Hoe werkt 'opschakeling' in de Youforce app (& desktop)?

[#1]

De Youforce app (& desktop) kent net zoals Self Service het zogenaamde 'opschakel-mechanisme'. Dit is bijvoorbeeld relevant wanneer een 'manager' een dienstverband heeft op de afdeling waar hij/zij ook zelf manager van is.

Bij de ontwikkeling hiervan hebben we veel gekeken naar de sterke punten, maar ook de verbeterpunten van Self Service. Graag lichten we het toe aan de hand van enkele voorbeelden

Opschakeling Youforce app werkt meerdere niveaus naar boven

Stel je gebruikt 'declaraties' in de Youforce app en hebt ingericht dat de rol manager (MGR) een declaratie moet goedkeuren. Dan wil je dat een manager nooit zijn eigen declaratie goedkeurt. Daarom wordt in een dergelijk geval opgeschakelt tot er een andere manager gevonden wordt. Natuurlijk moet de bovenliggende organisatorische eenheid wel een rol manager (MGR) hebben. Heeft een organisatielaag geen rol manager (MGR) dan gaat de opschakeling niet door naar nog één laag hoger.

Opschakeling Youforce app werkt voor alle rollen

Stel je gebruikt de rol 'salarisadministratie' om declaraties goed te keuren. Ook andere rollen dan manager (MGR) worden opgeschakeld.

Opschakeling Youforce app alleen indien noodzakelijk

Het kan voorkomen dat één afdeling twee managers (MGR) heeft. In een dergelijk voorbeeld hoeft opschakeling niet toegepast worden. Immers 'de andere manager' heeft gewoon de rechten om een declaratie goed te keuren.

[Paulien Rijsemus]

@Remco te Ronde Dag, klopt het dat de functie van manager opschakelen anders werkt in de app, bijv bij declaraties dan Self Service.

Concreet: ik heb aan 1 OE 2 personen met de rol MGR hangen. Zij mogen niet elkaars declaraties goedkeuren maar van beide personen moet dat de 'bovenliggende' manager doen. In self service werkt dat prima. Nu zie ik in de declaratie app dat declaraties goedgekeurd moeten worden door de 'naastliggende manager' dat is niet de bedoeling. Hoe kan ik dat inregelen?

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Paulien Rijsemus ,

Het klopt inderdaad dat het in de App net iets anders werkt dan in Self Service. Dat is bewust omdat we bij de ontwikkeling van de App goed hebben gekeken naar de werking van Self Service en alle gewenste verbeteringen. Zo was bijvoorbeeld 'opschakeling voor alle rollen' een hele nadrukkelijke wens. Ook kregen we via de Community onlangs de volgende vraag Opschalen op dezelfde manier in Youforce - Visma Community.

In jouw concrete voorbeeld is het laatste plaatje van dit kennisbank artikel van toepassing. 

Om het heel concreet te maken. De vraag in jouw situatie zou moeten zijn of beide MGR écht evenveel verantwoordelijkheid hebben voor die afdeling (organisatorische eenheid). Meest extreme voorbeeld, mogen beide MGR's iemand op staande voet ontslaan zonder te overleggen met de ander? Of is wellicht de ene persoonn de échte manager en de 2e MGR meer een soort ''back-up''-manager? In dat geval is het raadzaam om te overwegen om de roltoewijziging anders te doen. Bijvoorbeeld de ene persoon MGR maken en de andere BU (Back-up manager).

Kan je zo verder met je vraagstelling?

[Paulien Rijsemus]

Dank voor je reactie Remco, maar ik heb het nog niet voldoende helder hoe ik het op kan lossen.

Het gaat in deze gevallen erom dat beide managers hiërarchisch gelijkwaardig zijn en op dezelfde OE staan. Door ze juist beiden MGR te maken, worden ze beiden 'opgeschaald' en komen hun declaraties bij de 'bovenliggende' manager uit (in Self Service). Dat is ook de bedoeling. Als ik nu bij de ene de MGR weghaal, valt die persoon juist onder de afdeling waarvan de collega manager de MGR van is en komen óók de declaraties uit de collega manager, maar dan zowel in Self Service als in de declaratiemodule. En de bedoeling is juist dat ze bij de bovenliggende manager van die OE uitkomen. Snap je m'n 'probleem'?

[Remco te Ronde]

Hoi @Paulien Rijsemus ,

Heb even gekeken naar het advies wat we vanuit Visma|Raet geven op dit onderwerp (o.a. vanuit Consultancy). Het is moeilijk om dat advies (waarin diverse nuances zitten) in enkele zinnen als antwoord op te nemen op de community. Het beste kan je dus een overleg inplannen met een van onze consultants om goed door te praten over de autorisaties en de gevolgen van meerdere managers op één afdeling die ook nog eens ''zichzelf managen''. Zowel om de consequenties te overzien binnen Youforce als in eventueel andere gekoppelde systemen die ook de roltoewijzing uit HR Core als bron gebruiken.

