Bestandsuitwisseling - HR Core Online Gebruikers-...

4 Kudos · 29-08-2023

Status

De Bestandsuitwisseling module is nu “Algemeen Beschikbaar” voor HR Core Online gebruikers. Dit betekent dat je geen 4Me-ticket meer hoeft in te vullen om Bestandsuitwisseling voor jouw gebruikers te activeren, maar dat je zelf de autorisatie kunt toekennen in Autorisatiebeheer.
Bestandsuitwisseling is de vervanger van handmatig Zenden/Ontvangen met IBU.

Enkele voordelen:

Intuïtief en gebruiksvriendelijk
Geen lokale installatie of configuratie nodig
Betrouwbaar, veilig en automatisch opschalen tijdens piek uren

Vanaf heden zal de applicatie Bestandsuitwisseling standaard beschikbaar in Autorisatiebeheer. De autorisatie van elke gebruiker voor de verschillende file types kan door de Autorisatiebeheer administrator worden gedaan door het toekennen van de juiste rechten.

Wat je moet doen

Als je al de juiste rollen hebt gedefinieerd in Autorisatiebeheer, volg dan onderstaande stappen. Zo niet, volg dan eerst de stappen zoals beschreven in dit artikel en daarna de stappen zoals hieronder beschreven.

Stap 1: Voeg de applicatie Bestandsuitwisseling toe aan de gewenste rol(len)
met de volgende rechten:

Toegang tot Bestandsuitwisseling
Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling
Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling

Op dit punt hebben de gebruikers toegang tot Bestandsuitwisseling, maar alleen toegang tot testbestanden en nog geen toegang tot applicatie specifieke bestanden.

Stap 2: Voeg alle gewenste applicaties en hun specifieke rechten toe aan de juiste rollen:

Betaalmanager

Ontvang opdrachten van Betaalmanager Gemal
Ontvang downloads van Betaalmanager Gemal

HR Core

Zend bestanden naar HR Core Online
Ontvang bestanden van HR Core Online

Oude Zend-Ontvang naam was Zenden naar Hosted BO4 / Ontvangen van Hosted BO4

Payroll Gemal Direct

Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct

Personeelsdossier

Zend bestanden naar Personeelsdossier
Ontvang bestanden van Personeelsdossier

Salarisdossier Gemal

Ontvang bestanden van Salarisdossier Gemal

Youforce Account Beheer

Zend XSSO bestanden naar Gebruikersbeheer

Self Service

Zend HI CSV bestand naar Self Service
Zend HI XML bestand naar Self Service

Managementinformatie

Ontvang HR datafeed bestanden van Managementinformatie

Stap 3. Controleer of je gebruikers die Bestandsuitwisseling al gebruiken ook de juiste rollen hebben toegewezen gekregen. Indien nodig kun je rechten toekennen aan individuele gebruikers.

Stap 4. Koppel de Youforce bestanden aan de Bestandsuitwisseling. Zie instructies.

Stap 5. Bestandsuitwisseling is op dit moment beschikbaar in Mijn Youforce, maar kan ook worden bereikt via de "Bestandsuitwisseling" -tegel op de Youforce Desktop. In dat laatste geval moet de tegel wel worden geautoriseerd via Toegangsbeheer.

Extra informatie

Gebruikers moeten zich aanmelden via de nieuwe login om gebruik te kunnen maken van de Bestandsuitwisseling applicatie.
Bestanden kunnen gedurende 1 maand worden opgehaald/ontvangen.
Bestanden kunnen gedurende 1 maand zo nodig meerdere malen worden ontvangen.
Ontvangen bestanden worden opgeslagen in de Download directory die in je browser is geconfigureerd. Wil je bestanden in verschillende directories ontvangen dan kan dat door je browser zo te configureren dat hij bij elke download vraagt om een directory waar de bestanden gedownload moeten worden.
De Nederlandse taal wordt ondersteund. De gebruikte taal volgt de keuze die je bij de persoonlijke instellingen in Mijn Youforce hebt gemaakt.
Het is al mogelijk om tegelijkertijd meerdere bestanden te ontvangen. Zie Release-opmerkingen Bestandsuitwisseling update 16-10-2023
De Gemal Salaris tabellen die je gebruikt worden bij elke vernieuwing automatisch op de J-schijf geplaatst in de nieuwe Payroll-Tables directory.
Bestandsuitwisseling toont gebruiker informatie van degene(n) die een bestand hebben ontvangen of verzonden. Zie dit artikel voor meer informatie.

