Jaarovergang 2023-2024 - WAB 30% herzien

[#1]

Het is alweer najaar 2023 en dat betekent dat de jaarovergang nadert. Bij de jaarovergang hoort sinds 2022 ook het herzien van WW premie, indien je geen eigenrisicodrager bent (overheidssector). Na een aantal jaar uitstel wegens het Coronavirus, werd halverwege 2022 besloten dat het herzien van WW premie echt verplicht zou worden. 

Het automatiseren van dit proces bleek, net als de toetsingscriteria, helaas erg complex. Afgelopen jaarovergang heeft dat geleid tot een aantal foutsituaties en nieuwe inzichten. De technische fouten zijn tijdens of vlak na de jaarovergang verholpen. Voor een enkele uitzonderlijke situatie hebben we moeten accepteren dat deze bestaat. Het automatiseren van elke uitzondering brengt ook risico’s met zich mee: regels kunnen met elkaar in conflict raken waardoor nieuwe fouten ontstaan. Het proces als geheel wordt onoverzichtelijk waardoor reparaties moeilijker worden.

Gezien de vele aanpassingen tijdens en na de jaarovergang begrijpen we dat je het overzicht wellicht kwijt bent. Daarom hebben we de acties voor dit jaar voor je op een rijtje gezet. Na de acties volgt een samenvatting van fouten die tijdens de jaarovergang zijn gemeld en de actuele status daarvan.

Hoe werkt het automatisch herzien van WW premie?

Het automatisch herzien van de WW premie bestaat uit deze 5 stappen:

1 - Vooraf: controleren en selecteren

2-  Daarna: de functionaliteit testen in een proefproductie

3 - Dan: afroep en verwerking

4 - Onverhoopt: corrigeren nadat je automatisch herzien hebt uitgevoerd

5-  Tot slot: de januariproductie - automatische nulmutaties

Vooraf: controleren en selecteren

Er zijn twee manieren om vooraf te controleren bij welke werknemers Gemal de WW premie automatisch zal gaan herzien.

• Signaleringsoverzicht 32 - overschrijding contracturen
• Je maakt zelf een rapportage. Op uitvoercodes 02460 t/m 02468 worden de gegevens getoond die ook op signaleringsoverzicht 32 aanwezig zijn. Uitvoercode 02467 toont het percentage overschrijding contracturen over alle dienstverbanden heen. Als de waarde van deze uitvoercode in de laatste periode van het jaar 31% of groter is, wordt de werknemer automatisch herzien.

Een volledige toelichting bij alle rubrieken op signaleringsoverzicht 32 en de criteria om dienstverbanden te tonen, vind je in de Gemal handleiding - Sociale verzekering, algemeen - 4.7.

Nu je weet bij welke dienstverbanden de premie zal worden herzien, bepaal je of dit overeenstemt met je verwachting. Als je werknemers wilt toevoegen of verwijderen aan het proces voor automatisch herzien WW premie, dan leg je invoercode 02266 vast. 

Let op: Dit doe je in een reguliere salarisproductie of correctieproductie. In de productie voor automatisch herzien WW premie (zie hieronder) kun je geen invoercodes meer vastleggen.

Gemal gebruikt altijd de actuele waarde van invoercode 02266 op het moment dat je de functionaliteit voor automatisch herzien gebruikt en past deze toe op het hele jaar. Je kunt dus niet specifieke perioden in het jaar blokkeren.

0 (of niet vastgelegd) - automatisch herzien

1 - wel herzien

2 - niet herzien

Daarna: de functionaliteit testen in een proefproductie

Als je een proefproductie wilt afroepen om de functionaliteit voor automatisch herzien te testen, dan roep je ook een proefproductie af alsof het een aanvullende correctieproductie is. Dit doe je door bij de afroep van de proefproductie werkgevercode 99231 Code correctieproductie vast te leggen met waarde 2 - Aanvullende correctieproductie. Bovendien leg je werkgevercode 99236 - Code selectie proefproductie vast met waarde 4 - Proefproductie laten werken als correctieproductie.

Dan: afroep en verwerking

Het automatisch herzien van WW premie doe je door werkgevercode 99234 vast te leggen met waarde 1 bij de afroep van je productie. 

