in HR Core ) Beheerders (op basis van specifieke gebruikers) Dan bestaan autorisatiebeheer uit totaal 7 regels. De handleiding van het vernieuwde toegangsbeheer is gepubliceerd in dit kennisartikel

Lees in dit kennisartikel hoe je kunt inloggen in My YouServe, de omgeving voor gebruikers en professionals van YouServe HR Core. Zo doe je dat YouServe heeft verplicht 2-factor authenticatie toegevoegd voor extra beveiliging van My YouServe. Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).   Deze controle biedt een optimale bescherming van de persoonsgegevens in jouw organisatie zodat je blijft voldoen aan de eisen van de Europese privacywet AVG. Wij baseren ons inlog beleid op de NIST 800-63. Dit is een toegangsbeveiliging standaard die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.   Hoe werkt het? We onderscheiden twee varianten om in te loggen: Je logt in via je Connect account Je logt in via Single Sign-On (SSO) Het is ook mogelijk dat je beide inlogmethoden gebruikt   Inloggen via je Connect account Loggen jouw medewerkers rechtstreeks in op een Connect-account, oftewel met een gebruikersnaam en wachtwoord uitgegeven via YouServe Toegangsbeheer, dan vragen we je medewerkers hun account te vernieuwen en een andere gebruikersnaam en wachtwoord te kiezen. Vervolgens bevestigen medewerkers via een mobiele telefoon, laptop, security key of Yubikey hun identiteit. Deze 2-factor authenticatie is kosteloos en elke keer als je als medewerkers inlogt. Maak je al gebruik van 2-factor authenticatie, dan vervalt de oude sms-methode vanaf het moment dat je de nieuwe 2-factor authenticatie activeert. Je logt in via Single Sign-On (SSO) Als je inlogt via je bedrijfsnetwerk met SSO, verandert de url waar je inlogt op YouServe. Met SSO krijg je met één gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot YouServe en andere applicaties in jouw organisatie. Wel moet je de SSO configuraties vernieuwen omdat we de beveiliging van de gegevensuitwisseling tussen YouServe en jouw organisatienetwerk hebben verbeterd. Deze verbeteringen vloeien voort uit de NIST 800-63. Dit is een standaard van informatiebeveiliging die wordt onderschreven door de Nederlandse overheid en aanbevolen door veiligheidsexperts van Visma.   Overstappen naar SSO Werk je nog niet met SSO, dan kun je overstappen. Met SSO hebben je medewerkers maar één gebruikersnaam en wachtwoord voor al hun applicaties en overal toegang tot YouServe. Ook voor 2-factor authenticatie is dan maar één methode nodig, dus geen eindeloze lijst van applicaties op je telefoon of laptop. Voor beheerders betekent dit een forse tijdsbesparing bij het beheer van wachtwoorden en gebruikersnamen. Kies je voor SSO, dan ben je zelf verantwoordelijk voor de toepassing van 2-factor authenticatie en moet je wellicht nieuwe software aanschaffen. Visma | YouServe biedt hiervoor uitgebreide ondersteuning via gecertificeerde partners.   Inloggen voor professionals De 2-factor authenticatie geldt ook voor professionals (beheerders). Dit betekent dat zij geen certificaten meer nodig hebben voor toegang tot YouServe. De 2-factor authenticatie is gebruiksvriendelijker dan de certificaten en werkt bovendien op prive-apparaten. Professionals hebben dus ook vanaf huis toegang tot YouServe.   Meestgestelde vragen over inloggen Lees de meest gestelde vragen over de inlogprocedure voor YouServe. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact op met het Service Center.   Q: Wat is 2-factor authenticatie? A: Met 2-factor authenticatie bevestig je na het invullen van je gebruikersnaam en wachtwoord (iets wat je weet) je identiteit met bijvoorbeeld je telefoon (iets wat je hebt).   Q: Welke 2-factor authenticatie ondersteunt YouServe? A: YouServe ondersteunt: Google, Microsoft of Visma Autheticator app je telefoon (voor Apple of Android) Een fysieke sleutel: Security key op basis van FIDO2 of Yubikey   Q: Heb je voor 2-factor authenticatie een mobiel telefoonnummer nodig? A; Nee, de oplossing werkt met een telefoon app of een fysieke sleutel.   Q: Hoe vaak moeten medewerkers 2-factor authenticatie gebruiken? A: Gebruikers moeten elke keer met 2FA authentiseren.   Q: Hoe log je in op YouServe? A: Je hebt 2 opties: Connect accounts -- Je logt in met je gebruikersnaam , wachtwoord en -verplicht- 2-factor-authenticatie. Single Sign-On (SSO) – Je logt in met je gebruikersnaam, wachtwoord en 2-factor authenticatie van je eigen organisatie.   Voordelen veilig inloggen Naast meer veiligheid biedt het gewijzigde inloggen nog andere voordelen. Medewerkers kunnen zelf hun account deblokkeren, gebruikersnaam en wachtwoord opvragen. Ook handig voor medewerkers uit dienst die in YouServe hun jaaropgave willen raadplegen. Zij activeren zelf eenvoudig hun account en maken een nieuw wachtwoord aan. Beheerders zijn zo veel minder tijd kwijt aan het herstellen van YouServe accounts. De nieuwe 2-factor authenticatie is kosteloos voor Connect accounts.   Alle voordelen op een rij Optimale beveiliging persoonsgegevens Gebaseerd op standaard informatiebeveiliging (NIST 800-63) Blijf voldoen aan nieuwe privacywetgeving AVG Bespaar tijd en kosten Minder tijd kwijt aan herstellen accounts Kosteloze 2-factor authenticatie voor YouServe accounts Gemak voor de medewerker Medewerker heeft met SSO altijd en overal toegang tot YouServe Beheerders YouServe hebben nu ook toegang via privé apparaten Medewerkers hebben meer controle over hun YouServe account SSO werkt ook met de mobiele app van YouServe

Wanneer je inlogt als medewerker met professional- en/of manager-rechten voor het Personeelsdossier, verschijnen onder het tabblad “Medewerker” twee opties: Personeelsdossier en Medewerkerdossier. ➡️ Kies in dit geval altijd voor Medewerkerdossier. De optie Personeelsdossier hoort hier niet zichtbaar te zijn en kan een foutmelding veroorzaken. Dit wordt binnenkort opgelost in onze software. Overzicht van de dossiers: Personeelsdossier = toegang vanuit de rol manager en/of professional tot dossiers van medewerkers Medewerkerdossier = toegang tot je eigen dossier Salarisdossier = toegang tot salarisstroken en jaaropgaven

Met het vernieuwde My YouServe krijgt elke HR-professional voortaan één gebruikersaccount. Gebruikers die nu nog twee aparte accounts hebben, een professioneel (IC- of UA-account) en een persoonlijk (R-account), stappen over naar één gecombineerd account. Hiervoor is eenmalige actie nodig om autorisaties in enkele externe applicaties correct over te zetten. De overige autorisaties, bijvoorbeeld voor de YouServe applicaties HR Core Business, Payroll Business en HR Self Service, worden al centraal uitgevoerd als onderdeel van het project. Alle stappen vind je in de bijgevoegde PDF. Let op: deze actie kan pas worden uitgevoerd ná de migratie van het Toegangsbeheer binnen jouw organisatie.

