Kennisbank Youforce App

Gebruik je andere velden gebruiken voor ‘BIG’ of ‘Kosten BIG in €’? Kijk dan of je kunt overstappen op de standaard rubrieken.   Hoe overstappen? In het volgende artikel helpen we je hoe je deze overstap eenvoudig kan doen: Hulp bij overstap standaard velden voor 'BIG-(her)registratie'   Waarom overstappen? Aansluiten bij de standaard is altijd verstandig. Daarnaast is Visma|Raet gestart met een initiatief om fraude te voorkomen. Bijvoorbeeld met diploma's, VOG en BIG-registraties. Lees hierover meer in Oproep: Youforce tegen fraude samen ontwikkelen. Om soepel te kunnen aansluiten op dit soort ontwikkelingen is het altijd verstandig om je te conformeren aan de standaard.   Wil/kan dat niet? Voeg dat toch de genoemde velden in de handleiding toe, zet exporteren uit en gebruik een javascript om de waarden over te zetten naar je eigen rubrieken.

De rubrieken die in de handleiding staan beschreven voor de BIG zijn allen op dienstverband niveau. Dit is gedaan omdat: Er bij meerdere dienstverbanden sprake kan van verschillende BIG-registraties. Een medewerker kan bijvoorbeeld zowel geregistreerd zijn als 'Verpleegkundige' als ook als ' 'Physician assistant'. In dergelijke gevallen zal er vaak sprake zijn van een medewerker die 2 functies uitvoert en daarmee ook 2 dienstverbanden heeft. Als er bij herindiensttreding na x maanden/jaren op een nieuw dienstverband reden kan zijn om opnieuw bewijs van een actuele BIG-registratie aan te leveren.

Bèta testers zijn gebruikers die de mogelijkheid hebben om nieuwe functies en aanpassingen van een app te proberen voordat deze beschikbaar komen in de App stores. Dit artikel beschrijft hoe je als gebruiker van de Youforce app deel kunt nemen aan bèta releases en zo feedback kunt geven.   Hoe te downloaden?  Afhankelijk van je type telefoon doe je dit als volgt: Voor Android-telefoons (bijv. Samsung, Google Pixel, of OnePlus) kun je een app downloaden in de zogenaamde "bètaversie". Ga naar de volgende link: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.visma.raet.mobile.exp en kies de optie ''Join beta program''. Na een paar momenten zie je “Je bent een bètatester” en kun je de nieuwste versie downloaden. Voor iPhones moet je eerst de Apple app 'TestFlight' installeren. Dit is het eigen platform van Apple specifiek bedoeld voor het bèta testen van apps. Bezoek dan de volgende link: https://testflight.apple.com/join/R9WWyjYe Tip! Je leest dit artikel waarschijnlijk op je laptop/desktop. Pak je smartphone en scan de volgende QR-code om direct naar de juiste pagina te gaan.    Android / Play store iPhone / iOS Testflight     Wat gebeurt er na het downloaden en installeren? Zodra de bètaversie van de Youforce app is geïnstalleerd, hoef je niets speciaals te doen. Je kunt je biometrische gegevens weer gebruiken (zoals vingerafdruk of gezichtsherkenning) om de app te starten, en gebruikt de app daarna zoals je normaal ook zou doen.   Wat als je een foutmelding ziet of een ander probleem ervaart? Als Visma|Raet testen we een nieuwe versie altijd uitgebreid. Maar als jij als bètatester toch problemen ervaart, horen wij dat graag. Neem in dit geval contact op met de beheerder van jouw organisatie en vraag een melding te maken bij het Service Center van Visma|Raet. Vermeld daarbij duidelijk dat je een bètaversie van de Youforce app gebruikt en stuur, naast de melding die je wilt maken, de gegevens van de pagina “Ondersteuning” mee (te vinden onder Instellingen).

Sommige organisaties gebruiken Microsoft Intune om hun apparaten, applicaties en beveiliging te beheren. Door middel van instellingen (en “policies”) bepaal je wat wel en niet is toegestaan en kun je uniformiteit afdwingen. Denk daarbij aan beperkingen op het gebied van achtergrondprocessen op mobiele devices, het afdwingen van encryptie of het beperken van netwerktoegang. Deze beperkingen kunnen ervoor zorgen dat (onderdelen van) de Youforce app niet werken zoals bedoeld. Voor de meest optimale werking en gebruikerservaring raden we dan ook aan om de Youforce app uit te sluiten van deze beperkende Intune policies. Door middel van best practices op het gebied van beveiliging zorgen we voor een veilige en gebruikersvriendelijke Youforce App. Het uitsluiten van de Youforce App van bepaalde Intune policies is dus puur bedoeld om de gebruikerservaring te verbeteren, zonder de beveiliging in gevaar te brengen. Intune is een product met zeer veel mogelijkheden en instellingen en iedere organisatie bepaalt zelf hoe deze ingericht worden. Als gevolg hiervan is het niet mogelijk voor ons om specifieke vereiste instellingen (of uitsluitingen van deze instellingen) te beschrijven. We raden aan om de Microsoft-documentatie hiervoor te raadplegen. Hier zijn enkele artikelen die kunnen helpen:   https://learn.microsoft.com/nl-nl/mem/intune/apps/apps-inc-exl-assignments https://learn.microsoft.com/nl-nl/mem/intune/apps/app-protection-policies-exception

