Gegevensuitwisseling HRSS - HR Core online via de data API

[#1]

Dit artikel is bedoeld als handleiding voor het volgen van een mutatie in HR Selfservice tot in HR Core online gebruik makend van de data API. 

Deze informatie kun je gebruiken als je wilt inzien wat voor mutaties er worden gegenereerd vanuit een workflow in HR Selfservice. Ook als er het gevoel is dat er data ontbreekt in HR Core Online die wel verwacht werd kan worden nagegaan waar het probleem zich heeft voorgedaan. 

Mutatienummer HR SelfService

Voor elke wijziging in HR Selfservice wordt een mutatienummer gegenereerd. In het overzicht ‘gedaan’ of ‘archief’ is dit terug te vinden met de datum waarop de mutatie is geëxporteerd.

Export Hr SelfService

Met behulp van de exportdatum kan worden gecontroleerd of er ook daadwerkelijk exports hebben plaatsgevonden in Beheer / Import-exports / Export 

Import HR Core Online

In HR Core Online kan worden gecontroleerd of de mutaties zijn ingelezen en verwerkt. 

Met behulp van de functie 430015 ‘Status import/export bestanden’ kan op de tab ‘Self Service import’ gezocht worden naar bestandsnaam HE_200_<mutatienummer>_<datum>_<tijd>.

Inhoud mutatie

Als je wilt zien wat er voor het betreffende mutatienummer daadwerkelijk is binnengekomen kan dit via de functie 430050 ‘Raadplegen importmutaties API’. Via de selectiemogelijkheden kan worden gezocht op het mutatienummer (veld externe referentie)

Stuurgegeven APIMXHIS

De backup van de mutaties wordt standaard 30 dagen bewaard. Het aantal dagen kan worden gewijzigd via stuurgegeven ‘APIMXHIS’.

Controleren verslagen

Indien er een fout is geconstateerd in de import of verwerking van de mutaties dan is dit terug te vinden op de aangemaakte verslagen betreffende indirect muteren.

• imp_ind_muteren_<datumtijd> bevat het resultaat van de import
• vwr_ind_muteren_hss_<datumtijd> bevat het resultaat van de werking

Wat te doen als mutaties zijn afgekeurd?

Op het verwerkingsverslag zal een legitieme foutmelding worden getoond wanneer een mutatie wordt afgekeurd. De standaard werkwijze in dit geval zal zijn dat een juiste mutatie opnieuw in HR Selfservice moet worden aangemaakt en geëxporteerd.

Het kan ook voorkomen dat de afkeuring plaatsvindt omdat bijvoorbeeld een waarde in een referentietabel niet goed staat in HR Core Online. 

Een voorbeeld hiervan dat wordt gemeld bij de ServiceDesk is de indicatie inactief bij organisatorische eenheid en functie. Indien er een nieuw dienstverband in HR SelfService wordt aangemaakt op basis van een inactieve organisatorische eenheid en/of functie dan zal het gehele dienstverband worden afgekeurd in HR Core Online

In dit geval is het ook een optie om bij de organisatorische eenheid en/of functie in HR Core Online de indicatie inactief uit te zetten. De afgekeurde indirecte mutaties kunnen dan vervolgens nogmaals worden verwerkt door via de functie 100251 ‘Beoordelen indirecte mutaties’ de indicatie ‘afgekeurd’ te verwijderen.