Veelgestelde vragen jaarovergang 2022-2023

[#1]

• 1.Hoe sluit ik het jaar 2022 af?
• 2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen?
• 3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast?
• 4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren?
• 5. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend?
• 6. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2022?
• 7. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren inzenden?

1. Hoe sluit ik het jaar 2022 af?

Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra de eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart.

Let op
Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kun je geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heb je bij het rekenen in 2023 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 6).

Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten
Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking.

Uiterste aangiftedatum

• Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2023. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2022 door de Belastingdienst zijn ontvangen.
• Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij om uiterlijk 25 januari 2023 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2022 uit te voeren. 

2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen?

Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra je 2022 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kun je zelf bepalen wanneer je de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt.

Let op: controleer de instellingen voordat je de jaaropgave opvraagt.           

• Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraag je de jaaropgaven per bedrijf aan.
• Als je vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 6), zorg er dan voor dat je de jaaropgaven pas afroept als je er zeker van bent dat je geen aanvullende verwerking over 2022 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen.
• Als je in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heb je twee opties:
• Je wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers.
• Maar je kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2022 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd.
  Let op dat je bij het opvragen het juiste jaar afroept.

• Via Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven leg je vast hoe je de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat je de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als je voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen .
  Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven.
• Via het scherm Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie kun je in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kun je per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode.
• Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) selecteer je het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren.
  Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteer je ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen.
  Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, zie je die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, zie je de default inrichting die je hebt vastgelegd via Instellingen > Salarisspecificaties  > Afdrukken en verzenden jaaropgaven.
• Als je alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kun je het beste het mutatieverslag gebruiken.
• Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2022, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven.

Salarisdossier
Maak je gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden de volgende aandachtspunten:

1. Controleer eventuele afwijkingen op medewerkerniveau. Dit doe je via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid): gegevenselement Jaaropgaven afdrukken.
2. De jaaropgaven worden pas in het  Salarisdossier  geplaatst nadat je via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven hebt aangevraagd.
3. In uitzonderingsgevallen kun je er in het  Salarisdossier  voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In  Salarisdossier  kun je op medewerkerniveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren.

3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast?

De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Instellingen > Overzicht bedrijfsinrichting >  optie  Referentietabellen kun je de inrichting van de eigen regelingen controleren.

Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen
Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Visma | Youserve ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Visma | Youserve verwerkt. Wij informeren hierover via de Community.

Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen
Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kun je zelf uitvoeren via Instellingen > Berekening > Referentietabellen. 

4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren?

De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen:

• Premiedeel WGA
• Premiedeel ZW-flex

De premiepercentages kun je invoeren in het scherm: Instellingen > Berekening > Gegevens UWV.

Deze premies worden door de Belastingdienst verstrekt.

5. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend?

Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast:

• als in het scherm  Loonheffingen (medewerker)  het veld Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat.
• als in het scherm  Loonheffingen (medewerker)  het veld Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd.

Rapport opvragen voor controle

Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) vraag je gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op.

Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen, om te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden.

6. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2022?

Veel wijzigingen die je straks in 2023 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2022, kun je op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling.

• Correctie
  Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2022 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2022.
• Nabetaling
  Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2023 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2023.

Specifieke verrekeningen zoals de  Fiscale correctie lease auto  en de toepassing van de 30% regeling moet je altijd in het voorgaande jaar verwerken.

Je kunt er voor kiezen om in 2023 in de nabetaalmodus te gaan draaien of je kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven. 

Aandachtspunten Nabetaalmodus
In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2022 door te voeren. 

Als je dan na de eerste verwerking van periode 2023-01 constateert dat er nog mutaties over 2022 moeten plaatsvinden, kun je dit alleen doen met handmatige correcties:

• Je moet dan handmatige correcties voor 2022 rechtstreeks in de Loonaangifte vastleggen.
• Daarnaast moet je handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken.