Data leert dat de workflow ‘aanvragen werkgeversverklaring woning (hypotheek)’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.

In steeds meer sectoren is het gebruikelijk dat medewerkers iedere 3 of 5 jaar een nieuwe Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moeten inleveren. In dit kennisbank artikel leggen we vanuit Visma|Raet uit wat het meest ideale proces is.   Wat leg je vast bij indiensttreding? Veelal neem je het inleveren van de VOG op als ontbindende voorwaarde.  Zodra een medewerker de VOG aanlevert (al dan niet via App, Self Service of aanlevering per post) registreer je de datum uitgifte op: PI0379 VOG datum uitgifte   Hoe gebruik je deze datum voor het vernieuwen? Met de optie 'actieve signalering start workflow' zorg je ervoor dat er na x jaar (b.v. 3 jaar) een workflow wordt gecreerd voor de Personeelsadministratie of HR. Dit kan bijvoorbeeld via de volgende inrichting:    Workflow voor de Personeelsadministratie of HR De workflow is de actie voor de Personeelsadminstratie of HR om bij Justis het aanvraagproces voor een nieuwe VOG te starten.   De meest ideale inrichting is dat je formulier (of template) precies de velden in de volgorde laat zetten die nodig zijn op de website. Zo kan de Personeelsadministratie of HR ze vlot invullen, of is het zelfs mogelijk om het proces te robotiseren.    De workflow en template kan er als volgt uitzien:   Mail aan de medewerker vanuit de workflow In de workflow koppel je een e-mail (template) die wordt verstuurd aan de medewerker zodra de Personeelsadminstratie of HR de aanvraag heeft ingediend bij Justis.   Deze mail kan de volledige instructie hebben over hoe het proces werkt. Ter illustratie een voorbeeld.     Mail vanuit Justis De medewerker krijgt vanuit Justis vervolgens een mail zoals hieronder:     Gevolgd door het bewijs van aanvraag en betaling.     VOG ontvangen - Medewerker upload VOG en betaalbewijs Via de Youforce App of Mijn Youforce kan de medewerker het proces 'Uploaden en declareren VOG' opstarten. Dit proces gaat naar Self Service, waarmee ook de volgende datum wordt geupdate: PI0379 VOG datum uitgifte   Op die manier wordt er over 3 jaar opnieuw hetzelfde proces gestart.     Hoe monitoren welke VOG's nog ontbreken? In Youforce Reporting kan je eenvoudig bijhouden bij welke medewerkers de VOG datum (PI0379 VOG datum uitgifte) in het verleden ligt. Deze medewerkers behoeven dus extra aandacht van HR.        

Vanuit de Youforce App (& desktop) worden de volgende 2 zaken doorgezet naar een Self Service workflow: FS1701 Datum diploma/certificaat De bijlage   Het veld 'FS1701 Datum diploma/certificaat' biedt in Self Service de mogelijkheden om eigen werkwijze toe te passen. Je kan bijvoorbeeld via een bewerking in de rubriek FS0060 Ingangdatum zorgen dat de ingangsdatum gelijk wordt aan de datum van diploma/certificaat. Dit kan je doen met het volgende script: return(v_FS1701#)   In het Te Doen/Gedaan/Archief blijft de ingangsdatum de dag dat de medewerker het diploma heeft geupload.   Maar in het personeelsdossier wordt de datum van het diploma/certificaat (die je dus via een script het ingevuld in FS0060) overgenomen.  

De overheid heeft enige jaren geleden de diplomahulp van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) gemaakt.  Hiermee zijn de meeste diploma's digitaal beschikbaar. Waarbij het grote voordeel (als werkgever) is dat een download uit Mijn diploma's een gewaarmerkt officiele PDF betreft. Dit kan helpen bij het voorkomen van diploma fraude.   Om medewerkers te stimuleren deze échte diploma's toe te voegen hebben we eenvoudige link opgenomen met het diploma register. Dit werkt als volgt:   1) Vanuit de app kan medewerker direct naar diploma register 2) Er opent een nieuw scherm (browser van telefoon) waarop medewerker kan inloggen met DigiD app 3) Na inloggen met DigiD ziet medewerker al zijn/haar diploma's 4) Medewerker kan diploma('s) downloaden en vervolgens terug gaan naar de app  5) In de app kan het gedownloade diploma worden geselecteerd 6) De datum wordt herkend en medewerkers ziet een preview

Data leert dat de workflow ‘uploaden diploma of certificaat’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Tenzij iemand per ongeluk een verkeerde bijlage toevoegd. Of een zwemdiploma heeft aangeleverd die niet relevant is voor het dossier. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.

