Handleiding overstap naar Visma Connect voor onyouforce gebruikers met de Microsoft Authenticator

[#1]

18 september vanaf 18:00 uur schakelt Visma Raet over naar een nieuwe leverancier voor authenticatie. Daarom vragen we je om eenmalig enkele extra stappen te doorlopen. Dit proces wordt automatisch gestart zodra je inlogt en hoeft slechts één keer uitgevoerd te worden. Bekijk deze video of volg de volgende stappen:

Vul je gebruikersnaam in. Let op: dit is inclusief @onyouforce.com.

Vul je wachtwoord in.

Activeer tweefactorauthenticator.

Je ziet nu eerst een scherm om de Visma Authenticator-app te downloaden. Voor de Microsoft Authenticator klik je op 'Gebruik een andere authenticator-app'.

Scan de QR code voor de Microsoft- of Google Authenticator app. Je kunt ook andere authenticatie apps gebruiken als deze app elke 30 seconden een nieuwe zescijferige code genereert. 

Klik daarna op ‘Volgende’ en vul de code uit de app in.

 

Vervolgens krijg je de mogelijkheid om je telefoonnummer toe te voegen. Dit is optioneel en je kunt op ‘Volgende’ klikken.

Daarna krijg je een backup code. Bewaar deze goed, want deze code kan je gebruiken voor de tweefactorauthenticatie wanneer je je telefoon kwijt bent of bent vergeten. 

Klik op ‘Ik heb de code gekopieerd en veilig opgeslagen.’ en vervolgens op ‘Volgende’. Jouw tweefactorauthenticatie is nu ingeschakeld. 

Als extra controle om te checken of jij ook echt toegang mag hebben tot de account, krijg je de volgende schermen te zien:

Klik op ‘Verstuur activatiemail’ en open jouw e-mail.

 Kopieer de code uit de mail, denk hierbij om eventuele spaties. Deze mogen niet worden meegenomen.

Vul de activatiecode uit jouw e-mail in en klik op inloggen. Je bent nu ingelogd in Mijn Youforce!

* De uitgevoerde stappen zijn eenmalig. De volgende keer dat je inlogt in Mijn Youforce log je in met jouw gebruikersnaam, wachtwoord en de code uit de authenticatie app. 

[Raymond_de_Rozario]

Dank je wel voor deze handleiding @Sabine Koelewijn . 

[LiesbethDemming]

De handleiding lijkt duidelijk, maar is er een mogelijkheid om dit eerder te testen? 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @LiesbethDemming, 

Het is niet mogelijk om dit eerder te testen met een onyouforce account, omdat we alleen alle accounts tegelijk om kunnen zetten. Samen met de pilot groep hebben we om deze reden een aantal onyouforcebeta accounts aangemaakt. Met de klanten die op dit moment in de pilot zitten, zal ik dit in de komende periode met de onyouforcebeta accounts testen. 

Mocht je mee willen doen dan kan je mij een mailtje sturen. Mijn mailadres is sabine.koelewijn@visma.com

[Nienke_De Connectie]

Ik lees hierboven dat de overstap vanaf 19 september plaats vindt. Klopt het dat deze een dag is uitgesteld?

Nog een vraag: er zou ook een instructievideo komen. Is deze er al?

[Ingeborg Ebbers]

@Sabine Koelewijn - dank voor deze instructie. Klopt het dat de plaatsjes die getoond worden uit de Visma Connect App komen? 

Kun je aangeven vanaf wanneer de Visma Connect App te downloaden is. Ik kan hem nu nog niet vinden in de App en/of Play store.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Ingeborg Ebbers, 

Omdat de Visma Connect App nog niet beschikbaar is, heb ik deze handleiding op basis van de Google- en Microsoft authenticator geschreven. Zodra de Visma Connect app beschikbaar is, zal ik hier een kopie van maken met de daarbij horende plaatjes. 

[Nienke_De Connectie]

@Sabine Koelewijn Zou je mijn vraag van 16 augustus ook nog willen beantwoorden? Alvast bedankt!

[Sabine Koelewijn]

@Nienke_De Connectie, natuurlijk. We hebben de datum niet verschoven, maar het team start 18 september vanaf 18:00 uur met het overzetten van de accounts naar Visma Connect. De meeste gebruikers zullen daarom vanaf 19 september de wijziging merken. 

