Handleiding Youforce app & desktop 'Aanvragen & uploaden'

[#1]

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van aanvragen & uploaden. In dit document wordt de werking en inrichting van aanvragen & uploaden beschreven. Dit betreft de functionaliteiten:

• Uploaden en declareren VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)
• Aanvragen werkgeversverklaring woning (voor hypotheek of huurwoning)
• Uploaden diploma of certificaat

Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

[Joyce Kievit14]

Heb VOG ingediend via de App.

Staat in behandeling. Waar en bij wie staat het nu? Dat mis ik in de handleiding.

@Remco te Ronde 

[Remco te Ronde]

Hoi @Joyce Kievit14,

Je bent snel met het testen van dit proces. Zowel in de handleiding als in het nieuwsartikel hebben we beschreven waar de Self Service workflow (zowel naam workflow, activiteit, knop & namen van bijlagen) en het formulier (rubrieken) aan moet voldoen.

Zou je eens willen nakijken of al die instellingen in Self Service goed staat? Mijn vermoeden is dat daar mogelijk een verschil (of kleine typfout) in kan zitten.

Als je het hebt aangepast zal de eerder ingediende VOG iedere nacht (60 nachten achter elkaar) opnieuw worden aangeboden. Dus dan kan je hem morgenochtend in Self Service verwachten.

Lukt het alsnog niet? Laat het dan weten dan zullen we samen controleren wat er in Self Service anders staat ingericht.

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Joyce Kievit14,

Als aanvulling heb ik ook zojuist het volgende kennisbank artikel aangemaakt:

VOG: Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow 

En ik heb in de handleiding ook 2 printscreens van de inrichting in Self Service toegevoegd. Hopelijk biedt dit voldoende informatie om verder te kunnen. Heb je toch nog vragen dan horen we het graag.

[Ralph]

@Remco te Ronde 

Mooie toevoeging als proces in de app.
Workflow HRSS ingericht. Test gestart via de app. Ik wil een bedrag van 33,85 invoeren, maar je hebt niet de mogelijkheid om dit in te voeren. Alleen hele bedragen. Naast de nul ontbreekt de "komma" toets, zoals deze er wel is bij declaratie. Op rubriek P06932 zijn twee decimalen toegestaan.

Als je bijvoorbeeld 50 invoert komt er wel een melding dat het bedrag maximaal 41,35 mag zijn. 

[Ralph]

@Remco te Ronde nog iets....

Ik heb de workflow voorzien van een tweede activiteit. Daarin de knop Retour MW en akkoord. Mutatie retour verzonden. Komt dit dan terug in de app? 
Je moet bijvoorbeeld retour sturen als de afbeelding/document toch geen VOG blijkt te zijn of een VOG vanuit een vorige werkgever

Ook zie ik dat een betaalbewijs verplicht is. Dat vragen wij nu niet. Bedrag staat vast, je krijgt ook geen VOG als je niet voor de aanvraag hebt betaald. Wat is de overweging geweest om het toevoegen van een betaalbewijs verplicht te maken?

[Remco te Ronde]

Hoi @Ralph,

Super goed dat je aan het testen bent. Bijgaande feedback op je vragen/bevindingen. Hierbij de antwoorden.

Invoer bedrag

Bedankt voor de duidelijke printscreen. Mijn conclusie is dat je een iPhone hebt. Op basis van jouw voorbeeld hebben we ontdekt dat een iPhone meerdere 'nummerieke toetsenborden' heeft (Android/Samsung heeft dat niet). De variant die nu wordt gebruikt is logisch bij het veld 'huisnummer' (waarin nooit een komma zit), maar niet bij kosten voor VOG. Dat ga ik laten oplossen.

Overigens goed om te weten dat het bedrag automatisch wordt herkend als je een betaalbewijs toevoegd, dus ook dat werkt gelukkig wel op een iPhone.