Correctiemodus
Het voordeel van de correctiemodus is dat je, zolang als je wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als je al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar:

Kies je voor de correctiemodus, dan geldt het volgende:

• Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar.
• Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt.
• Voor de medewerkers die het betreft, kun je automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken.
• Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal.

Controle en wijziging instellingen

Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens  

In het veld Nabetalingen vanaf periode kun je opgeven vanaf welke periode je wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2022 belast volgens de rekenregels van 2023 en verwerkt in de loonaangifte van 2023.

Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijf je in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2022 worden dan belast volgens de rekenregels van 2022 en verwerkt in de loonaangifte van 2022.

Voorbeeld 1
Je brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode =  1
Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2022 als nabetaling verwerkt.

Voorbeeld 2
Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode =  4
Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2022 als correctie verwerkt.

Voorbeeld 3
Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode =  99
Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2022 als correctie verwerkt.

Overige aandachtspunten voor het invullen van  Nabetalingen vanaf periode

• Kies een periode waarin normaal gesproken in de onderneming geen correcties meer van toepassing zijn. 
• Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component
• Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: je legt de correcties vast via de module Loonaangifte.

Let op  de peildatum

• verloon je per maand, gebruik dan 1 januari 2023
• verloon je per 4-weken, gebruik dan 03 januari 2023 

Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar

• Zodra je binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. Je kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen.
• Ook kun je het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang je nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten.
• Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking: voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus.
• Het is mogelijk om halverwege de periode over te stappen van nabetaalmodus naar correctiemodus, zolang er nog geen eerdere periode is afgesloten in de nabetaalmodus.

Online help
Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg in de online help, onderwerp  Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen  bij de Procedurebeschrijvingen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe je de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties.

7. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren inzenden?

• Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kun je naar verwachting vanaf februari 2023 inzenden naar de Belastingdienst.
• Heb je de salarisverwerking voor de laatste periode van 2022 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kun je eventuele correctieberichten die voortkomen uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2022 pas vanaf februari 2023 inzenden.
• Als je verwacht dat je aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2022, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2022 totdat je zeker weet dat je het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2023 gaat openen.

[#2]

Het inrichten van de functionaliteit Uitsluiten workflow

* Voortaan gebruiken we het woord Element in plaats van Rubriek. Op deze wijze sluiten we aan bij de begripsbepaling van YouServe HR Core en Payroll Business.

In HR Self Service is het vanaf nu mogelijk om voor specifieke groepen medewerkers en managers workflow tegels uit te sluiten. Dit kan in sommige gevallen handig zijn omdat in HR Self Service alle medewerkers en managers hetzelfde activiteitenprofiel delen, wat resulteert in een consistente zichtbaarheid van de tegels. Er zijn echter gevallen waarin bepaalde groepen werknemers of managers van een bepaald bedrijf specifieke tegels niet mogen zien of gebruiken. Men wil daarom tegels selectief kunnen uitsluiten voor zowel medewerkers als managers op basis van één of meerdere condities. Deze aanpak zorgt voor een efficiënt beheer van de zichtbaarheid van de tegels, zonder telkens handmatige aanpassingen te hoeven verrichten.

Je hebt de volgende mogelijkheden om workflow tegels uit te sluiten:

1. Sluit een workflow uit voor medewerkers door middel van één of meerdere condities door een element op werknemersniveau te gebruiken om te selecteren.
   De conditie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
   - Alleen HRCore elementen met gegevenssoorten: PS = Persoonsgegevens, DV = Dienstverbandgegevens (contract) en KD = Kindgegevens) kunnen worden gebruikt. Elementen (eigen rubrieken) die alleen in Self Service bekend zijn, kunnen niet worden gebruikt;
   - Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, wordt de workflow uitgesloten;
   - Let op: Het werknemer element moet gevuld zijn. Niet aanwezige of lege werknemer elementen worden niet meegenomen in de selectie. Hierdoor zullen de workflow tegels bij deze werknemers wel te zien zijn in het startmenu;
   - Voor de waarde geldt dat je een maximum van 50 waardes die je kunt selecteren;
2. Sluit een workflow uit voor managers op basis van werkgeversgegevens (Werkgevernummer(s)) op het niveau van de manager.

