Best Practice Autorisatiebeheer

[#1]

In de kennisbank leggen we in het artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'? uit hoe je stap voor stap autorisatiebeheer inricht. Welke rechten je aan welke rollen toekent is natuurlijk afhankelijk van de werkwijze in jouw organisatie. Heeft een Manager bijvoorbeeld wel/geen rol in het Verzuim Management? Gebruiken jullie Preformance Management of is de gesprekscyclus anders geregeld. Bepaal dus vooral wat bij jouw organisatie past.

Ter inspiratie hebben we hieronder een voorbeeld uitgewerkt hoe je autorisaties in autorisatiebeheer kunt toepassen. Dit is dus vooral ter inspiratie, jij bepaald zelf hoe het binnen jouw organisatie ingericht moet zijn.

Alle gebruikers
Applicatie/module	Recht	Bijzondere toelichting
Medewerker dossier	Toegang tot Medewerkerdossier (personeelsdocumenten) Toegang tot Medewerkerdossier (salarisdocumenten)
Mijn Youforce	Toegang tot handige links persoonlijk
Profiel	Adres wijzigen Contact gegevens wijzigen Contactpersonen in geval van nood wijzigen Persoonsgegevens wijzigen	Deze rechten geven zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop
Self Service	Toegang tot Self Service medewerker	Wij gaan ervanuit dat gebruikers al vóór de eerste dag indienst en ook na de laatste werkdag acties moeten uitvoeren in Self Service. Daarom wordt dit recht gegeven aan 'alle gebruikers'. Is dat niet van toepassing bij jouw organisatie? Geef dan het recht aan 'alle medewerkers'
YouforceApp	Youforce app

Alle actieve medewerkers
Applicatie/module	Recht	Bijzondere toelichting
Declaraties	Declaraties indienen en controleren	Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop
Flex Benefits	Toegang tot Flex Benefits Flex Benfefits medewerker	Het in HR Core Beaufort vastgelegde "flex pakket" zal uiteindelijk bepalen welke doelen een gebruiker tot zijn/haar beschikking heeft.
Gewerkte dagen	Gewerkte dagen indienen	Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop
Opleidingsmanagement	Toegang tot Opleidingsmanagement medewerker
Performance Management	Toegang tot Performance Management medewerker
Profiel	Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek Uploaden BIG-(her)registratie Uploaden SKJ-(her)registratie Uploaden diploma of certificaat Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)	Deze rechten geven zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop
Salaris Simulator	Toegang tot Salaris Simulator
Skills management	Toegang tot Skills Management medewerker
Verlof	Verlof indienen en controleren	Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop
Ziekteverzuim	Toegang tot eigen verzuim Hersteld melden persoonlijk

Rol: Managers (MGR)
Applicatie/module	Recht	Bijzondere toelichting
Declaraties	Declaraties bulk controleren	Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop
Mijn Youforce	Toegang tot handige links HR voor anderen
Opleidingsmanagement	Toegang tot Opleidingsmanagement voor anderen
Performance Management	Toegang tot Performance Management voor anderen
Personeelsdossier	Toegang tot Personeelsdossier
Self Service	Toegang tot Self Service voor anderen	De rechten tot welke workflows iemand toegang heeft worden bepaald in Self Service.
Skills management	Toegang tot Skills Management voor anderen
Verlof	Verlof controleren	Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop
Vervanging en delegatie	Vervanging instellen	Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop
Verzuim Management	Toegang tot Verzuim Management Toegewezen taken uitvoeren
Youforce Reporting	Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Managers gebruikersgroep
Ziekteverzuim	Ziekte registreren	Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop

Rol: Back-up manager
Applicatie/module	Recht	Bijzondere toelichting
Declaraties	Declaraties bulk controleren
Mijn Youforce	Toegang tot handige links HR voor anderen
Self Service	Toegang tot Self Service voor anderen	De rechten tot welke workflows iemand toegang heeft worden bepaald in Self Service.
Verlof	Verlof controleren	Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop
Vervanging en delegatie	Vervanging instellen	Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop
Verzuim Management	Toegang tot Verzuim Management
Ziekteverzuim	Ziekte registreren	Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop

Rol: HR-adviseur
Applicatie/module	Recht	Bijzondere toelichting
Easycruit	Toegang tot Werving en Selectie
Mijn Youforce	Toegang tot handige links HR voor anderen
Opleidingsmanagement	Toegang tot Opleidingsmanagement voor anderen
Performance Management	Toegang tot Performance Management voor anderen
Personeelsdossier	Toegang tot Personeelsdossier
Proforma	Toegang tot Proforma Advanced voor anderen
Self Service	Toegang tot Self Service voor anderen	De rechten tot welke workflows iemand toegang heeft worden bepaald in Self Service.
Skills management	Toegang tot Skills Management voor anderen
Vervanging en delegatie	Vervanging instellen	Dit recht geeft zowel rechten in de Youforce app als in de bijbehorende schermen op laptop/desktop
Verzuim Management	Toegang tot Verzuim Management
Youforce Reporting	Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Managers gebruikersgroep

