Kennisbank Youforce App

De Youforce app is beschikbaar in de App store van Apple (https://apps.apple.com/nl/app/youforce/id1541134359) en in de Play store van Google (https://play.google.com/store/apps/details?id=com.visma.raet.mobile.exp&hl=nl_NL&gl=NL) Bekijk ook de bijbehorende video's, Download en eerste inlog in de Youforce app voor Android en Download en eerste inlog in de Youforce app voor Apple

De Youforce app is bedoeld voor gebruik op een telefoon. Tablets, laptops en PC’s ondersteunen we middels Mijn Youforce desktop.

Declaraties beoordelen (goedkeuren of afkeuren) kan heel eenvoudig in de Youforce app op je smartphone. Maar we weten dat er ook mensen zijn die het fijner vinden op declaraties te beoordelen vanaf hun pc/laptop. Daarom zijn er twee mogelijkheden.   De manager (of andere rol die geautoriseerd is) gebruikt de Youforce app In de Youforce app ziet de manager (of andere rol die geautoriseerd) onder Declaraties eenvoudig alle declaraties die moeten worden beoordeeld         De manager (of andere rol die geautoriseerd is) beoordeelt de declaraties via pc/laptop Alle functionaliteit die beschikbaar is in de Youforce app is ook te vinden via https://expense.youforce.com         Vanuit Home naar https://expense.youforce.com Indien de gebruiker inlogt op Home is de optie Declaraties eenvoudig beschikbaar in het onderdeel Jouw applicaties     Vanuit Youforce naar https://expense.youforce.com  Als Home bij jouw organisatie nog niet in gebruik is dan zullen managers (of andere rol die geautoriseerd is) geïnformeerd moeten worden over de link https://expense.youforce.com/ Als beheerder van Youforce kun je overwegen om de links op te nemen via Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Gebruikersinstellingen beheren. De link is dan als volgt zichtbaar:   Let op: het vinkje bij de optie ''Gebruikers mogen favoriete hyperlinks instellen in rubriek websites'' moet ook geactiveerd zijn om het onderdeel links te tonen op Youforce  

Wanneer je als manager naar een (zieke) medewerker navigeerd krijg je daar ook indien bekend een telefoonnummer te zien waardoor je makkelijk vanaf je telefoon direct de medewerker kunt opbellen.      Het telefoonnummer dat hier zichtbaar is is het eerste telefoonnummer dat we vinden wanneer we zoeken in de onderstaande volgorde: Mobiel telefoonnummer (P01036) Privé telefoonnummer (P01027) Werk telefoonnummer (P01037)

Het kan voorkomen dat een gebruiker wel via Single Sign On (SSO) kan inloggen op een laptop/desktop, maar dat dit niet lukt op een telefoon. In het geval van Youforce accounts (gebruiker@onyouforce.com) is Visma|Raet de zogenaamde Identity Provider (IDP) en is dit FAQ-item niet van toepassing. Indien er gebruik gemaakt wordt van Single-Sign-On, is (of beheert) de klant de Identity Provider en geldt dan ook de configuratie zoals deze is ingericht door de klant. Nadat de gebruiker heeft gekozen voor "Inloggen via je organisatie" en het ingeven van het (zakelijk) e-mailadres zal de Youforce app de gebruiker doorsturen naar de inlogpagina van de Identity Provider. Bijvoorbeeld een MS Azure Active Directory. We zijn twee situaties tegengekomen die een wijziging in de configuratie van de Identity Provider vereisen. Omdat de IDP niet tot de infrastructuur van Visma|Raet behoort, kunnen we geen ondersteuning geven, maar wel enkele tips. We raden dan ook om contact op te nemen met de IT afdeling van je organisatie en deze tips te delen. De Youforce app zal na het doorverwijzen een browser openen - als onderdeel van de app - om de inlogpagina van de IDP te tonen. Situatie 1 Indien er tijdens het aanmelden een melding als hier onder komt, staat de IDP niet toe om via de zogenaamde user-agent in te loggen. De user-agent geeft aan welke browser gebruikt wordt. In het geval van een MS Azure Active Directory is gebleken dat een aanpassing van de zogenaamde "Conditional Access" het probleem verhelpt. Zie https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/conditional-access/   Situatie 2 Indien op iOS een blanco pagina wordt getoond Of op een Android telefoon onderstaande foutmelding   dan heeft dit hoogstwaarschijnlijk te maken met Windows Integrated Authentication.  Dit is bijvoorbeeld de meest gebruikelijke configuratie voor ADFS (Microsoft IDP), omdat het enkele voordelen voor gebruikers en Single Sign-on in meerdere toepassingen introduceert. Deze configuratie vraagt ​​om de gebruiker en het wachtwoord via pop-ups van de browser. Omdat onze Youforce app een browser gebruikt om de inlogpagina te tonen en deze geen pop-ups ondersteunt, zal de authenticatie met Windows Integrated Authentication daarom niet werken. De oplossing is om Forms-authenticatie te gebruiken in de mobiele apps. In ADFS kan dit worden geconfigureerd door verschillende configuratieregels in te stellen op basis van user agents.   In dit Microsoft-artikel wordt uitgelegd hoe u deze configuratie uitvoert: https://docs.microsoft.com/en-us/windows-server/identity/ad-fs/operations/configure-intranet-forms-based-authentication-for-devices-that-do-not-support-wia

