Kennisbank Youforce App

Vanuit de Youforce App (& desktop) worden de volgende 2 zaken doorgezet naar een Self Service workflow: FS1701 Datum diploma/certificaat De bijlage   Het veld 'FS1701 Datum diploma/certificaat' biedt in Self Service de mogelijkheden om eigen werkwijze toe te passen. Je kan bijvoorbeeld via een bewerking in de rubriek FS0060 Ingangdatum zorgen dat de ingangsdatum gelijk wordt aan de datum van diploma/certificaat. Dit kan je doen met het volgende script: return(v_FS1701#)   In het Te Doen/Gedaan/Archief blijft de ingangsdatum de dag dat de medewerker het diploma heeft geupload.   Maar in het personeelsdossier wordt de datum van het diploma/certificaat (die je dus via een script het ingevuld in FS0060) overgenomen.  

De overheid heeft enige jaren geleden de diplomahulp van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) gemaakt.  Hiermee zijn de meeste diploma's digitaal beschikbaar. Waarbij het grote voordeel (als werkgever) is dat een download uit Mijn diploma's een gewaarmerkt officiele PDF betreft. Dit kan helpen bij het voorkomen van diploma fraude.   Om medewerkers te stimuleren deze échte diploma's toe te voegen hebben we eenvoudige link opgenomen met het diploma register. Dit werkt als volgt:   1) Vanuit de app kan medewerker direct naar diploma register 2) Er opent een nieuw scherm (browser van telefoon) waarop medewerker kan inloggen met DigiD app 3) Na inloggen met DigiD ziet medewerker al zijn/haar diploma's 4) Medewerker kan diploma('s) downloaden en vervolgens terug gaan naar de app  5) In de app kan het gedownloade diploma worden geselecteerd 6) De datum wordt herkend en medewerkers ziet een preview

Data leert dat de workflow ‘uploaden diploma of certificaat’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Tenzij iemand per ongeluk een verkeerde bijlage toevoegd. Of een zwemdiploma heeft aangeleverd die niet relevant is voor het dossier. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.

Als een medewerker een diploma/certifcaat upload wordt in de meeste gevallen automatisch de datum dat het diploma is behaald herkend. Deze datum wordt meegenomen in Self Service. Hiervoor wordt de standaard rubriek FS1701 gebruikt die is geintroduceerd  in november 2023. Dit is een zogenaamde Self Service hulp-rubriek die niet wordt geexporteerd naar HR Core Beaufort.   Dit laadt ruimte om een organisatie specifieke werkwijze toe te passen rondom te gebruiken rubrieken. Er zijn daarbij diverse mogelijkheden: Leg je het vast op een eigen rubriek op persoonsniveau of dienstverband niveau? Een medewerker kan meerdere diploma's hebben, mogelijk heb je daarom meerdere rubrieken? Wellicht heb je per type certificaat of opleiding (MBO, HBO, EHBO) een eigen rubriek die je vastlegd. Wellicht noteer je de datum ook in het Personeelsdossier.   Door te werken met één standaard rubriek FS1701 garanderen we dat het proces vanuit de App (en Mijn Youforce) naadloos aansluit op Self Service. Waarbij je binnen Self Service de flexibiliteit kunt gebruiken die gewenst is in jouw eigen organisatie.

In deze video leggen we uit hoe je 'Toegewezen verzuimtaken uitvoeren' activeert in de Youforce App.

'Alles wat je in de App kunt doen, kan je ook doen via Mijn Youforce'. Om dat toe te lichten is deze video beschikbaar waarin we laten zien hoe je alle Youforce app processen ook kan inrichten voor op de desktop.   Als beheerder moet je rechten hebben tot: ► Autorisatiebeheer ► Configuratie links Mijn Youforce  

Hier vind je enkele templates voor medewerker en manager met een korte instructie (Quick Reference Card). De templates zijn beschikbaar als PDF en MS Word document zodat je deze eenvoudig kunt aanpassen.   💡Als Visma|Raet zien we dat medewerkers & managers nóg enthousiaster worden van video's dan van instructie van een Quick Reference Card. Kijk dus ook in de 'kennisbank met filter Video's' naar welke video's je kunt delen binnen jouw organisatie.

