Kennisbank Youforce App

Ja, standaard is de optie op een ziekmelding terverwijderen beschikbaar voor zowel de leidinggevende (de ingerichte rollen) als de HR administratie. Het is voor de leidinggevende alleen mogelijk om openstaande ziektes te verwijderen. Eens ze afgesloten zijn is dit niet meer toegelaten. Indien je het liever niet mogelijk maakt voor de leidinggevende, kun je dit uitzetten. Kijk in de Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders in het hoofdstuk Ziekteverzuim.   Let op! de rol HR administratie (recht: Ziekteregistratie alle medewerkers) kan altijd ziekmeldingen verwijderen. De inrichtings optie werkt dus alleen door naar de leidinggevende rollen.  

Indien er een volledige herstelmelding is ingevoerd en deze ongedaan gemaakt moet worden (bv. omdat het een foutje was) dan kan dit moment niet rechtstreeks via de Youforce app.   Omdat de synchronisatie tussen Youforce app & HR Core Beaufort echter twee kanten op werkt en we altijd uitgaan van HR Core Beaufort als "de bron van waarheid" kun je de herstelmelding wel gewoon verwijderen in HR Core Beaufort.   De synchronisatie zorgt er vervolgens voor dat deze wijziging ook netjes doorgevoerd zal worden naar de Youforce app. Hou wel rekening met het feit dat deze synchronisatie iets langzamer is dan de "andere kant op" en het dus soms een paar minuten kan duren eer de wijziging zichtbaar is in de Youforce app.  

Om het proces in de Youforce app zo makkelijk mogelijk te houden is er bewust voor gekozen om niet het ziektepercentage te kunnen aanpassen bij het doen van een ziekmelding. Dit scheelt weer ruimte op het scherm en in de overgrote meerderheid van de ziekmeldingen is dat niet nodig. Daarnaast is ziekmelden voor 50% (of elk ander percentage dan 100%) eigenlijk wettelijk gezien niet toegestaan.    Indien je toch iemand voor bv. 50% wil ziekmelden kan dit nog altijd supereenvoudig via de Youforce app.    Doe eerst de normale ziekmelding zonder percentage Open hierna de ziekmelding door te klikken op de knop "Naar ziekmelding" Druk in het Herstelschema op het potloodje en pas het % hersteld aan naar het gewenste percentage Hieronder een aantal schermafdrukken van hoe dit eruit ziet voor de manager.   Open de app en ga naar de gewenste ziekmelding Klik op het potloodje in het herstelschema                                                                           Pas het percentage aan                                                                           Klik op wijzigen en de ziekmelding is aangepast naar 50%  

Als beheerder kan je niet bepalen welke gegevens er worden getoond in het profiel van de Youforce app. Door Visma|Raet is bepaald welke velden worden getoond.   Als beheerder kan je wel bepalen welke gegevens wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel. 

Wat moet je zeker niet doen? Wat je zeker niet moet doen is de ziekmelding handmatig aanmaken in HR Core Beaufort. Elke ziekmelding heeft een uniek technisch nummer. Wanneer je de ziekmelding handmatig aanmaakt komen deze technische nummer niet overeen en zijn het dus twee aparte ziekmeldingen die dezelfde startdatum hebben. Dit levert alleen maar meer problemen op.   Wat moet je dan wel doen? Er zijn verschillende zaken die je kunt doen/controleren indien een ziekmelding (of een andere ziekte gerelateerde mutatie) niet doorkomt in HR Core Beaufort. Wacht heel even en controleer opnieuw. Alhoewel de integratie heel snel is en meestal binnen een paar seconden gedaan is kan het in uitzonderlijke gevallen wel eens iets langer duren dan je verwacht. Controleer of Procescode XSL in HR Core Beaufort goed is ingericht. Mutaties worden met code XSL aangeleverd dus deze procescode moet op automatisch importeren & verwerken staan om het goed te laten werken (zie ook de handleiding) Controleer of de mutaties misschien zijn uitgevallen (Controleren Indirecte mutaties). Door foutieve data aan de kant van HR Core Beaufort kan een mutatie soms uitvallen. Controleer dit en los de oorzaak op indien dit het geval is. Maak een ticket aan met de nodige informatie. Wij zullen in dat geval kijken wat er mis gegaan is en zorgen dat het probleem zo snel mogelijk is opgelost.

