Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?

[#1]

Het beste kun je de autorisaties opbouwen als een pyramide. De autorisaties worden vanaf onderaan de pyramide opgebouwd.

Je begint met in autorisatiebeheer de rechten toe te kennen die alle gebruikers van Youforce moeten hebben. Denk aan de rechten op bijvoorbeeld het eigen personeelsdossier. Dit profiel kan bijvoorbeeld bestaan uit

Maar waarschijnlijk hebben medewerkers met een actief dienstverband méér functionaliteiten in Mijn Youforce nodig. Daarom voeg je de volgende laag toe:

In het profiel voor alle actieve medewerkers voeg je aanvullende rechten toe. Dit zijn dus rechten die bovenop de groep 'alle gebruikers' komen. Denk aan:

Daarnaast onderscheid jouw organisatie in HR Core Beaufort één of meerdere rollen. Een veel voorkomende rol is de rol 'manager' (MGR).  Ook deze laag voeg je toe.

In het profiel voor manager (of andere rol) voeg je aanvullende rechten toe. Dit zijn dus rechten die alleen gebruikers met die rol moeten hebben. Denk bijvoorbeeld aan:

Naast de rol manager kan het goed dat je andere rollen hebt vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan de rol van 'salarisadministratie'. Een dergelijke rol heeft hele andere toegangen nodig dan andere gebruikers. Een salarisadministrateur heeft bijvoorbeeld toegang tot:

Tot slot maak je de pyramide compleet. Er zijn altijd een aantal gebruikers binnen jouw organisatie die uniek zijn. Deze krijgen op gebruiker niveau rechten. 

Deze specifieke gebruikers krijgen specifieke rechten. Dit kunnen bijvoorbeeld de functioneel beheerders zijn. Rechten die veel beheerders zullen krijgen zijn bijvoorbeeld:

Worden de autorisatie ingericht volgens bovenstaande stappen? En bestaat jouw organisaties uit de volgende 'soorten' gebruikers:

• Alle gebruikers
• Alle actieve medewerkers
• Managers (op basis van rol in HR Core Beaufort)
• Back-up managers (op basis van rol in HR Core Beaufort)
• HR Professionals (op basis van rol in HR Core Beaufort)
• Salarisadministratie (op basis van rol in HR Core Beaufort)
• Beheerders (op basis van specifieke gebruikers)

Dan bestaan autorisatiebeheer uit totaal 7 regels, zoals hieronder

[Marjan Arends Elker]

@Remco te Ronde Is er ook een overzicht beschikbaar waarin we kunnen zien voor welke afdelingen de rechten zijn.

Wij doen alles met rollen. Alleen is er iemand die alleen mag ziek en hersteldmelden voor 1 afdeling. Voorheen deden we dit met gebruikersrol in Selfservice, maar nu met het nieuwe ziekmelden ziet hij geen medewerkers.

Ik heb wel een overzicht van zijn autorisaties, maar ik weet niet waar ik kan checken of de afdeling uit het organogram ook daadwerkelijk doorgekomen is.

Ik ga er nl vanuit dat als dit goed doorkomt hij de medewerkers van die afdeling kan ziek en herstelmelden

[Remco te Ronde]

Hoi @Marjan Arends Elker ,

Hopende dat ik jouw vraag goed begrijp het volgende antwoord:

Via Mijn Youforce / Beheer / Autorisatiebeheer kan je bovenin kiezen voor 'gebruikers'. Daar kan je per gebruiker opzoeken welke rechten iemand heeft.

Hier kan je dus controleren de genoemde medewerker het recht 'Ziekte registeren' heeft.

--> Heeft deze medewerker geen rechten? Dan is er iets nog niet helemaal goed in autorisatiebeheer.

Vervolgens kan je via Mijn Youforce / HR voor anderen / Youforce Reporting naar het rapport 'roltoewijzing' gaan.

Hier kan je precies zien wie welke rol heeft voor welke afdeling. Heeft de genoemde collega geen rol voor een afdeling? Of niet voor de juiste afdeling? Dan zal hij/zij natuurlijk géén medewerker zien om ziek te melden.

--> Als dat het geval is zou je dus moeten kijken naar de roltoewijziging in de organisatiestructuur van HR Core Beaufort.

Kan je zo weer verder?