In sommige gevallen komt het voor dat een HR-professional twee verschillende accounts heeft voor Youforce. Veelal is dit bekend onder de term IC-account (als professional) en R-account (medewerker-account). De reden hiervoor zijn divers. Denk aan:
- Een HR-professional werkt al erg lange tijd met Youforce. Misschien zelfs al vóór de introductie van de digitale salarisstrook en Self Service. Vroeger hadden medewerkers nog geen toegang tot Youforce. Enkel en alleen HR-professional hadden toegang, voor bijvoorbeeld Gemal of Betaalmanager. In de loop van de jaren hebben medewerkers toegang gekregen tot Youforce, waarmee deze HR-professional ook automatisch een extra tweede Youforce account kreeg.
- Een HR-professional is gestart op interim basis. Mogelijk worden/werden externe/ZZp-ers niet vastgelegd in HR Core. Daarom was het logisch om een los IC-account aan te maken voor deze interim collega. Maar na verloop van tijd bevalt deze interim collega het werk zo goed dat hij/zij besluit om indienst te komen. De indiensttreding als medewerker heeft gezorgd voor een nieuw extra account als medewerker.
Naast deze scenario’s zijn er nog diverse redenen te bedenken zoals, fusies, splitsingen, outsourcing etc. etc. Maar allen met dezelfde uitkomst. Iemand heeft zowel een IC-account als een R-account voor Youforce. Er zijn diverse reden waarom je voortaan wil dat de HR-professional voortaan nog maar één account heeft. Relevante argumenten kunnen zijn:
- Gebruiksgemak voor de HR-professional. Immers één gebruikersnaam en wachtwoord (eventueel met Single Sign On) is altijd makkelijker
- Noodzakelijk in het gebruik van roltoewijzing. Steeds meer onderdelen binnen Youforce maken gebruik van de vastgelegde roltoewijzing in de organisatiestructuur. Deze kan enkel en alleen gekoppeld worden aan een persoon die is opgenomen in HR Core.
- Meer controle over autorisaties. De IC-accounts zijn handmatig aangemaakte accounts. Dit betekent veelal extra procedures om te zorgen dat het account goed wordt afgesloten zodra een HR-professional uitdienst gaat. Als de rechten van HR-professional zijn gekoppeld aan de reguliere R-accounts dan werken alle gebruikelijke controle mechanismen. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om de uitdienst gegevens van dienstverbanden te controleren met nog actieve roltoewijzingen.
Zodra je ervoor kiest om te stoppen met een IC-account en de rechten toe te kennen aan het R-account dan zijn de volgende stappen raadzaam om na te lopen. We verdelen het in:
- Eenmalige inrichting van een nieuwe rol
- Stappen per gebruiker
Eenmalige inrichting van een nieuwe rol
Stel je hebt binnen je organisatie meerdere ‘salarisadministrateurs’ die op dit moment nog één IC-account en één R-account hebben. Dan voer je eenmalig de volgende stappen uit:
|
Applicatie
|
Waar
|
Wat en hoe
|
|
HR Core Online
|
Ga naar Organisatie / Tabellen org. eenheid / Rollen org. eenheid (170005)
|
Maak een nieuwe rol aan. Zoals ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’
|
|
HR Core Online
|
Ga naar Organisatie / Roltoewijzing persoon (70010)
|
Geef de collega HR-professionals in één keer de nieuwe rol voor alle relevante organisatorische eenheden
|
|
Autorisatiebeheer
|
Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Autorisatiebeheer
|
Maak een nieuw autorisatieprofiel aan voor de rol ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’.