Hieronder kun je de pdf's downloaden met uitleg over de diverse salarisspecificaties van Payroll Business. Het gaat om uitleg van de volgende salarisspecificaties: Uitleg 3-Koloms salarisstrook  Uitleg 4-Koloms salarisstrook  Uitleg Liggende Matrix salarisstrook  Uitleg Staande Matrix salarisstrook  De uitleg is gebaseerd op de gegevens van een voorbeeldspecificatie van januari 2025 en is beschikbaar in het Nederlands en het Engels.

Apr 8, 2025 10:00:17 AM Jan Dekkema   Sinds 1 juli 2024 geldt de CO₂-registratieplicht voor werkgevers met meer dan 100 medewerkers. Het doel van deze verplichting is om de CO₂-uitstoot van zakelijke mobiliteit in kaart te brengen. In de praktijk zorgt de regeling echter voor aanzienlijke administratieve lasten. De recente aankondiging dat het De recente aankondiging dat het Adviescollege Toetsing Regeldruk (ATR) een permanente status krijgt, bevestigt dat de overheid deze regeldruk serieus wil aanpakken. Toch blijft de registratieplicht vooralsnog van kracht. Wat zijn de volgende stappen?   Extra administratieve lasten De CO₂-registratieplicht heeft geleid tot aanzienlijke administratieve lasten, doordat regels overlappen. Ook vereisen ze onnodig complexe administratie, wat de beoogde doelstellingen onder druk zet. Minister Beljaarts benadrukte bovendien dat ondernemers al veel tijd, geld en energie besteden aan regeldruk. Nederland zou volgens hem veel regels opstapelen, wat het ondernemen bemoeilijkt en de economische groei remt.    Het ATR krijgt nu een breder mandaat om regeldruk te beoordelen en vroegtijdig te adviseren bij nieuwe wetgeving. Daarnaast is recent besloten om ook de Bedrijfseffectentoets (BET) aan te scherpen. Rekening houden in nieuwe wetten en regels met het mkb is daardoor niet meer de uitzondering, maar de norm. Zo gaat voor rapportageverplichtingen voor bedrijven het ‘nee, tenzij’-principe gelden.   Blik op de toekomst Het kabinet onderzoekt momenteel opties om het registreren van de reisbewegingen te vereenvoudigen. Een mogelijke oplossing is het gebruik van standaardmodellen waarmee werkgevers hun vaste reispatronen kunnen doorgeven. Er is nog geen informatie beschikbaar over wanneer er meer duidelijkheid komt over deze gewenste vereenvoudigingen.   Tot die tijd blijft de CO₂-registratieplicht in de bestaande vorm in ieder geval gehandhaafd. Dat betekent dat de eerste rapportage over de periode juli t/m december 2024 volgens de huidige regels ingediend dient te worden. Werkgevers zijn verplicht om het aantal gereisde kilometers voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen bij te houden. Ook moeten zij het gebruikte vervoermiddel registreren (openbaar vervoer, auto, fiets, etc.) en het brandstoftype noteren (elektrisch, benzine, diesel, etc.). De rapportage moet uiterlijk op 30 juni 2025 zijn ingediend.   Na 2026: mogelijke vervolgstappen De eerste jaren (2025 en 2026) ligt de focus van de CO₂-registratieplicht volledig op het vastleggen van gegevens. In 2026 evalueert het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat de CO2-reductie van werkgebonden personenmobiliteit over de jaren 2025 en 2026. Als de totale uitstoot onder het vastgestelde collectieve ‘emissieplafond’ blijft, worden de verplichte rapportages voortgezet.    Blijft de emissiewinst echter achter, dan wordt vanaf 2027 voor individuele werkgevers een verplichte emissiegrenswaarde ingesteld. Dit houdt in dat omgevingsdiensten gaan controleren of bedrijven onder deze grens blijven. Als een bedrijf de grens overschrijdt, ontvangt het een verzoek om maatregelen te nemen. Indien deze maatregelen niet worden getroffen, kan er een bestuurlijke sanctie volgen.   De kans dat strengere maatregelen nodig zijn, neemt toe. In 2024 stootte het Nederlandse bedrijfsleven binnen het Europese emissiehandelssysteem 1,8 miljoen ton méér CO₂ uit dan in 2023 – een stijging van 2,9 procent, aldus de Nederlandse Emissieautoriteit. Het is de eerste toename in jaren, wat de druk op klimaatdoelen verder vergroot.   Vereenvoudiging registratieplicht Hoewel de details van de vereenvoudiging van de rapportageplicht nog niet volledig duidelijk zijn, blijft de verplichting hoe dan ook bestaan. De doelstelling om de CO₂-uitstoot binnen de zakelijke mobiliteit tegen 2030 met 1,5 megaton te verminderen, blijft onverminderd van kracht, in lijn met het Klimaatakkoord van Parijs. De registratieplicht blijft dus een belangrijk instrument om deze reductie te monitoren.   Werkgevers moeten zich er van bewust zijn dat de verplichting blijft bestaan, al is het nog onzeker of de administratieve lasten daadwerkelijk op termijn zullen afnemen, zoals beoogd door minister Beljaarts en het kabinet. Daarnaast is het waarschijnlijk dat in de toekomst niet alleen zakelijke mobiliteit, maar ook andere aspecten van de bedrijfsvoering onderdeel worden van de rapportageplicht.  