Rekening houdend met bovenstaande zou het logisch zijn om te overwegen om te zorgen dat een manager niet langer onderdeel is van zijn/haar afdeling.

In een extreem versimpeld voorbeeld, hieronder uitgewerkt hoe je bijvoorbeeld een laag introduceert 'Management Salaris & HR administratie'

Voor (huidige situatie zoals beschreven door jou)	Eventuele aanpassing

Maar zoals gezegd. Een antwoord op de community is niet zo diepgravend als een advies van een van de consultants van Visma|Raet. Dus overweeg ook nadrukkelijk om je verder te laten adviseren door mijn collega's.

[Alfaro Pentury]

Hi @Paulien Rijsemus , hier hetzelfde probleem eigenlijk.

Graag hoor/lees ik wat de oplossing is.

[Paulien Rijsemus]

Dag Remco,

Bedankt voor je bericht en adviezen. Ik doe toch nog een poging om m'n vraag te verduidelijken, want ik zie in de reacties dat dit niet alleen bij ons speelt.

Die 2 managers staan al op een 'extra gecreëerde tussenlaag', dus niet op een OE van een team waar ze leiding aan geven. Het issues is juist dat ze 'gelijkwaardig' zijn en daarmee dus ook niet 'zichzelf' manager, maar door de hiërarchisch 'boven hun liggende' manager. Door bij 1 van de 2 de rol van manager 'weg te halen' verandert het probleem niet, want dat valt die 2e manager juist onder de 1e, terwijl het de bedoeling is dat ze beiden 'opgeschaald' worden naar de hogere lg. Hoe krijg ik dat voor elkaar binnen de declaratie module. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Paulien Rijsemus ,

Het klopt dat de verschillende situaties rondom 'opschakeling' ook wel eens bij andere organisaties speelt. Dit kennisbank artikel is daarom gemaakt om de werking uit te leggen. Vaak verduidelijkt het organogram de situaties.

Op basis van jouw beschrijving lijkt het mij dat in jullie situatie het voorbeeld speelt zoals beschreven onder 'Opschakeling Youforce app alleen indien noodzakelijk'.

Maar zoals eerder aangegeven is het lastig om die conclusie te trekken alleen op basis van jouw reactie op de Community en zonder jullie organisatiestructuur te kennen. Laten we daarom in contact treden om het verder te verduidelijken.

[Saskia L]

Hoi @Remco te Ronde en @Paulien Rijsemus hebben jullie een oplossing gevonden.

We hebben hier hetzelfde probleem , alleen dan de doorwerking naar verzuim

[Remco te Ronde]

Hoi @Saskia L ,

In de zomer heb ik even kort meegekeken met @Paulien Rijsemus. Er was een hele specifieke situatie waarbij naast gebruik van de roltoewijzing nog veel aanvullende/handmatige autorisaties waren vastgelegd in Self Service.

Maar de theorie was inderdaad hetzelfde. Goed analyseren hoe het organisatorisch werkt. Daarbij zijn er meerdere oplossingen:

Optie a) De medewerker (die manager is) niet met zijn eigen dienstverband koppelen aan de afdeling waar hij/zij ook de manager van is.

Optie b) Nagaan of beide personen (in het geval van 2 managers) wel écht allebei volledig gelijkwaardige managers zijn. Wellicht is de ene persoon meer de échte manager en de collega de back-up manager.

Optie c) Het aanmaken van een organisatorische ''tussen''-laag waar de medewerkers/dienstverbanden van de managers aan gekoppeld worden. Vervolgens de juiste manager via de roltoewijzing koppelen aan de afdeling.

Welke variant er uiteindelijk bij @Paulien Rijsemus is toegepast kan ik niet meer achterhalen. Maar wellicht kan Paulien dat nog delen.

[Alfaro Pentury]

@Paulien Rijsemus @Saskia L Hi Paulien, Saskia, 
Hier werkt de opschakeling nog niet echt, kunnen jullie delen hoe je het gedaan hebt.

Voorbeeld bij ons is:
Je hebt 2 Afdelingen, Afdeling Hoog en Afdeling Laag.
Op afdeling Laag zitten 2 MGR's, die ook hun dienstverband bij afdeling Laag hebben.
Als 1 van die MGR's een declaratie heeft, moet die naar de MGR van afdeling Hoog. Nu gaat die naar de naastliggende MGR van Afdeling Laag.