Betaalbewijs

Inderdaad we hebben besproken om het betaalbewijs achter wege te laten. We hebben dit niet gedaan, omdat:

• De kosten van online (Justis) en gemeentehuis zijn/blijven verschillend
• Navraag bij jurdisch meer onderlegde specialisten geeft geen keihard ja/nee. Maar hierbij de uitleg 'Je moet een bedrijfsresultaat vaststellen conform de beginselen van goed koopmansgebruik en daar ook jouw administratie op inrichten. Goed koopmansgebruik is niet een afgebakende definitie, maar algemeen geaccepteerd en waarheidsgetrouw zijn deel van de uitleg.' gevolgd door 'In hoeverre kan een werkgever nu achteraf aantonen, dat bij de aanvraag van de VOG de kosten door de werknemer zijn gemaakt en hoeveel die kosten waren op dat moment? Naar mijn mening kan je dit achteraf lastig vaststellen, wanneer de rekening of het betalingsbewijs daarvan ontbreekt. Dat er een VOG kan worden overlegd, betekent nog niet per definitie dat de werknemer die kosten daarvoor heeft gemaakt.'

Retour sturen

In het kennisbankartikel VOG: Wat is de beste werkwijze als de workflow retour gestuurd moet worden? vind je het antwoord/advies.

Heb je nog meer vragen, laat het gerust weten.

[Remco te Ronde]

Hoi @Ralph ,

Ook bij een iPhone wordt het komma (,) toetsenbord nu getoond. Bedankt voor je feedback!

[Evelien]

Hi @Remco te Ronde,

bedankt voor deze nieuwe functionaliteit. 

Is er ook een handleiding beschikbaar waar de verdere inrichting van de werkgeversverklaring in staat omschreven? Graag zou ik willen weten hoe ik dit inricht: 

• welke rubrieken je gebruikt en of deze meetellen in vakantie-geld en eindejaarsuitkering.
• of je één of meerdere CAO's/salarisregelingen gebruikt.
• wie de intentie verklaring afgeeft bij tijdelijke contracten.
• of je naast de werkgeversverklaring NHG ook altijd het formulier ''aanvullende voorzieningen'' wil laten genereren.

 bvd

[Remco te Ronde]

Hoi @Evelien ,

Graag gedaan! Gisteren heb ik het volgende kennisbankartikel aangemaakt:

Werkgeversverklaring: Ondersteuning bij inrichting workflow en template

Daarin staat nader beschreven hoe mijn collega consultants je kunnen helpen bij de exacte inrichting van de workflow en template. Hopelijk biedt dat artikel je alle informatie die noodzakelijk is.

Maar persoonlijke vermoeden is dat jullie organisatie al een door onze consultant ingerichte workflow en template gebruiken. Als dat zo is dan hoef je alleen de handleiding te doorlopen (met name voor rubriek voor 'opmerkingen rondom werkgeversverklaring'). Daarna zou je het zelf kunnen testen. Ondersteuning door mijn collega's is niet nodig.

Loop je tijdens het testen toch tegen iets aan. Dan helpt dit artikel je:

Werkgeversverklaring: Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow

Op die manier kan je helemaal zelf aan de slag. Zonder dat je hulp nodig hebt van mijn collega's.

[Evelien]

Nee, er is nog geen consultant geweest die dit bij ons ingericht heeft; Vandaar dat we graag een handleiding zouden krijgen waar we het zelf mee kunnen doen.

[Remco te Ronde]

Hoi @Evelien 

, 

In jullie Self Service omgeving beschik je reeds over de workflow 'Werkgeversverklaring hypotheek' met de dialoog 'DA_Werkgeversverklaring aanvragen_aanmaken'.

De naamgeving van de dialoog (beginnend met DA) lijkt erg op de naam zoals onze Visma|Raet consultants dat veelvuldig gebruiken. Misschien heeft een van mijn collega's niet recent geholpen, maar wellicht 1 of 2 jaar geleden.

Je zult dus verder kunnen gaan met de reeds bestaande 'Werkgeversverklaring hypotheek'. Lukt het toch niet, laat het ons gerust weten.

[Christian-B]

@Remco te Ronde ,

Goede morgen, 

Als beheerder zag ik afgelopen week dat het sinds kort geleden mogelijk is om een diploma te uploaden in de app. 

Ik heb mezelf de rechten gegeven, echter als ik een document upload in de app blijft het document de melding "In Behandeling" tonen. 
Mij lijkt dat ik een workflow dien in te richten (net zoals werkgeversverklaring), ik kan alleen nergens de handleiding vinden met de verplichte rubrieken voor op de formulieren etc.

Kun je mij a.u.b. verder helpen?

Groet, 

Christian

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Christian-B ,

Dat klopt inderdaad. Op basis van het idee Uploaden diploma of certificaat zijn we daar hard mee aan het werk. Het is bijna af (we moeten o.a. nog wat puntjes op de i zetten voor de link naar Mijn diploma’s van DUO).

Ik verwacht deze of volgende week dat alles gereed is voor gebruik. Zodra dat zo is zal ik o.a. het volgende doen:

• Een nieuwsbericht plaatsen
• Een geupdate handleiding publiceren
• Relevante kennisbank artikelen maken

Dus nog heel even geduld, maar je kunt het bijna gebruiken.

[Christian-B]

@Remco te Ronde , 

Dank je voor het zeer snelle bericht. 

Dan was ik inderdaad te snel. 

Wacht ik nog heel even, en daarna wil ik het proces uiteraard gelijk gaan gebruiken.

Groet, 

Christian

[Remco te Ronde]

Hoi @Christian-B ,

Goed nieuws. Uploaden diploma of certificaat is ook beschikbaar. Alles hierover kun je lezen in:

Uploaden diploma of certificaat beschikbaar

[Christian-B]

@Remco te Ronde , 

Goede middag Remco, 

Ik heb het proces getest en het werkt. Een diploma beland uiteindelijk in het dossier.

Bedankt voor de duidelijke handleiding / uitleg. 

Alvast een prettige avond!

Groet, 

Christian

[Remco te Ronde]

Hoi Christian ( @Christian-B ),

Fijn dat het is gelukt! Succes (en hopelijk veel gebruiksgemak) met het uitrollen naar jouw medewerkers gewenst.

Groet,

Remco

[Danny van Dellen]

@Remco te Ronde  ik krijg het niet voor elkaar om de flow van werkgeversverklaring op te starten, is er een mogelijkheid dat er via teamviewer meegekeken word? moeten we de naam van de huidige flow aanpassen ? het is toch wel zo dat je het zowel via de app als desktop kunt aanvragen? 

[Remco te Ronde]

Hoi @Danny van Dellen ,

Balen dat het niet lukt. Ik zal je een mailtje sturen hoe we je kunnen helpen. 

[Danny van Dellen]

@Remco te Ronde 

dat zou top zijn.  hieronder nog de workflow

[Remco te Ronde]

Hi @Danny van Dellen ,

Mijn vermoeden is dat het één van de volgende 2 zaken zal zijn:

• De rubriek FS1700 (voor toelichting aanvraag werkgeversverklaring) staat niet op het formulier (lees waarom hier)
• De naam van de optionele bijlage is niet ingesteld op 'Formulier van hypotheekverstrekker'

(Zie ook: Werkgeversverklaring: Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow)

Maar zoals besproken per mail. We doen een korte Teams meeting om het samen te bekijken en zorgen dat het ook bij jullie werkt!

[RFrank]

@Remco te Ronde Ik wil graag het proces 'uploaden diploma of certificaat' (via de YF app) activeren, maar helaas loop ik vast en met de handleiding kom ik er niet uit. Nu is dit misschien niet heel vreemd aangezien ik nog niet eerder een workflow heb opgetuigd, echter zou het graag willen kunnen. Moet ik een support ticket insturen of kan een collega een keertje meekijken via Teams? Dank!

[Remco te Ronde]

In mijn vakantie is inmiddels ook de volgende YouTube tutorial gepubliceerd:

Aanvragen en uploaden van documenten - Youforce App

Misschien helpt die video je nog meer dan de handleiding.