Onderstaand treft je enkele cijfers aan voor het jaar 2025 die wij nog niet in eerdere documentatie voor de BPO small klanten hebben vermeld: Transitievergoeding is verhoogd naar maximaal € 98.000 (voor werknemers met een hoger jaarloon is het jaarloon het maximum).  WNT norm stijgt naar € 246.000 per jaar. Drempelvrijstelling voor RVU uitkering stijgt naar bruto € 2.273 per maand (was bruto € 2182 per maand in 2024). Het maximum Pensioengevend loon blijft in 2025 € 137.800. 

  Update o.b.v nieuwsbrief belastingdienst In de laatst gepubliceerde nieuwsbrief van de Belastingdienst is er een wijziging opgegeven ten opzichte van eerdere publicaties. Dit is januari in de systemen doorgevoerd:   1. Aanpassingen wet- en regelgeving 1.1 Inleiding In deze Vooraankondiging vind je informatie over de aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2024 naar 2025.  Aandachtspunten In deze Vooraankondiging vind je de definitieve informatie over de aanpassingen voor de jaarovergang. Als er naderhand aanvullingen zijn op de informatie in deze Vooraankondiging, vermelden we deze in de Release notes van januari 2025. Diverse wettelijke wijzigingen voor 2025 hebben we al in oktober, november en december in Payroll Business doorgevoerd, om de jaarovergang zo makkelijk mogelijk te maken. In deze Vooraankondiging vatten we alle zaken nog eens samen, zodat je alles op een plek kunt raadplegen. Nieuwsbrief Belastingdienst Zie voor de wijzigingen in wet- en regelgeving ook de Nieuwsbrief Loonheffingen 2025 van de Belastingdienst die je kunt downloaden van www.belastingdienst.nl . 1.2 Arbeidskorting De arbeidskorting voor lagere inkomens gaat van € 5.532 in 2024 omhoog in 2025 naar € 5.559. De arbeidskorting voor de hogere inkomens wordt afgebouwd. Als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking meer is dan € 43.071 ( 2024: € 39.957)  per jaar, wordt de arbeidskorting in 2025 verminderd met 6,510% van dit inkomen. De arbeidskorting is € 0 als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking hoger is dan € 129.077 (2024: € 124.934). 1.3 Algemene heffingskorting De algemene heffingskorting gaat van € 3,362 in 2024 omlaag in 2025 naar € 3.068. De algemene heffingskorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Bij een jaarinkomen boven het grensbedrag € 28.406 ( 2024: € 24.812) wordt de algemene heffingskorting afgebouwd met een percentage van 6,337% (2024: 6,095%) en is volledig afgebouwd vanaf het inkomen € 76.820 (2024: € 75.518).  Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat. 1.4 Ouderenkorting De ouderenkorting gaat van € 2.010 in 2024 omhoog in 2025 naar € 2.035.  De ouderenkorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Het maximale bedrag van de afbouw bedraagt eveneens € 2.035. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat en de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. 1.5 Alleenstaande ouderenkorting Tot 1-1-2024 mocht de alleenstaande ouderenkorting alleen maar door de Sociale Verzekeringsbank (SVB) worden toegepast. Met ingang van 1-1-2024 mogen ook andere inhoudingsplichtigen dan de SVB de alleenstaande ouderenkorting toepassen en wordt deze in zowel de groene als in de witte tabellen gepresenteerd. Vanaf 1-1-2024 kan een AOW-gerechtigde die je verloont, verzoeken om ook de alleenstaande ouderenkorting toe te passen.  De alleenstaande ouderenkorting gaat van € 524 in 2024 omhoog in 2025 naar € 531.  Medewerker > Arbeidsrelatie > Loonheffingen (medewerker) Binnen Payroll Business is deze nieuwe korting geïmplementeerd en is het mogelijk om deze te laten berekenen. Per 1-1-2024 is hiervoor aan het scherm Loonheffingen (medewerker) het veld Alleenstaande ouderenkorting toegevoegd. Standaard heeft dit veld de waarde Nee. Als je hier Ja invult en de medewerker is AOW gerechtigd, dan zal Payroll Business bij het berekenen van de verschuldigde loonheffing ook de alleenstaande ouderenkorting toepassen.    1.6 Bijzondere beloningen Voor het berekenen van de loonheffing voor bijzondere beloningen De al bestaande tabellen voor de bijzondere beloningen zijn aangepast aan de cijfers van 2025. 1.7 Jonggehandicaptenkorting De jonggehandicaptenkorting gaat van € 899 in 2024 omhoog in 2025 naar € 909.  Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz Het bedrag € 909 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de medewerker of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de eerste dag van de maand waarin hij de AOW-leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan Jonggehandicaptenkorting. Hiervoor hebben wij in de referentietabel Loonheffing jonggehandicaptenkorting de bedragen van 2025 opgenomen. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Jonggehandicaptenkorting op Ja staat.    2. Minimum uurloon ingaande per 1 januari 2025 2.1 Controle op wettelijk minimumloon In Payroll Business kun je opgeven dat het uitbetaalde loon gecontroleerd moet worden op het wettelijke minimumloon. Dit doet je via het gegevenselement Controleren op wettelijk minimumloon. Hiervoor kun je de volgende waardes vastleggen: Niet controleren De controle vindt niet plaats. Alleen controleren. De controle vindt plaats en als het uitbetaalde loon onder het wettelijk minimumloon ligt, dan krijg je hiervan een signaal in het Signaleringsverslag.  Controleren en aanvullen. De controle vindt plaats en als het uitbetaalde loon onder het wettelijk minimumloon ligt, dan krijg je hiervan een signaal in het Signaleringsverslag en er vindt een aanvulling plaats tot aan het minimumloon. 2.4 Percentages en parameters Sociale Verzekeringen Maximum premieloon Het maximum premieloon gaat van € 71.628 in 2024 omhoog in 2025 naar € 75.864. Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds laag Dit premiepercentage gaat van 2,64% in 2024 omhoog in 2025 naar € 2.74%. Als er sprake is van een uitkering, moet deze tegen het lage percentage worden berekend. De looncomponenten die betrekking hebben op de uitkering, moet je koppelen via Instellingen > Grondslag > Looncomponenten Awf uitkering / Aof uitkering.  Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds hoog Dit premiepercentage gaat van 7.64% in 2024 omhoog in 2025 naar € 7.74%.  Premie Arbeidsongeschikheidsfonds laag Dit premiepercentage gaat van 6.18% in 2024 omhoog in 2025 naar € 6.35%.  Premie Arbeidsongeschikheidsfonds hoog Dit premiepercentage gaat van 7.54% in 2024 omhoog in 2025 naar € 7.58%. Als er sprake is van een uitkering, moet deze tegen het hoge percentage worden berekend. De looncomponenten die betrekking hebben op de uitkering, moet je koppelen via Instellingen > Grondslag > Looncomponenten Awf laag / Aof uitkering.  Premie Wet Kinderopvang (WKO) Dit premiepercentage is per 1 januari 2025 ongewijzigd ten opzichte van 2024 en blijft 0,50% . Premie werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (laag) Het percentage voor de premie werknemersbijdrage ZVW gaat van 5.32% in 2024 omlaag in 2025 naar € 5.26%. Premie werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (hoog) Het percentage voor de premie werkgeversheffing ZVW gaat van 6.57% in 2024 omlaag in 2025 naar € 5.51%. Vrije vergoeding per kilometer(reiskosten) Het bedrag dat je aan vrije vergoeding mag geven voor reiskosten, blijft per 1 januari 2025 0,23 cent per kilometer. Vrije vergoeding thuiswerken Het bedrag dat je aan vrije vergoeding mag geven voor thuiswerken gaat van €2.35 in 2024 omhoog in 2025 naar €2.40%. 2.5 Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet (PAWW) Het percentage voor de premie PAWW gaat van 0.08% in 2024 omhoog in 2025 naar 0.10%.   2.6 Loonheffing – verschil Ook dit jaar zit er, net als vorig jaar, mogelijk een verschil in de loonheffing die is berekend in de salarisadministratie en de belasting die een medewerker moet betalen op basis van de inkomstenbelasting. Dit verschil wordt veroorzaakt door de opbouw en de afbouw in de arbeidskorting, de algemene heffingskorting en de ouderenkorting, waarbij bij de bijzondere beloningen onvoldoende rekening wordt gehouden in de loonberekening. Dit is geen fout in de salarissoftware, maar is wettelijk zo vastgesteld. 3. Wijzigingen 30% regeling 2024 3.1 WNT-norm De WNT norm gaat van €233.000 in 2024 omhoog in 2025 naar €246.000.  4. Pensioenwijzigingen 2025 4.1 Uniforme Pensioen Aangifte Pensioenfondsen die overstappen op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) Vanaf het jaar 2025 zullen de onderstaande Fondsen aansluiten bij de UPA: PNO Media Loyalis PMT Pensioenfonds (Zie: Inrichtingsdocument PMT Pensioenfonds 2025) Regelingen die voor 2025 worden toegevoegd / verwijderd Voor 2025 worden er vanuit de diverse pensioenregelingen en CAO's een aantal regelingen verwijderd en toegevoegd. Hieronder vermelden we de wijzigingen per fonds via ons CAO-nieuws op de community. 4.2 UPA 2025 - Verlofuren voor Regeling 4.2.1 Uniforme Pensioen Aangifte ( UPA) nieuwe aangifte elementen voor Verlofuren Waarom Vanaf 2025 moet er voor de Uniforme Pensioen aangifte (UPA) de uren worden doorgegeven wanneer er sprake is van vrijwillige voortzetting van het pensioen tijdens bijzonder verlof.  Hoe Uniforme Pensioen Aangifte >Beheer > Aangifte > IKV tijdvakken > Regelinggegevens Uniforme Pensioen Aangifte >Rapporten > Aangifte details > Tabblad Regelingen Actie Geen acties nodig. Deze gegevens worden direct gevuld vanuit de payroll resultaten 4.2.2 Voortzetten van pensioen bij verlof - Pensioen vast en doorgifte aan UPA Waarom Voor betaald en onbetaald ouderschapsverlof kon al worden opgegeven of de premieopbouw tijdens dat verlof wel of niet moest doorlopen. Dit gold specifiek voor de PMT en de PME.  Vanuit pensioenfondsen worden er steeds meer mogelijkheden geboden om pensioen volledig voort te zetten wanneer er sprake is van vormen van onbetaald verlof (zoals onbetaald verlof, onbetaald en betaald ouderschapsverlof, etc.). In de UPA aangifte wordt verwacht dat de verlofuren waarover de premie voortgezet wordt, dat deze apart doorgegeven worden. Om deze uren correct te gaan bepalen, is eerst de pensioenregeling aangepast. Hoe Met ingang van 1-1-2025 zijn er voor de arbeidsvoorwaarde Pensioen met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag) de volgende aanpassingen gedaan, waarmee de berekening correct gaat bij voortzetting. Op het bedrijfsscherm en het medewerkers scherm zijn de volgende aanpassingen gedaan.  Om op te geven of de premieopbouw tijdens het verlof wel of niet moet doorlopen. De omschrijving van het veld Voortzetting pens (Bet ouderschapsverl - PMT) is aangepast naar Voortzetting pensioen (Bet ouderschapsverlof). De omschrijving van het veld Voortzetting pens (Onb ouderschapsverl - PME/PMT) is aangepast naar Voortzetting pensioen (Onbet. ouderschapsverlof). Het veld Voortzetting pensioen (Onbetaald verlof) is toegevoegd.  Het veld Voortzetting pensioen (Aanv geboorteverlof) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Zorgverlof lang) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Studieverlof) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 1) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 2) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 3) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 4) is toegevoegd. Op het bedrijfsscherm zijn de volgende aanpassingen gedaan.  Om aan te geven welk percentage van de pensioenpremie over het gedeelte van het onbetaalde verlof op de werkgever en op de werknemer verhaald moet worden.  