De video wordt morgen opgenomen. Dit doe ik met hulp van Marketing zodat we de video in goede kwaliteit kunnen leveren met duidelijke beelden. Marketing heeft nog wel even nodig om deze video in elkaar te zetten. 

[LiesbethDemming]

Dank je wel voor je reactie @Sabine Koelewijn. Het lijkt mij dan voldoende dat jullie testen.

[Raymond_de_Rozario]

Hoi @Sabine Koelewijn ,

Ik zat de handleiding nog even door te lopen voordat ik hem hier intern ga mailen. Richting het einde, bij het onderdeel van de activatie mail is het handiger om een kleine toevoeging te doen

Kopieer de code uit de mail, denk hierbij om eventuele spaties. Deze mogen niet worden meegenomen.

Ervaring leert dat men dubbelklikt op de code of selecteert en dan de spatie meeneemt. Deze wordt dan gezien als extra karakter en krijgt de medewerker een foutmelding dat de code niet klopt.

[Sabine Koelewijn]

@Raymond_de_Rozario, dankjewel voor de feedback, ik heb het toegevoegd. 

[Lieke Sterk Huis]

@Sabine Koelewijn, je geeft aan dat de handleiding geschreven is vanuit 'Microsoft- of Google Authenticator app', omdat de Visma connect App nog niet mogelijk is. Wil dat zeggen dat we op 19 september zowel met Visma connect als Microsoft- of Google Authenticator app de tweefactor-authenticatie kunnen installeren? Of alleen de Visma Connect App? 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Lieke Sterk Huis, 

Je kunt inderdaad gebruik maken van meerdere apps. De gebruiker kan zelf kiezen welke app hij of zij gebruikt. 

Waarom raden wij de Visma Connect app aan? Met deze app krijg je push notificaties op je telefoon. Bij de overige apps moet je een zescijferige code overtypen vanuit de app. 

[Timo van Son - AAG]

@Sabine Koelewijn Bij de bevestiging van de inschakeling van de tweefactor authenticatie staat de tekst geschreven alsof de gebruiker de Google Authenticator gebruikt, waar dit uiteraard andere authenticators kunnen zijn.

Is dit ook een geval waar jullie vastlopen op de standaard van Visma Connect of kan dit voor livegang aangepast worden zodat er geen directe verwijzing naar een specifieke authenticator opgenomen is? 

[Tom de Bock]

@Sabine Koelewijn Ik heb de handleiding ook even doorgelopen. Ik zie hier echter niet in terugkomen hoe een gebruiker de authenticatie app opnieuw kan instellen in het geval van verlies/diefstal of een defecte gsm en er dus geen gegevens meer overgezet kunnen worden. Voorheen kon je de PingID dan gewoon resetten, maar nu kan er alleen de back-up code gestuurd worden. Maar voor het instellen van de authenticatie in een app is een QR code nodig.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Timo van Son - AAG, 

Dit is inderdaad zo'n voorbeeld die wij niet kunnen wijzigen omdat we daarin het inlogscherm van Visma Connect gebruiken. 

[Sabine Koelewijn]

Hallo @Tom de Bock, 

Aangezien dit een handleiding is met een eenmalig proces, heb ik inderdaad niet opgenomen wat te doen met diefstal en of verlies. Ik zal je vraag wel beantwoorden en dit in een andere handleiding opnemen. 

In het geval van diefstal of verlies kan de gebruiker inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord en vervolgens de backupcode gebruiken als tweefactorauthenticatie. Wanneer deze code ingevuld is kijgt de gebruiker de keuze voor permanent of tijdelijk. Bij permanent krijgt de gebruiker de mogelijkheid om de tweefactorauthenticatie opnieuw te koppelen. Bij tijdelijk hoeft dat niet.

Als de gebruiker de backupcode niet meer weet, dan kan je als beheerder in Gebruikersbeheer een nieuwe backupcode naar de gebruiker versturen. 

Beantwoord dit jouw vraag? 

[Nicolette2]

Goedemorgen @Sabine Koelewijn . Werkt de connect app al? Heb je anders enig idee wanneer deze klaar is?

Gr Nicolette

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Nicolette2,

Op dit moment worden de laatste tests uitgevoerd. Ik kan nog geen datum geven wanneer deze beschikbaar komt, maar dat zal binnenkort zijn en in ieder geval voor 18 september. Zodra ik meer weet zal ik dit op de community plaatsen. 

