Kennisbank Youforce Portaal

Onboarding is een belangrijk onderdeel binnen Youforce. Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, wil je als organisatie dat dit zo soepel mogelijk verloopt. Als medewerker kan je inloggen met Single Sign On of met een onyouforce account. Welke manier van inloggen je als organisatie kiest heeft invloed op de account-onboarding van de medewerker. We hebben hierin de volgende scenario’s:     De manier van inloggen heeft niet alleen invloed op de onboarding, maar ook op de offboarding. Hoe ga je namelijk om met medewerkers die de organisatie verlaten en wel nog inzage willen houden in hun Personeelsdossier? En dan heb je nog de optionele stap dat een medewerker weer terug in dienst komt.  In dit artikel worden de vijf bovengenoemde scenario’s stap voor stap beschreven.Je kunt op het scenario klikken en dan wordt je doorgestuurd naar het desbetreffende hoofdstuk.    In dit artikel wordt gesproken over gebruikers en accounts. Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt en daarom wil ik deze graag eerst toelichten. Wanneer je een nieuwe medewerker opvoert is deze medewerker als ‘persoon’ bekend in HR Core Beaufort. Wanneer vervolgens de P15013 Youforce gebruiker op 'J' staat, wordt voor deze persoon een gebruiker aangemaakt in Gebruikersbeheer. Maar alleen met een gebruiker kan je nog niet inloggen, daarvoor heb je een account nodig. Er zijn twee soorten accounts, het onyouforce account of de external identity (het SSO account). Een gebruiker en een account zijn dus niet hetzelfde.    1 Alle medewerkers loggen alleen in met onyouforce accounts Wanneer al jouw medewerkers inloggen met een onyouforce account, kan je in Configuratie Youforce instellen dat accounts automatisch worden aangemaakt.  Wanneer een nieuwe medewerker via Self Service wordt ingevoerd en in Beaufort de P15013 Youforce gebruiker op 'J' staat, wordt een gebruiker aangemaakt in Gebruikersbeheer en krijgt de medewerker een e-mail om het account te activeren. De mail wordt verstuurd zodra de gebruiker is aangemaakt. De medewerker kan in de e-mail op de activatielink klikken en kan het account aanmaken en inloggen in Mijn Youforce en de app.  De activatielink is 7 dagen geldig. Wanneer deze is verlopen kan de beheerder de account-activatie e-mail opnieuw versturen.  1.1 Medewerker uit dienst Wanneer de medewerker uit dienst gaat, kan hij of zij toegang tot het account behouden. Het is aan de beheerder hoe lang een (ex)medewerker in mag loggen in Youforce. De beheerder kan in Gebruikersbeheer het account van de medewerker of de gebruiker zelf verwijderen. Ons advies is om alleen het account te verwijderen. Wanneer de (ex)medewerker dan opnieuw in dienst komt, kan dezelfde gebruiker gebruikt worden. Alleen het account moet opnieuw geactiveerd worden.  1.2 Autorisaties In Autorisatiebeheer kan je inrichten welke rechten een toekomstige of voormalige medewerker mag hebben door een autorisatie aan te maken voor alle gebruikers. Dit is de eerste laag in de pyramide (zoals beschreven in dit artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?) en geeft rechten voor all gebruikers. Zodra de indienstdatum is ingegaan krijgt de medewerker meer rechten en dat kan je inrichten met de autorisatie toegepast voor medewerkers.    Hoe maak je een nieuwe autorisatie of pas je een bestaande aan? Controleer daarvoor deze handleiding over Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer inrichten.   2 Alle gebruikers loggen alleen in met Single Sign On Inloggen met Single Sign On houdt in dat medewerkers inloggen met organisatie accounts. Over het algemeen gaat dit over het zakelijk e-mailadres. Medewerkers kunnen dan met hetzelfde account inloggen binnen dezelfde systemen van jouw organisatie en de organisatie is verantwoordelijk voor de accounts.    Wanneer jouw medewerkers alleen inloggen met Single Sign On, is het belangrijk dat de Account instellingen in Configuratie Youforce op ‘Nooit’ staan. Op deze manier worden onyouforce accounts niet automatisch aangemaakt. Je kunt deze eventueel wel handmatig aanmaken in Gebruikersbeheer.    