Kennisbank Youforce Flex Benefits

Algemene informatie Je vind de algemene informatie over de AVG hier. Doelbinding Deze applicatie heeft als primair doel het faciliteren van keuzes door medewerkers uit een door de werkgever ter beschikking gesteld flexibel arbeidsvoorwaardenpakket. Bewaartermijnen Persoonsgegevens worden standaard tot twee jaar na einddatum contract bewaard. Daarna worden deze persoonsgegevens automatisch verwijderd. De applicatiebeheerders hebben de mogelijkheid om deze bewaartermijn zelf in te stellen (in jaren na einddatum contract). De keuzegegevens van medewerkers die in dienst blijven van de organisatie worden bewaard zolang de medewerker in dienst blijft. Dit betreft gegevens over de doelen die door de medewerker zijn geselecteerd. De keuzebedragen worden tijdens elke jaarovergang verwijderd. Recht op vergetelheid Binnen deze applicatie kan de beheerder op elk gewenst moment de medewerker- en contractgegevens van medewerkers verwijderen. Het is van belang om een bepaalde volgordelijkheid aan te houden bij het verwijderen van persoonsgegevens. De persoonsgegevens moeten eerst in het gekoppelde HR Core systeem worden verwijderd. Vervolgens moet dit ook gebeuren in deze applicatie. Het verwijderen van persoonsgegevens uit het HR Core systeem leidt niet automatisch tot het verwijderen uit deze applicatie. Toegang tot gegevens Deze applicatie is voor professionals en medewerkers en is toegankelijk via het Youforce portaal en Home. Voor beheerders van deze applicatie is een certificaat vereist. Binnen de applicatie is geen aanvullende autorisatie mogelijk. Beheerders hebben toegang tot alle persoonsgegevens van alle medewerkers die in de applicatie bekend zijn. Deze applicatie biedt de mogelijkheid te zien gedurende welke periode een beheerder toegang tot de applicatie heeft gehad. Om te kunnen bekijken wie toegang heeft gehad tot welke persoonsgegevens, vindt (autorisatie)logging plaats waarvan het resultaat via rapportages centraal ter beschikking komt. Deze rapportages zijn op dit moment nog niet beschikbaar voor de beheerder en de eindgebruiker.  De logging van de autorisatie is op te vragen bij het Service Center van Visma Raet via deze link. Alleen met de juiste autorisatie kan je het bekijken! Waar gaan persoonsgegevens naar toe? Intern Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan de volgende Raet applicaties. HR Core Beaufort HR Core Business Payroll Gemal (via HR Core Beaufort) Payroll Business Personeelsdossier (via Self Service) Management Rapportages In de AVG documenten van bovengenoemde applicaties is terug te vinden hoe wordt omgegaan met bewaartermijnen en autorisatielogging. Externe partijen Deze applicatie verstrekt géén persoonsgegevens aan externe partijen.