[Tom de Bock]

@Sabine Koelewijn: Ja dit beantwoord mijn vraag. Dank voor je heldere antwoord.

[Jelle - Jeugdhulp Friesland]

Hoi @Sabine Koelewijn. Wij loggen als professional in via SSO, niet meer via het onyouforce account. Is deze handeling ook noodzakelijk voor onze professionals? Gr Jelle 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Jelle - Jeugdhulp Friesland, 

Voor de professionals die inloggen met SSO niet, maar wellicht wel voor de gebruikers die uit dienst gaan en inloggen met een onyouforce account. 

[Mariozee]

Waarom is er gekozen voor deze tussenstap? Nu ping-id, vanaf 18-8 Visma of Authenticator en vanaf januari SSO.... Groetjes, Mariozee

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Mariozee, 

Op dit moment is Ping onze authenticatie leverancies en wij gaan overstappen naar Visma Connect. We hebben gekozen om dit in verschillende fases te doen. Dus we beginnen met alleen de onyouforce accounts en de volgende stap is inderdaad SSO. De reden waarom we dit in stapjes hebben geknipt is omdat we het zo beter kunnen controleren. We kunnen nu alles stap voor stap onwikkelen en testen, zonder dat dit elkaar in de weg zit. Daarnaast staat de inrichting van de onyouforce accounts en van SSO in Visma Connect los van elkaar, dus op die manier is het ook logischer om het stap voor stap op te pakken. 

[Mariozee]

Duidelijk @Sabine Koelewijn! Dank je wel voor de toelichting.

[Tracy Postma]

@Sabine Koelewijn , is de visma connect app al beschikbaar? Ik zie nu Visma authenticator? 
Kan je ook aangeven wanneer de handleiding en instructie video bijgwerkt is naar de juiste authenticator. Dan kan ik dit in 1x correct communiceren naar de professionals.
Daarnaast ben ik benieuwd wanneer de handleiding voor medewerkers uit dienst gereed zal zijn? Dan kan ik voortaan hierin ook direct een correcte handleiding sturen.

Ik hoor het graag.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Tracy Postma, dat is inderdaad de juiste app! Ik zal deze week de niewste versies op de community plaatsen.

Op dit moment werk ik niet aan een handleiding voor medewerkers uit dienst. Wat zou je daarin willen hebben? Wellicht dat dat namelijk al onderdeel is van een andere handleiding

[Tracy Postma]

@Sabine Koelewijn als een medewerker uit dienst is, maar wel toegang tot Youforce behoud via Pingid/visma connect dan moet de handleiding starten vanaf het moment dat er een onyouforce account voor diegene geactiveerd wordt. Dat ze zelf de naam mogen kiezen etc. Het zou fijn zijn als deze handleiding er ook is. Bedankt. 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Tracy Postma,

Deze handleiding is wel beschikbaar onder de naam 'nieuwe medewerker' maar het proces is wel hetzerlfde. Zou je willen kijken of deze handleiding voloende is, zo ja dan zal ik de naam aanpassen naar nieuw onyouforce accounts. 

[Sabine Koelewijn]

De video is aan deze handleiding toegevoegd. 

[Petra Koenders]

Hallo Sabine

Ik heb geprobeerd in bovenstaande informatie mijn vraag terug te zien, maar zie dat denk ik niet. 

Ik gebruik al lange tijd de Google authenticator om in te loggen. Moet ik deze stappen ook nemen? Ik maak dus geen gebruik van PINGID. Dit kan ook gelden voor andere collega's .

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Petra Koenders,

Ja, met deze overstap kunnen wij alleen de gebruikersnamen en wachtwoorden meenemen, de apparaten die gekoppeld zijn voor de tweefactorauthenticatie niet. Daarom moeten alle onyouforce gebruikers opnieuw een apparaat koppelen. Welke app zij nu gebruiken maakt hierin niet uit. 

[RichardR]

@Sabine Koelewijn 

Beste Sabine,

Deze afbeelding heeft het over Google terwijl het de uitleg is bij Microsoft.

Heb je ook de juiste afbeelding?

Met vriendelijke groet, 

Richard

[RichardR]

@Sabine Koelewijn 

Beste Sabine,

Ik heb nog even gekeken naar mijn schermafdrukken maar het lijkt erop dat ongeacht de keuze in een authenticator er altijd Google komt te staan.

Dit is niet handig. Mogelijk dat er een algemenere tekst van gemaakt kan worden.

