Salarisdossier - AVG Informatie

[#1]

Algemene informatie

Je vind de algemene informatie over de AVG hier.

Doelbinding

Deze applicatie heeft als primair doel de resultaten van de salarisadministratie beschikbaar te stellen aan relevante functionarissen, zoals bedoeld in de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

In deze applicatie zijn geen bewerkingen op persoonsgegevens uit te voeren.

Een gebruiker kan (optioneel) salarisspecificaties en jaaropgaven ter beschikking stellen aan de betreffende medewerkers via de applicatie Mijn Dossier.

Alle beschikbare persoonsgegevens in Salarisdossier zijn beperkt tot die gegevens die noodzakelijk zijn ter identificatie van een medewerker. Met deze gegevens kan een gebruiker de juiste documenten opvragen.

Bewaartermijnen

Raet conformeert zich voor de applicatie aan de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Alle documenten die ter beschikking worden gesteld, zijn gekoppeld aan een salarisadministratie van minimaal 7 volledige jaren en het lopende jaar.

In uitzonderlijke gevallen is een bewaartermijn van 10 of 12 jaar van toepassing. De klant is dan ook zelf verantwoordelijk voor het daadwerkelijk verwijderen van de documenten van salarisproducties die niet langer binnen de bewaartermijn vallen. Dit vereist specifieke autorisatie.

Recht op vergetelheid

Omdat een salarisproductie een geheel van financiële en fiscale resultaten betreft, kunnen er geen afzonderlijke documenten worden verwijderd.

De fiscale bewaarplicht van 7 jaar prevaleert boven het recht op vergetelheid.

Toegang tot gegevens

Deze applicatie is voor een beperkte groep professionele gebruikers. Zij hebben expliciete rechten op de applicatie en daarbinnen op cea-nummers en instellingnummers (Payroll Gemal) of bedrijfsnummers (Payroll Business).

De gebruiker heeft vervolgens toegang tot alle documenten, en derhalve tot alle persoonsgegevens (personen/dienstverbanden) van deze cea-nummers of bedrijfsnummers.

Wie toegang heeft tot een bepaald cea-nummer of bedrijfsnummer is te vinden in de autorisatiemodules van Salarisdossier Payroll Gemal en Salarisdossier Payroll Business.

Op de autorisatie is nog geen logging aanwezig. Raet werkt aan een oplossing en communiceert hierover via de release notes.

Wanneer gebruikers geen toegang meer mogen hebben tot Salarisdossier, dan kan de autorisatie worden verwijderd.

Waar gaan persoonsgegevens naar toe?

Intern

Deze applicatie verstrekt geen gegevens aan andere Raet applicaties.

Externe partijen

Gebruikers kunnen documenten downloaden of exporteren.

Dit betreft onder meer betaalbestanden, journaalpostbestanden voor eigen betaal- en boekhoudsystemen, salarisspecificaties en jaaropgaven voor een eigen dossier.

Publishing Date:

2/28/2019