De omschrijving van het veld Bet ouderschapsverlof proc. WG-deel (PMT) is aangepast naar Bet ouderschapsverlof proc. WG-deel (Pens.). De omschrijving van het veld Bet ouderschapsverlof proc. WN-deel (PMT) is aangepast naar Bet ouderschapsverlof proc. WN-deel (Pens.). De omschrijving van het veld Onbet ouderschapsverlof proc. WG-deel (PME/PMT) is aangepast naar Onbet ouderschapsverlof proc. WG-deel (Pens.). De omschrijving van het veld Onbet ouderschapsverlof proc. WN-deel (PME/PMT) is aangepast naar Onbet ouderschapsverlof proc. WN-deel (Pens.). Het veld Onbetaald verlof proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Onbetaald verlof proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Aanvullend geboorteverlof proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Aanvullend geboorteverlof proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Zorgverlof lang proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Zorgverlof lang proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Studieverlof proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Studieverlof proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 1 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 1 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 2 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 2 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 3 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 3 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 4 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 4 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Standaard is ingesteld dat het voortzettingspercentage van pensioen voor de genoemde verlofsoorten 100% bedraagt. Dit betekent dat de premie bij pensioen voortzetting door de werkgever en de werknemer volledig wordt betaald. Volgens de procentuele verdeling die in de bovenstaande velden is opgegeven.  Voor een aantal CAO’s is echter ingesteld dat het voortzettingspercentage van pensioen 50% bedraagt. Dit betekent dat de premie bij pensioen voortzetting voor 50% door de werkgever en de werknemer wordt betaald en 50% door het pensioenfonds. Dit geldt alleen voor onbetaald en betaald ouderschapsverlof en voor de volgende CAO’s.  487 Metalektro. Hier geldt de 50% voortzetting alleen voor onbetaald ouderschapsverlof. 488 Metalektro Hoger Personeel. Hier geldt de 50% voortzetting alleen voor onbetaald ouderschapsverlof.    822 M&T Carrosseriebedrijf. 823 M&T Motorvoertuigen- en tweewielerbedrijf. 824 M&T Metaalbewerkingsbedrijf. 826 M&T Isolatiebedrijf. 1285 Tankstationbranche. 2297 M&T Technisch installatiebedrijf. Bovenstaande aanpassingen gaan wij ook uitvoeren voor de volgende arbeidsvoorwaarden. Pensioen aanvulling met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Pensioen overbrugging met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   Pensioen extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   VUT met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Vroegpensioen met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   AOP met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   Actie Wanneer er sprake is van voortzetting van de pensioenpremie bij verlof en er is sprake van aanlevering van de gegevens via de UPA aangifte, dan dien je gebruik te maken van deze nieuwe functionaliteit.  4.2.3 Voortzetten van pensioen bij verlof - Pensioen variabel en doorgifte aan UPA Waarom Vanuit pensioenfondsen worden er steeds meer mogelijkheden geboden om pensioen volledig voort te zetten wanneer er sprake is van vormen van onbetaald verlof (zoals onbetaald verlof, onbetaald en betaal ouderschapsverlof, etc.). In de UPA aangifte wordt verwacht dat de verlofuren waarover de premie voortgezet wordt, dat deze apart doorgegeven worden. Om deze uren correct te gaan bepalen, is de pensioenregeling aangepast. Hoe Met ingang van 1-1-2025 zijn er voor variabel pensioen aanpassingen gedaan waarmee de berekening correct gaat bij voortzetting. Dit geldt voor de arbeidsvoorwaarden Pensioen, Pensioen aanvulling, Pensioen overbrugging en Pensioen extra. In de arbeidsvoorwaarde van deze pensioensoorten zijn zowel op het bedrijfsscherm als op het medewerkerscherm voor 10 verlofsoorten Ja/Nee velden toegevoegd om aan te geven of de pensioenpremie bij verlof voortgezet wordt of niet: Voortzetting pensioen (Onbetaald verlof) Voortzetting pensioen (Bet ouderschapsverlof) Voortzetting pensioen (Onbet. ouderschapsverlof) Voortzetting pensioen (Aanv geboorteverlof) Voortzetting pensioen (Zorgverlof lang) Voortzetting pensioen (Studieverlof) Voortzetting Pensioen (Overig verlof 1 t/m 4)   Daarnaast zijn er 10 nieuwe grondslagen aangemaakt, waarin de kortingsbedragen per verlofsoort zijn vastgelegd, namelijk: Voortzetten (Pens.) var grsl - Aanv geb verlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Bet.ouderschapsverlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Onbet verlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Onbet Oudersch.verl. Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 1 Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 2 Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 3 Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 4 Voortzetten (Pens.) var grsl - Studieverlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Zorgverlof lang Standaard zit in deze grondslagen het looncomponent Salaris het sublooncomponent Korting (van de betreffende verlofsoort) gekoppeld. Let op! Deze grondslagen zullen eenmalig ingericht moeten worden. Wanneer er meer looncomponenten zijn die gekort worden bij verlof, dan dient het sublooncomponent met de Korting toegevoegd worden in de grondslagen van dezelfde verlofsoort!   