• Je legt deze werkgevercode vast bij al je instellingen. Alleen dan wordt het proces correct uitgevoerd bij werknemers die dienstverbanden in meerdere instellingen hebben. 
• In de productie voor automatisch herzien kun je geen invoercodes vastleggen. Ook niet invoercode 02266 voor het handmatig toevoegen of verwijderen van werknemers uit het proces voor herzien van WW premie. Alle invoercodes worden afgekeurd.
• Je doet dit altijd in een aanvullende correctieproductie (werkgevercode 99231 code correctieproductie = 2) , nadat je alle andere producties van het jaar hebt afgeroepen. Je weet dan zeker dat na het herzien van de premie geen nieuwe mutaties meer komen die invloed hebben op de verloonde uren of contracturen van de werknemer. In de productie waarin je de WW premie herzien kun je geen andere mutaties op invoercodes vastleggen, omdat deze het proces kunnen verstoren. Ook kun je geen werkgevercodes wijzigen. Je kunt alleen werkgevercodes vastleggen die worden gebruikt voor de afroep van een productie (de reeks 99XXX)
• Het is niet noodzakelijk om werkgevercodes 99232 automatische herrekening aanvullende correctieproductie en 99239 speciale verwerking eenmalige mutaties vast te leggen in deze productie. Gemal start vanzelf een proces dat alle perioden van het jaar behandelt. Invoercodes zijn niet toegestaan, speciale verwerking van eenmalige mutaties is daardoor niet van toepassing.
• Bij het inzenden van de productie vraagt Gemal of je 'Alle mutaties wilt opnemen in deze zending', je kiest dan voor "N". Hiermee voorkom je dat ten onrechte invoercodes of werkgevercodes vanuit je voorgaande run worden gekopieerd naar de run voor automatisch herzien.
• Na het herzien van de WW premie roep je het jaarwerk af. De WW premie wordt dan correct getoond in het jaarwerk.

 

Gemal controleert per periode het WW tarief en genereert elke periode een stammutatie op invoercode 02170 Code WW tarief. Als de WW premie in de betreffende periode herzien wordt, genereert Gemal waarde 3, als herzien in de betreffende periode niet van toepassing is waarde 0. Je ziet deze mutaties terug in MSG. 

Onverhoopt: corrigeren nadat je automatisch herzien hebt uitgevoerd

• Als je na het automatisch herzien onverhoopt toch nog mutaties wilt toevoegen, dan adviseren wij je bij de betreffende werknemers het WW tarief zelf te controleren en indien nodig met invoercode 02170 per maand zelf het juiste tarief vast te leggen. 
• Als het om veel werknemers gaat, kun je er ook voor kiezen om met een collectieve mutatie invoercode 02170 bij alle werknemers weg te halen (waarde 0 stam vastleggen vanaf 01-2023). Vervolgens roep je in een aanvullende correctieproductie de functie voor automatisch herzien WW premie nogmaals af. Gemal past dan automatisch de juiste waarde toe voor invoercode 02170.

Let op: als je collectief invoercode 02170 nulstelt, dan kan het zijn dat je de invoercode verwijdert bij dienstverbanden waar je de code gedurende het jaar zelf had vastgelegd, om andere redenen dan het automatisch herzien van WW premie. Je dient dit zelf te controleren.

Tot slot: de januariproductie: automatische nulmutaties

In de januariproductie van het volgende jaar  wordt invoercode 02170 weer nulgesteld bij alle dienstverbanden. Het herzien van de WW premie wordt immers getoetst per jaargang. Ook deze mutatie wordt getoond in MSG Je weet dus altijd welke aanpassingen door Gemal zijn doorgevoerd.

Bijzondere situaties

Werknemer met vast contract treedt binnen 2 maanden uit dienst

Volgens de WAB moet de WW premie herzien worden als een werknemer met een vast, schriftelijk contract dat geen oproepcontract is worden herzien indien de werknemer binnen 2 maanden weer uit dienst treedt. Het herzien van WW premie bij deze groep maakt geen deel uit van het proces om automatisch WW premie te herzien bij 30% overschrijding van de contracturen. 

Actie

Als deze situatie zich voordoet, dien je zelf de WW premie te herzien door invoercode 02170 Code WW tarief vast te leggen met waarde 3 - herzien tarief. Je hoeft hiermee niet te wachten tot het einde van het jaar.  

Werknemers jonger dan 21 jaar

Bij werknemers jonger dan 21 jaar moet maandelijks vastgesteld worden of zij over alle aanwezige dienstverbanden 52 uur of minder per maand hebben gewerkt. Als dat het geval is dan hoeft in die specifieke maand de WW premie nooit herzien te worden. Elke maand wordt afzonderlijk getoetst. Als de werknemer meer verloonde uren heeft, dan gelden de gebruikelijke regels voor 30% overschrijding. 

Wij hebben het herzien van de WW premie voor deze groep voor 2023 geautomatiseerd. Zie ook Release notes 2023-10/4. Als de werknemer voldoet aan de standaardcriteria voor automatisch herzien van WW premie, neemt Gemal de werknemers mee in het proces. Vervolgens toetst Gemal per maand of de uitzondering van toepassing is. Ook als de werknemer gedurende het jaar 21 wordt, past Gemal de regels correct toe. In tegenstelling tot vorig jaar, leg je bij deze groep invoercode 02266 niet vast om ze buiten het proces van automatisch herzien te houden. Deze werknemers neem je mee in het gebruikelijke proces.

