Kennisbank Youforce App

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van vervanging. In dit document wordt de werking en inrichting van vervanging beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Het recht 'vervanging instellen' zorgt ervoor dat je alleen een vervanger kunt instellen minimaal dezelfde rol. Een 'manager' kan dus nooit zelf een 'secetaresse' instellen als vervanger. In de handleiding van de Youforce app hebben we de verschillende mogelijkheden toegelicht.   Echter er zijn twee uitzonderingen: Een beheerder van Youforce kan het recht 'vervanging beheren' toegewezen krijgen. Hiermee kan deze beheerder meer. Een beheerder kan wel een 'manager' selecteren en daarna een 'secretaresse' instellen als vervanger. Meer daarover staat beschreven in de handleiding van de Youforce app. Of lees het nieuwsbericht 'Naast 'vervanging' ook 'delegatie' in te stellen door de beheerder'. Een beheerder kan de optie 'Geen beperking in te selecteren vervangers' activeren. De werking hiervan is beschreven in Handleiding Youforce app & desktop 'Vervanging'   

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van aanvragen & uploaden. In dit document wordt de werking en inrichting van aanvragen & uploaden beschreven. Dit betreft de functionaliteiten: Uploaden en declareren VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) Aanvragen werkgeversverklaring woning (voor hypotheek of huurwoning) Uploaden diploma of certificaat   Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.  

De verlofmodule reageert op wijzigingen in HR Core (Beaufort), en valideert uiteraard de wijzigingen voordat deze opgeslagen worden. Met enige regelmaat constateren we op deze manier (functionele) fouten en worden de betreffende gegevens niet opgeslagen. Veelal zal het Service Center deze meldingen terugkoppelen aan je via een ticket. Dit artikel is bedoeld om de meldingen te begrijpen en een handreiking te geven om deze op te lossen.   Verloftijdvakken Meldingen over verloftijdvakken worden geïdentificeerd door een sleutel die als volgt is opgebouwd: <persoonsnummer> - <dienstverband> - <verlofsoort> - <verlofjaar> - <volgnummer> De sleutel delen we in het ticket, zodat je eenvoudig de juiste data kunt vinden om te analyseren. (NB. het <volgnummer> is niet beschikbaar in HR Core of Youforce Reporting) Meldingen There are hoursPerDays outside the ValidityPeriod De periode van het verloftijdvak wordt bepaald door de velden Begindatum tijdvak en Einddatum tijdvak (1). De melding geeft aan dat er dagen zijn in de tabel met "Uren per dag" (2) die voor of na het tijdvak liggen; dit is niet toegestaan.   There are one or more existing Leave Periods using different categories with overlapping dates summing more than 24 hours Op één dag zijn (in totaal) meer dan 24 uren verlof geregistreerd, dit kan verdeeld zijn over meerdere verloftijdvakken; dit is niet toegestaan.

Visma|Raet draagt graag bij aan het voorkomen van fraude. Denk aan fraude met diploma's of BIG-registraties. Meer informatie over ons intiatief is te vinden in de volgende nieuws updates.   Bijgaande handleiding geeft uitleg over de mogelijkheden.  

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van declaraties. In dit document wordt de werking en inrichting van declaraties beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Het zou kunnen dat een bepaalde locatie (adres) wel beschikbaar is maar dat de aanvullende gegevens onjuist zijn of ontbreken.     Je ziet in bovenstaand voorbeeld dat we zoeken op de tekst “raet” en ons adres (Plotterweg 38) een aantal keren voorkomt. Dit komt omdat bij onze locatie aanvullende gegevens zijn opgenomen, bijvoorbeeld omdat we beschikken over een parkeerplaats… Dit soort plaatsen noemen we POI's, Point of Interests   Mocht jouw organisatie niet bekend zijn onder de juiste naam, dan kun je zelf onze leverancier hier op attenderen via de volgende website: https://wego.here.com/   Je zult daarvoor eerst een account moeten aanmaken als je dat nog niet gedaan hebt Zodra je dit gedaan hebt, en bent ingelogd, kun je wijzigingen voorstellen:   Zoek de locatie en klik op “Een bewerking voorstellen”   Voer de juist informatie in en klik op “Verzenden ter beoordeling”   Jouw aanvraag zal worden beoordeeld en indien goedgekeurd, worden doorgevoerd in het kaartmateriaal.

