Bestandsuitwisseling - HR Core Education Gebruikers - Algemeen Beschikbaar

[#1]

Status 

De Bestandsuitwisseling module is nu “Algemeen Beschikbaar” voor HR Core Education gebruikers. Dit betekent dat je zelf de autorisatie kunt toekennen in Autorisatiebeheer. Bestandsuitwisseling is de vervanger van handmatig Zenden/Ontvangen met IBU.

Vanaf vandaag zal de applicatie Bestandsuitwisseling standaard beschikbaar zijn in Autorisatiebeheer. In Autorisatiebeheer kan de beheerder rechten geven voor de verschillende bestandstypes aan de desbetreffende gebruikers. 

Heb je nog geen toegang tot Autorisatiebeheer? Dien een ticket in bij 4Me en vermeld daarin de gebruikers die toegang moeten krijgen tot Autorisatiebeheer. Wij zullen er dan voor zorgen dat deze gebruikers worden toegevoegd. 

Wat je moet doen

Ken in Autorisatiebeheer de juiste (onderstaande) rechten toe aan je gebruikers aan de hand van de volgende stappen. 

NOOT: Indien je nog niet bekend bent met Autorisatiebeheer kun je hier lezen hoe je Autorisatiebeheer kunt gebruiken.

Stap 1: Maak een nieuwe Autorisatie aan, door in het startscherm van Autorisatiebeheer op ‘Autorisatie toevoegen’ te klikken. Vul de naam in voor de nieuwe Autorisatie en ken vervolgens de nieuwe Autorisatie toe aan ‘Alle gebruikers’ of ‘Specifieke gebruikers’. Voeg de applicatie Bestandsuitwisseling toe aan de  nieuwe Autorisatie met de volgende rechten:

• Toegang tot Bestandsuitwisseling
• Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling
• Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling

Met deze rechten hebben de gebruikers, aan wie de nieuwe Autorisatie is toegekend, toegang tot Bestandsuitwisseling, maar alleen voor de  testbestanden en nog geen rechten voor applicatie specifieke bestanden.

Stap 2: Voeg alle gewenste applicaties en hun specifieke rechten toe aan de juiste autorisatiegroepen. Hierbij is het mogelijk om aan één Autorisatie meerdere applicaties inclusief bijbehorende rechten te koppelen:

HR Core Education

• Zend aktes naar MI Education
• Zend bulk bestanden naar HR Core Education
• Ontvang declaratiebestanden van HR Core Education
• Ontvang aktes van MI Education
• Ontvang datafeed bestanden van MI Education

Betaalmanager

• Ontvang downloads van Betaalmanager Gemal
• Ontvang opdrachten van Betaalmanager Gemal

Payroll Gemal Direct

• Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct

Payroll Gemal Direct Zenden

• Zend WIG Integratiebestanden naar Payroll Gemal Direct

Personeelsdossier

• Zend bestanden naar Personeelsdossier
• Ontvang bestanden van Personeelsdossier

Salarisdossier Gemal

• Ontvang bestanden van Salarisdossier Gemal

Youforce Account Beheer 

• Zend XSSO bestanden naar Gebruikersbeheer

Stap 3. Controleer of alle gebruikers, die toegang moeten hebben tot Bestandsuitwisseling, toegevoegd zijn aan deze autorisatie. Dit kan per gebruiker of via het rapport. 

Stap 4. Aanvullend dient in de applicaties ‘Betaalmanager’ en ‘Payroll Gemal Direct’ te worden ingesteld dat de bestanden verstuurd worden naar Bestandsuitwisseling in plaats van naar Zenden en Ontvangen. Een overzicht van de acties per applicatie staan op deze community pagina .

Stap 5. Bestandsuitwisseling is op dit moment beschikbaar in Mijn Youforce, maar kan ook worden bereikt via de "Bestandsuitwisseling" -tegel op de Youforce Desktop. In dat laatste geval moet de tegel wel worden geautoriseerd via Toegangsbeheer.

 Extra informatie

• Gebruikers moeten zich aanmelden via het nieuwe inloggen om gebruik te kunnen maken van Bestandsuitwisseling.
• Bestanden kunnen gedurende 1 maand worden opgehaald/ontvangen.
• Bestanden kunnen gedurende 1 maand zo nodig meerdere malen worden ontvangen.
• Bij verzenden van bestanden wordt er een kopie van de te verzenden bestanden verstuurd. Het verzonden bestand blijft lokaal beschikbaar.
• Ontvangen bestanden worden opgeslagen in de Download directory die in je browser is geconfigureerd.
• De Nederlandse taal wordt ondersteund. De gebruikte taal volgt de keuze die je bij de persoonlijke instellingen in Mijn Youforce hebt gemaakt.
• Het is mogelijk om tegelijkertijd meerdere bestanden te ontvangen. Zie Release-opmerkingen Bestandsuitwisseling update 16-10-2023.

Aan de volgende onderwerpen wordt op dit moment gewerkt. We zullen je hier op de community op de hoogte houden van de voortgang:

• Op dit moment wordt nog niet geregistreerd wie een bestand heeft ingezonden of ontvangen. Deze informatie is dus nog niet terug te zien in de betreffende schermen

Kennisartikelen

• Zenden en Ontvangen met de IBU stopt
• Youforce-bestanden koppelen aan Bestandsuitwisseling.  
• Hoe Bestandsuitwisseling testen met dummy-bestanden
• Releases voor bestandsuitwisseling