Wanneer een nieuwe medewerker via Self Service wordt ingevoerd en in Beaufort de P15013 Youforce gebruiker op 'J' staat, wordt een gebruiker aangemaakt in Gebruikersbeheer. Wanneer de gebruiker in moet kunnen loggen met Single Sign On, is het belangrijk dat in Gebruikersbeheer de external identity of de SSO ID gevuld wordt. Dit kan handmatig, via ‘Groepsgewijs netwerknamen opvoeren’ of automatisch met de IAM API.  Zodra de SSO ID gevuld is kan de gebruiker met dat ID inloggen in Mijn Youforce en de app.  2.1 Medewerker uit dienst Wanneer de medewerker uit dienst gaat, kan hij of zij toegang tot het account behouden. Het is aan de beheerder hoe lang een (ex)medewerker in mag loggen in Youforce. De beheerder kan in Gebruikersbeheer de SSO ID verwijderen. Ons advies is om alleen de SSO ID te verwijderen. Wanneer de (ex)medewerker dan opnieuw in dienst komt, kan dezelfde gebruiker gebruikt worden. Dan moet alleen de SSO ID opnieuw gevuld worden.    Wil je dat jouw gebruikers toch nog kunnen inloggen zonder SSO, dan kan dit met een onyouforce account. Dit wordt verder toegelicht in scenario 4 en 5.  2.2 Autorisaties In Autorisatiebeheer kan je inrichten welke rechten een toekomstige of voormalige medewerker mag hebben door een autorisatie aan te maken voor alle gebruikers. Dit is de eerste laag in de pyramide (zoals beschreven in dit artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?) en geeft rechten voor all gebruikers. Zodra de indienstdatum is ingegaan krijgt de medewerker meer rechten en dat kan je inrichten met de autorisatie toegepast voor medewerkers.    Hoe maak je een nieuwe autorisatie of pas je een bestaande aan? Controleer daarvoor deze handleiding over Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer inrichten.   3 Toekomstige medewerkers loggen in met een onyouforce account en na indienstdatum met Single Sign On Wanneer jouw toekomstige medewerkers inloggen met een onyouforce account. Kan je in Configuratie Youforce instellen dat accounts automatisch worden aangemaakt.  Wanneer een nieuwe medewerker via Self Service wordt ingevoerd en in Beaufort de P15013 Youforce gebruiker op 'J' staat, wordt een gebruiker aangemaakt in Gebruikersbeheer en krijgt de medewerker een e-mail om het account te activeren. De mail wordt verstuurd zodra de gebruiker is aangemaakt.  De medewerker kan in de e-mail op de activatielink klikken en kan het account aanmaken en inloggen in Mijn Youforce en de app.  De activatielink is 7 dagen geldig. Wanneer deze is verlopen kan de beheerder de account-activatie e-mail opnieuw versturen.  3.1 Inloggen met Single Sign On Zodra het SSO ID of de external identity beschikbaar is, kan deze ingevuld worden in Gebruikersbeheer. Dit kan handmatig, via ‘Groepsgewijs netwerknamen opvoeren’ of automatisch met de IAM API. De medewerker kan vanaf dat moment ook inloggen met Single Sign On. De organisatie moet de medewerker hier wel over informeren.  Het is aan de organisatie of zij het onyouforce account van deze gebruiker behouden of dat zij deze verwijderen. In Gebruikersbeheer kan de beheerder de onyouforce accounts verwijderen. Zodra het onyouforce account verwijderd is, kan de gebruiker alleen nog maar inloggen met Single Sign On.  3.2 Medewerker uit dienst Wanneer de medewerker uit dienst gaat, kan hij of zij toegang tot het account behouden. Het is aan de beheerder hoe lang een (ex)medewerker in mag loggen in Youforce. De beheerder kan in Gebruikersbeheer de SSO ID verwijderen. Ons advies is om alleen de SSO ID te verwijderen. Wanneer de (ex)medewerker dan opnieuw in dienst komt, kan dezelfde gebruiker gebruikt worden. Dan moet alleen de SSO ID opnieuw gevuld worden.    Wanneer je de gebruiker hebt verwijderd en de medewerker komt toch terug in dienst, dan kan je voor deze medewerker een nieuwe gebruiker aanmaken. Maar het persoonsnummer is dan nog gekoppeld aan een ander ID en daarom zul je een ticket aan moeten maken bij het Service Center zodat wij dit kunnen herstellen.  