Kennisartikelen

Robert Kuijpers · ‎21-09-2023

Hallo, wij gebruiken nu nog de IBU cliënt maar wil graag de Bestandsuitwisseling app uitproberen. Ik heb hiervoor de stappen gevolgd zoals in ander kennisartikel beschreven. Toch krijg ik onderstaande melding. Is het überhaupt wel mogelijk om IBU en Bestandsuitwisseling app tezamen te gebruiken?

Monique Elshof · ‎21-09-2023

Wij hebben deze maand de eerste instellingen aangepast. We moeten maandelijks meer dan 100 bestanden binnenhalen voor een 7-tal verschillende werkgevers. Deze binnenhalen kost in deze nieuwe module enorm veel tijd. Gelukkig hebben we op dit moment ook nog de beschikking over de IBU. Wij kunnen eigenlijk pas met de nieuwe module gaan werken als het ook mogelijk is om meerdere bestanden tegelijk binnen te halen. Ik zie dat jullie hier wel aan werken en hoop wel dat dit gerealiseerd is voor de IBU definitief off-line gezet word.

Natalja Klavers · ‎21-09-2023

@Monique Elshof

Helemaal met je eens. Dat is ook onze wens om meerdere bestanden in één keer te downloaden.

Cristo Amezcua · ‎21-09-2023

Hoi @Robert Kuijpers

Jazeker. Het is mogelijk om IBU en Bestandsuitwisseling tegelijkertijd te gebruiken.
Kunt je nogmaals proberen toegang om Bestandsuitwisseling te openenen? Iedere 5 minuten worden de 'rechten' vanuit autorisatiebeheer ververst.
Mocht je zeker weten dat de rechten in 'Autorisatiebeheer' goed staan maar blijf je 'Toegang geweigerd'' zien? Dan moeten we samen verder analyseren wat de oorzaak is.
Wil je in dat geval een melding aanmaken bij het ServiceCenter? Inclusief een printscreen van de foutmelding en de rechten die jouw gebruiker heeft in autorisatiebeheer?

Cristo Amezcua · ‎21-09-2023

Hallo @Natalja Klavers, @Monique Elshof

Inderdaad een begrijpbare wens. We zijn al aan het werk met deze verbetering. Zodra deze functionaliteit beschikbaar is zullen we hierover een nieuwsbericht plaatssen.
Wil je nu toch al meerdere bestanden downloaden? Dan is mogelijk de implementatie van de File API nu al een goede oplossing voor jullie organisatie.

Gerdine · ‎02-10-2023

Ik heb in Autorisatiebeheer stap 1 t/m 3 en 5 uitgevoerd en ingericht. Stap 4 moet nog, echter wil ik graag eerst een test uitvoeren. Ik zie hier geen beschrijving van in kennisbank. Hoe doe ik dit?

Cristo Amezcua · ‎03-10-2023

Hallo @Gerdine ,
Dank je wel voor je feedback. We hebben een nieuwe kennisartikel aangemaakt om uit te leggen hoe je Bestandsuitwisseling kunt testen met dummy-bestanden. Laat ons alsjeblieft weten of het duidelijk genoeg is.

Gerdine · ‎05-10-2023

Beste Cristo,

bedankt voor dit kennisartikel. Het is gelukt om te test uit te voeren. Ter verduidelijking van dit kennisartikel:

Bij punt 1 staat de term Toegangsbeheer, dit dient Autorisatiebeheer te zijn.

Bij punt 3 kan iets duidelijker door aan te geven dat je eerst bestand moet selecteren via Select Files en vervolgens de verzending activeert via Upload.

Ik ben eruit gekomen, maar moest even goed kijken waar ik testbestand selecteer en hoe ik dit verzend.

In ieder geval bedankt voor je snelle actie hierin.

Robert Kuijpers · ‎05-10-2023

@Cristo Amezcua Hallo Cristo, dank voor je antwoorden aangaande gelijktijdig gebruik van IBU en app Bestandsuitwisseling. Ik heb hiervoor service ticket gemaakt en is opgelost en kan de app Bestandsuitwisseling openen. Ik ga kijken naar jouw instructie pagina voor testen met bestanden.

Ook ik reageer even op opmerkingen in deze groep dat het voor elke klant wenselijk is om met Bestandsuitwisseling meerdere bestanden in één keer te kunnen downloaden. Voor ons wordt de file API komende week door een VismaRaet collega consultant ingeregeld samen met onze ICT beheer. Voor mij is de file API voor unattended (server) en Bestandsuitwisseling app voor handmatige acties bedoeld toch? Evenals we nu de IBU ook voor de handmatige bestand acties gebruiken. Of zie ik dat verkeerd?

