Waarom krijg ik een beveiligingse-mail van Visma Connect?

[#1]

De vraag: 'Waarom krijg ik een beveiligingse-mail van Visma Connect?' Is de afgelopen periode vaak gesteld op de community en via het Service Center. Daarom wil ik dit via dit artikel graag toelichten. 

Wanneer krijg je deze e-mail? 

Sommige gebruikers hebben na de overstap van SSO naar Visma Connect een e-mail gekregen. Doordat niet alle medewerkers deze kregen, leek dit random. Dit is echter niet het geval. Deze e-mail wordt standaard verstuurd vanuit Visma Connect om haar gebruikers te informeren. 

Waarom deze e-mail? 

Wij nemen de beveiliging van uw gegevens serieus en willen u op de hoogte houden van hoe uw account voor Visma wordt gebruikt. Het kan voorkomen dat u gebruikmaakt van een nieuwe computer of telefoon, een andere browser, de incognitomodus, uw cookies hebt verwijderd, of dat iemand anders met uw account voor Visma is ingelogd.

De gebruikers die een e-mail hebben gekregen na de overstap naar Visma Connect, hadden al een account in Visma Connect met hun zakelijk e-mailadres. Dit kan gebruikt zijn voor bijvoorbeeld de community en/of Visma Financials. Met de overstap naar Visma Connect is aan dit account een extra applicatie toegevoegd, namelijk Youfoce. 

Waarom staat de tijd in UTC? 

Dit is gekozen door Visma Connect. Visma Connect is een internationaal bedrijf en zij hebben voor deze tijdsnotering gekozen. De tijdzone van Nederland heet Central European time; dit betekent dat het +1 UTC is in de winter en +2 UTC in de zomer.

Kan ik deze mails als beheerder uitzetten? 

Nee, deze mails worden standaard door Visma Connect gestuurd en als beheerder kun je dit niet uitzetten. 

Kan ik als beheerder de inlogpogingen van mijn gebruikers controleren? 
Wanneer de gebruiker is ingelogd met Single Sign On, dan kan je dit als klant inzien in Authentication Settings van Visma Connect. Je kunt de logging bekijken door de gebruiker op te zoeken onder het tabblad Gebruiker. Als je de gebruiker geselecteerd hebt, kan je in het linkermenu klikken op controlelogboeken. 

Wanneer een gebruiker inlogt met zijn of haar onyouforce account, kan de beheerder de laatste logindatum terug zien in Gebruikersbeheer. 

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Is het niet mogelijk om ergens in die mail de naam Youforce te vermelden?

De naam Visma zegt de meeste gebruikers niks, of in ieder geval niet in connectie met Youforce

[IljaRodenburg]

Bedankt voor de toelichting.

Het is voor users helaas niet duidelijk dat 'Visma' (in onze organisaties) 'Youforce' betreft. Het zou fijn zijn als er in de notificatie e-mail staat dat het om het aanmelden in Youforce gaat.

Gebruikers denken nu dat dit phishing e-mails zijn; en ze roepen een gevoel van onveiligheid op.

[wmvanee]

Is deze mail eenmalig vanwege de overstap naar SSO Visma Connect of kan deze mail vaker voorkomen?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Bas Menken - Gemeente Leiden en @IljaRodenburg,

Ik snap je wens inderdaad, maar aangezien dit een algemene email is vanuit Visma Connect die voor alle applicaties wordt gebruikt, is dit helaas niet mogelijk. Bij applicatie hebben we wel onyouforce staan. 

[Sabine Koelewijn]

Hallo @wmvanee, 

Deze mail kan vaker voorkomen. Bijvoorbeeld wanneer jullie met een andere applicatie gaan werken die ook gebruik maakt van Visma Connect.

[wmvanee]

Bedankt voor je bericht. 

[Brian de Graaf]

Dag Sabine,

Verschijnt deze email ook als je gebruikt maakt je eigen MFA controle ipv de visma MFA?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Brian de Graaf, 

Ja, dit staat los van de MFA. Visma Connect wordt door verschillende applicaties gebruikt. Wanneer je al een account hebt en dit account wordt gekoppeld aan een nieuwe applicatie, dan informeert Visma Connect je hierover. Dat is wat hier gebeurt.

Het gaat dus niet om de Authenticator van Visma Connect, genaamd Visma Authenticator, maar om de accounts in Visma Connect. 

[Maurice van de Pol]

Hoi @Sabine Koelewijn, waar vind ik de "Authentication Settings van Visma Connect"?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Maurice van de Pol, wanneer je hier rechten voor hebt, kan je dit in Visma Home terugvinden. Heb je de rechten niet dan kan je de rechten toevoegen in Configuratie Youforce. Dit staat uitgelegd in de handleiding Handleiding Single Sign On inrichten in Visma Connect 

[Maurice van de Pol]

@Sabine Koelewijn Dank je wel! Ik was in MijnYouforce aan het zoeken.

[Sabine Koelewijn]

@Maurice van de Pol, 

Heel begrijpelijk, maar dit is een functionaliteit van Visma Connect.

[Rob99]

Een medewerker bij ons heeft ook deze beveiligingsmail ontvangen. Hij heeft aangegeven dat hij zelf niet heeft ingelogd op dat moment maar hij ontvangt wel een mail die voor hem verdacht is. Met de uitleg van hierboven kunnen wij in dit geval niet uitleggen wat er precies gebeurd is. 

In het geval je een ander apparaat gebruikt om in te loggen is de melding te snappen. Niet als er niet ingelogd is door de medewerker. In deze situatie zou het ook voor wenselijk zijn dat we precies weten waarom de mail is verzonden. Kan dit verbeterd worden in het mail bericht?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Rob99, 

Aangezien deze mail verstuurd wordt vanuit Visma Connect, kunnen wij deze niet aanpassen. Maar ik zal jouw feedback wel aan hen doorgeven.