Q&A - Workshop - Zorgeloos aan de slag met Mijn Youforce

[#1]

Op deze pagina vind je alle gestelde vragen tijdens workshop Mijn Youforce. We hebben de vragen zoveel mogelijk proberen te groeperen per onderwerp: 

• Autorisaties
• URL
• Rolswitch
• HR voor anderen
• Categorieën
• Processen
• Self Service Processen
• Autorisaties directe links
• Inbox
• Handige links
• Banner
• Zoekwoorden
• Single Sign On
• Youforce app Processen (nieuwe modules)
• Deadline

Autorisaties

Ik krijg toegang geweigerd als ik naar mijn.youforce.com ga. Hoe kan ik toegang krijgen?

Neem contact met jouw CSM op om te zorgen dat jij toegang krijgt tot Mijn.Youforce.com.

Kunnen we de huidige authorisatie die in YF is ingericht meenemen?
Als je hiermee doelt op de autorisaties in Toegangsbeheer, dan kan dit niet. Mijn Youforce werkt samen met Autorisatiebeheer. Dit hebben we ook toegelicht in de Workshop aan de slag met Autorisatiebeheer. Heb je deze gemist? Je kunt deze terug kijken op de community. 

Ik kan autorisatiebeheer niet vinden onder het tabblad beheer. Hoe kan ik die toevoegen?

In principe zou de link naar autorisatiebeheer te vinden moetn zijn onder het tabblad beheer. Mocht dat niet het geval zijn, dan zou je eerst even kunnen kijken of je de tegel hebt in het oude portaal. Mocht dat ook niet het geval zijn, log dan een ticket bij het Service Center om toegang te vragen voor Autorisatiebeheer. 

Na het inloggen in Mijn.youforce.com ga ik naar het tabblad beheer. Als ik zoek op 'configuratie links' dan zie ik het proces 'configuratie links Mijn Youforce' niet. Hoe kan ik zorgen dat ik toegang krijg?

Matthias legt dit uit tijdens de webinar. Check de opname om dit terug te kijken. Hier ook nog even de korte uitleg: Je zult hiervoor in autorisatiebeheer de beheerdersgroep toegang moeten geven tot 'configuratie links'. Deze staat onder applicatie Mijn Youforce.  

Kan ik vanuit een andere autorisatie kijken in Mijn Youforce?

Nee, je kan alleen datgene zien waar je zelf rechten toe hebt. Je zou voor het testen een pilotgroep aan kunnen maken of misschien voor jezelf extra gebruikers aanmaken met bepaalde rechten. 

Ik zie niet alle tegels die ik in Toegangsbeheer heb toegevoegd, hoe kan dit? 

Dit is afhankelijk van jouw inrichting in Autorisatiebeheer. Mijn Youforce kijkt op dit moment alleen naar Autorisatiebeheer voor jouw autorisaties. Wanneer je Autorisatiebeheer hebt ingericht dan zul je ook de andere processen en tegels zien

URL 

Hoe krijg ik de nieuwe look en feel te zien?

Als je inlogt in mijn.youforce.com zul je automatisch de nieuwe look and feel te zien krijgen. 

Ik kan niet inloggen omdat mijn gebruikersnaam niet te vinden is

Je kunt dezelfde gebruikersnaam gebruiken als waarmee je inlogt met portal.youforce.com of via admin.youforce.com. Is het inmiddels gelukt?

Als je het ingericht hebt blijft de link hetzelfde toch? Dan pakt het toch automatisch de versie met configuratie?

 Ja de link mijn.youforce.com blijft hetzelfde. Door de switch Proces weergave te activeren bepaal je of je de applicatieweergave of de procesweergave van Mijn Youforce ziet. 

Betekent dit dat inloggen (buiten SSO) alleen via mijn.youforce.com kan ipv portal.youforce.com ?

Om met mijn Mijn Youforce te kunnen werken wordt de nieuwe URL om in te loggen inderdaad mijn.youforce.com. Op termijn zal portal.youforce.com en daarmee ook de oude portal gaan vervallen. 