Cristo Amezcua · ‎05-10-2023

Hallo @Gerdine,

Heel erg bedankt voor je geweldige feedback! Ik heb zojuist het artikel bijgewerkt met jouw suggesties.

Cristo Amezcua · ‎05-10-2023

Hallo @Robert Kuijpers ,

Ik ben blij te horen dat je autorisatieprobleem is opgelost!

Je hebt gelijk met betrekking tot je tweede vraag. De File API is bedoeld voor onbemande (server) acties, en de Bestandsuitwisseling-app is bedoeld voor handmatige acties.

Wat ik bedoelde in mijn vorige opmerking is dat alles geautomatiseerd kan worden via de File API (bijvoorbeeld, je zou een File API-connector op je laptop kunnen configureren), dus het is aan jouw organisatie om te beslissen welke bestandstypen je liever automatisch wilt uitwisselen via de File API en welke bestandstypen je liever handmatig wilt uitwisselen via Bestandsuitwisseling.

Wat betreft de functie voor meerdere downloads, de ontwikkeling ziet er goed uit. We verwachten deze binnen deze maand uit te brengen. We zullen u informeren zodra het klaar is om uw feedback te ontvangen.

Cristo Amezcua · ‎16-10-2023

Hallo , Natalja Klavers, Robert Kuijpers,Monique Elshof

Het is al mogelijk om tegelijkertijd meerdere bestanden te ontvangen. Zie Release-opmerkingen Bestandsuitwisseling update 16-10-2023.

Laat ons alsjeblieft weten wat je van deze release vindt.

We hopen dat je de overgang naar Bestandsuitwisseling na deze functie kunt maken. Zo niet, laat ons dan weten hoe we je kunnen helpen of welke andere functie ontbreekt.

Robert Kuijpers · ‎20-10-2023

@Cristo Amezcua Hallo Cristo, ik heb vandaag getest met Test bestand(en) en werkt. Misschien open deur vraag maar waar vind ik een uitgebreidere handleiding van Bestandsuitwisseling app?

Andre vraag: je gaf al aan dat de klant (vooralsnog) de IBU en Bestandsuitwisseling naast elkaar kan gebruiken. Maar 'zie' ik dan alle mogelijke te verzenden of ontvangen bestanden 'staan' in de app Bestandsuitwisseling en IBU Zenden & Ontvangen? Als ik de proef op de som neem en kijk wat er klaar staat in IBU Zenden & Ontvangen zie ik deze m403/m81 namelijk niet terug in app Bestandsuitwisseling. Hoop dat ik mijn vraag duidelijk formuleer.

Ronald Kramers · ‎20-10-2023

Hallo @Robert Kuijpers ,

Fijn om te horen dat het nu werkt.

Voor de Bestandsuitwisseling app hebben we geen uitgebreidere handleiding.

Wij denken dat de app redelijk zelfduidend is en hebben ook tot op heden slechts enkele opmerkingen hierover ontvangen. Sommige klanten hebben bij de 1e keer even goed moeten kijken maar daarna was het geen probleem meer. Mochten we meer opmerkingen krijgen dan nemen we het maken van een handleiding zeker in overweging.

De klant kan (vooralsnog) de IBU en Bestandsuitwisseling naast elkaar gebruiken.

Echter, niet alle Zend/Ontvang modules zullen beschikbaar zijn in Bestandsuitwisseling. In Zend/Ontvang zie je namelijk zowel modules die interactief worden gebruikt als door de automatische IBU wordt gebruikt. Voor Bestandsuitwisseling worden in 1e instantie alleen de modules voor interactieve verwerking beschikbaar gemaakt. Module 403 (recht: Ontvang bestanden van HR Core Online) is op dit moment al beschikbaar maar misschien moet je je gebruiker nog daarvoor autoriseren. Module 81 is echter nog niet beschikbaar omdat deze eigenlijk voor automatisch gebruik is bedoeld, dwz gebruik maken van de File API.

Maar we houden de vragen van onze klanten in de gaten en dan kunnen we eventueel deze module nog aan Bestandsuitwisseling toevoegen.

Robert Kuijpers · ‎20-10-2023

@Cristo Amezcua @Ronald Kramers Hallo Ronald, Cristo, ik denk dat ik mijn vraag zelf kan beantwoorden door het artikel https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-API/Youforce-bestanden-koppelen-aan-de-File-API-B... te lezen 🙂 Deze stap(pen) hebben we nog niet uitgevoerd en gaan we oppakken. Fijn weekend.

