Wat ziet een Self Service gebruiker in Mijn Youforce bij verlies van autorisatie alle afdelingen?

[#1]

In de uitleg van dit kennisbank artikel gaan we uit van de vastlegging van rollen in de organisatiestructuur van HR Core Beaufort.

Stel een manager verlaat de organisatie. In HR Core Beaufort kan je eenvoudig via de ‘roltoewijzing persoon’ alle roltoewijzigingen beëindigen. Neem als voorbeeld deze manager waarbij per 30-04-2023 alle roltoewijzingen eindigen:

Stel je voert op 03-05-2023 in de middag om 16:00 met terugwerkende kracht deze beëindiging in. De gegevens gaan vanuit HR Core Beaufort -> Self Service. Self Service zal deze wijzigingen verwerken en in de nachtverwerking zorgen dat deze gebruiker géén links naar de Self Service workflows in Mijn Youforce meer ziet.

In de tussentijd (dus ná aanpassing in HR Core Beaufort en vóór de nachtverwerking) zal deze manager nog wel de links in Mijn Youforce zien. Als deze gebruiker klikt op bijvoorbeeld de workflow ‘Wijzigen contract’ zal hij worden omgeleid naar Self Service in de medewerkers. Dat is het onderdeel waar de gebruiker nog wel rechten heeft. Er komt dus géén foutmelding, maar een scherm als volgt:

In het geval de gebruiker zowel géén rol meer heeft als volledig uitdienst is (het dienstverband van de betreffende manager is dus ook beëindigd per 30-04-2023) én in de tabel ‘Eindgebruiker’ heb je óók de einddatum vastgelegd zoals hieronder:

Dan zal de manager tot de nachtverwerking na het aanklikken van bijvoorbeeld de workflow ‘Wijzigen contract’ de volgende melding zien in het tabblad van Self Service:

Vanaf de volgende ochtend is de link in MijnYouforce volledig verdwenen en zal de gebruiker dus helemaal niet meer in Self Service kunnen komen.

Note: vanaf mei 2023 worden de directe links naar Self Service vanuit Mijn Youforce beschikbaar gesteld. Diverse pilot organisaties helpen actief bij de introductie van deze rechtstreekse links. Dit kennisbankartikel zal worden geupdate aan de hand van feedback van pilot organisaties. Een meer algemene update over zowel de links van FlexBenefits als Self Service kan je lezen in dit artikel.