Let op: signaleringsoverzicht 32 is een overzicht op jaarbasis. Op dit overzicht worden werknemers jonger dan 21 jaar alleen getoond indien zij voldoen aan de reguliere regels voor het herzien van WW premie. 

BBL’ers

De WW premie van BBL contracten (invoercode 02268 code aard arbeidsverhouding = 83) hoeft nooit herzien te worden. Gemal past deze uitzondering automatisch toe. De contracturen en verloonde uren van het BBL dienstverband tellen wel mee voor de toetsing van eventuele andere dienstverbanden. Om die reden kan een BBL dienstverband wel worden getoond op signaleringsoverzicht 32, maar altijd in combinatie met een regulier dienstverband. In dat geval wordt de WW premie alleen bij het reguliere dienstverband herzien.

Let op: Wij hebben signalen ontvangen dat sommige werkgevers op het moment dat een BBL contract wordt omgezet in een regulier contract geen nieuw dienstverband aanmaken. Naast het feit dat dit fiscaal niet is toegestaan (je mag de aard arbeidsverhouding niet wijzigen gedurende een IKV), leidt dit ook tot een foutieve toetsing voor het herzien van WW premie. Gemal zal op basis van de actuele waarde van invoercode 02268 code aard arbeidsverhouding vaststellen dat het een regulier contract is en de BBL uitzondering in het hele jaar niet toepassen.

Werknemers met gemiddeld 35 of meer vaste contracturen en meer dan 30% overschrijding die gedurende het jaar uit dienst gaan

Er is geconstateerd dat in bijzondere gevallen medewerkers onterecht op het overzicht staan en dus onterecht zouden worden herzien. 

Werknemers met gemiddeld 35 of meer vaste contracturen per maand zijn uitgesloten van het herzien van WW premie. Als zo'n werknemer gedurende het jaar uit dienst is gegaan, blijkt Gemal ook de maanden na uitdienst mee te tellen voor het gemiddelde aantal vaste uren en komt daarom op een gemiddelde onder de 35 uur. De toets op 30% overschrijding wordt daarom ten onrechte ook bij deze werknemers uitgevoerd. Als bij zo'n werknemer de verloonde uren de contracturen dan tevens met meer dan 30% overschrijden, kan de WW premie ten onrechte worden herzien. 

We benadrukken dat dit een zeer uitzonderlijke situatie is. In praktijk is er bij een hoog aantal vaste uren praktisch minder gelegenheid om extra te werken en bovendien wordt 30% overschrijding van die vaste uren ook minder snel bereikt. 

Wij hebben besloten op dit punt geen aanpassing door te voeren voor de komende jaarovergang. Dit omdat de foutsituatie erg uitzonderlijk is en we bij aanpassing risico nemen op de introductie van andere fouten. Dat risico willen we op dit moment niet nemen bij een proces dat voor veel werkgevers een belangrijke functie vervult.

Actie

Als je toch vermoedt deze deze situatie zich bij je voordoet, dan vind je meer informatie en een stappenplan in dit nieuwsbericht onder ‘melding 2’.

Opgeloste meldingen

Technische fout tijdens productie

Er ontstond een volledig onjuiste situatie als je

• Niet bij alle instellingen werkgevercode 99234 - automatisch herzien WAB vastlegde
• Je in dezelfde productie bij instellingen waar werkgevercode 99234 niet is vastgelegd wel invoercodes op.

Deze melding is opgelost in een tussentijdse release op 12-01-2023.

We raden nog steeds met klem aan om werkgevercode 99234 - automatisch herzien WAB vast te leggen bij alle instellingen. Gemal houdt anders geen rekening met dienstverbanden in instellingen die in de afroep ontbreken. Dat kan ertoe leiden dat het herzien van WW premie onjuist verloopt als een werknemer dienstverbanden in meerdere instellingen heeft.

Ook het vastleggen van invoercodes in de productie waarin je de WW premie herziet is niet toegestaan. Dit leidt niet meer tot een foutsituatie, maar de invoercodes worden wel afgekeurd.

Signaleringsoverzicht 32 wordt niet meer aangemaakt bij geen signalen

Als er geen werknemers aan de signalering voldoen, dan zou het overzicht wel gegenereerd moeten worden, maar dan met de melding 'Aan gevraagde signalering voldoet niemand'. Je weet daardoor dat zich geen fout heeft voorgedaan. Deze melding is opgelost in Release 2023-03/9  

Werknemers met minimaal 35 vaste contracturen op signaleringsoverzicht

Voor werknemers met gemiddeld minimaal 35 vaste contracturen per week geldt de uitzondering dat de WW premie nooit herzien hoeft te worden. Het bleek dat deze werknemers toch op signaleringsoverzicht 32 getoond werden en dat de WW premie herzien werd indien de verloonde uren de contracturen met meer dan 30% overschreden. Deze melding is opgelost in een tussentijdse release op 11-01-2023.