Hoe los ik dit op?

[Remco te Ronde]

Hoi @Alfaro Pentury ,

Zag dat je nog geen reactie hebt gehad van je collega beheerders in Youforce.

Maar gezien jouw voorbeeld zijn er denk ik 2 oplossingen:

Oplossing 1) Verplaatst de dienstverbanden van de 2 MGR naar de afdeling ''Afdeling Hoog''

Oplossing 2) Creer een extra tussenlaag in het organogram. Bijvoorbeeld met de naam 'Management afdeling laag'. Wijs aan die afdeling de juiste persoon toe met de rol MGR. En verplaatst vervolgens de dienstverbanden van beide managers naar die nieuwe afdeling. 

[Alfaro Pentury]

Bedankt @Remco te Ronde voor je reactie! 

[Spijkerboer1]

@Remco te Ronde 

vraagje: bij ons gaat er ook wat mis in de opschakeling. Nu heb ik bovenstaande gelezen en vraag ik mij af of ik zelf de juiste conclusie trek.

Ik heb het even visueel getekend: zie hieronder. Probleem is dat declaratie van KLAAS bij PIET terecht komt, terwijl deze declaratie naar FLORIS moet. Klaas en Piet zitten op hetzelfde niveau en kostenplaats . Nu vervalt straks de naam Z&W en de daaronder liggen de afdeling in de structuur. Is dan het probleem opgelost?  

HOE       Bestuurder MGR FLORIS

SICG      Bestuurder MGR FLORIS

              KV -       MGR PIET (staat ZELF op kostenplaats Z&W ALGMEEN)

                              -locaties

              WIW-    MGR KLAAS(staat ZELF op kostenplaats Z&W ALGMEEN)

                           -Locaties

              Z&W     MGR FLORIS

                           -Z&W ALGMEEN- MGR PIET (staat op kostenplaats Z&W ALGMEEN_ algemeen)

[Remco te Ronde]

Hoi @Spijkerboer1 ,

Goed dat je het vraagt. Op basis van jouw tekstje kan ik me niet helemaal het organogram in jullie organisatie inbeelden. Dus ik kan niet de conclusie trekken. Maar ik kan je wel de varianten uitleggen:

• Optie a) Stel Klaas & Piet werken allebei (= hun eigen dienstverband is bij in- en uitdienst) op afdeling 'Z&W ALGMEEN' (= hun eigen dienstverband is dan gekoppeld aan die afdeling). & Stel Klaas & Piet hebben allebei de rol MGR op de afdeling 'Z&W ALGMEEN ---> Dan kan Klaas de declaratie van Piet goedkeuren & Piet kan de declaratie van Klaas goedkeuren. Vanzelfsprekend kunnen ze niet hun eigen declaratie goedkeuren.
• Optie b) Stel Klaas & Piet werken allebei (= hun eigen dienstverband is bij in- en uitdienst) op afdeling 'Z&W ALGMEEN'. En Floris heeft de rol MGR op de afdeling 'Z&W ALGMEEN' ---> Zowel de declaratie van Klaas als die van Piet moet worden goedgekeurd door Floris.
• Optie c) Stel Klaas & Piet werken allebei (= hun eigen dienstverband is bij in- en uitdienst) op afdeling 'Z&W'. Daarnaast zijn hebben zowel Klaas als Piet de rol MGR op de afdeling 'Z&W ALGMEEN'. Maar Floris heeft de rol MGR op de afdeling 'Z&W'  ---> Zowel de declaratie van Klaas als die van Piet moet worden goedgekeurd door Floris.

Hopelijk helpt bovenstaande uitleg. Dus zowel bij optie b als optie c werkt het zoals je zou willen.

[Spijkerboer1]

@Remco te Ronde dank voor je snelle reactie.

Ik beredeneerde het zo: Piet staat op KV en Klaas op WiW als MGR: KV en WIW zijn beiden onderdeel van de SICG, daar staat bestuurder FLORIS op. Dat is een verkeerde redenering.

Het systeem kijkt naar het in-uitdienstscherm, daar staan ze beiden op Z&W algemeen. Deze is nu nog actief en daar staat PIET op als MGR. dus vandaar dat de declaratie van Klaas naar Piet gaat.

Stel dat we Z&W algemeen op inactief zetten (als naam dan), daar zijn wel plannen voor. Dan kijkt het systeem naar een bovenliggende afdeling toch? 

[Remco te Ronde]

Hoi @Spijkerboer1 ,

Het vinkje actief/inactief in de organsatiestructuur zal géén verschil maken in hoe de opschakeling werkt.