De werking verschilt afhankelijk van de gekozen inrichting.   Gebruik Youforce app -> HR Core Beaufort Zowel het woonadres en post-adres zijn persoonsgegevens. De wijziging wordt direct verwerkt en er is géén enkele bijzonderheid als iemand meerdere dienstverbanden heeft.   Gebruik Youforce app -> Self Service -> HR Core Beaufort Self Service workflows werken altijd op basis van dienstverbanden. Daarom wordt, als een medewerker meerdere dienstverbanden heeft de workflow ''adreswijziging'' voor het eerst actieve dienstverband gestart.    💡 Tip!: Het kan zijn dat bij een ''adreswijziging'' er ook gegevens worden gewijzigd die voor de salarisverwerking belangrijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan de ''enkele reisafstand''. Je kunt eenvoudig in Self Service hiervoor een waarschuwing opnemen. Daarvoor zijn de volgende zaken van belang: We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort de dienstverbanden koppelt (via functie 700170 koppelen dienstverbanden) We gaan ervanuit dat je in HR Core Beaufort in 'Samenstellen rubriekenset TM/HSS' (via functie 175530) de rubriek P02950 Gekoppeld DV hebt opgenomen Vervolgens zorg je dat deze rubriek (P02950 Gekoppeld DV) in je Self Service formulier zichtbaar is voor de PSA-gebruikers. Je kunt natuurlijk volledig je eigen werkwijze en instructie toepassen. Maar een melding zoals ''Is er een gekoppeld dienstverband? Controleer of er aanpassingen nodig zijn bij de andere dienstverbanden'' zou kunnen werken. Als je veld P02950 Gekoppeld DV opneemt in Self Service is dit als volgt zichtbaar:    

Via zowel de app als Mijn Youforce kan een medewerker, afhankelijk van toegekende autorisaties, de volgende gegevens wijzigen: adresgegevens (zowel woon- als postadres) contactgegevens (zowel privé als werk)  'Persoonlijke gegevens' (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) 'Contactpersonen bij nood' 'Betalingsgegevens'   Hoe je de autorisaties toekent staat beschreven in de Handleiding Youforce app & desktop Inloggen, dossier & profiel

Visma|Raet heeft bepaald welke velden er zichtbaar zijn. Dit zijn: Veld Waarde (Beaufort rubriek) Persoonsnummer P01001 Naam  Combinatie P01003 & P01009 & P01008 Geboortedatum P00321 Gewenst naamgebruik P00304 Burgerlijke staat P00329 Naam partner P00391 & P00390 Als beheerder kan je bepalen of de velden 'roepnaam','burgerlijke staat' en 'naam partner' ook wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel. 

Visma|Raet heeft bepaald welke velden er zichtbaar zijn. Dit zijn:   Veld Waarde (Beaufort rubriek) Dienstverbandnummer P01101 Soort arbeidsrelatie P01102 Begindatum P00322 Datum in dienst CAO P00834 Functie P01107 Uren per week P01109 Salarisschaal P01151 Anciënniteit Als P00600 een waarde heeft. Anders P00326 Berekend bruto salaris P01161 Laatst toegekende periodiek P00836 Enkele reisafstand woon-werk P00372 Loonheffingskorting P00354

Het is voor ons allemaal zeer belangrijk dat de Youforce app stabiel is en werkt in lijn met de huidige beveiligingsstandaarden. Omdat oudere versies van iOS of Android geen beveiligingsupdates meer ontvangen vanuit Apple en Google is het daarom niet gebruikelijk deze nog te ondersteunen.    Vanaf Youforce app versie 1.8.1 is het minimaal ondersteunde besturingssysteem iOS 15 voor Apple iPhone en Android 8 voor Android telefoons.   Elke keer als er een nieuwe versie van iOS of Android besturingssysteem beschikbaar komt, testen we de Youforce app op compatibiliteit en besluiten of we oudere versies niet meer zullen ondersteunen. We zullen dit steeds op voorhand laten weten zodat jullie je medewerkers hiervan op de hoogte kunnen stellen.

