VOG: Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale VOG (PDF) en de VOG per post?

[#1]

In de loop van 2024 is Justis gestart met de mogelijkheden om een digitale VOG (als PDF) aan te vragen. De medewerker beslist of hij/zij een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) digitaal of per post wil ontvangen. De volgende beslisboom ligt dit toe:

Ervaringen van organisaties die Youforce gebruiken weten we dat de voorkeur heeft om de digitale VOG te ontvangen. Deze kan je namelijk als werkgever op echtheid controleren via https://www.validatie.nl/. Om dit te stimuleren hebben wij in het proces 'Uploaden en declareren VOG' de tekst opgenomen: 

• Voeg de digitale VOG van Justis (PDF) toe of een afbeelding als je de VOG per post hebt ontvangen

De flexibiliteit van Self Service stelt je in staat om het proces in te richten wat relevant is voor jouw organisatie. Als een medewerker een kopie van de orginele VOG per post aanlevert kan je in Self Service aan een specifieke knop een mail toevoegen zoals:

Op die manier ben je in staat om het volgende te realiseren:

• De medewerker kan zowel via de App als Mijn Youforce zijn VOG aanleveren. Of dit nu de digitale VOG (PDF) of een foto van een orginele VOG per post is.
  • De Personeel- of Salarisadministratie kan in het geval van een digitale VOG (PDF) direct de echtheid controleren via https://www.validatie.nl/. Is het een echte VOG? Dan kan de workflow naar de volgende activiteit of naar de eindstatus *goedgekeurd.
  • Is het een foto van de  een orginele VOG per post? Dan kan de Personeel- of Salarisadministratie via een aparte knop/activiteit zorgen dat er een automatische mail wordt gestuurd naar de medewerker. Zodra de medewerker vervolgens orgineel aanlevert kan de workflow weer worden doorgezet naar olgende activiteit of naar de eindstatus *goedgekeurd.

[Ryanke gemeente Wierden]

@Remco te Ronde, op de site van Justis staat het volgende: "Er is geen wettelijke verplichting voor organisaties, instellingen of bedrijven om de originele VOG of een kopie daarvan te bewaren. Daarmee is het doorgaans niet nodig voor organisaties om de VOG’s te bewaren en volgens de AVG is het zelfs niet toegestaan."

Hoe staat dit in verhouding met de inrichting van dit proces, waarbij (de kopie van) de VOG in het archief van de declaratie, Self Serviceproces en evt. Personeelsdossier wordt opgeslagen? Worden de bijlagen door Visma|Raet na succesvolle afronding van het proces verwijderd uit de app en Self Service? Vanuit Self Service zouden we namelijk een template kunnen inrichten waarin aangegeven wordt dat het origineel beoordeeld en goed bevonden is, wat wél in het Personeelsdossier opgeslagen mag worden.

[Remco te Ronde]

Hoi @Ryanke gemeente Wierden,

Dat is zeker mogelijk. Zodra vanuit de App (of Mijn Youforce) de VOG verstuurd is aan Self Service wordt deze volledig verwijderd aan die kant. Vanaf Self Service is het natuurlijk jullie eigen organisatorische proces. Je zou ervoor kunnen kiezen om in Self Service (b.v. door de Personeelsadministratie) de bijlage te laten verwijderen en vervolgens alleen een gegenereerde template naar dossier te laten gaan. Denk aan een template waarin je via merg-velden automatisch laat genereren:

Op <dd-mm-jjjj> heb ik <naam gebruiker> geconstateerd dat de aangeleverde VOG voldoet aan de echtheidskernmerken en het proces van <naam werkgever>.

Wel wil ik benadrukken dat ik eerder de veelgestelde vraag op de website van Justis heb gelezen. Waarbij ik ook de praktijk voorbeelden vanuit diverse organisaties ken. Neem als voorbeeld Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Deze controleert actief of instellingen VOG in bezit heeft. Lees maar eens als voorbeeld: https://www.igj.nl/publicaties/toetsingskaders/2024/05/16/toetsingkader-vog-gehandicaptenzorg-2024#:.... 

En ook ken ik voorbeelden uit de praktijk waarbij Gemeenten (wellicht Gemeente Wierden zelf ook) zorgverleners binnen hun eigen gemeentegrenzen in het kader van bepaalde wetgeving (bijvoorbeeld de WMO) vragen om de aanwezigheid van VOG's aan te tonen. 

Wellicht kan je dat nog verder beoordelen in het interne proces van jullie organisatie.

[Ryanke gemeente Wierden]

Hi @Remco te Ronde,

Dank je wel voor je snelle en uitgebreide reactie! Hier kunnen we zeker mee verder. En ook zeker goed om te blijven controleren of dit voor alle functies geldt dat de VOG niet opgeslagen mag worden. Er zijn inderdaad controlerende instanties die het origineel willen kunnen zien in het dossier. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Ryanke gemeente Wierden ,

Graag gedaan. En goed om af te wegen wat bij jullie organisatie past. En wellicht kan het ook een nuttige suggestie zijn om eens bij Justis na te vragen wanneer Justis van mening is dat het standaard antwoord wel van toepassing is. Want hebben de meeste organisaties die werken met Youforce wel belang om in veel gevallen de VOG op te slaan.