Wanneer het veld van de voorzetting op Ja staat, dan vindt er over de korting uit de grondslag geen berekening van de premie meer plaats. In de UPA aangifte zal automatisch de correcte grondslag, premie en uren doorgegeven worden.   Actie Wanneer er sprake is van voortzetting van de pensioenpremie bij verlof en er is sprake van aanlevering van de gegevens via de UPA aangifte, dan zal er gebruik gemaakt moeten worden van deze functionaliteit. Controleer de genoemde grondslagen dat hier de juiste sublooncomponenten in gekoppeld worden en zet de voortzettingsveld voor de betreffende verlofsoorten op het bedrijfsscherm of medewerkerscherm op Ja. 4.3 Wijzigingen APG Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces / Periodieke Interface APG Voor APG geldt er 1 wijziging. Vanaf 2025 stopt de regeling BEXC met regelingvariant BE. Deze geldt voor de CAO Bouw en CAO Baksteen. Vanaf 2025 zal Payroll Business dit niet meer berekenen en doorgeven aan de APG Pensioenaangifte. 5. Aanpassingen Payroll Business 2025 5.1 Jaarlijks controleren en aanpassen op basis van beschikking Belastingdienst Waarom Ieder jaar ontvang je vanaf medio november van de Belastingdienst een beschikking waarin staat of jouw organisatie voor het eerstvolgende jaar (nu dus 2025) wordt beschouwd als kleine werkgever, middelgrote werkgever of grote werkgever. Ook vind je in deze beschikking de nieuwe percentages van de Werkhervattingskas die voor jouw onderneming van toepassing zijn.  Actie Controleer op basis van de beschikking of deze gegevens voor het komende jaar correct zijn vastgelegd.  Ga naar Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Controleer of in het veld Keuze Aof premie laag / hoog berekenen de juiste waarde is ingevuld per 1-1-2025. Leg de nieuwe percentages voor de Werkhervattingskas uitgesplitst vast in de velden ZW flex perc werkgever en WGA perc werkgever; als je de helft van de WGA premie verhaalt op de medewerker, vul dan ook het percentage in bij het veld WGA perc werknemer. 5.2  Code Invloed Verzekeringsplicht Waarom De omschrijvingen van de codes voor de waarde van het veld Invloed verzekeringsplicht zijn in 2025 gewijzigd door de belastingdienst.  Hoe Menu: Medewerker > Contract > Arbeidscontract De omschrijvingen die vanaf 1 januari getoond worden zijn veranderd, maar de code zelf niet. De omschrijvingen in Payroll Busienss komen nu overeen met de nieuwe omschrijvingen van de belastingdienst. Daarnaast is de '1' van de omschrijving van het dataelement verwijderd; vroeger waren er 3 elementen, maar Invloed verzekeringsplicht 2 en 3 zijn buiten gebruik. Actie Er is geen verdere actie vereist.  5.3 Uitzondering voor herziening van de lage WW (AWF) is verruimd  Waarom  Voor arbeidsovereenkomsten met een gemiddelde arbeidsomvang van 35 uur of meer, gold dat deze waren uitgezonderd voor de eventuele herziening van de lage WW. Hiervoor geldt dat de WW niet herzien hoeft te worden als de verloonde uren de contractuele uren met meer dan 30% overschrijden.  Om de wendbaarheid binnen vaste contracten te vergroten wordt deze uitzondering per 1-1-2025 verruimd. De grens van een gemiddelde arbeidsomvang van 35 uur of meer per week wordt aangepast naar een gemiddelde arbeidsomvang van meer dan 30 uur per week. Hieronder valt dus bijvoorbeeld ook een gemiddelde arbeidsomvang van 30.1 uur. Het gevolg hiervan is dat de 30% herzieningssituatie vaker is uitgezonderd en dat voor een grotere groep werknemers middels de mogelijkheid tot overwerk meer wendbaarheid binnen het vaste contract is gerealiseerd onder de lage WW-premie.       Hoe  Vanaf 1-1-2025 wordt de verhouding tussen de verloonde uren en de contractueel overeengekomen uren niet meer berekend als de gemiddelde arbeidsomvang meer dan 30 uur per week bedraagt. Dit was eerst bij een gemiddelde arbeidsomvang van 35 uur of meer.  Actie Er is geen verdere actie vereis 6. Wijzigingen in signaleringen 2025 Waarom Bij de controle door de Belastingdienst van de Loonaangifte zijn per 1-1-2025 de volgende aanpassingen doorgevoerd.  De controle 2217 - Reden uitdienst niet gevuld is vervangen door de controle 2501 - Reden uitdienst niet gevuld. De Belastingdienst geeft dit signaal als bij een medewerker het volgende van toepassing is.  Soort inkomen is gelijk aan 11, 13 of 15. Datum uitdienst is gevuld. Reden uitdienst is niet gevuld.   De controle 2502 - Contract voor onbepaalde tijd is verplicht is toegevoegd. De Belastingdienst geeft dit signaal als bij een medewerker het volgende van toepassing is.  Soort inkomen is gelijk aan 15. Fase indeling F en Z is gelijk aan 4 (Fase 4) of 19 (Fase C).  Contract onbepaalde / bepaalde tijd is ongelijk aan Onbepaalde tijd.    De controle 2503 - Oproepovereenkomst moet Ja zijn is toegevoegd. De Belastingdienst geeft dit signaal als bij een medewerker het volgende van toepassing is.  Fase indeling F en Z is gelijk aan 38 (Fase A zonder uitzendbeding, met loonuitsluiting) of 43 (Fase 1-2 zonder uitzendbeding, met loonuitsluiting).  Oproepovereenkomst is ongelijk aan Ja.    De controle C1124 - Soort inkomstenverhouding / werkgeversbijdrage fout is vervangen door de controle 2509 - Werkgeversheffing Zvw moet 0 zijn. De Belastingdienst geeft dit signaal als bij een medewerker het volgende van toepassing is.  Soort inkomen is gelijk aan 17.  Werkgeversheffing Zvw heeft een waarde.  Hoe Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Met ingang van 1-1-2025 zijn de oude signaleringen beëindigd en de nieuwe signaleringen toegevoegd. U vindt deze op het Signaleringsverslag als ze bij een medewerker van toepassing zijn.  Actie Wanneer een bepaald signaal op het signaleringsverslag komt te staan vanaf 1-1-2025 dient deze opgelost te worden. Voor de controles L2501 en C2509 zullen wij de desbetreffende klanten een mail sturen, zodat dit opgelost kan worden voor 2025.     