Gebruik ter inspiratie de Best Practice Autorisatiebeheer
|
|
Personeelsdossier
|
Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Autorisatie Personeelsdossier
|
Ga naar de nieuwe rol ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’ en ken alle relevante privileges toe
|
|
Configuratie Youforce
|
Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie Youforce
|
Overweeg, op basis van het artikel over SSO voor Professionals, om Single Sign On voor Professionals toe te staan.
|
Stappen per gebruiker
Vervolgens voer je per HR-professional de volgende stappen uit. Dit doe je dus voor iedere collega ‘salarisadministrateur’. Natuurlijk afhankelijk van of/hoe de applicaties binnen jouw organisatie worden gebruikt.
|
Applicatie
|
Waar
|
Wat en hoe
|
|
Digitale Handtekening Portaal
|
Zorg dat er in Dashboard digitale handtekening geen openstaande enveloppen zijn
|
Conform het idee 'meerdere gebruikers inzage in digtale handtekening portaal' kan je nu geen enveloppen inzien die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Het is dus raadzaam om alle openstaande enveloppen eerst af te ronden voordat de gebruiker wordt omgezet.
|
|
Mijn Visma|Raet
|
Maak een ticket aan onder HR Core Beaufort Online via de optie ‘SC2 New Account HR Core online’
|
Vul de aanvraag in met de gegevens van het R-account.
|
|
HR Core Online
|
Ga naar Applicatiebeheer / Autorisatie / Gebruikers (100001)
|
Zorg ervoor dat bij de gebruiker ‘Netwerk id’ wordt gevuld met het R-account
|
|
Self Service
|
Ga naar Beheer / Gebruikers Definitie / PSA gebruikers
|
Voeg de collega met zijn R-account wordt opgenomen in deze lijst
|
|
Self Service
|
Ga naar Beheer / Autorisatie / Gebruikersrol
|
Koppel het nieuw aangemaakte PSA-account aan het juiste activiteitenprofiel en afdelingsgroep
|
|
Payroll Gemal Direct
|
Ga naar Autorisatie / Autorisatie Algemeen / Synchroniseer autorisatie
|
Zodra de autorisaties zijn gesynchroniseerd ken je de juiste rechten toe aan het R-account onder ‘Applicatiebeheerders’, 'Autorisatie inrichting’, ‘Autorisatie Integratie’, ‘Autorisatie Payroll Manager’ & ‘Autorisatie Salarisdossier’
|
|
Loonaangifte Gemal
|
Ga naar Beheer / Autorisatie Gebruikers
|
Controleer of de collega op zijn R-account de juiste rechten heeft
|
|
Betaalmanager
|
Ga naar Beheer / Autorisaties toekennen
|
Controleer of de collega op zijn R-account de juiste rechten heeft
|
|
Gebruikersbeheer
|
Zoek het R-account op
|
Kies voor de optie 'details bekijken' en zet het vinkje bij 'Professional' aan (op groen)
|
|
Gebruikersbeheer
|
Zoek het R-account op
|
Gebruik je Single Sign On. Controleer dan of hier al de ''External Identity'' gevuld? Dan is het goed. Controleer ook voor de zekerheid of hetzelfde ''netwerknaam en/of identity'' niet gevuld is bij het IC-account.
|
|
Flex Benefits
|
Ga naar Configuratie Flex Benefits / Onderhouden beheerder
|
Zorg dat de collega op zijn R-account de juiste rechten krijgt
|
|
Verzuim Management
|
Ga naar Gebruikersbeheer
|
Zorg dat bij de gebruiker het Youforce ID (R-account) staat gevuld staat bij het RaetUserID
|
|
Reporting
|
Heeft gebruiker 'eigen rapporten'?
|
Laat de gebruiker zijn/haar eigen rapporten promoveren. Of laat hem/haar rapporten als bulk exporteren en vervolgens importeren op het nieuwe R-account.
|
|
Performance Management
|
Ga naar / Performance Management / Beheer / Beheerders.
|
- Zoek "oude" IC nummer op, en verwijder dat.
- Klik nieuwe beheerder
- Zoek de nieuwe beheerder op, door de eerste drie letters van de naam in te typen,
- Selecteer die gebruiker en sla op.
|
💡Heb je alle rechten toegevoegd aan het R-account? Blokkeer tijdelijk het IC-account (zodat je collega daar niet meer mee per ongeluk kan inloggen). Laat je collega meerdere werkdagen alles doen op het R-account. Weet je zeker dat alles volledig werkt op het R-account? Voor dan alle stappen uit voor het opheffen van het oude IC-account, net zoals je zou doen als die collega uitdienst was gegaan.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika