Kennisbank Youforce Portaal

Op 18 september vanaf 18:00 uur stappen we over naar Visma Connect. Deze overgang brengt enkele wijzigingen met zich mee voor het aanmaken van nieuwe accounts in Gebruikersbeheer. Daarom bij deze een bijgewerkte handleiding voor Gebruikersbeheer met onyouforce accounts in Visma Connect, ter vervanging van de handleiding met het huidige account management.

In sommige gevallen komt het voor dat een HR-professional twee verschillende accounts heeft voor Youforce. Veelal is dit bekend onder de term IC-account (als professional) en R-account (medewerker-account). De reden hiervoor zijn divers. Denk aan: Een HR-professional werkt al erg lange tijd met Youforce. Misschien zelfs al vóór de introductie van de digitale salarisstrook en Self Service. Vroeger hadden medewerkers nog geen toegang tot Youforce. Enkel en alleen HR-professional hadden toegang, voor bijvoorbeeld Gemal of Betaalmanager. In de loop van de jaren hebben medewerkers toegang gekregen tot Youforce, waarmee deze HR-professional ook automatisch een extra tweede Youforce account kreeg. Een HR-professional is gestart op interim basis. Mogelijk worden/werden externe/ZZp-ers niet vastgelegd in HR Core. Daarom was het logisch om een los IC-account aan te maken voor deze interim collega. Maar na verloop van tijd bevalt deze interim collega het werk zo goed dat hij/zij besluit om indienst te komen. De indiensttreding als medewerker heeft gezorgd voor een nieuw extra account als medewerker.   Naast deze scenario’s zijn er nog diverse redenen te bedenken zoals, fusies, splitsingen, outsourcing etc. etc. Maar allen met dezelfde uitkomst. Iemand heeft zowel een IC-account als een R-account voor Youforce. Er zijn diverse reden waarom je voortaan wil dat de HR-professional voortaan nog maar één account heeft. Relevante argumenten kunnen zijn: Gebruiksgemak voor de HR-professional. Immers één gebruikersnaam en wachtwoord (eventueel met Single Sign On) is altijd makkelijker Noodzakelijk in het gebruik van roltoewijzing. Steeds meer onderdelen binnen Youforce maken gebruik van de vastgelegde roltoewijzing in de organisatiestructuur. Deze kan enkel en alleen gekoppeld worden aan een persoon die is opgenomen in HR Core. Meer controle over autorisaties. De IC-accounts zijn handmatig aangemaakte accounts. Dit betekent veelal extra procedures om te zorgen dat het account goed wordt afgesloten zodra een HR-professional uitdienst gaat. Als de rechten van  HR-professional zijn gekoppeld aan de reguliere R-accounts dan werken alle gebruikelijke controle mechanismen. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om de uitdienst gegevens van dienstverbanden te controleren met nog actieve roltoewijzingen.   Zodra je ervoor kiest om te stoppen met een IC-account en de rechten toe te kennen aan het R-account dan zijn de volgende stappen raadzaam om na te lopen. We verdelen het in: Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stappen per gebruiker   Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stel je hebt binnen je organisatie meerdere ‘salarisadministrateurs’ die op dit moment nog één IC-account en één R-account hebben. Dan voer je eenmalig de volgende stappen uit:  Applicatie Waar Wat en hoe HR Core Online Ga naar Organisatie / Tabellen org. eenheid / Rollen org. eenheid (170005) Maak een nieuwe rol aan. Zoals ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’ HR Core Online Ga naar Organisatie / Roltoewijzing persoon (70010) Geef de collega HR-professionals in één keer de nieuwe rol voor alle relevante organisatorische eenheden Autorisatiebeheer Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Autorisatiebeheer Maak een nieuw autorisatieprofiel aan voor de rol  ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’.  Gebruik ter inspiratie de Best Practice Autorisatiebeheer Personeelsdossier Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Autorisatie Personeelsdossier Ga naar de nieuwe rol ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’ en ken alle relevante privileges toe Configuratie Youforce Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie Youforce Overweeg, op basis van het artikel over SSO voor Professionals, om Single Sign On voor Professionals toe te staan.     