Als een medewerker een diploma/certifcaat upload wordt in de meeste gevallen automatisch de datum dat het diploma is behaald herkend. Deze datum wordt meegenomen in Self Service. Hiervoor wordt de standaard rubriek FS1701 gebruikt die is geintroduceerd  in november 2023. Dit is een zogenaamde Self Service hulp-rubriek die niet wordt geexporteerd naar HR Core Beaufort.   Dit laadt ruimte om een organisatie specifieke werkwijze toe te passen rondom te gebruiken rubrieken. Er zijn daarbij diverse mogelijkheden: Leg je het vast op een eigen rubriek op persoonsniveau of dienstverband niveau? Een medewerker kan meerdere diploma's hebben, mogelijk heb je daarom meerdere rubrieken? Wellicht heb je per type certificaat of opleiding (MBO, HBO, EHBO) een eigen rubriek die je vastlegd. Wellicht noteer je de datum ook in het Personeelsdossier.   Door te werken met één standaard rubriek FS1701 garanderen we dat het proces vanuit de App (en Mijn Youforce) naadloos aansluit op Self Service. Waarbij je binnen Self Service de flexibiliteit kunt gebruiken die gewenst is in jouw eigen organisatie.

In deze video leggen we uit hoe je 'Toegewezen verzuimtaken uitvoeren' activeert in de Youforce App.

'Alles wat je in de App kunt doen, kan je ook doen via Mijn Youforce'. Om dat toe te lichten is deze video beschikbaar waarin we laten zien hoe je alle Youforce app processen ook kan inrichten voor op de desktop.   Als beheerder moet je rechten hebben tot: ► Autorisatiebeheer ► Configuratie links Mijn Youforce  

Vanuit de Youforce App & Desktop wordt een Self Service workflow opgestart. Dit proces loopt via een api die ook wordt gebruik in meerdere situaties waarbij een workflow wordt opgestart.    In Self Service wordt veelvuldig gebruik gemaakt van de hulprubriek A00001. Bijvoorbeeld voor een tekstblok, maar ook voor een getal, datum of een label. De diversiteit van deze rubriek is groot. Zo kan een A00001 rubriek misschien wel 2x voorkomen op hetzelfde formulier als tekstblok. Waarbij éénmaal voor de medewerker als input en éénmaal voor de PSA-gebruiker als input.   Om te zorgen dat vanuit de Youforce App & dekstop altijd de toelichting van de medewerker in het juiste veld terecht komt introduceerden wij daarom in november 2023 de reeks FS1700 - FS1799. Al deze rubrieken zullen door Visma|Raet worden beheerd voor specifieke doeleinden waarbij een waarde niet naar HR Core geëxporteerd hoeft te worden.   Daarbij is rubriek FS1700 specifiek aangemaakt voor 'Wensen voor werkgeversverklaring' als tekstblok met 240 karakters. Zo garanderen we de perfecte aansluiting tussen Self Service en de Youforce App.  

Nee, een medewerker onder bewindvoering of met een loonbeslag kan géén bankrekening (IBAN) wijzigen. Ook niet als hij/zij het recht  ‘Bankrekening wijzigen' heeft.   In HR Core Beaufort leg je dit vast via rubriek P05030 Loonbeslag met de waarde ‘Ja’.     We hebben hiervoor gekozen omdat: P05030 Loonbeslag is dé standaard rubriek óp persoonsniveau. Dus als een medewerkers meerdere dienstverbanden heeft (met vastlegging bankrekening per dienstverband) wordt gezorgd dat voor geen enkel dienstverband het rekeningnummer kan worden gewijzigd. Deze rubriek werkt door op andere relevante plekken, zoals in Flex Benefits waarmee de mogelijkheid om keuzes te maken tijdens een loonbeslag worden beperkt.   Hoe werkt het voor een medewerker? Stel de medewerker heeft het recht ‘bankrekening wijzigen’ dan kan de medewerker nog steeds zijn eigen rekeningnummer bekijken. Maar de optie ‘wijzigen’ is niet meer beschikbaar.   Voorbeeld zonder loonbeslag mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Voorbeeld met loonbeslag en mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde <leeg> of Nee Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde Ja            

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die gebruik maken van de Youforce app. Dit document geeft inzicht in welke inrichting noodzakelijk is voordat de Youforce app gebruikt kan worden.