Waarom opent alles in een nieuw tabblad? is dat in te stellen dat alles in 1 scherm blijft?

In het verleden waren er sommige modules die openden in hetzelfde scherm (zoals Self Service) in een tabblad (zoals HR Core Beaufort) of in een nieuw venster (VerzuimManagement). Om MijnYouforce logischer te maken hebben we er voor gekozen om altijd een nieuw tabblad te openen voor ieder proces/module. Dat maakt het voor gebruikers logischer in gebruik."

Rolswitch 

Ik word steeds met mijn persoonlijke account ingelogd en kan niet switchen naar mijn rol professional?

Wanneer je een Youforce account hebt waarbij medewerker en professional gekoppeld zijn, dan hoef je niet te switchen. Door middel van het gebruiken van de tabbladen zie jij de processen voor die verschillende rollen. Onder persoonlijk vind jij al jouw medewerker processen en onder beheer vind jij alle processen als applicatiebeheerder. 

Ik begrijp dat je HR voor anderen ook kan gebruiken voor processen van professionals, bv. de salarisadministratie. Daar werken we nu met een handmatig aangemaakt IC-account met certificaat naast het automatisch aangemaakte medewerkeraccount. Het zou fijn zijn als alles gestart kan worden vanuit dit automatische medewerkeraccount. Als dat kan, is het dan nog nodig om een certificaat aan te maken? Verder zie ik dat je ook vanuit Autorisatiebeheer rollen kunt aanmaken. Wanneer doe je dat in Beaufort en wanneer in Autorisatiebeheer?
Met Mijn Youforce kun je gebruik maken van één account voor de medewerker en de professional. Het is daarbij wel nog nodig om een certificaat aan te maken, omdat we daarmee zien dat de gebruiker professional is. In Autorisatiebeheer kun je geen rollen aanmaken. De rollen uit Autorisatiebeheer komen uit Beaufort. 

Met Mijn Youforce kun je gebruik maken van één account voor de medewerker en de professional. Het is daarbij wel nog nodig om een certificaat aan te maken, omdat we daarmee zien dat de gebruiker professional is. Geldt dat ook voor beheerders?

 Ja, dit geldt voor alle gebruikers. Het kan zijn dat als een beheerder een 'level 2' applicatie opent, er nogmaals wordt gevraagd om even te verifiëren met PingID zodat we zeker weten dat jij het echt mag openen. 

Je hebt nu enkel de rol 'hr voor anderen'. krijg je dan alle rechten te zien van alle rollen door elkaar? nu kun je de afdelingen verdelen over verschillende rollen. wij maken hier gebruik van mbv back up managers

Onder HR voor anderen zie je inderdaad alle rechten die je hebt om HR taken voor anderen uit te voeren

HR voor anderen

Ik zie het tabblad HR voor anderen niet. Ik ben even kwijt hoe ik ervoor zorg dat ik deze optie te zien krijg in mijn youforce?

Er zijn twee opties waardoor je het tabblad niet kan zien.
1. Over het algemeen heb je als beheerder geen rol als manager. De rechten die je gekoppelt hebt aan die rol, zul je daardoor ook niet terug zien in Mijn Youforce. Check hiervoor ook even de uitleg rondom de pyramide van autorisatiebeheer. 
2. Het kan zijn dat je wel deze rechten hebt in de processen van Self Service of in autorisatiebeheer die op hr voor anderen zichtbaar zouden moeten zijn. Dan kan je controleren of je op de pagina 'configuratie links mijn youforce' of je onder HR voor anderen categorieën hebt gekoppeld en daaraan ook processen hebt toegvoegd (waar je recht op hebt om te zien).

Wat is functie Flex Benefits voor anderen?

Flex Benefits voor andere is de toegang tot de module Flex Benefits, maar is zichtbaar op de tab in Mijn Youforce HR voor anderen. Dit is de plek waar de manager bijvoorbeeld de taken voor een ander op kan pakken.

