Mijn Communities
Help

Handleiding Youforce app & desktop 'Aanvragen & uploaden'

04-04-2024 11:22 (Bijgewerkt op 19-06-2024)
  • 22 Antwoorden
  • 3 kudos
  • 2385 Weergaven

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van aanvragen & uploaden. In dit document wordt de werking en inrichting van aanvragen & uploaden beschreven. Dit betreft de functionaliteiten:

  • Uploaden en declareren VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)
  • Aanvragen werkgeversverklaring woning (voor hypotheek of huurwoning)
  • Uploaden diploma of certificaat

 

Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

 

Opmerkingen
Joyce Kievit14
CONTRIBUTOR ***
door Joyce Kievit14

Heb VOG ingediend via de App.

Staat in behandeling. Waar en bij wie staat het nu? Dat mis ik in de handleiding.

@Remco te Ronde 

door Remco te Ronde

Hoi @Joyce Kievit14,

 

Je bent snel met het testen van dit proces. Zowel in de handleiding als in het nieuwsartikel hebben we beschreven waar de Self Service workflow (zowel naam workflow, activiteit, knop & namen van bijlagen) en het formulier (rubrieken) aan moet voldoen.

Zou je eens willen nakijken of al die instellingen in Self Service goed staat? Mijn vermoeden is dat daar mogelijk een verschil (of kleine typfout) in kan zitten.

Als je het hebt aangepast zal de eerder ingediende VOG iedere nacht (60 nachten achter elkaar) opnieuw worden aangeboden. Dus dan kan je hem morgenochtend in Self Service verwachten.

 

Lukt het alsnog niet? Laat het dan weten dan zullen we samen controleren wat er in Self Service anders staat ingericht.

door Remco te Ronde

Goedemorgen @Joyce Kievit14,

 

Als aanvulling heb ik ook zojuist het volgende kennisbank artikel aangemaakt:

VOG: Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow 

 

En ik heb in de handleiding ook 2 printscreens van de inrichting in Self Service toegevoegd. Hopelijk biedt dit voldoende informatie om verder te kunnen. Heb je toch nog vragen dan horen we het graag.

Ralph
CHAMPION ***
door Ralph

@Remco te Ronde 

Mooie toevoeging als proces in de app.
Workflow HRSS ingericht. Test gestart via de app. Ik wil een bedrag van 33,85 invoeren, maar je hebt niet de mogelijkheid om dit in te voeren. Alleen hele bedragen. Naast de nul ontbreekt de "komma" toets, zoals deze er wel is bij declaratie. Op rubriek P06932 zijn twee decimalen toegestaan.

 

Als je bijvoorbeeld 50 invoert komt er wel een melding dat het bedrag maximaal 41,35 mag zijn. 

 

Ralph_0-1712656080431.jpeg

 

Ralph
CHAMPION ***
door Ralph

@Remco te Ronde nog iets....

 

Ik heb de workflow voorzien van een tweede activiteit. Daarin de knop Retour MW en akkoord. Mutatie retour verzonden. Komt dit dan terug in de app? 
Je moet bijvoorbeeld retour sturen als de afbeelding/document toch geen VOG blijkt te zijn of een VOG vanuit een vorige werkgever

Ook zie ik dat een betaalbewijs verplicht is. Dat vragen wij nu niet. Bedrag staat vast, je krijgt ook geen VOG als je niet voor de aanvraag hebt betaald. Wat is de overweging geweest om het toevoegen van een betaalbewijs verplicht te maken?

door Remco te Ronde

Hoi @Ralph,

 

Super goed dat je aan het testen bent. Bijgaande feedback op je vragen/bevindingen. Hierbij de antwoorden.

 

Invoer bedrag

Bedankt voor de duidelijke printscreen. Mijn conclusie is dat je een iPhone hebt. Op basis van jouw voorbeeld hebben we ontdekt dat een iPhone meerdere 'nummerieke toetsenborden' heeft (Android/Samsung heeft dat niet). De variant die nu wordt gebruikt is logisch bij het veld 'huisnummer' (waarin nooit een komma zit), maar niet bij kosten voor VOG. Dat ga ik laten oplossen.

 

Overigens goed om te weten dat het bedrag automatisch wordt herkend als je een betaalbewijs toevoegd, dus ook dat werkt gelukkig wel op een iPhone.