Lukt het alsnog niet laat het weten via een ticket bij het ServiceCenter. Dan kan een collega (of ikzelf) altijd verder met je meekijken.

[Marjan Arends Elker]

@Remco te Ronde 

Wat is de reden dat de FS1700 op het formulier moet?

We willen deze eigenlijk niet gaan gebruiken, mijn plan is om hem op hidden te zetten, maar er zal vast een achterliggende reden zijn voor deze rubriek, ik ben benieuwd

Groet

marjan

[Remco te Ronde]

Hoi @Marjan Arends Elker ,

Je kunt inderdaad FS1700 op 'hidden' zetten.

De reden dat deze rubriek is aangemaakt is dat als iemand een diploma/certificaat toevoegd (of een foto maakt) dan proberen we de datum van het diploma te herkennen. 

Sommige organisaties vinden dat nuttig. Bijvoorbeeld omdat ze (meerdere) E-rubrieken hebben om de datum van het diploma vast te leggen in HR Core Beaufort. Of omdat ze de datum van het diploma willen opnemen als gegeven in het Personeelsdossier.

Dus je kunt, bijvoorbeeld via een java-script, de waarde van FS1700 heel breed gebruiken. Maar gewoon op hidden zetten kan ook. 

Kortom je hebt de enorme flexibiliteit van Self Service tot je beschikking om het helemaal naar eigen wens te gebruiken (of niet te gebruiken).

Kan je zo verder?

[Marjan Arends Elker]

@Remco te Ronde 

Ik heb hem op hidden gezet, alleen dat doet niets, de toelichting is gewoon zichtbaar en in te vullen

[Remco te Ronde]

Hoi @Marjan Arends Elker ,

Oeps.. Mijn fout... Was even in de war tussen FS1700 en FS1701. FS1701 wordt gebruikt bij diploma/certificaat. Meer uitleg daarover vind je in Uploaden diploma of certificaat beschikbaar.

FS1700 hoort inderdaad bij 'Werkgeversverklaring woning'. 

Bij de ontwikkeling van dit proces hebben we veel gekeken naar de data uit Self Service. Daar is het vaak de best practise om een toelichting veld te gebruiken. Daarnaast hebben we meerdere testen gedaan met ''medewerkers van de werkvloer''. In beide gevallen zagen we dat medewerkers het een fijn gevoel vinden om een berichtje te kunnen delen met HR (die vaak voor HR minder relevant is).

Twee voorbeelden die we zie zijn bijvoorbeeld:

1) ''Ik heb volgende week vrijdag een afspraak met de hypotheek advisieur, kan ik hem voor die datum krijgen?''

2) ''Mijn hypotheek advisieur wil ook formulier X, Y, Z (veelal aanvullende voorzieningen). Kunnen jullie die ook maken?''

Dat is de reden dat het veld is opgenomen. Als je FS1700 op hidden zet in Self Service zal hij toch altijd zichtbaar en invulbaar blijven voor de medewerker via het nieuwe proces (app en MijnYouforce).

Excuses voor de verwarring. 

[Marjan Arends Elker]

@Remco te Ronde 

Wij laten het nu zo, maar het lijkt dat je op zowel de toelichting als de bijlage geen invloed hebt op wel of niet zichtbaar

[Marjan Arends Elker]

@Remco te Ronde 

Nog een aanvulling, als je werkgeversverklaring hypotheek toevoegd in configuratie links is hij beschikbaar in de app, nog niet in mijn youforce

Je moet dan nog een keer werkgeversverklaring hypotheek woning toevoegen via configuratielinks

Wellicht voor de overige gebruikers handig om te weten

[Remco te Ronde]

Fijn dat het helemaal gelukt is!

En dank voor het delen van de goeie tip uit de praktijk @Marjan Arends Elker In de handleiding staat het wel beschreven, maar het is maar 1 regeltje, dus misschien dat andere collega beheerders er anders ook over heen lezen.