Kennisbank Youforce APP

Het is voor ons allemaal zeer belangrijk dat de Youforce app stabiel is en werkt in lijn met de huidige beveiligingsstandaarden. Omdat oudere versies van iOS of Android geen beveiligingsupdates meer ontvangen vanuit Apple en Google is het daarom niet gebruikelijk deze nog te ondersteunen.    Vanaf Youforce app versie 1.8.1 is het minimaal ondersteunde besturingssysteem iOS 14 voor Apple iPhone en Android 8 voor Android telefoons.   Elke keer als er een nieuwe versie van iOS of Android besturingssysteem beschikbaar komt, testen we de Youforce app op compatibiliteit en besluiten of we oudere versies niet meer zullen ondersteunen. We zullen dit steeds op voorhand laten weten zodat jullie je medewerkers hiervan op de hoogte kunnen stellen.

Als Visma|Raet bieden we geen extra ondersteuning voor Mobile Device Management tools. De meeste MDM-tools kunnen gebruik maken van apps uit de bekende app stores (Google Play en Apple App Store). We leveren dan ook geen losse applicatie, zoals een APK.

De medewerker zal in de Youforce app het onderdeel ''Mijn dossier'' en ''Profiel'' blijven zien. In ''Mijn dossier'' zijn alle oude salarisstroken & jaaropgaven nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. In ''Mijn dossier'' zijn alle documenten uit het personeelsdossier nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. Daarnaast is de toegang van de Youforce app voor medewerkers die uitdienst zijn afhankelijk van de rechten die zijn toegekend in Autorisatiebeheer . De volgende inrichting kan bijvoorbeeld voorkomen: Rechten op ''Personal information'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog adres- en contactgegevens wijzigen via de Youforce app Rechten op ''WorkLocationRegistration'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende werklocatie declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Rechten op ''Expense Management'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Een medewerker die dus uitdienst is maar nog wel rechten heeft op  ''WorkLocationRegistration" & ''Expense Management" zal de volgende schermen zien als hij/zij een nieuwe declaratie wil indienen:            

Het inloggen op de Youforce app is vergelijkbaar met het inloggen op Youforce op een laptop. Afhankelijk van wat binnen jouw organisatie gebruikelijk is gaat dit via: Single Sign On van jouw organisatie, via de knop  Inloggen via je organisatie Youforce account (account dat eindigt op @onyouforce.com), via de knop  Inloggen met je Youforce account.       Om de medewerker te helpen met deze keuze hebben we daar een help-pagina voor toegevoegd;  Ontdek welke inlogmethode jij hebt     Inloggen via je organisatie (SSO) Nadat de medewerker op deze knop heeft geklikt, verschijnt een nieuw scherm waar we vragen naar het e-mailadres van de gebruiker. Het domein van het e-mailadres (in het voorbeeld "@youforce.net") gebruiken we om door te verwijzen naar de Identity Provider (IDP). Zie dit als de inlogpagina van de organisatie zelf. In het voorbeeld hier onder zie je dat er verwezen wordt naar een inlogpagina van een Microsoft Active Directory. Vanaf dit punt gelden de procedures, voorwaarden, regels van de organisatie.       Inloggen met je Youforce account Bij het gebruik van een Youforce account is een tweede factor verplicht. Na het invoeren van gebruikersnaam en wachtwoord, zal deze gevraagd worden. In dit voorbeeld maken we gebruik van PING als tweede factor (het voordeel hiervan is dat er actief een push bericht verzonden wordt)         Na het inloggen (authenticatie) Na de eerste inlog vraagt de app om een pincode (6 cijfers) in te geven. Veelal wordt de pincode als backup gebruikt, als biometrische opties (vingerafdruk, gezichtsherkenning) niet beschikbaar zijn. (dit kan zijn omdat de telefoon dit niet ondersteund of andere redenen, zoals het dragen van een mondkapje waardoor de gezichtsherkenning simpelweg niet werkt) Vanaf nu hoeft de gebruiker in principe niet meer in te loggen, de Youforce app kan geopend worden via gezichtsherkenning of vingerafdruk. (in het ergste geval met de pincode) Swiped de gebruiker de Youforce app naar de achtergrond, zullen we na 30 seconden ook weer de gezichtsherkenning, vingerafdruk of pincode vragen. We minimaliseren hiermee misbruik van gegevens en functionaliteit indien men de telefoon onbeheerd laat. Je ziet, we doen er alles aan om het simpel en veilig te houden! Toch kan het voorkomen dat de Youforce app de gebruiker vraagt om opnieuw in te loggen. De app vernieuwd uit zichzelf de sessie, maar dit kan tot maximaal 300 dagen, hierna moet de gebruiker zich opnieuw aanmelden.   Indien er gebruik gemaakt wordt van Single Sign On worden deze instelling grotendeel beheerd door de organisatie (het kan dus zo zijn, dat een organisatie ervoor kiest om iedere 2 maanden opnieuw in te loggen)   Bekijk ook de bijbehorende video's,  Download en eerste inlog in de Youforce app voor Android  en  Download en eerste inlog in de Youforce app voor Apple

We ondersteunen de Youforce app voor de twee meest gebruikt mobiele besturingssystemen, namelijk iOS (Apple) en Android (Google). We zullen ervoor zorgen dat we de twee meest recente versies van zowel iOS als Android ondersteunen.  