Een daarvoor geautoriseerde manager of een professional blijft de mogelijkheid hebben om een mutatie te doen voor een medewerker die is uitgesloten voor een workflow tegel. De manager of professional moet dan wel de medewerker kunnen selecteren (geautoriseerd zijn) en moet zijn geautoriseerd om de workflow tegel te zien en te selecteren.

Instructie inrichting uitsluiten workflow

In Self Service kun je de functionaliteit: Uitsluiten workflow dmv conditie tegel vinden onder: Beheer/Autorisatie/Uitsluiten workflow dmv conditie 

Als je klikt op de tegel: Uitsluiten workflow dmv conditie kom je in het inrichtings- en overzichtsvenster.

Met de knop Begin keer je weer terug naar het Beheer menu.

De knop: Nieuwe workflow conditie gebruik je om een nieuwe conditie te creëren.

Het zoekgedeelte kun je gebruiken als je een lange lijst hebt met ingerichte condities. Je kunt zoeken op alle aanwezige kolommen velden.

Workflow / Rol / Conditie type / Conditie / Element / Omschrijving / Waarde.

In het onderste gedeelte zie je de ingerichte actieve condities. 

• Bij Workflow zie je de workflownaam waarbij de conditie actief is;
• Bij Rol Zie je ESS=Medewerker en MGR = Manager. Dit geeft aan voor welke rol deze conditie actief is;
• Bij conditietype kun je bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt;
• De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
• Bij Element wordt de Element code weergegeven. Alleen HRCore elementen kunnen hier worden gebruikt met gegevenssoort Persoon (PS), Dienstverband (DV) of Kind (KD);
• De kolom Omschrijving geeft de Element omschrijving weer;
• De kolom Waarde geeft de geselecteerde waarden weer waarvoor de conditie (uitsluiten van de workflow tegel) moet gaan gelden;
• Let op! Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, is de workflow niet meer zichtbaar in het startmenu voor de medewerker.

Hoe gaat het in zijn werk?

 
Klik op de knop: Nieuwe workflowconditie

Vervolgens selecteer je de betreffende workflow waar je een uitsluiting wilt realiseren. Kies daarna bij Rol voor ESS (Medewerker) of MGR (Manager) om te bepalen voor welke rol de uitsluiting dient te worden ingericht. Hierna kun je in het veld Conditie type voor de ESS (Medewerker) gebruiken om een element te selecteren:

1. Je selecteert eerst de betreffende workflow tegel welke je wilt gaan uitsluiten. In dit voorbeeld heet de workflow Wijzigen contracturen;
2. Hierna selecteer je de rol Medewerker (ESS) of Manager (MGR);
   

   
   Klik op opslaan

   
3. Je kunt nu bij conditie type bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt. In dit voorbeeld kiezen we voor Element;
   
4. Je kunt nu een Element (Rubriek) selecteren. In dit geval kiezen we voor Element Type medewerker 7393PS
   
5. De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
   
   
   
6. Dit element heeft onderstaande waarden om te selecteren. We kiezen in dit voorbeeld de Waarde Stagiair. Klik op Opslaan.
   
   

   Klik op de knop Opslaan om de geselecteerde waarden te bevestigen en te bewaren. 

   De geselecteerde waarden worden getoond in het overzichtsvenster. Klik nogmaals op Opslaan om definitief te bevestigen.
   
   
   
7.  De zojuist aangemaakte conditie wordt dan op deze wijze getoond in het overzichtsvenster
   

• Vanaf nu wordt de workflow Wijzigen contracturen niet meer getoond bij alle stagiaires;
• Je kunt hier meerdere condities creëren bij een workflow. Hierbij geldt altijd het “EN” statement. Dus aan alle condities moet worden voldaan voordat de workflow tegel wordt uitgesloten.
  

Het creëren van een conditie om een workflow uit te sluiten bij een Managersrol werkt op dezelfde wijze als bij een Medewerker.