In onderstaand stappenplan nemen we je mee in de benodigde stappen voor de aanvraag door de medewerker, de melding bij het UWV en het verwerken van het opgenomen verlof op de loonstrook. Bij elke stap verwijzen we ook naar de release notes van de betreffende modules waarin je de details kunt lezen.
Aanvraagproces regulier geboorteverlof werknemer bij werkgever
Voordat de medewerker aanvullend geboorteverlof kan opnemen, moet hij/zij eerst het reguliere geboorteverlof opnemen. Hiervoor is nu een best practice ESS proces beschikbaar: Aanvragen geboorteverlof door de medewerker.
Wanneer jullie organisatie gebruik maakt van de verlofmodule binnen HR Core Beaufort (Online) kan je een nieuwe verlofregeling inrichten met daarin een verlofsoort voor geboorteverlof. Deze regeling is vervolgens toe te kennen aan de medewerker op het moment van de aanvraag en is het juiste saldo via een verlofrechtmutatie op te voeren. Zo is het gebruik en de afwezigheid goed te volgen via rapportages en overzichten binnen Self Service.
Kijk voor meer informatie op:
Aanvraagproces aanvullend geboorteverlof werknemer bij werkgever
Voor dit proces is een best practice ESS proces beschikbaar: Aanvragen aanvullend geboorteverlof door de medewerker. Voordat deze is te gebruiken, moeten de nieuwe rubrieken ten behoeve van ondersteuning WIEG worden toegevoegd aan de HSS rubriekenset en geëxporteerd naar Self Service via de incidentele export. Deze rubrieken heb je beschikbaar vanaf de mei release van HR Core Beaufort.
Wanneer jullie organisatie de verlofmodule gebruikt, maak dan een nieuwe verlofregeling aan met daarin een verlofsoort voor het aanvullend geboorteverlof. Als deze verlofregelingen ook worden doorgezet naar bijvoorbeeld roosterpakketten, stem dan de impact van deze aanpassing van te voren goed af.
-
De medewerker vraagt aanvullend geboorteverlof aan bij werkgever via proces in Self Service (Aanvragen aanvullend geboorteverlof door medewerker)*.
-
Bij de aanvraag moet een nieuwe verlofregeling inclusief de verlofsoort voor aanvullend geboorteverlof worden toegekend aan de desbetreffende medewerker binnen HR Core Beaufort (Online).
-
Als de regeling is omgezet, kan de workflow worden afgemaakt en kan via het Self Service formulier de verlofrechtmutatie met het juiste saldo worden doorgegeven. Hiervoor wordt een verlofrechtmutatie gedaan met vaste reden AGBV.
-
Vul - eenmalig - het stuurgegeven AGBVRLF met de verlofsoort voor het aanvullend geboorteverlof.
-
Gebruik de rubriek PI0153 - Signaaldatum aanvullend geboorteverlof voor het automatisch signaal Actieve Signalering voor het op een later moment aanvragen van de uitkering door de werkgever bij het UW.
-
Er is ook een best practice proces beschikbaar voor het corrigeren van de aanvraag door de medewerker: Corrigeren aanvullend geboorteverlof.
Kijk voor meer informatie op:
Opnemen aanvullend geboorteverlof door werknemer
Wanneer jullie organisatie de verlofmodule van HR Core Beaufort (Online) en Self Service gebruikt, kan de medewerker via een reguliere verlofopname de daadwerkelijke opnames registreren op de juiste verlofsoort. Deze opnames zijn in de volgende stap te gebruiken voor de aansturing richting Payroll Gemal.
Wanneer jullie organisatie gebruik maakt van de Tijdregistratie module binnen Hr Core Beaufort (Online), maak dan een keuze waar de medewerker zijn/ haar verlofopnames in het kader van aanvullend geboorteverlof vastlegt om te voorkomen dat uren dubbel worden verwerkt binnen Payroll Gemal in de volgende stap.
Koppeling naar Payroll Gemal bij opname aanvullend geboorteverlof
Tijdens het aanvullend geboorteverlof hoeft het loon niet worden doorbetaald. De medewerker krijgt tijdens het verlof een uitkering van UWV. De uitkering bedraagt 70% van het dagloon. Dit dagloon wordt door UWV vastgesteld en aan de werkgever gecommuniceerd.