Vanuit de Youforce App & Desktop wordt een Self Service workflow opgestart. Dit proces loopt via een api die ook wordt gebruik in meerdere situaties waarbij een workflow wordt opgestart.    In Self Service wordt veelvuldig gebruik gemaakt van de hulprubriek A00001. Bijvoorbeeld voor een tekstblok, maar ook voor een getal, datum of een label. De diversiteit van deze rubriek is groot. Zo kan een A00001 rubriek misschien wel 2x voorkomen op hetzelfde formulier als tekstblok. Waarbij éénmaal voor de medewerker als input en éénmaal voor de PSA-gebruiker als input.   Om te zorgen dat vanuit de Youforce App & dekstop altijd de toelichting van de medewerker in het juiste veld terecht komt introduceerden wij daarom in november 2023 de reeks FS1700 - FS1799. Al deze rubrieken zullen door Visma|Raet worden beheerd voor specifieke doeleinden waarbij een waarde niet naar HR Core geëxporteerd hoeft te worden.   Daarbij is rubriek FS1700 specifiek aangemaakt voor 'Wensen voor werkgeversverklaring' als tekstblok met 240 karakters. Zo garanderen we de perfecte aansluiting tussen Self Service en de Youforce App.  

Nee, een medewerker onder bewindvoering of met een loonbeslag kan géén bankrekening (IBAN) wijzigen. Ook niet als hij/zij het recht  ‘Bankrekening wijzigen' heeft.   In HR Core Beaufort leg je dit vast via rubriek P05030 Loonbeslag met de waarde ‘Ja’.     We hebben hiervoor gekozen omdat: P05030 Loonbeslag is dé standaard rubriek óp persoonsniveau. Dus als een medewerkers meerdere dienstverbanden heeft (met vastlegging bankrekening per dienstverband) wordt gezorgd dat voor geen enkel dienstverband het rekeningnummer kan worden gewijzigd. Deze rubriek werkt door op andere relevante plekken, zoals in Flex Benefits waarmee de mogelijkheid om keuzes te maken tijdens een loonbeslag worden beperkt.   Hoe werkt het voor een medewerker? Stel de medewerker heeft het recht ‘bankrekening wijzigen’ dan kan de medewerker nog steeds zijn eigen rekeningnummer bekijken. Maar de optie ‘wijzigen’ is niet meer beschikbaar.   Voorbeeld zonder loonbeslag mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Voorbeeld met loonbeslag en mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde <leeg> of Nee Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde Ja            

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die gebruik maken van de Youforce app. Dit document geeft inzicht in welke inrichting noodzakelijk is voordat de Youforce app gebruikt kan worden.

Net als Mijn Youforce (dekstop) worden de rechten in de Youforce App bepaald door 'autorisatiebeheer'. Voor Mijn Youforce is dit beschreven in: Welke proces/module link in Mijn Youforce is gekoppeld aan welk recht in Autorisatiebeheer?   Voor de Youforce App is de werking als volgt HR voor anderen Functionaliteit Zichtbaar met rechten op Declaraties Declaraties / Declaraties bulk controleren Verzuim Ziekteverzuim / Ziekte registreren Vervanging Vervanging en delegatie / Vervanging instellen     Persoonlijk Functionaliteit Zichtbaar met rechten op Gewerkte dagen Gewerkte dagen / Gewerkte dagen indienen Declaraties Declaraties / Declaraties indienen en controleren Verzuim Ziekteverzuim / Toegang tot eigen verzuim Salaris berekenen Salaris Simulator / Toegang tot Salaris Simulator Aanvragen & uploaden Profiel / Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Mijn dossier Medewerkersdossier / Toegang tot Medewerkerdossier (persooneelsdocumenten) of Toegang tot Medewerkerdossier (salarisdocumenten)    

In het artikel 'Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale VOG (PDF) en de VOG per post?' hebben we toelichting geschreven over de 'digitale VOG'.   Omdat op het moment van het maken van dit kennisbankartikel (april 2024) nog niet alle organisaties bekend zijn met het digitale proces bijgaande enkele voorbeelden hoe de medewerker gaat ervaren. De printscreeens zijn afkomstig vanuit de Berichtenbox vanuit de Overheid en kunnen dus in de loop van tijd veranderen (dit wordt niet beheerd door Visma|Raet). 1. Medewerker krijgt mail & push melding in berichtenbox 2. Medewerker klikt op push melding en logt in op Berichtenbox 3. Medewerker opent bericht van Justis 4. Medewerker opent digitale VOG en kan deze openen met een andere app 5. Vanuit daar kan medewerker VOG downloaden  

Straatnaam Wist je dat er steeds meer lange straatnamen bestaan? Gelukkig is er een vaste norm (NEN 5825) Zo hoort bij de postcode 6922 KZ en huisnummer de volgende straatnaam: Laan van de landinrichtingscommissie Duiven-Westervoort   Conform de norm wordt deze straatnaam ingekort naar de officiele afkorting van maximaal 24 karakters. In de optie 'adresgegevens' (zowel beschikbaar in de App als via Mijn Youforce) zal een medewerker dus automatish zien: Ln vd l D-Westervoort   Postcode In de optie 'adresgegevens' (zowel beschikbaar in de App als via Mijn Youforce) hanteren we voor Nederlandse postcodes het volgende formaat: 1234 AB (= met een spatie tussen de nummers en letters). 

Via autorisatiebeheer bepaal je of 'alle medewerkers' (iedereen met een actief contract) of ''alle gebruikers' (iedereen, ook zonder actief contract) toegang hebben tot 'uploaden en declareren VOG'.   Op die manier zou je medewerkers vóór hun eerste werkdag toegang kunnen geven tot dit proces. In dat geval wil je natuurlijk dat de nieuwe medewerker de kosten betaald krijgt met zijn/haar eigen salarisstrook.    Hiervoor zijn binnen Youforce meerdere oplossing. Een van de oplossingen is het toevoegen van een PY-rubriek in Self Service. Stel je gebruikt P06932 voor de kosten van de VOG. Dan voeg je in het Self Service formulier toe: PY6932  Startdatum P06932 (als variabel) In die rubriek neem je een script op zoals: var A = GF_SysteemDatum() ; var B = v_P00322#; var C = GF_DagenVerschil(GF_SysteemDatum() , v_P00322#); if(C<=0) {X=A} else {X=B}; return(X)   💡 Note: natuurlijk moet je dus ook de  Datum in dienst (P00322) opgenomen hebben op je formulier.  

Alle processen die onderdeel zijn van 'aanvragen en uploaden' ondersteunen de volgende bestandstypen: afbeeldingen (*.png, *,jpg, *.jpeg) PDF De keuze om dit te ondersteunen is: Dit is vergelijkbaar met de mogelijkheden bij 'declaratie onkosten' Bovenstaande bestandsformaten zijn toegestaan in Self Service Zowel afbeeldingen en PDF-bestanden bieden mogelijkheden voor zogenaamde Optical Character Recognition (OCR). Simpel gezegd bijvoorbeeld automatisch herkennen van de 'datum' of 'bedrag' van de bijlage.  

In de handleiding lees je welke 2 rubrieken moet gebruiken.   Gebruik je andere velden gebruiken voor ‘VOG datum uitgifte’ of ‘Kosten VOG in €’? Kijk dan of je kunt overstappen op de standaard rubrieken.   Wil/kan dat niet? Voeg dat toch de hierboven genoemde velden toe, zet exporteren uit en gebruik een javascript om de waarden over te zetten naar je eigen rubrieken.

Medewerkers kunnen via de optie 'salaris berekenen' eenvoudig laten berekenen wat de netto gevolgen zijn van: Wijziging van uren Wijziging van salaris Betaald ouderschapsverlof Onbetaald ouderschapsverlof In deze video leggen we uit hoe je dit eenvoudig activeert.

De datum VOG wordt vastgelegd op PI0379. Dit is een rubriek op dienstverband niveau. Dit is gedaan omdat: Er bij meerdere dienstverbanden sprake kan zijn van verschillende screeningsprofielen Als er bij herindiensttreding na x maanden/jaren op een nieuw dienstverband reden kan zijn om opnieuw een VOG aan te vragen.   Maar je kunt zelf in je Self Service formulier ervoor kiezen om via een java-script de waarde uit PI0379 ook over te nemen in een persoonsrubriek zoals PO0026.

Data leert dat de workflow ‘uploaden en declareren VOG’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.

In dit artikel delen we praktijk ervaringen hoe organisaties omgaan met zowel de digitale VOG (als PDF) als een VOG per post.