Hoe kan ik declaraties controleren voordat ze vewerkt worden in Gemal?

[#1]

Hoewel uit de praktijk blijkt dat de meeste klanten door middel van steekproeven achteraf, de variabele mutaties (declaraties) controleren hebben we een volledige export beschikbaar gemaakt voor de beheerder.
Je kunt voor zowel onkosten- als kilometerdeclaraties een CSV-bestand downloaden die je kunt gebruiken om controles en analyses op uit te voeren.

Naast een export op basis van de Datum van indiening, kun je ook exporteren op basis van de Verwerkingsperiode Gemal.
Zo zorgen we ervoor dat je eenvoudig alle declaraties van een bepaalde salarisrun kunt controleren.
(dit kun je op ieder moment doen, dus ook voor het draaien van de betreffende periode)

Daar waar we bij de combinatie HR Self Service / Beaufort zien dat er reeds geaggregeerd wordt in HR Self Service (denk aan de rekenbladen), heb je in dit geval de beschikking over (bijna) alle detail-gegevens. Je kunt dus een zeer gedetailleerde controle uitvoeren.

Ook declaraties die nog niet volledig zijn goedgekeurd, zijn onderdeel van de export:

[Schiff01]

@Bastiaan Friederichs @Remco te Ronde Ik lees hier op de community veel over controleren, maar weinig over corrigeren na controle. Mogelijk kijk ik op de verkeerde plaats? Waar zou ik deze info kunnen vinden?

In de controle overzichten zie ik of een medewerker de correctie woon-werkverkeer heeft toegepast. Wanneer de medewerker dit niet heeft toegepast, terwijl dat wel had gemoeten, zal er een correctie in gemal gedaan moeten worden.

Om te weten hoeveel km er gecorrigeerd moet worden zal in Beaufort gekeken moeten worden naar de inhoud van het veld fiscale km's. Is het mogelijk deze info op te nemen in het controle rapport? Dat scheelt weer enkele handelingen.

Het zou eveneens fijn zijn als  de start- en eind locatie van een declaratie in het overzicht meegenomen kunnen worden. Aan de hand daarvan is aanzienlijk eenvoudiger te beoordelen of het start en/of eindpunt een woon- of werklocatie is, en of er dus een correctie woon-werkverkeer toegepast had moeten worden.

[AngelaHeins]

@Bastiaan Friederichs, @Remco te Ronde, 

Dit is een mooie optie om te kunnen controleren. Alleen zou het fijn zijn als je iemand apart rechten kan geven voor het exporteren van de declaraties. Dan geef je ook de rechten voor de inrichting van de Categorieën. Dit wil je niet altijd.

[Rob99]

Goede opmerking van Angela. Ik liep gisteren tegen hetzelfde punt aan bij de autorisatie. Een uitsplitsing van de rechten is wenselijk omdat natuurlijk niet iedereen ook aanpassingen moet kunnen doen van de inrichting.

[Schiff01]

Eens met Angela. Hetzelfde geldt voor het beheren van declaraties. Dit is de plek waar we na een steekproef in bovengenoemde exportbestanden, declaraties inhoudelijk kunnen controleren. Medewerkers die rechten hebben voor het beheren van declaraties hebben ook de mogelijkheid lopende declaraties goed- of af te keuren, ondanks dat ze in het werkproces niet zijn ingericht als controlerende partij. Dit laatste is niet wenselijk. 

[Maurice van de Pol]

Zouden jullie het veld "Reden goedkeuren" willen toevoegen aan het CSV-bestand:

"Reden goedkeuren" declaratie toevoegen aan CSV-ex... - Visma Community

Ook eens met @Schiff01.

[MoniqueT]

Eens met  @AngelaHeins en @Schiff01 . Het zou mooi zijn als de autorisaties tussen beheer van de app en de export ook los geautoriseerd kunnen worden