In onze best practice gaan wij ervan uit dat de uitkering aan de werkgever wordt overgemaakt en dat deze via de verloning, al dan niet aangevuld door de werkgever, naar de medewerker gaat. Ook gaan we ervan uit dat de uitkering bij het UWV pas wordt aangevraagd als de medewerker al aanvullend geboorteverlof (geheel of gedeeltelijk) heeft genoten. Het daadwerkelijke uitkeringsbedrag is dan achteraf te verrekenen.
Voor elke verloning wordt het aantal opgenomen uren vanuit HR Core Beaufort (Online) doorgegeven aan Payroll Gemal op P12146 (uren aanvullend geboorteverlof). Deze mutaties die je handmatig in HR Core Beaufort (Online) of, als je gebruik maakt van de verlofmodule, op basis van de geboekte verlofopnames. Wanneer jullie organisatie gebruik maakt van de module Tijdregistratie, dan kunnen de mutaties via dat kanaal worden aangeleverd.
-
Vanaf de release van juli 2020 van HR Core Beaufort (Online) is het mogelijk om op basis van het aantal geregistreerde verlofuren voor aanvullend geboorteverlof een salarismutatie voor Payroll Gemal aan te maken. Zo kan de financiële afhandeling voor het aanvullend geboorteverlof in Payroll Gemal worden berekend. P12146 wordt gevuld op basis van de opnames die zijn geboekt op de verlofsoort die is vastgelegd via stuurgegeven AGBVRLF.
-
Om in HR Core Beaufort (Online) de te gebruiken verlofsoort te bepalen voor in de berekening, is een nieuw stuurgegeven aangemaakt: AGBVRLF, de verlofsoort voor aanvullend geboorteverlof. In dit stuurgegeven geef je de verlofsoort op voor gebruik bij de registratie van het aanvullend geboorteverlof.
-
Voer aan de hand van de release notes van Payroll Gemal de benodigde instellingen en grondslagen door voor een juiste verwerking van het aanvullend geboorteverlof en de juiste aansturing van de incidentele inkomstenvermindering.
-
Met de bestaande invoercode 02484 Dagloon WAZO leg je het door UWV berekende dagloon vast. Als dit dagloon nog niet bekend is, berekent Payroll Gemal automatisch een dagloon bij benadering en presenteert dit op uitvoercode 01778 dagln benadering. Je moet deze waarde later alsnog opgegeven.
-
Bij gebruik van de module Tijdregistratie, voer aan de hand van de release notes van HR Core Beaufort (Online) de aanpassingen door in Tijdregistratie inrichting.
Kijk voor meer informatie op:
Werkgever doet aanvraag bij UWV
Aanvragen bij het UWV kan rechtstreeks via de website, maar ook via HR Core Beaufort (Online). In de release van juni is de nieuwe functie gelanceerd: Aanvraag aanvullend geboorteverlof (703009). Aangezien de geboortedatum van het kind een belangrijke factor is voor het UWV bericht is dit de trigger voor de aanvraag. Deze functie is met de hand uit te voeren in HR Core Beaufort (Online), mits de persoon de juiste autorisaties heeft. Aansturen via Self Service is ook mogelijk met het best practice proces Aanvraag WAZO uitkering door de werkgever.
-
Op basis van PI0153 - Signaaldatum aanvullend geboorteverlof kan een signaal worden gepresenteerd aan de professional om de uitkering aan te vragen. Bij HR Core Beaufort (Online) kan de juiste workflow ook automatisch worden gestart.
-
De professional vraagt de uitkering aanvullend geboorteverlof aan namens de medewerker via het Self Service formulier Aanvraag WAO geboorteverlof. Het invullen van de gegevens op dit formulier triggert een EDI bericht naar het UWV.
-
Met een nieuwe berichtsoort kunnen de gegevens voor de aanvraag van een aanvullend geboorteverlof via EDI aan UWV worden doorgegeven. Na installatie van de juni release van HR Core Beaufort (Online) is de nieuwe berichtsoort zichtbaar op het scherm Index ondersteunende berichtsoorten. Voeg deze nieuwe berichtsoort toe aan de bestaande EDI-ontvanger UWV Digi-ZSM conform de instructies in de release notes.
Kijk voor meer informatie op:
Publishing Date : 6/24/2020
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika