Hoe kan het dat ik 2x dezelfde workflow zie bij het toevoegen in 'HR voor anderen'?

[#1]

In Mijn Youforce kan je onder 'HR voor anderen' de directe links naar de Self Service workflows koppelen. Het kan voorkomen dat je 2x dezelfde workflow ziet, zoals:

Waarom gebeurt dit?

Mijn Youforce krijgt vanuit Self Service alle beschikbare workflows door. Dit wordt gedaan op gebruikerstype. Self Service kent 3 gebruikerstypes:

• ESS (Employee Self Service) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'Persoonlijk'
• MSS (Management Self Service) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'HR voor anderen'
• PRO (PSA-gebruikers) --> workflows hiervan kunnen in Mijn Youforce worden gekoppeld in 'HR voor anderen'

Hierdoor zijn er 2 redenen waardoor een workflow 2x zichtbaar kan worden tijdens het configureren van de links in Mijn Youforce. Hieronder leggen we beide redenen uit.

Reden 1) Zelfde workflow & startactiviteit geautoriseerd voor zowel 'PSA-gebruiker' als 'Eindgebruiker' 

In bovenstaande voorbeeld is de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' in Self Service zowel geautoriseerd voor minimaal één gebruiker met MSS-rechten. Dit is bijvoorbeeld een gebruiker met de rol 'manager' (MGR) die in Self Service bekend is als 'eindgebruiker'. Daarnaast is dezelfde workflow ook bij minimaal één gebruiker in Self Service geautoriseerd die bekend staat als PRO (PSA-gebruikers). Bijvoorbeeld omdat de activiteit 'fiatteren salarisadministratie' óók als startactiviteit is toegestaan. Of omdat een collega van de Salarisadministratie voor een test óók rechten heeft gekregen om de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' te kunnen indienen.

Reden 2) Zelfde workflow & met meerdere startactiviteiten

Self Service biedt een enorme flexibiliteit in de inrichting van workflows. Het is mogelijk om dezelfde workflow meerdere startactiviteiten te geven. Bijvoorbeeld zoals hieronder zijn zowel 'Behandelen PA' als 'Fiatteren SA'  een start activiteit:

In dit voorbeeld zal hierdoor de workflow 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' 2x zichtbaar zijn in het configureren van de links in Mijn Youforce.

Hoe richt ik dit in?

Je kunt 2x dezelfde workflow in Mijn Youforce koppelen. Bijvoorbeeld als volgt:

De gebruikers van Mijn Youforce zullen nooit 2x dezelfde link zien. Degene met MSS-rechten (zoals de manager) zal alleen de juiste directe link naar de workflow zien in Mijn Youforce. En de collega met PRO (PSA-gebruikers-rechten) zal óók direct naar de juiste workflow en activiteit worden geleid. 

Hetzelfde geldt voor de 'startactiviteit'. De gebruiker met rechten op 'Behandelen PA' als start activiteit komt rechtstreeks in de juiste workflow en activiteit. En de collega met rechten op 'Fiatteren SA' zal als hij/zij vanuit Mijn Youforce op 'Verlengen of omzetten tijdelijk contract' klikt direct in deze activiteit uitkomen.

[Ingeborgdeleeuw]

Hoi, 
Even een vraagje, wanneer ik zoekwoorden wil koppelen aan deze workflows, moet ik dan bij de dubbele workflows beide zoekwoorden toevoegen of kan ik dat bij één workflow doen? 

Bedankt alvast voor de terugkoppeling. 

Groetjes, 

Ingeborg de Leeuw 

@Remco te Ronde 

[Lotte v Dijk]

Hallo @Ingeborgdeleeuw, 

Het is helaas op dit moment zo dat je voor ieder proces, ook voor degenen met dezeflde naam, de zoekwoorden zult moeten toevoegen. 

Ik zie hier zeker wel verbeteringen voor om dit voor jullie als beheerders wat makkelijker te maken. Zou je hiervoor een idee willen aanmaken op deze community? Dan kunnen we kijken of andere klanten hier ook tegenaan lopen. 

Alvast bedankt! 

Groeten Lotte

[Lonneke van der Aar]

Hallo @Lotte v Dijk ,

Ik zie een bepaalde workflow 4x staan in Mijn Youforce, terwijl er maar 1 startactiviteit is en er 2 activiteiten profielen gekoppeld zijn aan deze startactiviteit.

Hoe kan dat?

Groetjes,

Lonneke

[Romy Bravis]

Wij hebben het probleem van Lonneke ook. Wij zien enkele processen ook 4x (met 2 startactiviteiten). Andere processen zien wij 2x maar hebben maar 1 startactiviteit. Hoe kan dit? 

Bovendien zien wij ook processen terug in de lijst waarvan wij de naam hebben veranderd en dus in workflowdefinitie niet meer voorkomen. Hoe kan dit?

[Lieke Sterk Huis]

@Remco te Ronde en @Lotte v Dijk, wij hebben ook processen die 4 keer voorkomen en met actieve signalering. Als de startactiviteit met actieve signalering begint, zet ik dan wel dit proces onder HR voor anderen? Of komt de mutatie dan rechtstreeks in de Inbox voor een actie door de manager (vanuit actieve signalering wordt het proces/de mutatie klaar gezet voor de manager). 

[Remco te Ronde]

Hi @Lieke Sterk Huis,

Het kan inderdaad dat de workflow start met een activiteit zoals ''Signalering uit HR Core''. Vermoedelijk heb je die activiteit geautoriseerd voor een gebruiker. Misschien wel voor jezelf als beheerder, omdat je rechten hebt op alle activiteiten en alle workflows.

Een manager zal niet geautoriseerd zijn voor die activiteiten. De manager zal inderdaad via de 'Inbox' zien dat er een workflow klaar staat. Bijvoorbeeld om te oordelen over een aflopend contract/aflopende toelage.

Je hoeft dus inderdaad de workflow die begint met actieve signalering niet toe te voegen onder 'HR voor anderen'. Tenminste als niemand de autorisatie heeft om de workflow ook zelf handmatig op te starten.

Maar je kunt er ook voor kiezen om hem wel (4x) toe te voegen. Want als een manager nu geen rechten heeft om in het huidige/oude  Self Service de workflow op te starten dan zal hij/zij dat ook niet zien vanuit Mijn Youforce.

Kan je zo verder?

[Lieke Sterk Huis]

@Remco te Ronde, dank voor je reactie. Dus eigenlijk geef je aan dat het beter is om dit allemaal wel toe te voegen aan 'HR voor anderen'.  

[Remco te Ronde]

Hi @Lieke Sterk Huis,

Inderdaad dat is wel mijn advies.