Rol: Salarisadministratie
Applicatie/module	Recht	Bijzondere toelichting
Aangifte Monitor	Toegang tot UPA
Bestandsuitwisseling	Toegang tot Bestandsuitwisseling Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling
Betaalmanager	Toegang tot Betaalmanager Ontvang downloads van Betaalmanager Gemal Ontvang opdrachten van Betaalmanager Gemal
Declaraties	Configuratie declaraties Declaraties bulk controleren Declaraties indienen en controleren
Flex Benefits	Toegang tot Flex Benefits Flex Benefits voor anderen
Gewerkte dagen	Configuratie gewerkte dagen
HR Core	Toegang tot HR Core Beaufort Online Ontvang bestanden van HR Core Online Zend bestanden naar HR Core Online
Loonaangifte Gemal	Toegang tot Loonaangifte Gemal
Payroll Gemal Direct	Toegang tot Payroll Gemal Direct Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct
Pensioenaangifte APG	Toegant to Pensieonaangifte APG Gemal
Personeelsdossier	Toegang tot Personeelsdossier
Proforma	Toegang tot Proforma Web Toegang tot Proforma Advanced voor anderen
Salarisdossier Gemal	Toegang tot Salarisdossier Gemal Ontvang bestanden van Salarisdossier Gemal
Self Service	Toegang tot Self Service voor anderen	Als deze rol in Self Service is aangemerkt als "PSA-gebruiker" dan is de in Self Sevice vastgelegde autorisatie leidend. De combinatie van rol en afdeling vanuit HR Core Beaufort vervangt deze autotisatie niet.
Specificatie Manager Payroll Gemal	Toegang tot Specificatie Manager
Vervanging en delegatie	Vervanging instellen
UWV Digi-ZSM	Toegang tot UWV Digi-ZSM
Youforce Reporting	Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Rapporten bewerken Professionals gebruikersgroep
Zenden en Ontvangen	Toegang tot Zenden en Ontvangen

Rol: Personeelsadministratie
Applicatie/module	Recht	Bijzondere toelichting
Digitale handtekening	Toegang tot Digitale handtekening extended
Easycruit	Toegang tot Werving en Selectie
Flex Benefits	Toegang tot Flex Benefits Flex Benefits voor anderen
HR Core	Toegang tot HR Core Beaufort Online
Opleidingsmanagement	Toegang tot Opleidingsmanagement voor anderen
Performance Management	Toegang tot Performance Management voor anderen
Personeelsdossier	Toegang tot Personeelsdossier
Self Service	Toegang tot Self Service voor anderen	Als deze rol in Self Service is aangemerkt als "PSA-gebruiker" dan is de in Self Sevice vastgelegde autorisatie leidend. De combinatie van rol en afdeling vanuit HR Core Beaufort vervangt deze autorisatie niet.
Skills management	Toegang tot Skills Management voor anderen
UWV Digi-ZSM	Toegang tot UWV Digi-ZSM
Vervanging en delegatie	Vervanging beheren Vervanging instellen
Verzuim Management	Toegang tot Verzuim Management HR Professional
Youforce Reporting	Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Rapporten bewerken Professionals gebruikersgroep
Zenden en Ontvangen	Toegang tot Zenden en Ontvangen
Ziekteverzuim	Ziekte registeren Ziekte registeren alle medewerkers

Rechten 'specifieke gebruikers' Functioneel beheerders
Applicatie/module	Recht	Bijzondere toelichting
Autorisatiebeheer en Toegangsbeheer	Toegang tot Autorisatiebeheer Toegang tot Toegangsbeheer
Bestandsuitwisseling	Toegang tot Bestandsuitwisseling Ontvang testbestanden van Bestandsuitwisseling Zend testbestanden naar Bestandsuitwisseling
Declaraties	Configuratie declaraties Categorieen beheren
Digitale handtekening	Toegang tot Digitale handtekening extended
Flex Benefits	Toegang tot Flex Benefits Configuratie Flex Benefits
HR Core	Toegang tot HR Core Beaufort Online Ontvang bestanden van HR Core Online Zend bestanden naar HR Core Online
Mijn Youforce	Configuratie huisstijl Configuratie links Toegang tot handige links HR voor anderen
Personeelsdossier	Autorisatie Personeelsdossier Configuratie Personeelsdossier Toegang tot Personeelsdossier Ontvang bestanden van Personeelsdossier Zend bestanden naar Personeelsdossier
Payroll Gemal Direct	Toegang tot Payroll Gemal Direct Ontvang bestanden van Payroll Gemal Direct
Profiel	Configuratie profiel
Salarisdossier Gemal	Toegang tot Salarisdossier Gemal
Self Service	Toegang tot Self Service voor anderen Toegang tot Self Service professional
Specificatie Manager Payroll Gemal	Toegang tot Specificatie Manager
Templatebeheer	Toegang tot Templatebeheer
Verlof	Configuratie verlof
Vervanging en delegatie	Vervanging beheren
Verzuim Management	Toegang tot Verzuim Management HR Professional
Youforce Account Beheer	Configuratie Single sign-on Toegang tot Beheerdersoverzichten Toegang tot Gebruikersbeheer Toegang to Youforce Account Beheer
Youforce Reporting	Toegang tot Youforce Reporting Rapporten weergeven Rapporten bewerken Rapporten promoveren Rapporten verwijderen Professionals gebruikersgroep Toegang tot alle data (beheerders)
Zenden en Ontvangen	Toegang tot Zenden en Ontvangen
Ziekteverzuim	Configuratie ziekteverzuim