Categorieën

Waarom voeg je bij HR voor anderen Declaraties toe? Bij ons worden deze alleen ingediend door de medewerker. 

In de  declaratie module kan je stappen inbouwen om goed te keuren. Degenen die moeten goedkeuren zijn over het algemeen managers of salarisadministrateurs. Wij voegen onder declaraties het proces: declaraties in bulk controleren zodat bijv. de manager alle declaraties van zijn team tegelijk kan goedkeuren. 

Kun je de naam van een categorie achteraf nog aanpassen?

Nee, helaas niet. Je kan wel processen verwijderen of toevoegen maar het wijzigen van de naam is momentele niet mogelijk. Hiervoor zul je de categorie dus moeten verwijderen en weer toevoegen. Er bestaat een idee op de community waar je op zou kunnen stemmen

Ik zie niet alle aangemaakte categorieën terug bij HR voor anderen en Persoonlijk. Terwijl ik hier wel autorisatie voor heb. 
Als je een categorie hebt toegevoegd maar nog geen processen hebt toegevoegd aan de categorie, dan zal de categorie ook niet getoond worden. 

Processen

Moet je bij meerdere rollen in een proces het proces bekend maken bij zowel HR voor anderen als Persoonlijk?

Ja, in principe is het de bedoeling dat je per tabblad aangeeft welke processen zichtbaar zullen zijn. Mocht er dus inderdaad een Self Service proces zowel ingediend kunnen worden door de medewerker maar ook door de manager en salarisadminstrateur dan zul je het proces moeten toevoegen HR voor anderen (2x) en aan persoonlijk. 

Kan je de volgorde van weergeven ook beinvloeden bij de processen?

Op dit moment kun je de volgorde nog niet beinvloeden. Het wordt getoond op alfabetische volgorder voor de eindgebruiker. Mocht je dit graag willen kunnen, stem dan op dit idee. 

Zijn de processen voor Flex Benefits straks wel te benaderen via iPad?

We zullen op dit moment niets aanpassen aan de werking van de processen. Dit zal dus blijven zoals het nu ook werkt. 

Kunnen de processen vanuit Verzuimmanagement 2.0, dus de Dotweb cloud ook toegevoegd worden?

Op dit moment zijn de zogenaamde deeplinks, de links naar rechstreekse processen, beschikbaar voor Self Service en voor Flex Benefits. Voor verzuim 2.0 is alleen toegang tot de applicatie beschikbaar. Je kunt wel met zoektermen het de gebruikers gemakkelijker maken om snel bij het proces uit te komen. 

Hoe krijg je een overzicht van alle processen, zodat je zeker weet dat je niets vergeet om aan te bieden via de links?

We hebben geen overzicht vanuit de configuratie links Mijn Youforce. Wel kan je natuurlijk checken of je alles hebt toegevoegd vanuit het inrichtingsrapport vanuit Self Service (en dan filteren op uitsluiten startmenu 'nee'). 

Als je nu controleren declaraties toevoegt, werkt dit dan wel op al onze eigen declaratieworkflows die wij hebben die niet standaard visma flows zijn? Ik vind dit nog erg verwarrend.

Als je dit nu toevoegt dat geldt het voor de declaraties vanuit de nieuwe declaratie module.Dit gaat nog niet over de declaraties in Self Service.

Self Service Processen

Ik zie bij toevoegen van processen twee nieuwe medewerker. Hoe weet je welke juist is?

In dit Kennisartikel leggen we je verder uit hoe dit werkt en wat je het beste kan doen. 

Klopt het dat niet alle workflows die je in selfservice hebt hier zichtbaar zijn om als proces te kiezen?

Je zou alle workflows die een startactiviteit hebben en actief zijn moeten zien om te kunnen koppelen.

Zitten niet actieve workflows vanuit HRSS ook in de keuzelijst processen?

Nee, deze zijn uitgesloten.

Hoe zie ik het archief in Self Service?

Je kunt bij processen de module Self Service toevoegen en dan kan je de applicatie benaderen zoals je dat nu gewend bent. Op die manier kan je ook archief benaderen. Tevens werken we er nu aan om ervoor te zorgen dat Gedaan/Archief zichtbaar wordt onder HR voor anderen. 