De Youforce app is bedoeld voor gebruik op een telefoon. Tablets, laptops en PC’s ondersteunen we middels Youforce desktop.

Hier vind je enkele templates voor medewerker en manager met een korte instructie (Quick Reference Card). De templates zijn beschikbaar als PDF en MS Word document zodat je deze eenvoudig kunt aanpassen.

Zoals je kunt zien in de Youforce app, voorzien we daar een Inbox. Deze Inbox zal een overzicht van geven van openstaande taken en meldingen voor de ingelogde gebruiker.       We verwachten dat gebruikers een totaal-overzicht willen hebben, dus een combinatie van de bestaande taken (Inbox, Mijn taken) en nieuwe taken zoals deze ontstaan bij het gebruik van de declaratiemodule. Het is dus zeer zeker niet de bedoeling onderscheid te maken.

In de   beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders)   staat de inrichting van de app stap voor stap beschreven. Maar vanzelfsprekend kan je vaste Customer Success Manager samen met een consultant altijd ondersteunen met de implementatie. En ook de Visma|Raet Servicedesk collega's staan altijd klaar om je vragen te beantwoorden.

Op Gewerkte dagen   na, is alle functionaliteit van de Youforce app (Ziekteregistratie, Declaraties, Wijzigen adres / contactgegevens) ook beschikbaar via een website. Declaraties is bijvoorbeeld te benaderen via https://expense.youforce.com/ en Ziekteregistratie via   https://sickleave.youforce.com/.   Voor organisaties de gebruik maken van Home zijn alle opties eenvoudig beschikbaar via het onderdeel ''Jouw applicaties'' in Home. Voor een optimale werking loggen alle ''gewone'' eindgebruikers (zoals medewerkers & managers) via de reguliere weg in op Home. Professionals die gebruik maken van een certificaat raden we aan in te loggen via https://admin.youforce.com/. Meer informatie over het nieuwe inloggen voor professionals is te vinden via https://community.raet.com/producten/w/het-nieuwe-inloggen.   

Nee, de Youforce app werkt alleen voor klanten met HR Core Beaufort Online.

Nee, de Youforce app werkt alleen voor klanten met HR Core Beaufort Online. Onze collega's van Visma|Youserve hebben hun eigen app, die kun je vinden door in de app store te zoeken naar MyHR.

De Youforce app is gebouwd met de nieuwste technieken. Ook is er directe integratie met gegevens in HR Core Beaufort Online. Daardoor ziet de medewerker altijd actuele gegevens in de Youforce app. Daarom is de app alleen beschikbaar voor HR Core Beaufort Online.  

Nee, anders dan de tokens die nodig zijn om de gebruiker toegang te verlenen, worden er geen gegevens opgeslagen op de telefoon. Deze tokens worden beveiligd opgeslagen conform best practices (iOS - Keychain, Android - Secure Preferences) Indien de gebruiker documenten download (bijv. een salarisstrook) worden deze uiteraard wel opgeslagen op de telefoon. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor downloads vanuit apps, ook de Youforce app.  

Als een toekomstige medewerker een account heeft voor Youforce kan hij/zij ook gewoon inloggen in de Youforce app. De medewerker zal alle functionaliteiten zien die geautoriseerd zijn. Een medewerker kan zo bijvoorbeeld zijn dossier zien of zijn adresgegevens wijzigen.   In de onderdelen waar de medewerker een declaratie kan indienen (dus zowel gewerkte dagen, onkosten als kilometers) zal de volgende melding worden weergegeven.     In Profiel / Dienstverbanden zal de medewerker zien dat er nog geen actief dienstverband is. Dit ziet de medewerker als  volgt.    Vanaf de eerste werkdag kunnen de volledige functionaliteiten van de Youforce app worden gebruikt door de medewerker.  

De Youforce app is beschikbaar in de App store van Apple ( https://apps.apple.com/nl/app/youforce/id1541134359)  en in de Play store van Google ( https://play.google.com/store/apps/details?id=com.visma.raet.mobile.exp&hl=nl_NL&gl=NL ) Bekijk ook de bijbehorende video's, Download en eerste inlog in de Youforce app voor Android en Download en eerste inlog in de Youforce app voor Apple