 

Betaalbewijs

Inderdaad we hebben besproken om het betaalbewijs achter wege te laten. We hebben dit niet gedaan, omdat:

  • De kosten van online (Justis) en gemeentehuis zijn/blijven verschillend
  • Navraag bij jurdisch meer onderlegde specialisten geeft geen keihard ja/nee. Maar hierbij de uitleg 'Je moet een bedrijfsresultaat vaststellen conform de beginselen van goed koopmansgebruik en daar ook jouw administratie op inrichten. Goed koopmansgebruik is niet een afgebakende definitie, maar algemeen geaccepteerd en waarheidsgetrouw zijn deel van de uitleg.' gevolgd door 'In hoeverre kan een werkgever nu achteraf aantonen, dat bij de aanvraag van de VOG de kosten door de werknemer zijn gemaakt en hoeveel die kosten waren op dat moment? Naar mijn mening kan je dit achteraf lastig vaststellen, wanneer de rekening of het betalingsbewijs daarvan ontbreekt. Dat er een VOG kan worden overlegd, betekent nog niet per definitie dat de werknemer die kosten daarvoor heeft gemaakt.'

 

Retour sturen

In het kennisbankartikel VOG: Wat is de beste werkwijze als de workflow retour gestuurd moet worden? vind je het antwoord/advies.

 

Heb je nog meer vragen, laat het gerust weten.

 

door Remco te Ronde

Hoi @Ralph ,

 

Ook bij een iPhone wordt het komma (,) toetsenbord nu getoond. Bedankt voor je feedback!

Evelien
CONTRIBUTOR ***
door Evelien

Hi @Remco te Ronde,

bedankt voor deze nieuwe functionaliteit. 

 

Is er ook een handleiding beschikbaar waar de verdere inrichting van de werkgeversverklaring in staat omschreven? Graag zou ik willen weten hoe ik dit inricht: 

  • welke rubrieken je gebruikt en of deze meetellen in vakantie-geld en eindejaarsuitkering.
  • of je één of meerdere CAO's/salarisregelingen gebruikt.
  • wie de intentie verklaring afgeeft bij tijdelijke contracten.
  • of je naast de werkgeversverklaring NHG ook altijd het formulier ''aanvullende voorzieningen'' wil laten genereren.

 bvd

door Remco te Ronde (Bijgewerkt ‎22-05-2024 08:57 door Remco te Ronde VISMA )

Hoi @Evelien ,

 

Graag gedaan! Gisteren heb ik het volgende kennisbankartikel aangemaakt:

Werkgeversverklaring: Ondersteuning bij inrichting workflow en template

 

Daarin staat nader beschreven hoe mijn collega consultants je kunnen helpen bij de exacte inrichting van de workflow en template. Hopelijk biedt dat artikel je alle informatie die noodzakelijk is.

 

Maar persoonlijke vermoeden is dat jullie organisatie al een door onze consultant ingerichte workflow en template gebruiken. Als dat zo is dan hoef je alleen de handleiding te doorlopen (met name voor rubriek voor 'opmerkingen rondom werkgeversverklaring'). Daarna zou je het zelf kunnen testen. Ondersteuning door mijn collega's is niet nodig.

 

Loop je tijdens het testen toch tegen iets aan. Dan helpt dit artikel je:

Werkgeversverklaring: Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow

 

Op die manier kan je helemaal zelf aan de slag. Zonder dat je hulp nodig hebt van mijn collega's.

Evelien
CONTRIBUTOR ***
door Evelien

Nee, er is nog geen consultant geweest die dit bij ons ingericht heeft; Vandaar dat we graag een handleiding zouden krijgen waar we het zelf mee kunnen doen.

door Remco te Ronde

Hoi @Evelien 

In jullie Self Service omgeving beschik je reeds over de workflow 'Werkgeversverklaring hypotheek' met de dialoog 'DA_Werkgeversverklaring aanvragen_aanmaken'.

 

De naamgeving van de dialoog (beginnend met DA) lijkt erg op de naam zoals onze Visma|Raet consultants dat veelvuldig gebruiken. Misschien heeft een van mijn collega's niet recent geholpen, maar wellicht 1 of 2 jaar geleden.