Hoe weet je of voor een gekoppeld proces de deeplink al werkt?

Dit kun je testen door erop te klikken. Als het goed is wordt je vanuit Mijn Youforce doorgelinkt naar het juiste proces binnen Self Service en Flex Benefits.

In Home kun je je eigen favorieten binnen Self Service toevoegen. Kan dit straks ook binnen Mijn Youforce, zodat je een aantal processen vast kunt zetten, onafhankelijk van "recent gebruikt"?

Op dit moment is dit nog niet mogelijk. Maar je kunt dit idee delen op ons ideeën portaal. Wij zullen dan onderzoeken of we dit aan Mijn Youforce toe kunnen voegen.

Ik zie ook Gedaan onder de processen staan. Is het handig om ook die toe te voegen aan Persoonlijk?

Dat is een eigen keuze. Als je jouw medewerkers toegang wilt geven aan de lijst gedaan van HRSS dan kun je deze toegang geven door het proces toe te voegen.

Autorisaties directe links

Ik heb onder Persoonlijk de categorie "Individueel Keuzebudget" ingericht met 3 processen (fiets, vakbondscontributie en Flex Benefits), maar ik zie deze niet terug onder "Persoonlijk". Hoe kan dit? Zijn dit wellicht processen in de app?

Voor de processen van Flex Benefits kijken we naar de rechten binnen de Flex Benefits, dus afhankelijk van wat er in jouw flex package zit zal getoond worden. 

Inbox

Wanneer worden de notificaties gesplitst in HR voor anderen en Persoonlijk. Nu staat alles bij elkaar. Voor PSA-medewerkers ondoenlijk om hun persoonlijke processen te herkennen.

We zullen stap voor stap de inbox verder gaan verbeteren. Hiervoor moeten ook achter de schermen nog een aantal zaken worden aangepast. Zodra die zijn uitgevoerd kunnen we volgende stappen zetten, wij houden jullie daarvan via de community en pilot groep op de hoogte. Mocht jij dit idee ook graag willen zien binnen de inbox, stem dan op dit idee. 

Wij lopen er tegenaan dat de actieve signalen uit HR Core die alleen bij de inbox terecht komen niet afgehandeld kunnen worden. Is dat een bekend issue?

Dit is niet bij ons bekend en wij hebben hier tot op heden nog geen issues van ontvangen. Zou je een support ticket willen aanmaken in het Service Center. Dan kunnen we kijken naar jouw specifieke situatie.

Kan ik ook zoeken in de ''Inbox''? naar bijvoorbeeld een medewerker of een formulier soort. 
We zullen de functionaliteiten geleidelijk aan uitbreiden en dit ook via de community aangeven. Feedback is welkom, we zien jouw idee graag tegemoet op:  https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Portaal/idb-p/nl_ra_YF_Portaal_ideas

Handige links

Kan je de links vastzetten zodat deze niet gewijzigd kan worden? Stel ik wil daar de link naar de community inzetten, zodat iedereen kan checken of er een storing is in SelfService. Het zou dan fijn zijn dese vast te kunnen zetten voor alle medewerkers en dat zij deze niet kunnen verwijderen.

Medewerkers kunnen handige links niet verwijderen. Dit kan alleen een beheerder.

Link naar Studytube ook mogelijk?

Ja, deze link kun je plaatsen in de handige links.

Banner

Kun je een banner per CEA nummer uploaden?

Nee, dit kan niet, de banner is voor heel Mijn Youforce. Je zou hiervoor altijd een idee kunnen aanmaken op de community en vanuit daar kunnen we kijken of deze wens ook leeft bij andere klanten. 

Zoekwoorden

Als hij niet recent gebruikt is, weet je toch niet direct op welke term je moet zoeken? Is er ergens een overzicht?