Via de Youforce app & desktop is het mogelijk om de volgende velden voor telefoonnummer te wijzigen: Vast telefoonnummer (P01027) Mobiel telefoonnummer (P01036) Telefoonnummer werk (P01037) Telefoonnummer 1 contactpersoon 1 bij nood (PI0035) Telefoonnummer 2 contactpersoon 1 bij nood (PI0036) Telefoonnummer 1 contactpersoon 2 bij nood (PI0039) Telefoonnummer 2 contactpersoon2 bij nood (PI0040)   Bij al deze telefoonnummers worden de volgende controles toegepast: De lengte mag maximaal 15 tekens zijn Speciale tekens (zoals -) zijn niet toegestaan Als het telefoonnummer begint met een 0 moet het bestaan uit 10 cijfers (zoals alle Nederlands telefoonnummers). Een Nederlands telefoonnummer kan dus niet beginnen met +31 of 0031 Als e een niet-Nederlands (buitenlands) telefoonnummer wil invoeren moet je beginnen met + of 00 (bijvoorbeeld +32 voor België)   Op deze manier ondersteund de Youforce app dus zowel Nederlandse telefoonnummers, maar ook de contactgegevens van medewerkers die bijvoorbeeld in Duitsland, België of Luxemburg wonen. De aanwezige controles in de Youforce app is niet aan te passen als beheerder.

Ja dat kan, maar is wel onhanding.   Want via de Youforce App kan je als beheerder bepalen of een medewerker de volgende gegevens kan wijzigen: Adresgegevens (zowel woon- als postadres) Contactgegevens (zowel privé als werk)  Persoonlijke gegevens (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) Contactpersonen bij nood Betalingsgegevens   Al deze processen zijn ook als desktop-variant beschikbaar via Mijn Youforce. In de kennisbank van het Portaal vindt je het volgende artikel:  Welke proces/module link in Mijn Youforce is gekoppeld aan welk recht in Autorisatiebeheer?   Daarin is precies uitgelegd welke link je kunt koppelen, zodat de medewerker in Mijn Youforce dezelfde ervaring heeft als in de App.  

Via zowel de app als Mijn Youforce kan een medewerker, afhankelijk van toegekende autorisaties, de volgende gegevens wijzigen: Adresgegevens (zowel woon- als postadres) Contactgegevens (zowel privé als werk)  Persoonlijke gegevens (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) Contactpersonen bij nood Betalingsgegevens

Zoals je kunt zien in de Youforce app, voorzien we daar een Inbox. Deze Inbox zal een overzicht van geven van openstaande taken en meldingen voor de ingelogde gebruiker.       We verwachten dat gebruikers een totaal-overzicht willen hebben, dus een combinatie van de bestaande taken (Inbox, Mijn taken) en nieuwe taken zoals deze ontstaan bij het gebruik van de declaratiemodule. Het is dus zeer zeker niet de bedoeling onderscheid te maken.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van vervanging. In dit document wordt de werking en inrichting van vervanging beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van verzuim. In dit document wordt de werking en inrichting van verzuim beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van gewerkte dagen. In dit document wordt de werking en inrichting van gewerkte dagen beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van declaraties. In dit document wordt de werking en inrichting van declaraties beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Autorisaties voor de Youforce app worden ingericht via Autorisatiebeheer. Lees dus naast onderstaande kennisbank artikel voor de Youforce app ook het meer algemene artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?   Vanuit Visma|Raet adviseren we om de rechten van de Youforce app zo overzichtelijk mogelijk in te richten en zo veel mogelijk gebruik te maken van de rollen uit de organisatiestructuur van HR Core Beaufort. In dat gevallen zijn 3 profielen genoeg.   Rechten voor medewerkers Als een medewerker zowel toegang mag hebben tot eigen salarisstrook & eigen personeelsdossier adres-, persoon- en contact-gegevens mag wijzigen gewerkte (thuis)werkdagen mag declareren reis- en onkosten declaraties mag indienen inzicht heeft in eigen verzuim kan berekenen wat meer/minder werken oplevert Dan ziet dit profiel er als volgt uit:   Rechten voor (back-up) managers en andere rollen Managers, back-up managers en alle andere rollen die je toegang wil geven tot ''declaraties goedkeuren (in bulk)'', ziek- en herstelmeldingen en vervanging kan je in één profiel zetten. In onderstaande voorbeeld is de rol manager gekoppeld aan de volgende rechten:    Rechten voor beheerders of rollen zoals salarisadministratie Ook voor beheerders, salarisadministrateurs of  andere professionals is het werken met rollen de beste oplossing. Stel je gebruikt hiervoor de rol HR Admin (HRA) en deze rollen mogen zowel toegang krijgen tot de rechten van een functioneel beheerder als o.a. tot het ziek- en herstelmelden van alle medewerkers. Dan is het volgende profiel van toepassing:  

De optie 'salaris berekenen' maakt gebruik van Payroll Gemal. De handleiding en ontwikkelingen worden gepubliceerd op de community van Payroll Gemal.