Aanleveren beschikking 2025 aan uw salaristeam: Om vanaf 2025 in de loonaangifte direct de juiste bedragen te berekenen voor de premieafdracht Whk en Aof, verzoeken wij je de nieuwe Whk / Aof beschikking 2025 uiterlijk met de salarismutaties voor de maand januari 2025 bij je salaristeam aan te leveren.   Laat het salaristeam ook weten als jouw onderneming eigenrisicodrager (ER) is geworden per 1 januari 2025, of juist weer is teruggekeerd naar de publieke verzekering via UWV. In deze situaties ontvang je ook een beschikking van de Belastingdienst.   De basispremie Aof (arbeidsongeschiktheidsfonds) is vanaf het kalenderjaar 2022 vervangen door een gedifferentieerde Aof premie. Kleine werkgevers betalen een lagere Aof premie dan (middel)grote werkgevers. Met deze verlaging komt het kabinet kleine werkgevers financieel tegemoet in de kosten van de loondoorbetaling bij ziekte. Kleine werkgevers kunnen het premievoordeel gebruiken voor herverzekering van loonkosten tijdens ziekte. Dit kan o.a. via de MKB-verzuimontzorgverzekering.   Kleine werkgever: De Belastingdienst geeft op de beschikking aan of de werkgever voor de Whk premie en de Aof premie een kleine of (middel)grote onderneming is. De grens bij een kleine werkgever wordt ook in 2025 gesteld op 25 maal het gemiddeld premieloon per werknemer per jaar.   Controle en bezwaar maken: Het is belangrijk dat je de ontvangen beschikking goed controleert. Zijn de juiste loonsommen gebruikt en zijn de toegerekende uitkeringslasten wel juist. Voor de toegerekende uitkeringslasten kun je een specificatie-instroomgegevens bij de Belastingdienst opvragen. Je hebt de mogelijkheid om binnen 6 weken na dagtekening van de beschikking bezwaar te maken tegen de vastgestelde premie.   Kleine werkgevers betalen een vaste sectorale premie en krijgen in plaats van een beschikking een ‘mededeling’ van de Belastingdienst met de sectorpremie voor 2025. Tegen de hoogte van desectorpremie kan geen bezwaar worden gemaakt.   Meer informatie: Meer informatie over deze beschikking kun je vinden op de website van de UWV via onderstaande link. Link: UWV en gedifferentieerde premies 2025

  1. Hoe sluit ik het jaar 2024 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra de eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kun je geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heb je bij het rekenen in 2025 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 6). Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2025. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2024 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij om uiterlijk 25 januari 2025 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2024 uit te voeren.  2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra je 2024 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kun je zelf bepalen wanneer je de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat je de jaaropgave opvraagt. Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraag je de jaaropgaven per bedrijf aan.  Als je vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 6), zorg er dan voor dat je de jaaropgaven pas afroept als je er zeker van bent dat je geen aanvullende verwerking over 2024 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Als je in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heb je twee opties: Je wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers. Maar je kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2024 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd. Let op dat je bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven leg je vast hoe je de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat je de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als je voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen    . Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie kun je in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kun je per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) selecteer je het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteer je ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, zie je die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, zie je de default inrichting die je hebt vastgelegd via Instellingen > Salarisspecificaties  > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als je alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kun je het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2024, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maak je gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerkerniveau. Dit doe je via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid): gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het  Salarisdossier  geplaatst nadat je via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven hebt aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kun je er in het  Salarisdossier  voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In  Salarisdossier  kun je op medewerkerniveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. 3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Instellingen > Overzicht bedrijfsinrichting >  optie  Referentietabellen kun je de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Visma Youserve ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Visma Youserve verwerkt. Wij informeren je hierover via de Community. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kun je zelf uitvoeren via Instellingen > Berekening > Referentietabellen.  4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kun je invoeren in het scherm: Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Deze premies worden door de Belastingdienst verstrekt. 5. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als in het scherm  Loonheffingen (medewerker)  het veld Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat. als in het scherm  Loonheffingen (medewerker)  het veld Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) vraag je het gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen, om te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. 6. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2024? Veel wijzigingen die je straks in 2025 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2024, kun je op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling. Correctie Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2024 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2024. Nabetaling Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2025 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2025. Specifieke verrekeningen zoals de  Fiscale correctie lease auto  en de toepassing van de 30%-regeling moet je altijd in het voorgaande jaar verwerken. Je kunt er voor kiezen om in 2025 in de nabetaalmodus te gaan draaien of je kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven.  Aandachtspunten Nabetaalmodus In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2024 door te voeren.  Als je dan na de eerste verwerking van periode 2025-01 constateert dat er nog mutaties over 2024 moeten plaatsvinden, kun je dit alleen doen met handmatige correcties: Je moet dan handmatige correcties voor 2024 rechtstreeks in de Loonaangifte vastleggen. Daarnaast moet je handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken. Correctiemodus Het voordeel van de correctiemodus is dat je, zolang als je wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als je al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Kies je voor de correctiemodus, dan geldt het volgende: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Voor de medewerkers die het betreft, kun je automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken. Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal. Controle en wijziging instellingen Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens   In het veld Nabetalingen vanaf periode kun je opgeven vanaf welke periode je wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2024 belast volgens de rekenregels van 2025 en verwerkt in de loonaangifte van 2025. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijf je in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2024 worden dan belast volgens de rekenregels van 2024 en verwerkt in de loonaangifte van 2024. Voorbeeld 1 Je brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode =  1 Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2024 als nabetaling verwerkt. Voorbeeld 2 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode =  4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2024 als correctie verwerkt. Voorbeeld 3 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode =  99 Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2024 als correctie verwerkt. Overige aandachtspunten voor het invullen van  Nabetalingen vanaf periode Kies een periode waarin normaal gesproken in de onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: je legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar Zodra je binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. Je kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kun je het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang je nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking: voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode over te stappen van nabetaalmodus naar correctiemodus, zolang er nog geen eerdere periode is afgesloten in de nabetaalmodus. Online help Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg in de online help, onderwerp  Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen  bij de Procedurebeschrijvingen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe je de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties. 7. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren inzenden? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kun je naar verwachting vanaf februari 2025 inzenden naar de Belastingdienst. Heb je de salarisverwerking voor de laatste periode van 2024 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kun je eventuele correctieberichten die voortkomen uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2024 pas vanaf februari 2025 inzenden. Als je verwacht dat je aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2024, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2024 totdat je zeker weet dat je het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2025 gaat openen.