3.3 Autorisaties In Autorisatiebeheer kan je inrichten welke rechten een toekomstige of voormalige medewerker mag hebben door een autorisatie aan te maken voor alle gebruikers. Dit is de eerste laag in de pyramide (zoals beschreven in dit artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?) en geeft rechten voor all gebruikers. Zodra de indienstdatum is ingegaan krijgt de medewerker meer rechten en dat kan je inrichten met de autorisatie toegepast voor medewerkers.    Hoe maak je een nieuwe autorisatie of pas je een bestaande aan? Controleer daarvoor deze handleiding over Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer inrichten.   4 Medewerkers loggen in met Single Sign On, maar ex-medewerkers met een onyouforce account Inloggen met Single Sign On houdt in dat medewerkers inloggen met organisatie accounts. Over het algemeen gaat dit over het zakelijk e-mailadres. Medewerkers kunnen dan met hetzelfde account inloggen binnen dezelfde systemen van jouw organisatie en de organisatie is verantwoordelijk voor de accounts.    Wanneer jouw medewerkers alleen inloggen met Single Sign On, is het belangrijk dat de Account instellingen in Configuratie Youforce op ‘Nooit’ staan. Op deze manier worden onyouforce accounts niet automatisch aangemaakt. Je kunt deze eventueel wel handmatig aanmaken in Gebruikersbeheer.  Wanneer een nieuwe medewerker via Self Service wordt ingevoerd en in Beaufort de P15013 Youforce gebruiker op 'J' staat, wordt een gebruiker aangemaakt in Gebruikersbeheer. Wanneer de gebruiker in moet kunnen loggen met Single Sign On, is het belangrijk dat in Gebruikersbeheer de external identity of de SSO ID gevuld wordt. Dit kan handmatig, via ‘Groepsgewijs netwerknamen opvoeren’ of automatisch met de IAM API.  Zodra de SSO ID gevuld is kan de gebruiker met dat ID inloggen in Mijn Youforce en de app.  4.1 Medewerker uit dienst Wanneer de medewerker uit dienst gaat, kan hij of zij toegang tot Youforce behouden. Wanneer SSO niet meer mogelijk is, omdat het zakelijk e-mailadres bijvoorbeeld niet meer beschikbaar is, kan je een onyouforce account voor deze gebruikers aanmaken.    Dit onyouforce account wordt naar het zakelijk e-mailadres van de medewerker gestuurd, tenzij het zakelijk e-mailadres niet bekend is, dan sturen we het naar het persoonlijk e-mailadres zoals dat bekend is in HR Core. In andere woorden: zolang het zakelijke e-mailadres in Beaufort staat wordt de e-mail voor account-activatie naar het zakelijk e-mailadres gestuurd. Het is daarom belangrijk dat de medewerker het Onyouforce account activeert voor de laatste werkdag.    De medewerker kan in Persoonlijke instellingen een e-mailadres voor accountherstel toevoegen, maar je kan dit ook als beheerder in Gebruikersbeheer aanpassen. Zo kan je de verantwoordelijkheid bij de gebruiker leggen, terwijl je toch bij kan springen wanneer de medewerker dit niet heeft gedaan. Attendeer de medewerker erop om deze te controleren en het persoonlijke e-mailadres toe te voegen. Hiervoor hebben wij dit kennisartikel beschikbaar Hoe kan ik mijn e-mailadres voor accountherstel wijzigen voor mijn onyouforce account?  Het is aan de beheerder hoe lang een (ex)medewerker in mag loggen in Youforce. De beheerder kan in Gebruikersbeheer het account van de medewerker of de gebruiker zelf verwijderen. Ons advies is om alleen het account te verwijderen. Wanneer de (ex)medewerker dan opnieuw in dienst komt, kan dezelfde gebruiker gebruikt worden. Alleen het account moet opnieuw geactiveerd worden.  4.2 Autorisaties In Autorisatiebeheer kan je inrichten welke rechten een toekomstige of voormalige medewerker mag hebben door een autorisatie aan te maken voor alle gebruikers. Dit is de eerste laag in de pyramide (zoals beschreven in dit artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?) en geeft rechten voor all gebruikers. Zodra de indienstdatum is ingegaan krijgt de medewerker meer rechten en dat kan je inrichten met de autorisatie toegepast voor medewerkers.    