 

Je zult dus verder kunnen gaan met de reeds bestaande 'Werkgeversverklaring hypotheek'. Lukt het toch niet, laat het ons gerust weten.

 
brussaard-c
CHAMPION *
door brussaard-c

@Remco te Ronde ,

 

Goede morgen, 

 

Als beheerder zag ik afgelopen week dat het sinds kort geleden mogelijk is om een diploma te uploaden in de app. 

Ik heb mezelf de rechten gegeven, echter als ik een document upload in de app blijft het document de melding "In Behandeling" tonen. 
Mij lijkt dat ik een workflow dien in te richten (net zoals werkgeversverklaring), ik kan alleen nergens de handleiding vinden met de verplichte rubrieken voor op de formulieren etc.

 

Kun je mij a.u.b. verder helpen?

 

Groet, 

 

Christian

 

door Remco te Ronde

Goedemorgen @brussaard-c ,

 

Dat klopt inderdaad. Op basis van het idee Uploaden diploma of certificaat zijn we daar hard mee aan het werk. Het is bijna af (we moeten o.a. nog wat puntjes op de i zetten voor de link naar Mijn diploma’s van DUO).

 

Ik verwacht deze of volgende week dat alles gereed is voor gebruik. Zodra dat zo is zal ik o.a. het volgende doen:

 

 

Dus nog heel even geduld, maar je kunt het bijna gebruiken.

 

brussaard-c
CHAMPION *
door brussaard-c

@Remco te Ronde , 

 

Dank je voor het zeer snelle bericht. 

Dan was ik inderdaad te snel. 

Wacht ik nog heel even, en daarna wil ik het proces uiteraard gelijk gaan gebruiken.

 

Groet, 

 

Christian

 

door Remco te Ronde

Hoi @brussaard-c ,

 

Goed nieuws. Uploaden diploma of certificaat is ook beschikbaar. Alles hierover kun je lezen in:

Uploaden diploma of certificaat beschikbaar

brussaard-c
CHAMPION *
door brussaard-c

@Remco te Ronde , 

 

Goede middag Remco, 

 

Ik heb het proces getest en het werkt. Een diploma beland uiteindelijk in het dossier.

Bedankt voor de duidelijke handleiding / uitleg. 

 

Alvast een prettige avond!

 

Groet, 

 

Christian

door Remco te Ronde

Hoi Christian ( @brussaard-c ),

 

Fijn dat het is gelukt! Succes (en hopelijk veel gebruiksgemak) met het uitrollen naar jouw medewerkers gewenst.


Groet,

 

Remco

Danny van Dellen
CONTRIBUTOR ***
door Danny van Dellen

@Remco te Ronde  ik krijg het niet voor elkaar om de flow van werkgeversverklaring op te starten, is er een mogelijkheid dat er via teamviewer meegekeken word? moeten we de naam van de huidige flow aanpassen ? het is toch wel zo dat je het zowel via de app als desktop kunt aanvragen? 

door Remco te Ronde

Hoi @Danny van Dellen ,

 

Balen dat het niet lukt. Ik zal je een mailtje sturen hoe we je kunnen helpen. 

Danny van Dellen
CONTRIBUTOR ***
door Danny van Dellen

@Remco te Ronde 

dat zou top zijn.  hieronder nog de workflow

 

DannyvanDellen_1-1718179556278.png

 

door Remco te Ronde

Hi @Danny van Dellen ,

 

Mijn vermoeden is dat het één van de volgende 2 zaken zal zijn:

  • De rubriek FS1700 (voor toelichting aanvraag werkgeversverklaring) staat niet op het formulier (lees waarom hier)
  • De naam van de optionele bijlage is niet ingesteld op 'Formulier van hypotheekverstrekker'

(Zie ook: Werkgeversverklaring: Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow)

 

Maar zoals besproken per mail. We doen een korte Teams meeting om het samen te bekijken en zorgen dat het ook bij jullie werkt!

RFrank
CONTRIBUTOR **
door RFrank

@Remco te Ronde Ik wil graag het proces 'uploaden diploma of certificaat' (via de YF app) activeren, maar helaas loop ik vast en met de handleiding kom ik er niet uit. Nu is dit misschien niet heel vreemd aangezien ik nog niet eerder een workflow heb opgetuigd, echter zou het graag willen kunnen. Moet ik een support ticket insturen of kan een collega een keertje meekijken via Teams? Dank!

Medewerkers