Ja, we hebben op deze pagina ook een excel sheet bijgevoegd waar je kan zien welke zoekwoorden zijn toegevoegd per link. Dit betreft uiteraard niet de directe links vanuit flex benefits en self service. Tevens kan je per link ook onder configuratie link Mijn Youforce ook zien per proces welke zoekwoorden door Visma | Raet zijn toegevoegd. 

Hebben jullie een lijst met meest geraadpleegde zoektermen in het systeem beschikbaar die we als voorbeeld al mee kunnen nemen?

De meest logische hebben we al toegevoegd. In het volgende artikel kan je een Excel downloaden met alle zoekwoorden die wij al hebben ingericht. Hopelijk geeft dat inspiratie: https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Portaal/Welke-proces-module-link-in-Mijn-Youforce...

Als een deel van een zoekwoord wordt ingetypt, wordt het dan ook gevonden? Of bv als een zoekwoord uit 2 woorden bestaat en men zoekt op 1 van deze 2 woorden?

Bij een deel van het zoekwoord vindt je het inderdaad ook al.

En hoofdletter kleine letter, moet dat ook apart worden toegevoegd?

Dit zou niet uit moeten maken.

Single Sign On 

Wij werken met SSO moet dan de link alleen aangepast worden om over te gaan naar Mijn.youforce ?

Je moet inderdaad de link aanpassen en dan ben je over op Mijn Youforce zonder configuratie. Zoals je straks zult zien kun je Mijn Youforce ook inrichten zodat je met de nieuwe werkwijze aan de slag kunt.

Hoe gaat het als je organisatie specifieke SSO URL hebt? Krijgen we hier dan een andere URL voor als we over willen naar Mijn Youforce?

Deze komt te vervallen. We hebben wel een login hint toegevoegd dus zo wordt je gebruikersnaam wel ingevuld en hoef je deze niet meer meerdere keren te doen.

Wij maken op dit moment bewust geen gebruik van een onyouforce account voor medewerkers, deze kunnen met ons bedrijfsaccount automatisch inloggen. Begrijp ik het goed dat dit dus gaat verwijderen?

Nee je kunt wel nog inloggen via SSO. Je vult dan op mijn.youforce.com de gebruikersnaam die jullie hebben uitgegeven (vermoedelijk het zakelijk mailadres). Daarmee herkennen wij dat het geen onyouforce account is en wordt je doorgestuurd naar jullie inlogpagina. Met de login hint wordt je gebruikersnaam automatisch gevuld en moet de gebruiker alleen nog een wachtwoord invullen. Daarna is de gebruiker ingelogd in Mijn Youforce.

Youforce app Processen (nieuwe modules)

Het is niet altijd duidelijk wat een proces is wat bij de youforce app hoort. Zeker voor degenen die de app nog niet gebruiken. Misschien door het woord "app" aan die processen toe te voegen?

In principe zijn de processen niet specifiek voor de app. De  nieuwe modules zijn zowel voor de desktop als in de app beschikbaar. In de best practice hebben we opgenomen welke processen vanuit welke module komen. 

Komt dit ook allemaal in de app?

We ontsluiten specifieke processen in de app om HR taken snel en eenvoudig af te kunnen handelen. Van deze processen is dan ook in de meeste gevallen een desktop variant beschikbaar, denk bijvoorbeeld aan het indienen van een declaratie woonwerk. In Mijn Youforce zijn meer processen beschikbaar dan in de Youforce app, denk aan de Flex Benefits processen en Self Service.

Wat is het proces Controleren declaraties?

Dit is een proces met betrekking tot de module Declaraties. Met dit proces kan je de declaraties controleren en goedkeuren.

De nieuwe ziekmelden module

Kan een medewerker zichzelf ook ziekmelden in de app?

Dit is een van de onderdelen die op de roadmap staat, dus houd de community in de gaten!

Werkt dit ook als je nog geen APIkoppeling hebt?

Wat Matthias nu laat zien is beschikbaar voor alle klanten die gebruik maken van HR Core Beaufort Online. Je kunt dan de Youforce app gaan gebruiken en de beschreven stappen volgen.