De medewerker heeft de mogelijkheid om tot 30 locaties op te geven, wat resulteert in maximaal 29 reisbewegingen. Dit is vooral wenselijk voor ambulante medewerkers die meerdere clienten/locaties per dag bezoeken.    

Bij iedere kilometer-declaratie die wordt ingediend, slaan we de gebruikte locaties op zodat de gebruiker deze bij een volgende declaratie makkelijk - en snel - kan kiezen. Momenteel onthouden we 30 (unieke) locaties, waarbij de meest recente gebruikte bovenaan de lijst staan.    

Jazeker! Juist door onze App, geloven we dat managers af zullen stappen van een wekelijks HR-uurtje om bijvoorbeeld declaraties goed te keuren, en dit dus veel meer tussendoor zullen doen. De voorwaarde is uiteraard dat er snel en makkelijk te controleren is, en dat is natuurlijk precies de kracht van de Youforce app. We bieden - op basis van een recht - de mogelijkheid voor gebruikers om ook meerdere declaraties in 1 keer goed- of af te keuren. Voorbeeld via Youforce desktop: Voorbeeld via Youforce app: Meer informatie vind je in dit nieuwsbericht en in de handleiding van de Youforce app   

Sommige professionals hebben ervoor gekozen om méér dan één account te hebben voor Youforce. Vaak een specifiek IC-account met een certificaat en een eigen medewerker account (b.v. beginnend met RO).    Het kan voorkomen dat deze accounts op een later moment zijn samengevoegd in Portaalbeheer van Youforce. Weet je daarom niet meer zeker welk account toegang geeft tot je eigen medewerker en dienstverband gegevens? Doorloop de volgende stappen om het te achterhalen: Log in op Mijn Youforce Download het gebruikersoverzicht Open dit overzicht via Excel. In dit overzicht staat een kolom ‘‘HR Persoonsnummer’’ Zoek in Excel het persoonsnummer van jezelf (of collega) waarvan je het juiste Youforce gebruikersnummer wil weten. Dat gebruikersnummer gebruik je  vervolgens in ‘‘Autorisatiebeheer’’ om de juiste autorisatie toe te wijzen.

De medewerker zal in de Youforce app het onderdeel ''Mijn dossier'' en ''Profiel'' blijven zien. In ''Mijn dossier'' zijn alle oude salarisstroken & jaaropgaven nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. In ''Mijn dossier'' zijn alle documenten uit het personeelsdossier nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. Daarnaast is de toegang van de Youforce app voor medewerkers die uitdienst zijn afhankelijk van de rechten die zijn toegekend in Autorisatiebeheer. De volgende inrichting kan bijvoorbeeld voorkomen: Rechten op ''Contact gegevens wijzigen'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog contactgegevens wijzigen via de Youforce app Rechten op ''WorkLocationRegistration'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende werklocatie declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Rechten op ''Expense Management'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Een medewerker die dus uitdienst is maar nog wel rechten heeft op ''WorkLocationRegistration" & ''Expense Management" zal de volgende schermen zien als hij/zij een nieuwe declaratie wil indienen:            

Als Visma|Raet bieden we geen extra ondersteuning voor Mobile Device Management tools. De meeste MDM-tools kunnen gebruik maken van apps uit de bekende app stores (Google Play en Apple App Store). We leveren dan ook geen losse applicatie, zoals een APK.

In versie 1.9.0 van de Youforce app is een nieuwe optie toegevoegd aan de instellingen om de pincode te wijzigen. Met deze functionaliteit kunnen gebruikers ze pincode die toegang geeft tot de Youforce app makkelijk wijzigen.   Om je pincode te wijzigen ga je naar “Instellingen” en selecteer je “Pincode wijzigen”. Volg vervolgens de instructies om het scherm om je pincode te wijzigen. Kies een pincode die veilig is en makkelijk te onthouden voor jezelf.     Als een gebruiker op “Pincode wijzigen” drukt zal de Youforce app eerst vragen om je te identificeren via de biometrische inlogmogelijkheden van je telefoon. Deze extra veiligheid is standaard ingebouwd om zeker te zijn dat alleen jij je pincode kunt wijzigen.                         