Robert Kuijpers · ‎08-11-2023

@Ronald Kramers Hallo Ronald, dank voor je antwoord zover want ik moet nog aan de slag met het 'omschakelen' van de attended IBU naar Bestandsuitwisseling. Is er overigens al een harde datum waarop gebruik van de IBU zend & ontvangen echt wordt beëindigd?

Dan nog een andere vraag: in de attended IBU kun je via instellingen het pad instellen waarmee je met menu optie Ontvangen van Hosted BO4 (=BINT/m403) bestanden download. Die optie zie ik dacht ik niet terug in Bestandsuitwisseling module. Daar is het default download pad c:\downloads, althans zoals ik heb geprobeert met Bestandsuitwisseling tests bestanden. Is dat instelbaar voor HR Core online hosted en Bestandsuitwisseling test ?

FBB Zorgboog · ‎08-11-2023

@Cristo Amezcua @Ronald Kramers @Robert Kuijpers

Ik heb me door alle documenten geworsteld die er inmiddels m.b.t. bestandsuitwisseling beschikbaar zijn, maar het is mij nog steeds niet duidelijk wat ik bij punt 4 nu wel/niet moet doen.

Uit het bericht Youforce-bestanden koppelen aan de File API / Best... - Visma Community wordt mij gewoon niet helder of ik iets alleen hoef te doen wanneer ik gebruik wil maken van de File API of dat ik dit ook moet doen wanneer ik bestandsuitwisseling wil gebruiken als vervanger van de handmatige zenden & ontvangen.

Bij ons is de File API inmiddels ingericht voor de zgn unattended uitwisseling van bestanden maar ik wil nu verder met de handmatige variant.

De stappen 1 t/m 3 heb ik gedaan, idem een test met dummy bestanden.

Ronald Kramers · ‎08-11-2023

@Robert Kuijpers De harde datum voor IBU Zend & Ontvang is 1 April 2024.
Directories kun je niet meer configureren omdat we nu 'zero footprint'zijn.
Dat betekent dat je afhankelijk bent van de instellingen van je browser. Die heeft standaard 1 directory als Download directory geconfigureerd.

Als je verschillende file types wilt ontvangen in verschillende directories dan heeft elke browser een optie om bij elke file download om een directory te vragen waar het bestand geplaatst moet worden. Wij adviseren om deze optie dan te activeren.

Selecteer je in Bestandsuitwisseling meerdere bestanden om tegelijkertijd te ontvangen, dan worden deze bestanden in ZIP-formaat in de gekozen download directory geplaatst. Hier hebben we voor gekozen omdat de browser anders voor elk bestand weer om een directory gaat vragen.

Ronald Kramers · ‎08-11-2023

@FBB Zorgboog We begrijpen de verwarring over stap 4 en zijn ook bezig om daar wat meer duidelijkheid in te verschaffen.
Bij stap 4 is het beter om niet te kijken of je Bestandsuitwisseling of File API gebruikt, maar te kijken naar de modules waarmee je bestanden uitwisselt.
Als je met een module bestanden uitwisselt dan moet je in de beschrijving van die betreffende module kijken of je daar wat moet aanpassen om bestanden via de File API en/of Bestandsuitwisseling te kunnen ontvangen.

Het kan zijn dat je voor enkele modules zelfs niets hoeft te doen.

Let op dat bij sommige modules misschien alleen wordt gesproken over File API en niet over Bestandsuitwisseling, maar weet dat deze aanpassing tegelijkertijd geldt voor zowel File API als Bestandsuitwisseling. Je hoeft de wijziging dus maar 1x te doen.

FBB Zorgboog · ‎08-11-2023

@Ronald Kramers dank voor je reactie. Ik ga het opnieuw bestuderen en oppakken zodra ik daarvoor de moed en fut verzameld heb 😏

GAM Rademakers · ‎09-11-2023

Hoi @Ronald Kramers , @Cristo Amezcua

Kunnen jullie aangeven hoe ik via de bestandsuitwisseling productiebestanden kan zenden naar Payroll Gemal Direct, hier wordt in de handleidingen nergens over gesproken. In autorisatiebeheer kan ik enkel 'toegang' en 'ontvang bestanden' aanzetten. Hoe krijgen wij dan onze (proef)productiebestanden in Gemal?

Ronald Kramers · ‎10-11-2023

Hallo @GAM Rademakers Het verzenden van (proef)productie bestanden via Bestandsuitwisseling is niet beschikbaar gesteld omdat het al enige tijd mogelijk is om deze bestanden automatisch te laten inzenden vanuit HR Core Online naar Payroll Gemal Direct. Het is dus niet meer nodig om handmatig productiebestanden in te zenden.

Meer informatie hierover vind je in het volgende artikel.