Hier vind je enkele templates voor medewerker en manager met een korte instructie (Quick Reference Card). De templates zijn beschikbaar als PDF en MS Word document zodat je deze eenvoudig kunt aanpassen.   💡Als Visma|Raet zien we dat medewerkers & managers nóg enthousiaster worden van video's dan van instructie van een Quick Reference Card. Kijk dus ook in de 'kennisbank met filter Video's' naar welke video's je kunt delen binnen jouw organisatie.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van verzuim. In dit document wordt de werking en inrichting van verzuim beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Voorheen had je als medewerkers gewoon af en toe een vrije dag. Maar tegenwoordig heb je allerlei verschillende verlofsoorten. Van bovenwettelijk verlof tot betaald ouderschapsverlof. Maar een medewerker wil gewoon nog steeds vrij. Daarom is verlof beschikbaar in de Youforce App en Mijn Youforce. Eenvoudig voor de medewerker, maar volledig automatisch gekoppeld aan verschillende verlofsoorten.   In deze video leggen we uit hoe je verlof activeert.   Als beheerder moet je rechten hebben tot: ► Autorisatiebeheer & Configuratie Verlof

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van verlof. In dit document wordt de werking en inrichting van verlof beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

In deze video leggen we uit hoe je de functionaliteiten van 'Aanvragen & uploaden' activeert.

Nee, 'vervanging' in de Youforce app (& desktop) en Self Service zijn aparte functionaliteiten.   Bij de ontwikkeling van de Youforce app hebben we veel tijd gestoken in het realiseren van de autorisaties. Hierdoor kunnen we o.a. zorgen dat: Een declaratie terecht komt bij de juiste goedkeurder Een verlof aanvraag of intrekking terecht komt bij de juiste goedkeurder Een (back-up) manager de juiste medewerkers ziek kan melden   Bij de ontwikkeling hiervan hebben we veel gekeken naar de sterke punten, maar ook de verbeterpunten van Self Service. Daarom hebben we o.a. de volgende nieuwsberichten geplaatst over de Youforce app: Verbetering in ophalen gegevens uit organisatiestructuur Vervanging in te stellen door alle rollen   We hebben er dus bewust voor gekozen om de functionaliteit 'vervanging' volledig opnieuw te bouwen voor de Youforce app & desktop. Daarbij rekening houdend met de meest populaire idee bij Self Service om ''vervanging in te kunnen stellen voor andere rollen''.   Door het volledig opnieuw bouwen van 'vervanging' maken we het op lange termijn mogelijk om één oplossing te realiseren voor 'vervanging' die zowel werkt in de processen van de Youforce app (zoals declaraties en ziekte) als in Self Service.   Tot die tijd zal een manager (of andere rol) dus zowel 'vervanging' moeten instellen in Self Service als in de Youforce app.   Op basis van input via het Ideeën forum van de Youforce app hopen we te leren hoeveel prioriteit het realiseren van één centrale 'vervanging' functionaliteit heeft.

De functionaliteit 'vervanging' zorgt ervoor dat: De ingestelde 'vervanger' óók de declaratie ter goedkeuring krijgt De ingestelde 'vervanger' óók de verlof-aanvraag of verlof-intrekking ter goedkeuring krijgt De ingestelde 'vervanger' óók medewerkers kan ziek- en herstel melden   Het instellen van een 'vervanging' zorgt er echter niet voor dat de 'vervanger' automatisch de rechten krijgt om de applicatie 'ziekteverzuim', 'verlof', of 'declaraties' te openen. Het is dus raadzaam om de rechten van de Youforce app & desktop in te richten op basis van rollen en niet op individuele gebruikers. Meer informatie hierover is te vinden in het kennisbankartikel 'Best practise inrichting Autorisatiebeheer Youforce app'