In de release notes van HR Core Beaufort Online van 2018-07 zijn de meest voorkomende landen opgenomen. Deze landen worden ook ondersteund in de Youforce app  

Ziekteverzuim in de Youforce app is beschikbaar voor managers. Medewerkers hebben géén mogelijkheid om zichzelf ziek te melden via de Youforce app.   Het melden van zwangerschapsverlof is daarom een actie die de medewerker zelf via Youforce Self Service kan blijven aanvragen.   Wel zal zwangerschapsverlof dat geregistreerd is zichtbaar zijn voor de managers in de Youforce app & desktop software.

Nee, helaas ondersteunen we dit momenteel nog niet automatisch.   Indien je toch een dienstverband (of eventueel zelfs een volledige persoon) hebt verwijderd uit HR Core Online kun je via een ticket ons vragen deze ook te verwijderen uit de Youforce app.   We zullen op korte termijn toevoegen dat we dit ook automatisch ondersteunen.

Aangezien het mogelijk is om additionele rubrieken toe te voegen bij ziekteverzuim via de Youforce app krijgen krijgen we soms de vraag welke rubrieken al standaard gevuld kunnen worden. In dit kennisartikel staat een overzicht van alle HR Core rubrieken die gevuld worden vanuit de Youforce app & desktop met betrekking tot ziekte.    Hou er rekening mee dat dit niet betekent dat altijd alle rubrieken gevuld worden. Een tweetal simpele voorbeelden: Hersteldatum (P01606) zal uiteraard niet gevuld worden bij een registratie ziekteverzuim Soort vangnetgeval (P01645) zal uiteraard alleen gevuld worden bij een specifiek vangnetgeval Rubriekcode Omschrijving scherm Toelichting P01600 Datum eerste ao-dag   P01603 Datum ziekmelding   P01604 Tijdstip ziekmelding   P01609 Wegens Z - Ziekte B - Bedrijsongeval ZW - Zwangerschap (enkel voor ziekte tgv) P01613 Indicatie zwangerschapsverlof Krijgt standaard waarde N mee P01645 Vangnetgeval 03 - Zwangerschap/bevalling 07 - Orgaandonatie P01607 Beter gemeld op   P01606 Hersteld op   P01640 Ziektetijdvak Vanaf   P01641 Ziektetijdvak Tot   P01642 Ziektetijdvak % ziek     Er zijn ook een aantal belangrijke velden die niet expliciet vanuit de Youforce app doorgestuurd worden, maar automatisch bepaalde worden door HR Core (zoals ook wanneer je de mutatie handmatig in HR Core zou doen). P01616 - Startdatum AO P01608 - Nieuw / Doorlopend

Nee, het is niet mogelijk om de startdatum van een ziekte aan te passen. Indien er een foutieve startdatum geregistreerd is kan men het beste de ziekmelding verwijderen en opnieuw aanmaken via de Youforce app of desktop software. Dit gaat supersnel en het verwijderen & opnieuw aanmaken werkt ook netjes door in HR Core Beaufort.   Het is uiteraard wel mogelijk om datums van deelherstel te wijzigen indien deze foutief vastgelegd zijn.

Nee, momenteel kan alleen de manager/leidinggevende of een HR professional (met een specifiek recht) medewerkers ziek- en betermelden.   In de toekomst zal er functionaliteit toegevoegd worden waardoor een medewerker dit ook zelf kan. 

Momenteel ondersteunen we de registratie van ziekte ten gevolge van zwangerschap orgaandonatie arbeidsongeval een ongeval (schuld door derden) Je kunt zelf inrichten welke situaties beschikbaar zijn. Kijk in de beheerdershandleiding van ziekteverzuim voor meer informatie.

Ziek- of herstelmeldingen kunnen heel eenvoudig in de Youforce app op je smartphone. Maar we weten dat er ook leidinggevende zijn die het fijner vinden om dit te doen vanaf hun pc/laptop. Daarom zijn er twee mogelijkheden.   De leidinggevende gebruikt de Youforce app In de Youforce app ziet de manager onder de knop Verzuim eenvoudig alle mogelijkheden rondom ziek en herstel melden.   De manager wil ziekteverzuim doen via PC of laptop Alle functionaliteit die beschikbaar is in de Youforce app, is ook te vinden via Mijn Youforce (https://mijn.youforce.com). Indien klikt op de link Overzicht ziekteverzuim zal de applicatie openen in een nieuw tabblad in je browser.