Hoe maak je een nieuwe autorisatie of pas je een bestaande aan? Controleer daarvoor deze handleiding over Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer inrichten.   5 Toekomstige medewerkers loggen in met een onyouforce account, daarna met Single Sign On en ex-medewerkers met een onyouforce account Wanneer jouw toekomstige medewerkers inloggen met een onyouforce account. Kan je in Configuratie Youforce instellen dat accounts automatisch worden aangemaakt.  Wanneer een nieuwe medewerker via Self Service wordt ingevoerd en in Beaufort de P15013 Youforce gebruiker op 'J' staat, wordt een gebruiker aangemaakt in Gebruikersbeheer en krijgt de medewerker een e-mail om het account te activeren. De mail wordt verstuurd zodra de gebruiker is aangemaakt.  De medewerker kan in de e-mail op de activatielink klikken en kan het account aanmaken en inloggen in Mijn Youforce en de app.  De activatielink is 7 dagen geldig. Wanneer deze is verlopen kan de beheerder de account-activatie e-mail opnieuw versturen.  5.1 Inloggen met Single Sign On Zodra het SSO ID of de external identity beschikbaar is, kan deze ingevuld worden in Gebruikersbeheer. Dit kan handmatig, via ‘Groepsgewijs netwerknamen opvoeren’ of automatisch met de IAM API. De medewerker kan vanaf dat moment ook inloggen met Single Sign On. De organisatie moet de medewerker hier wel over informeren.  Het is aan de organisatie of zij het onyouforce account van deze gebruiker behouden of dat zij deze verwijderen. In Gebruikersbeheer kan de beheerder de onyouforce accounts verwijderen. Zodra het onyouforce account verwijderd is, kan de gebruiker alleen nog maar inloggen met Single Sign On.  5.2 Medewerker uit dienst Wanneer de medewerker uit dienst gaat, kan hij of zij toegang tot Youforce behouden. Wanneer SSO niet meer mogelijk is, omdat het zakelijk e-mailadres bijvoorbeeld niet meer beschikbaar is, kan je een onyouforce account voor deze gebruikers aanmaken.    Dit onyouforce account wordt naar het zakelijk e-mailadres van de medewerker gestuurd, tenzij het zakelijk e-mailadres niet bekend is, dan sturen we het naar het persoonlijk e-mailadres zoals dat bekend is in HR Core. In andere woorden: zolang het zakelijke e-mailadres in Beaufort staat wordt de e-mail voor account-activatie naar het zakelijk e-mailadres gestuurd. Het is daarom belangrijk dat de medewerker het Onyouforce account activeert voor de laatste werkdag.    De medewerker kan in Persoonlijke instellingen een e-mailadres voor accountherstel toevoegen, maar je kan dit ook als beheerder in Gebruikersbeheer aanpassen. Zo kan je de verantwoordelijkheid bij de gebruiker leggen, terwijl je toch bij kan springen wanneer de medewerker dit niet heeft gedaan. Attendeer de medewerker erop om deze te controleren en het persoonlijke e-mailadres toe te voegen. Hiervoor hebben wij dit kennisartikel beschikbaar Hoe kan ik mijn e-mailadres voor accountherstel wijzigen voor mijn onyouforce account?  Het is aan de beheerder hoe lang een (ex)medewerker in mag loggen in Youforce. De beheerder kan in Gebruikersbeheer het account van de medewerker of de gebruiker zelf verwijderen. Ons advies is om alleen het account te verwijderen. Wanneer de (ex)medewerker dan opnieuw in dienst komt, kan dezelfde gebruiker gebruikt worden. Alleen het account moet opnieuw geactiveerd worden.  5.3 Autorisaties In Autorisatiebeheer kan je inrichten welke rechten een toekomstige of voormalige medewerker mag hebben door een autorisatie aan te maken voor alle gebruikers. Dit is de eerste laag in de pyramide (zoals beschreven in dit artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?) en geeft rechten voor all gebruikers. Zodra de indienstdatum is ingegaan krijgt de medewerker meer rechten en dat kan je inrichten met de autorisatie toegepast voor medewerkers.    Hoe maak je een nieuwe autorisatie of pas je een bestaande aan? Controleer daarvoor deze handleiding over Autorisatiebeheer Handleiding Autorisatiebeheer inrichten.