Net als Mijn Youforce (dekstop) worden de rechten in de Youforce App bepaald door 'autorisatiebeheer'. Voor Mijn Youforce is dit beschreven in: Welke proces/module link in Mijn Youforce is gekoppeld aan welk recht in Autorisatiebeheer?   Voor de Youforce App is de werking als volgt HR voor anderen Functionaliteit Zichtbaar met rechten op Declaraties Declaraties / Declaraties bulk controleren Verzuim Ziekteverzuim / Ziekte registreren Vervanging Vervanging en delegatie / Vervanging instellen     Persoonlijk Functionaliteit Zichtbaar met rechten op Gewerkte dagen Gewerkte dagen / Gewerkte dagen indienen Declaraties Declaraties / Declaraties indienen en controleren Verzuim Ziekteverzuim / Toegang tot eigen verzuim Salaris berekenen Salaris Simulator / Toegang tot Salaris Simulator Aanvragen & uploaden Profiel / Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Mijn dossier Medewerkersdossier / Toegang tot Medewerkerdossier (persooneelsdocumenten) of Toegang tot Medewerkerdossier (salarisdocumenten)    

In het artikel 'Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale VOG (PDF) en de VOG per post?' hebben we toelichting geschreven over de 'digitale VOG'.   Omdat op het moment van het maken van dit kennisbankartikel (april 2024) nog niet alle organisaties bekend zijn met het digitale proces bijgaande enkele voorbeelden hoe de medewerker gaat ervaren. De printscreeens zijn afkomstig vanuit de Berichtenbox vanuit de Overheid en kunnen dus in de loop van tijd veranderen (dit wordt niet beheerd door Visma|Raet). 1. Medewerker krijgt mail & push melding in berichtenbox 2. Medewerker klikt op push melding en logt in op Berichtenbox 3. Medewerker opent bericht van Justis 4. Medewerker opent digitale VOG en kan deze openen met een andere app 5. Vanuit daar kan medewerker VOG downloaden  

Straatnaam Wist je dat er steeds meer lange straatnamen bestaan? Gelukkig is er een vaste norm (NEN 5825) Zo hoort bij de postcode 6922 KZ en huisnummer de volgende straatnaam: Laan van de landinrichtingscommissie Duiven-Westervoort   Conform de norm wordt deze straatnaam ingekort naar de officiele afkorting van maximaal 24 karakters. In de optie 'adresgegevens' (zowel beschikbaar in de App als via Mijn Youforce) zal een medewerker dus automatish zien: Ln vd l D-Westervoort   Postcode In de optie 'adresgegevens' (zowel beschikbaar in de App als via Mijn Youforce) hanteren we voor Nederlandse postcodes het volgende formaat: 1234 AB (= met een spatie tussen de nummers en letters). 

Via autorisatiebeheer bepaal je of 'alle medewerkers' (iedereen met een actief contract) of ''alle gebruikers' (iedereen, ook zonder actief contract) toegang hebben tot 'uploaden en declareren VOG'.   Op die manier zou je medewerkers vóór hun eerste werkdag toegang kunnen geven tot dit proces. In dat geval wil je natuurlijk dat de nieuwe medewerker de kosten betaald krijgt met zijn/haar eigen salarisstrook.    Hiervoor zijn binnen Youforce meerdere oplossing. Een van de oplossingen is het toevoegen van een PY-rubriek in Self Service. Stel je gebruikt P06932 voor de kosten van de VOG. Dan voeg je in het Self Service formulier toe: PY6932  Startdatum P06932 (als variabel) In die rubriek neem je een script op zoals: var A = GF_SysteemDatum() ; var B = v_P00322#; var C = GF_DagenVerschil(GF_SysteemDatum() , v_P00322#); if(C<=0) {X=A} else {X=B}; return(X)   💡 Note: natuurlijk moet je dus ook de  Datum in dienst (P00322) opgenomen hebben op je formulier.  

Alle processen die onderdeel zijn van 'aanvragen en uploaden' ondersteunen de volgende bestandstypen: afbeeldingen (*.png, *,jpg, *.jpeg) PDF De keuze om dit te ondersteunen is: Dit is vergelijkbaar met de mogelijkheden bij 'declaratie onkosten' Bovenstaande bestandsformaten zijn toegestaan in Self Service Zowel afbeeldingen en PDF-bestanden bieden mogelijkheden voor zogenaamde Optical Character Recognition (OCR). Simpel gezegd bijvoorbeeld automatisch herkennen van de 'datum' of 'bedrag' van de bijlage.