Wat is het verschil tussen Mijn Youforce en de Youforce App? Alleen de weergave voor resp. desktop en smartphone?

Mijn Youforce is de vervanging van het huidige Youforce en is het portaal waar een gebruiker bij inloggen 'binnenkomt'. De Youforce App is in dezelfde look and feel als Mijn Youforce maar heeft niet alle processen als in desktop beschikbaar zijn. Hierin staan alleen de processen die je gemakkelijk en snel moet kunnen opstarten vanaf je telefoon. Deze processen kun je ook vanuit Mijn Youforce en het huidige Youforce oppakken.

Bij bijzonderheden kun je aangeven of de MGR dit mag registreren, maar ik neem aan dat als ik een andere rol toevoeg bij ziekmelden dat deze dit dan ook mag registreren?

Dat klopt inderdaad. 

klopt het dat je een herstelmelding doet via de app dit niet terug vind in Selfservice?

Dat klopt inderdaad, maar in Ziekteverzuim hebben we hier ook mooie mogelijkheden voor. Ons advies is wel dat zodra je met Ziekteverzuim gaat werken, je de workflow in Self Service uitzet. 

kan de beheerder ook evenuteel de ziekmeldingen zien zoals in self service?

Als je als beheerder rechten hebt tot ziekte registreren voor alle medewerker, kan je ook de ziekmeldingen zien van alle gebruikers..

Deadline

Wat is de uiterlijke datum dat je over moet naar Mijn Youforce?

Op 1 december 2023 gaat het huidige portaal uit en wordt de Mijn Youforce applicatie weergave beschikbaar voor al jullie medewerkers. 

Bepaal jezelf wanneer je overgaat naar mijn.youforce ?

Tot 1 december kun je nog zelf bepalen wanneer je live gaat met Mijn Youforce. 

Wat als je niets doet?

Op 1 december 2023 gaat het huidige portaal uit en wordt de Mijn Youforce applicatie weergave beschikbaar voor al jullie medewerkers. 

Dit is een directe vervanger van het huidige portaal alleen dan wel in een moderne ‘look and feel’.

Als je niets doet kun je geen gebruik maken van de waardevolle functionaliteiten zoals:

• Directe links naar de processen van Self Service en Flex Benefits 
• Handige organisatie specifieke URL’s
• Verschil tussen ‘Persoonlijk’ en ‘HR voor anderen’ 
• Directe weergave van ‘Recent gebruikte processen’
• En alle verdere toekomstige ontwikkelingen die toegevoegd worden op Mijn Youforce

Hoe kunnen wij dan checken hoe het voor de werknemers er uit komt te zien?

Dit kan je testen met een test gebruiker en door eventueel een medewerker te vragen om samen in te loggen. Maar je kan ook jouw gebruikers samenvoegen en dan krijg je net als ons drie tabjes te zien.

[Linda_FB_WMD]

Hoi,

Hier boven staat de volgende vraag:

Hoe weet je of voor een gekoppeld proces de deeplink al werkt?

Dit kun je testen door erop te klikken. Als het goed is wordt je vanuit Mijn Youforce doorgelinkt naar het juiste proces binnen Self Service en Flex Benefits.

Als ik op een proces klik, opent wel een nieuw venster maar krijg ik de melding: 

ForbiddenAuthentication%20failed.

An error has occurred, please close your browser. If the issue persists, please contact your system administrator.

Dit geldt voor alle modules. Als ik eerst inlog via onze oude SSO link (portal.youforce.com) en daarna op mijn youforce werkt het wel goed, maar als ik rechtsreeks alleen inlog op mijn youforce krijg ik dus de melding dat ik geen toegang heb. Alle autorisaties staan in autorisatiebeheer. Ik heb autorisatiebeheer nog niet leidend laten maken omdat ik dat hierdoor niet vertrouw. 

Ik heb hier al een ticket over ingeschoten maar krijg geen reactie dus ik probeer het hier ook maar even. Zijn er meer mensen die tegen dit probleem aan lopen en hoe kan ik het oplossen?