Gebruik je andere velden gebruiken voor ‘SKJ’ of ‘Kosten SKJ in €’? Kijk dan of je kunt overstappen op de standaard rubrieken.   Hoe overstappen? In het volgende artikel helpen we je hoe je deze overstap eenvoudig kan doen: Hulp bij overstap standaard velden voor 'SKJ-(her)registratie'   Waarom overstappen? Aansluiten bij de standaard is altijd verstandig. Daarnaast is Visma|Raet gestart met een initiatief om fraude te voorkomen. Bijvoorbeeld met diploma's, VOG en BIG-registraties. Lees hierover meer in Oproep: Youforce tegen fraude samen ontwikkelen. Om soepel te kunnen aansluiten op dit soort ontwikkelingen is het altijd verstandig om je te conformeren aan de standaard.   Wil/kan dat niet? Voeg dat toch de genoemde velden in de handleiding toe, zet exporteren uit en gebruik een javascript om de waarden over te zetten naar je eigen rubrieken.

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart?    Ga dan als beheerder naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie profiel. Bovenin kan je kiezen voor 'Workflow overzicht' en dan het tabblad 'Aanvragen & uploaden' selecteren. Daar zul je de reden vinden waarom de workflow niet gestart kon worden. Veelal zal het een van de onderstaande redenen zijn: Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubriek verplicht op het formulier moeten staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Behandelen PA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de diploma/certificaat hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw het eerder ingediende diploma/certificaat alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Het test diploma/certificaat is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de VOG heeft geupload: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart?    Ga dan als beheerder naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie profiel. Bovenin kan je kiezen voor 'Workflow overzicht' en dan het tabblad 'Aanvragen & uploaden' selecteren. Daar zul je de reden vinden waarom de workflow niet gestart kon worden. Veelal zal het een van de onderstaande redenen zijn: Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubrieken verplicht op het formulier moeten staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Behandelen PA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de diploma/certificaat hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerder ingediende SKJ-registratie alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. De test SKJ is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de SKJ heeft geupload: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.

Visma|Raet beheert de tabel van het  veld SKJ register (rubriek PI0164). Deze tabel is exact gelijk aan de officiele tabel vanuit het SKJ-register (bron:  https://informatiebank. skjeugd.nl/vragen/wat-is-de- titel-van-mijn-registratie/#:~ :text=Het% 20Kwaliteitsregister%20Jeugd% 20bestaat%20uit,Jeugd%2D%20en% 20gezinsprofessional%20SKJ)   Dat betekent dat op dit moment de volgende tabel wordt gehanteerd: Rubriekcode Prompt Weergave PI0164 SKJ register 01: Jeugd- en gezinsprofessional SKJ 02: Jeugdzorgwerker SKJ 03: Master-psycholoog SKJ 04: Master-orthopedagoog SKJ 05: Master-pedagoog SKJ 06: Kinder- en jeugdpsycholoog SKJ 07: Postmaster-orthopedagoog SKJ     Eind 2024 wordt de tabel opgenomen in HR Core Beaufort. Via de release notes van HR Core Beaufort kan je de voortgang daarvan lezen.   Wil je nu al aan de slag? Dan kan je de tabel exact als hierboven opnemen in 'rubrieken'.  

Ja, als je ziek- en herstel melden in de Youforce app beschikbaar maakt voor (een deel van) je organisatie kan je ook nog de huidige Self Service workflows actief houden (bijvoorbeeld voor de rest van je organisatie tijdens een pilot van de Youforce app).   Hou er wel rekening mee dat dit tot problemen kan leiden in HR Core wanneer en rond hetzelfde moment mutaties gedaan worden met betrekking tot een ziekmelding. Zowel Self Service als de Youforce app zullen werken met een eigen technische sleutel in HR Core waardoor HR Core deze ziekmeldingen dus ook als apart zal beschouwen.   Zoals recent aangegeven in de roadmap is het de bedoeling om per 1 april 2025 te stoppen met de workflows mbt ziekteverzuim in Self Service: https://vismaraet.maglr.com/roadmap-2024/waar-gaan-we-mee-stoppen