Met vriendelijke groet,

Richard

[Sabine Koelewijn]

Hoi @RichardR, 

Wat je zegt klopt inderdaad. Ik zal deze feedback met Visma Connect delen en dan kunnen zij dit wellicht aanpassen. Tot nu toe staan zij zeker open voor feedback. 

[Marin ZHGA]

Komt er (of is er al) een nieuwe versie van deze video: 

Eerste keer inloggen Mijn Youforce (youtube.com)

[Sabine Koelewijn]

@Marin ZHGA, ja die ga ik nu plaatsen 🙂 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Marin ZHGA, 

Ik heb je reactie toch iets te snel gelezen. Ja er komt ook een nieuwe video voor de eerste keer inloggen. Deze zullen we na 18 september op gaan nemen.

[Noor Anneveldt]

Nieuwe medewerkers die voor het eerst gaan inloggen om gegevens aan te leveren voor hun arbeidsovereenkomst, die maken ook gebruik van PingID toch? Hoe is dit geborgd? Worden ze vanuit dat proces automatisch doorgestuurd om de Visma Authenticator te downloaden/gebruiken?
Wellicht zie staat er wel een antwoord op mijn vraag, maar die ik kon ik niet goed vinden.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Noor Anneveldt, 

Dat klopt als nieuwe medewerkers nog niet inloggen met Single Sign On, dan hebben zij inderdaad ook Ping. Als zij al een account aangemaakt hebben, dan zullen zij ook automatisch door dit proces geleid worden.

Als zij nog een account aan moeten maken dan kan dit woensdag tot 6 uur en dan worden zij bij de eerste keer inloggen ook automatisch door dit proces geleid. 

Hebben zij woensdagavond nog niet hun account geactiveerd, dan verloopt de link automatisch (omdat we dan geen accounts meer aan kunnen maken in Ping) en kan je als beheerder in Gebruikersbeheer een nieuwe uitnodigingsmail versturen. 

[Noor Anneveldt]

@Sabine Koelewijn Helder, bedankt voor je snelle reactie!!

[Sabine Koelewijn]

@Noor Anneveldt Graag gedaan!

[Mariozee]

Hoi Sabine, bij mijn inlog (als een testpersoon) verschijnt er geen tweefactor authenticatie, maar zoals gewoonlijk wordt om mijn Ping-Id gevraagd. Dus deze zin klopt niet helemaal:  Dit proces wordt automatisch gestart zodra je inlogt en hoeft slechts één keer uitgevoerd te worden.

Hoe moet ik het nu doen? Hoor graag van je.

@Sabine Koelewijn 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Mariozee, 

Wat je zegt klopt, op dit moment krijg je nog gewoon dezelfde melding. Vanavond om 18:00 uur starten we met de overgang naar Visma Connect. Morgen krijg je automatisch een scherm te zien om de tweefactorauthenticatie te koppelen. 

[Mariozee]

Dank je! Ik had braaf de 18e in mijn agenda staan 😂.... Dat klopt wel maar ben iets te vroeg.

[Sabine Koelewijn]

@Mariozee, beter te vroeg dan te laat 😉 

[Alfaro Pentury]

Hi @Sabine Koelewijn , ik ben op zoek naar een oplossing voor het volgende:

Het is inmiddels gelukt, bij de meeste professionals! 
Maar, dit is dus bij de professionals, met 2 gebruikersaccounts. Dus 1 account met RP nummer, en 1 account met IC nummer wat een onyouforceaccount is.

Nu heb ik 2 professionals, die maar 1 account (RP) hebben, waar ze mee kunnen inloggen via SSO, en met onyouforceaccount. Alleen dat laatste werkt nu niet meer.

Wat te doen?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Alfaro Pentury, 

Wat vervelend om te horen. In principe maakt het niet uit als je gebruiker hebt die zowel inlogt met een onyouforce account als met SSO. Zou je willen vragen of deze gebruikers in willen loggen met een onyofuorce account in een incognito scherm? En als dat niet lukt, wil je dan een ticket aanmaken met de foutmelding die zij krijgen en ded Youforce Id's? 

[Alfaro Pentury]

Hi @Sabine Koelewijn, incognitoscherm heeft geholpen 😉 ook het zelf besturen van de muis had ik eerder moeten doen 😉

Dank je.

[PGorji]

Kunnen wij dit in PDF ontvangen om met andere collega's te delen?