Wanneer je in Gebruikersbeheer een onyouforce account aanmaakt, is dit ook een Visma Connect account. Je kunt daardoor alle gebruikers met een onyouforce account toevoegen als Authenticatie beheerder.    Maar wanneer een ICT specialist geen onyouforce gebruiker heeft en deze ook niet nodig heeft, kan je een Visma Connect account aanmaken. Gebruik daarvoor deze link. Klik vervolgens op Create account. Vul je voornaam, achternaam en e-mailadres in en klik op Sign up. Deel dit e-mailadres vervolgens met de Youforce Beheerder. De Youforce beheerder kan dit e-mailadres invullen bij de Authenticatiebeheerders en daarmee de rol toekennen.   Met deze stappen is het account aangemaakt en kan de Youforce beheerder in Configuratie Youforce de IT specialist toevoegen als Authenticatiebeheerder.

Met de overgang naar Visma Connect kunnen wij een, naar mijn mening, mooie nieuwe functionaliteit toevoegen, namelijk de backupcode.    Wat is de backupcode? De backupcode is een eenmalige code die gebruikt kan worden als tweefactorauthenticatie. Dit is fijn om achter de hand te hebben voor wanneer je bijvoorbeeld je telefoon bent vergeten, verloren of vernieuwd hebt.    Hoe krijg je een backupcode? Wanneer de gebruiker een account activeert, krijgt hij of zij een backupcode. Mocht de gebruiker tijdens het inloggen geen toegang hebben tot het apparaat voor de tweefactorauthenticatie, dan kan de gebruiker deze backupcode gebruiken. Het is daarbij belangrijk dat de gebruiker deze opgeslagen en beschikbaar heeft. Als de gebruiker deze niet meer heeft, maar wel nog kan inloggen, kan de gebruiker zelf een nieuwe backupcode aanvragen in de Account Instellingen.    Nu komt het natuurlijk voor dat de gebruiker deze backupcode niet meer heeft. Je kunt als beheerder een nieuwe eenmalige backupcode versturen. Deze code wordt dan naar de gebruiker gemaild, zodat de gebruiker toch aan de slag kan.    De backupcode gebruiken  Wanneer je bij het inloggen geen toegang hebt tot jouw apparaat voor tweefactorauthenticatie, kan je op de link klikken ‘Probeer het op een andere manier’. Vervolgens kies je voor Backupcode gebruiken.  Vul hier de Backupcode in en klik op Bevestigen.  Vervolgens krijg je de keuze voor permanent of tijdelijk geen toegang meer tot de Authenticator-app.  Ik heb tijdelijk geen toegang tot de Authenticator-app Als je tijdelijk geen toegang meer hebt tot de Authenticator-app, kan je op deze manier inloggen met de backupcode zonder dat de verbinding met de Authenticator-app verwijderd wordt.    De backupcode is eenmalig en daarom krijg je een nieuwe code welke de oude code vervangt.    Ik heb permanent geen toegang meer tot de Authenticator-app Als je permanent geen toegang meer hebt de authenticator-app, kan je nu opnieuw de tweefactorauthenticator koppelen en krijg je een nieuwe backupcode. 

Dit is een handleiding voor nieuwe gebruikers die voor het eerste inloggen met een onyouforce account.   Nu staat hier alleen nog het inlogproces in en het koppelen van tweefactorauthenticatie. 

