Kennisbank Youforce App

Straatnaam Wist je dat er steeds meer lange straatnamen bestaan? Gelukkig is er een vaste norm (NEN 5825) Zo hoort bij de postcode 6922 KZ en huisnummer de volgende straatnaam: Laan van de landinrichtingscommissie Duiven-Westervoort   Conform de norm wordt deze straatnaam ingekort naar de officiele afkorting van maximaal 24 karakters. In de optie 'adresgegevens' (zowel beschikbaar in de App als via Mijn Youforce) zal een medewerker dus automatish zien: Ln vd l D-Westervoort   Postcode In de optie 'adresgegevens' (zowel beschikbaar in de App als via Mijn Youforce) hanteren we voor Nederlandse postcodes het volgende formaat: 1234 AB (= met een spatie tussen de nummers en letters). 

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die gebruik maken van de Youforce app. Dit document geeft inzicht in welke inrichting noodzakelijk is voordat de Youforce app gebruikt kan worden.

In deze video leggen we uit hoe je de basis functionaliteiten van de Youforce App activeert.   Denk aan de mogelijkheden van 'inzicht eigen verzuim', 'personeelsdossier', 'salarisdossier' & wijzigen van eigen gegevens  zoals contactgegevens, adresgegevens, veranderingen in burgerlijke staat, et cetera.

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) is beschreven welke informatie hiervoor nodig is.   Vanuit Self Service is het nodig om de volgende informatie te weten De naam van de workflow die gekoppeld moet worden (b.v. Adreswijziging) Note: er kan dus één workflow worden gekoppeld De naam van de activiteit (b.v. Indienen MW) Note: de activiteit moet in Self Service zijn aangemerkt als ''start activiteit'' De naam van de knop (b.v. verzenden) Vervolgens worden de volgende gegevens vanuit de Youforce app naar Self Service verstuurd:   Item in Youforce app Verwerking in Self Service Opmerking Woonadres     Ingangsdatum FS0060   Woonadres met ingang van P01012 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Woonland P01024   Postcode P01020   Huisnummer P01016   Huisnummer toevoeging P01018   Straat P01014   Woonplaats P01022   Postadres     Gebruik een specifiek postadres  A00001 De vraag ''Is dit ook uw postadres ?'' zal de waarde ''Nee'' krijgen. De rubriek A0001 mag dus maar één keer als input veld in het Self Service formulier opgenomen worden  Postadres met ingang van P01011 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Land P00847   Postcode P00313   Huisnummer P00367   Huisnummer toevoeging P00368   Straat P00365   Plaats P00847    

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) is beschreven hoe de beheerder per veld kan bepalen of deze zichtbaar of wijzigbaar moet zijn.

Voor de velden E-mail privé (P01034) en E-mail werk (P01035) wordt gecontroleerd is er minimaal en maximaal één @ wordt gebruikt, minimaal en maximaal één punt (.) achter het @, minimaal één teken vóór @, mininmaal één teken achter @ en minimaal één teken achter de punt (.).     De aanwezige controle in de Youforce app is niet aan te passen als beheerder.  

Gelukkig vergissen medewerkers zich niet zo vaak. Als ze een nieuw adres opgeven in de Youforce app is dit in meer dan 99% van de gevallen natuurlijk juist. Is er toch een reden om het te verwijderen? Dan werkt het als volgt: In Self Service zijn er twee manieren om een workflow te verwijderen. De volgende activiteit (b.v. Salarisadministratie) stuurt de workflow retour en daarna verwijderd de medewerker in Te doen van Self Service de workflow. Of de Functioneel Beheerder verwijderd het via Beheer / Verwijderen formulierinstanties. In beide gevallen zal de medewerker in de Youforce app toch nog een tijdje zijn gewijzigde adres zien. Want de Youforce app had verwacht om na verloop van tijd vanuit Beaufort het gewijzigde adres door te krijgen. Na verloop van tijd zal de Youforce app toch weer het ongewijzigde adres vanuit HR Core Beaufort laten zien. Wil je dit proces versnellen? Doe dan een (fictieve) wijziging in HR Core Beaufort bij de adresgegevens van de medewerker. Zoals het toevoegen van een huisnummer toevoeging, opslaan, die daarna weer verwijderen en opnieuw opslaan.  

De medewerker zal in de Youforce app het onderdeel ''Mijn dossier'' en ''Profiel'' blijven zien. In ''Mijn dossier'' zijn alle oude salarisstroken & jaaropgaven nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. In ''Mijn dossier'' zijn alle documenten uit het personeelsdossier nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. Daarnaast is de toegang van de Youforce app voor medewerkers die uitdienst zijn afhankelijk van de rechten die zijn toegekend in Autorisatiebeheer. De volgende inrichting kan bijvoorbeeld voorkomen: Rechten op ''Contact gegevens wijzigen'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog contactgegevens wijzigen via de Youforce app Rechten op ''WorkLocationRegistration'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende werklocatie declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Rechten op ''Expense Management'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Een medewerker die dus uitdienst is maar nog wel rechten heeft op ''WorkLocationRegistration" & ''Expense Management" zal de volgende schermen zien als hij/zij een nieuwe declaratie wil indienen:            

In de release notes van HR Core Beaufort Online van 2018-07 zijn de meest voorkomende landen opgenomen. Deze landen worden ook ondersteund in de Youforce app  

Als beheerder kan je niet bepalen welke gegevens er worden getoond in het profiel van de Youforce app. Door Visma|Raet is bepaald welke velden worden getoond.   Als beheerder kan je wel bepalen welke gegevens wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel. 

De werking verschilt afhankelijk van de gekozen inrichting.   Gebruik Youforce app -> HR Core Beaufort Zowel het woonadres en post-adres zijn persoonsgegevens. De wijziging wordt direct verwerkt en er is géén enkele bijzonderheid als iemand meerdere dienstverbanden heeft.   Gebruik Youforce app -> Self Service -> HR Core Beaufort Self Service workflows werken altijd op basis van dienstverbanden. Daarom wordt, als een medewerker meerdere dienstverbanden heeft de workflow ''adreswijziging'' voor het eerst actieve dienstverband gestart.    💡 Tip!: Het kan zijn dat bij een ''adreswijziging'' er ook gegevens worden gewijzigd die voor de salarisverwerking belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan de ''enkele reisafstand''. Je kunt eenvoudig in Self Service hiervoor een waarschuwing opnemen. Daarvoor zijn de volgende zaken van belang: We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort de dienstverbanden koppelt (via functie 700170 koppelen dienstverbanden) We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort in 'Samenstellen rubriekenset TM/HSS' (via functie 175530) de rubriek P02950 Gekoppeld DV hebt opgenomen Vervolgens zorg je dat deze rubriek (P02950 Gekoppeld DV) in je Self Service formulier zichtbaar is voor de PSA-gebruikers. Je kunt natuurlijk volledig je eigen werkwijze en instructie toepassen. Maar een melding zoals ''Is er een gekoppeld dienstverband? Controleer of er aanpassingen nodig zijn bij de andere dienstverbanden'' zou kunnen werken. Als je veld P02950 Gekoppeld DV opneemt in Self Service is dit als volgt zichtbaar:    

Via zowel de app als Mijn Youforce kan een medewerker, afhankelijk van toegekende autorisaties, de volgende gegevens wijzigen: adresgegevens (zowel woon- als postadres) contactgegevens (zowel privé als werk)  'Persoonlijke gegevens' (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) 'Contactpersonen bij nood' 'Betalingsgegevens'   Hoe je de autorisaties toekent staat beschreven in de Handleiding Youforce app & desktop Inloggen, dossier & profiel

Visma|Raet heeft bepaald welke velden er zichtbaar zijn. Dit zijn: Veld Waarde (Beaufort rubriek) Persoonsnummer P01001 Naam  Combinatie P01003 & P01009 & P01008 Geboortedatum P00321 Gewenst naamgebruik P00304 Burgerlijke staat P00329 Naam partner P00391 & P00390 Als beheerder kan je bepalen of de velden 'roepnaam','burgerlijke staat' en 'naam partner' ook wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel. 