Stappen per gebruiker Vervolgens voer je per HR-professional de volgende stappen uit. Dit doe je dus voor iedere collega ‘salarisadministrateur’. Natuurlijk afhankelijk van of/hoe de applicaties binnen jouw organisatie worden gebruikt. Applicatie Waar Wat en hoe Digitale Handtekening Portaal Zorg dat er in Dashboard digitale handtekening geen openstaande enveloppen zijn Conform het idee 'meerdere gebruikers inzage in digtale handtekening portaal' kan je nu geen enveloppen inzien die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Het is dus raadzaam om alle openstaande enveloppen eerst af te ronden voordat de gebruiker wordt omgezet. Mijn Visma|Raet Maak een ticket aan onder HR Core Beaufort Online via de optie ‘SC2 New Account HR Core online’ Vul de aanvraag in met de gegevens van het R-account. HR Core Online Ga naar Applicatiebeheer / Autorisatie / Gebruikers (100001) Zorg ervoor dat bij de gebruiker ‘Netwerk id’ wordt gevuld met het R-account Self Service Ga naar Beheer / Gebruikers Definitie / PSA gebruikers Voeg de collega met zijn R-account wordt opgenomen in deze lijst Self Service Ga naar Beheer / Autorisatie / Gebruikersrol Koppel het nieuw aangemaakte PSA-account aan het juiste activiteitenprofiel en afdelingsgroep Payroll Gemal Direct Ga naar Autorisatie / Autorisatie Algemeen / Synchroniseer autorisatie Zodra de autorisaties zijn gesynchroniseerd ken je de juiste rechten toe aan het R-account onder ‘Applicatiebeheerders’, 'Autorisatie inrichting’, ‘Autorisatie Integratie’, ‘Autorisatie Payroll Manager’ & ‘Autorisatie Salarisdossier’   Loonaangifte Gemal Ga naar Beheer / Autorisatie Gebruikers Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft Betaalmanager Ga naar Beheer / Autorisaties toekennen Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft Gebruikersbeheer Zoek het R-account op Kies voor de optie 'details bekijken' en zet het vinkje bij 'Professional' aan (op groen) Gebruikersbeheer Zoek het R-account op Gebruik je Single Sign On. Controleer dan of hier al de ''External Identity'' gevuld? Dan is het goed. Controleer ook voor de zekerheid of hetzelfde ''netwerknaam en/of identity'' niet gevuld is bij het IC-account. Flex Benefits Ga naar Configuratie Flex Benefits / Onderhouden beheerder Zorg dat de collega op zijn  R-account de juiste rechten krijgt Verzuim Management Ga naar Gebruikersbeheer Zorg dat bij de gebruiker het Youforce ID (R-account) staat gevuld staat bij het RaetUserID Reporting Heeft gebruiker 'eigen rapporten'? Laat de gebruiker zijn/haar eigen rapporten promoveren. Of laat hem/haar rapporten als bulk exporteren en vervolgens importeren op het nieuwe R-account. Performance Management Ga naar / Performance Management / Beheer / Beheerders. Zoek "oude" IC nummer op, en verwijder dat. Klik nieuwe beheerder Zoek de nieuwe beheerder op, door de eerste drie letters van de naam in te typen, Selecteer die gebruiker en sla op.   💡Heb je alle rechten toegevoegd aan het R-account? Blokkeer tijdelijk het IC-account (zodat je collega daar niet meer mee per ongeluk kan inloggen). Laat je collega meerdere werkdagen alles doen op het R-account. Weet je zeker dat alles volledig werkt op het R-account? Voor dan alle stappen uit voor het opheffen van het oude IC-account, net zoals je zou doen als die collega uitdienst was gegaan.

In Gebruikersbeheer kan je door de verschillende schermen/statussen zien of een e-mail verstuurd is en/of een account door de gebruiker geactiveerd is. Wanneer het account nog niet geactiveerd is, ziet de status er als volgt uit:      Als je op Account aanmaken klikt krijg je deze status:     Zodra het account is aangemaakt, wordt een e-mail verstuurd naar de gebruiker. In Gebruikersbeheer verandert het scherm dan naar deze status:     Je kunt zien dat het account nog niet geverifieerd is. Dat houdt in dat de gebruiker nog geen gebruikersnaam en wachtwoord heeft aangemaakt voor dit account. Wanneer dit wel in gebeurt verandert het scherm weer en krijg je deze status:     Je kunt nu voor dit account de bypass aanzetten en/of apparaten ontkoppelen.    Voor een uitgebreidere uitleg van deze functionaliteit verwijs ik je door naar de handleiding   .