Voorbereiden nieuw verlofjaar Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. 1. Acties Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  werkroosters genereren collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten  feestdagencluster(s) inrichten verlofregelingen controleren Basisinrichting verlof gereed? Let er op dat de basisinrichting voor verlof gereed is. Dit houdt in dat: De Feestdagen zijn geselecteerd OF Dat de Feestdagenclusters zijn gedefinieerd en aan de medewerkers zijn gekoppeld. De benodigde werkpatronen zijn gedefinieerd en dat in de HR stuurgegevens de juiste aansturing voor verlof en werkpatroon aanwezig is. De verlofregeling bijgewerkt moet zijn en voldoet aan de eisen van het nieuwe jaar. Zijn bovenstaande 3 punten in orde, genereer dan de werkpatronen. Zijn bovenstaande 4 punten in orde, genereer dan verlofrecht. Aandachtspunten Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken In de afbeeldingen hieronder kunnen andere jaartallen staan. Je kunt waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2024 voor het oude jaar en 2025 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren   Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren 2a Feestdagen cluster Let op: als je gebruik maakt van Feestdagen (stap 3), kun je stap 2a overslaan. Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters   Maak je gebruik van feestdagenclusters, volg dan de stappen hieronder. Meer informatie over feestdagenclusters vind je in de online help, zoekterm Feestdagenclusters.  Als een feestdagencluster aan het dienstverband van een medewerker is gekoppeld, wordt voor die medewerker rekening gehouden met de specifieke feestdagen die in dat  cluster staan. Stap 1: Kies in het menu Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters. Het scherm Feestdagenclusters opent (afb 01), Stap 2: Selecteer de Peildatum waarop je het feestdagencluster wilt aanpassen of aanmaken.    afb. 01 Stap 3: nieuw feestdagencluster aanmaken.  Klik rechtsboven de groene balk op Toevoegen   . Vul de clustercode en clusternaam in en klik op Opslaan. Stap 4: Selecteer de feestdagen Klik in deelscherm rechtsboven de groene balk op Toevoegen   . Je ziet het scherm Selecteer feestdagen.  Selecteer één of meer feestdagen: dit kan met de ctrl-toets of shift-toets + klikken.  Klik op Selecteer en vervolgens op Opslaan. Stap 5: Feestdagencluster koppelen aan medewerker. Ga in het menu naar Medewerker > Contract > Dienstverband en selecteer een medewerker. Klik achter het veld Feestdagencluster op het icoon Waarde wijzigen    en selecteer het feestdagencluster door erop te dubbelklikken. Klik in het scherm Dienstverband op Opslaan. Als aan een medewerker een feestdagencluster is gekoppeld, dan zijn in het jaarrooster de feestdagen van dit cluster blauw gekleurd. 2b Werkroosters toekennen en genereren via Werkpatroon Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu  Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren . Let op: deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop  Toevoegen   . Pas de datum aan en kies bij actie  Genereren werkrooster  (afb. 02).  Klik rechtsonder op  Opslaan  om de actie te voltooien.    afb. 02 3. Feestdagen activeren Let op: Als je gebruik maakt van het Feestdagencluster, kan je  stap 3 overslaan. Stap 1 : kies  Instellingen > Vastlegging > Waardencluster . Het scherm  Waardencluster  opent (afb. 03).   afb. 03  Stap 2: selecteer de juiste ingangsdatum. Stap 3 : selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij  Soort doelgroep  kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.  Stap 4 : kies het element  Feestdag .  Stap 5 : klik op de knop  Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Collectief Verlof toekennen Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via  Instellingen > Verlof > Collectief verlof  (afb. 04).    afb. 04 Veld Toelichting Datum collectief verlof Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst. Aantal verlofuren Vul hier  geen  uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling Je kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. Memo Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag   afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar  0,00  (afb.06).    afb. 06 Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.  Stappen inrichting  controleren Vanaf 2024 is er ook een rapport beschikbaar om de inrichting te bekijken. Kies het menu Rapporten > Instellingen > HR inrichting > Selecteer verlof alle. Om zaken aan te passen, kies het menu  Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad  Basisrechten  of bij  Verlofrecht per jaar (in uren)  het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld  Max. over te hevelen uren  correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld  Maximaal negatief  correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.  Als je via het tabblad  Bijzondere rechten  leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van  Automatische afboeking , controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.  Controleer of de juiste  Afrondingsmethode  is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Drie aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   . Het scherm  Verlofrecht toekennen  opent.  Selecteer de actie  Nieuw verlofjaar  en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07).     afb. 07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden  alle  verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie  Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via  Rapporten > Mijn rapporten.  Aandachtspunten na toekennen rechten  Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend. Aandachtspunt 2 -  Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een  Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij  vraag 5  van de Veelgestelde vragen . Veelgestelde vragen 1. Je zit in het jaar 2025. Het verlofjaar 2024 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2024. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2024 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 30 december 2024 t/m 3 januari 2025. In het actieve verlofjaar (2024) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2024 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08).   afb. 08 Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2025 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2024 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2025. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2024. 4. Het verlofjaar 2024 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld - dit voorbeeld is gebaseerd op een eerder jaar, maar het principe is hetzelfde Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2022 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2021 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2021 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2022.     afb. 09 Bij een verlofaanvraag over het jaar heen via automatisch afboeken, worden in het actieve verlofjaar de uren afgeboekt van de verlofsoort waar nog uren voor zijn. Dit houdt in dat de uren die worden afgeboekt, kunnen worden verdeeld over zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof. De uren voor het volgende jaar worden opnieuw vastgesteld op basis van de Prioriteit die is vastgelegd in de verlofsoort. Meer informatie - Online help: zie de toelichting in het helponderwerp Verlofregeling voor het veld Prioriteit en de optie Automatische afboeking. 5. Het nieuwe verlofjaar 2025 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2024 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?  Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie  Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht . Let op : kies hier voor de juiste peildatum. Stap 2 Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.   Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2024). Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen. Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.  6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu  Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand   de definitie  Importeren Extra Individueel Recht  te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).    afb. 10  Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken.   afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).    afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).    afb. 13  Stap 5 Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een  ‘  verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.     afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop  Browse  door via het menu  Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand  de importdefinitie  Importeren Extra Individueel Recht  te selecteren.  Klik op de knop  Importeer bestand  rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15).   a fb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2024) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  Het veld  Max aantal over te hevelen uren  is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu  Instellingen > Verlof > Verlofregeling . Controleer of het veld  Max aantal over te hevelen uren  in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld. Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via  Instellingen > Verlof > Verlofrecht  de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.  Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2024. Als een medewerker per 1-1-2025 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2024 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2025 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2024 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2024, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo .