Best practice 'batchcommands'

[#1]

Hieronder is onze best practice qua inrichting van de batchopdrachten weergegeven. Deze is gebaseerd op de optimale verhouding tussen technische performance enerzijds en de functionele toegevoegde waarde van de batchopdracht in relatie tot de betreffende systeemfunctie anderzijds.

Simpelweg alle batchopdrachten met een hoge herhaal frequentie vastleggen klinkt wellicht aantrekkelijk maar heeft in de praktijk vaak geen zin. Zo'n situatie zal veel 'technische overhead' vergen, waarbij het 'functionele resultaat' nihil is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een export die elke 10 minuten wordt gestart, maar waarbij in die periode geen sprake is van nieuwe te exporteren mutaties.

Ook zijn er functies die met een aantal selectiecriteria in batch kunnen worden gezet, maar waarbij deze selectiecriteria na uitvoeren niét dynamisch worden bijgewerkt. Als deze elk uur draait, zal deze elk uur met dezelfde criteria worden uitgevoerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de functie 'verwerken indirecte mutaties' (100252), deze is van oudsher geschikt om éénmalig in de batch te worden geplaatst (zie ook de helptekst van deze functie). Tegenwoordig is het echter niet meer nodig deze functie in batch te plaatsen.

In de onderstaande tabel zie je de meest toegepaste batchfuncties en de daarbij behorende periodiciteit. In sommige gevallen is de gewenste periodiciteit afhankelijk van de grootte van de organisatie. Dit heeft te maken met de balans tussen de gemiddelde mutatiegraad en de toegevoegde waarde van het uitvoeren van die batchopdracht. Die grens is gesteld op 30000 dienstverbanden (DV) inclusief de dienstverbanden uit dienst.

Aan jou het verzoek de batchinrichting zoals die nu in jullie omgeving staat, kritisch te bekijken en waar van toepassing (en mogelijk) te conformeren aan bovenstaande best practice. Dit kun je doen middels functie 800004-Wachtrij alle batchopdrachten. Soms zien we ook dat een batchopdracht meerdere keren voorkomt, dat is met de juiste periodiciteit ook niet nodig. Deze kunnen eenvoudig worden verwijderd, In dit 4Me kennisartikel staat beschreven hoe je batchopdrachten kunt verwijderen. Voor de compleetheid staan deze stappen*** ook onderaan dit bericht genoemd.

Aanvullend advies: plan de batchopdracht daar waar sprake is van een eenmalige/maandelijkse/wekelijkse/dagelijkse periodiciteit bij voorkeur in de avonduren in!

( * ) Automatisch importeren en verwerken

Beaufort Online kent de mogelijkheid om DPIA100 bestanden die in de ontvang-directory worden geplaatst automatisch te importeren en/of te verwerken. Hiervoor is functie 430025 (Configuratie importprocessen) beschikbaar. Meer informatie hierover kan worden teruggevonden in de Beaufort releasenotes van 2020-09.

( ** ) Omvang van de exportbestanden

Wat betreft de export HRSS, de export Tactische Modules en de export BINT kun je zelf de omvang van de bestanden bepalen. Middels een aantal stuurgegevens kun je het aantal objecten (personen/dienstverbanden) per exportbestand aansturen. In onderstaande tabel worden deze per exportproces inclusief voorgestelde waarde weergegeven.

	Stuurgegeven	Omschrijving	Waarde
Export HRSS	HSS_MEXP	Max aantal DV per bestand HSS export	1000
Export Tactische Modules	RTMMAXBA	Max aantal personen per bestand Basis export RTM	100
Export Tactische Modules	RTMMAXPA	Max aant personen / bestand Periodieke export RTM	200
Export BINT	RSTMAXBA	Max aantal personen per bestand Basis export	100
Export BINT	RSTMAXPA	Max aantal personen per bestand Periodieke export	200

(*** ) Verwijderen batchopdrachten

Een batchopdracht kan worden verwijderd via:

• applicatiebeheer
• batchopdrachten
• wachtrij alle batchopdrachten
• selecteer de betreffende batchopdracht via de 3 puntjes achter batchopdracht
• Klik op de verwijderknop
• klik op de blauwe diskette

De batchopdracht is verwijderd.

Opmerking mbt functie 180122 Export roltoewijzingen

Hou inzake de export van roltoewijzingen rekening met de eventuele einddatums van de te exporteren roltoewijzingen. Dit om te voorkomen dat de rol in het Youforce portaal nog onterecht een dag actief blijft. Dit kan zich voordoen als 'last minute' een einddatum wordt toegekend (bijvoorbeeld 1 mei) en de eerstvolgende export pas in de avonduren van 1 mei staat ingepland.

(In het kader van leesbaarheid hebben we de tabel ook als losse bijlage toegevoegd)

[Alex van Hekezen]

Bedankt voor dit overzicht! Erg welkome informatie. Vervolgvraag naar aanleiding hiervan: binnen de "Configuratie importprocessen" zijn een aantal processen standaard ingericht door VR. Ik zou graag begrijpen wat deze standaard-codes/processen doen. Zou hier ook een overzicht van geplaatst kunnen worden?

Wat zijn bijvoorbeeld:
Code - Omschrijving
IDA    - API Imp. Identity&Access
PEL    - RPSA Beaufort
RBP   - Benefit Planner (Is dit Flex Benefits? Wat komt hiervan naar Beaufort toe?)
XGA   - Youforce domein APIs
VMS   - Verlofr.mut. sal.verwerkr

RVM   - Koppeling Verzuim Manager (is dit Verzuim Manager 1.0? Of ook 2.0?)

Mocht dit al beschikbaar zijn, heb ik het niet kunnen vinden maar zou ik het graag zien!

[Marc Struver]

Beste,

Bedankt voor dit leerzame artikel. Als ik echter het 4mekennisartikel wil openen krijg ik deze foutmelding?

[Frank JHM Poell]

Goedemorgen @Marc Struver , de 4Me kennisartikelen zijn beschikbaar voor degenen met een 4Me account (onze support applicatie). Maar zoals hierboven aangegeven staan de stappen voor het gemak ook in de best practice zelf beschreven!

[John Rikmanspoel - Hengelo]

@Frank JHM Poell 

Kunnen de batchopdrachten eventueel toegelicht worden, een aantal zijn bij ons namelijk onbekend. 

[Frank JHM Poell]

Hoi @John Rikmanspoel - Hengelo, wat bedoel je precies? Het betreffen allemaal reguliere Beaufort functies die je direct kunt uitvoeren maar naar keuze ook als batchopdracht op een later moment.  Welke functies jullie precies gebruiken is uiteraard afhankelijk van de behoefte binnen jullie organisatie.

Meer info mbt de diverse functies kun je terugvinden in de helptekst.

[John Rikmanspoel - Hengelo]

@Frank JHM Poell niet alle functies hebben een helptekst beschikbaar.

Een aantal van de beschreven batchopdrachten gebruiken wij (nog) niet, neem als voorbeeld 'Bijwerken verlof', dit zegt ons niks. Vanuit de klant perspectief zou het fijn als zijn als er een (korte) toelichting beschikbaar zou in de best practise tabel.

[Michiel_Kootker]

Wat ik mis bij de batchopdrachten is  de mogelijk om die alleen op bepaalde dagen en bepaalde tijdsvakken te draaien. 's Nachts en in het weekend gebeurd er nagenoeg niets in Youforce en Beaufort. Toch draait er 168 uur per week diverse batchjobs. Ik zou dit graag willen beperken tot (bijvoorbeeld) van maandag 06:00 uur tot vrijdag 19:00 uur. Scheelt 60% van het aantal batchjobs en lege logbestanden. 

[Frank JHM Poell]

Ter informatie: op basis van voortschrijdend inzicht cq veranderende omstandigheden hebben we de best practice frequentie mbt functie '180127-Aanmaken exp. gebruikersbeheer' aangepast naar 4 en 2 uur. Dit was 8 en 4 uur. Zie bovenstaande tabel.

[Timo van Son - AAG]

@Frank JHM Poell 

Een toevoeging: ik zou expliciet adviseren om de dagelijkse export roltoewijzingen aan het begin van de dag te zetten. 

Ter verduidelijking een situatieschets: 

De batchopdracht van "export roltoewijzingen" wordt dagelijks om 20.00u verwerkt. Het idee hierachter: op dat tijdstip zijn met 99% zekerheid alle rechtenmutaties van die werkdag vastgelegd en kan het in één keer mee. 

Stel ik voer op 28-03-2025 in Beaufort op dat een MGR-rol moet aflopen per 01-04-2025. 

Op 01-04-2025 logt deze ex-manager in op het Youforce portaal. De MGR tegels en het tabblad "HR voor anderen" zijn ten onrechte beschikbaar, ondanks de eerder ingevoerde einddatum.

Draai je die dag handmatig een export roltoewijzingen, dan trigger je een verversingsmoment en verdwijnen de MGR-rechten wel. Evenzo, wanneer de batchverwerking om 20.00u weer verwerkt is, echter heeft de ex-manager dan de hele werkdag naar een Youforce portaal gekeken wat verkeerd geconfigureerd staat. 

Tegenovergesteld geldt deze uitleg ook wanneer je vooraf rechten toekent, tot je op (of na) de ingangsdatum een export roltoewijzingen uitvoert, wijzigen de toegekende autorisaties van Youforce gebruikers niet. 

[Frank JHM Poell]

Bedankt voor deze aanvulling @Timo van Son - AAG. Ik zal deze nuance benoemen in het artikel!