Visma|Raet heeft bepaald welke velden er zichtbaar zijn. Dit zijn:   Veld Waarde (Beaufort rubriek) Dienstverbandnummer P01101 Soort arbeidsrelatie P01102 Begindatum P00322 Datum in dienst CAO P00834 Functie P01107 Uren per week P01109 Salarisschaal P01151 Anciënniteit Als P00600 een waarde heeft. Anders P00326 Berekend bruto salaris P01161 Laatst toegekende periodiek P00836 Enkele reisafstand woon-werk P00372 Loonheffingskorting P00354

Via de Youforce app & desktop is het mogelijk om de volgende velden voor telefoonnummer te wijzigen: Vast telefoonnummer (P01027) Mobiel telefoonnummer (P01036) Telefoonnummer werk (P01037) Telefoonnummer 1 contactpersoon 1 bij nood (PI0035) Telefoonnummer 2 contactpersoon 1 bij nood (PI0036) Telefoonnummer 1 contactpersoon 2 bij nood (PI0039) Telefoonnummer 2 contactpersoon2 bij nood (PI0040)   Bij al deze telefoonnummers worden de volgende controles toegepast: De lengte mag maximaal 15 tekens zijn Speciale tekens (zoals -) zijn niet toegestaan Als het telefoonnummer begint met een 0 moet het bestaan uit 10 cijfers (zoals alle Nederlands telefoonnummers). Een Nederlands telefoonnummer kan dus niet beginnen met +31 of 0031 Als e een niet-Nederlands (buitenlands) telefoonnummer wil invoeren moet je beginnen met + of 00 (bijvoorbeeld +32 voor België)   Op deze manier ondersteund de Youforce app dus zowel Nederlandse telefoonnummers, maar ook de contactgegevens van medewerkers die bijvoorbeeld in Duitsland, België of Luxemburg wonen. De aanwezige controles in de Youforce app is niet aan te passen als beheerder.

Ja dat kan, maar is wel onhanding.   Want via de Youforce App kan je als beheerder bepalen of een medewerker de volgende gegevens kan wijzigen: Adresgegevens (zowel woon- als postadres) Contactgegevens (zowel privé als werk)  Persoonlijke gegevens (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) Contactpersonen bij nood Betalingsgegevens   Al deze processen zijn ook als desktop-variant beschikbaar via Mijn Youforce. In de kennisbank van het Portaal vindt je het volgende artikel:  Welke proces/module link in Mijn Youforce is gekoppeld aan welk recht in Autorisatiebeheer?   Daarin is precies uitgelegd welke link je kunt koppelen, zodat de medewerker in Mijn Youforce dezelfde ervaring heeft als in de App.  

Via zowel de app als Mijn Youforce kan een medewerker, afhankelijk van toegekende autorisaties, de volgende gegevens wijzigen: Adresgegevens (zowel woon- als postadres) Contactgegevens (zowel privé als werk)  Persoonlijke gegevens (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) Contactpersonen bij nood Betalingsgegevens

Een medewerker zal hier de volgende velden zien: Naam 1e contactpersoon PI0033 Relatie tot medewerker PI0034  Telefoonnummer 1 PI0035  Telefoonnummer 2 PI0036  Naam 2e contactpersoon PI0037  Relatie tot medewerker PI0038  Telefoonnummer 1 PI0039  Telefoonnummer 2 PI0040    Als beheerder kan je bepalen of deze gegevens ook wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel.    Tip! Gebruik je andere rubrieken dan hierboven beschreven? Lees dan 'Hulp bij overstap standaard velden voor contactgegevens in geval van nood'