18 september vanaf 18:00 uur schakelt Visma Raet over naar een nieuwe leverancier voor authenticatie. Daarom vragen we je om eenmalig enkele extra stappen te doorlopen. Dit proces wordt automatisch gestart zodra je inlogt en hoeft slechts één keer uitgevoerd te worden. Bekijk deze video of volg de volgende stappen:   Vul je gebruikersnaam in. Let op: dit is inclusief @onyouforce.com. Vul je wachtwoord in.     Activeer tweefactorauthenticator.     Je ziet nu eerst een scherm om de Visma Authenticator-app te downloaden. Voor de Microsoft Authenticator klik je op 'Gebruik een andere authenticator-app'.   Scan de QR code voor de Microsoft- of Google Authenticator app. Je kunt ook andere authenticatie apps gebruiken als deze app elke 30 seconden een nieuwe zescijferige code genereert.  Klik daarna op ‘Volgende’ en vul de code uit de app in.   Vervolgens krijg je de mogelijkheid om je telefoonnummer toe te voegen. Dit is optioneel en je kunt op ‘Volgende’ klikken. Daarna krijg je een backup code. Bewaar deze goed, want deze code kan je gebruiken voor de tweefactorauthenticatie wanneer je je telefoon kwijt bent of bent vergeten.  Klik op ‘Ik heb de code gekopieerd en veilig opgeslagen.’ en vervolgens op ‘Volgende’. Jouw tweefactorauthenticatie is nu ingeschakeld.  Als extra controle om te checken of jij ook echt toegang mag hebben tot de account, krijg je de volgende schermen te zien:   Klik op ‘Verstuur activatiemail’ en open jouw e-mail.  Kopieer de code uit de mail, denk hierbij om eventuele spaties. Deze mogen niet worden meegenomen.   Vul de activatiecode uit jouw e-mail in en klik op inloggen. Je bent nu ingelogd in Mijn Youforce!   * De uitgevoerde stappen zijn eenmalig. De volgende keer dat je inlogt in Mijn Youforce log je in met jouw gebruikersnaam, wachtwoord en de code uit de authenticatie app. 

Op 18 september vanaf 18:00 uur stappen we over naar Visma Connect. Deze overgang brengt enkele wijzigingen met zich mee voor het aanmaken van nieuwe accounts in Gebruikersbeheer. Daarom bij deze een bijgewerkte handleiding voor Gebruikersbeheer met onyouforce accounts in Visma Connect, ter vervanging van de handleiding met het huidige account management.

In dit artikel zullen de veelgestelde vragen over Visma Connect worden toegevoegd.    Overgang 18 september vanaf 18:00 uur Moeten alle gebruikers vanaf 18 september opnieuw een apparaat voor tweefactorauthenticatie koppelen? Alleen alle onyouforce gebruikers. Wanneer gebruikers inloggen met Single Sign On (ofwel het zakelijk e-mailadres) verandert er niks voor hen.    Wanneer mijn gebruikers al de Microsoft authenticatie app gebruiken, moeten zij deze vanaf 18 september alsnog opnieuw koppelen? Ja, met deze overstap kunnen wij alleen de gebruikersnamen en wachtwoorden meenemen, de apparaten die gekoppeld zijn voor de tweefactorauthenticatie niet. Daarom moeten alle onyouforce gebruikers opnieuw een apparaat koppelen. Welke app zij nu gebruiken maakt hierin niet uit.    Moeten wij als beheerder een instelling aanpassen op 18 september?  Nee, vanuit Visma Raet zetten wij de knop om. Vanaf dat moment krijgen alle onyouforce gebruikers bij de eerste keer inloggen de mogelijkheid om een apparaat voor tweefactorauthenticatie te koppelen.    Is er een handleiding beschikbaar? Ja, we hebben een handleiding beschikbaar voor jouw onyouforce gebruikers, Handleiding overstap naar Visma Connect voor onyouforce gebruikers. De video voor het koppelen van de Microsoft Authenticator app en de video voor het koppelen van de Visma Authenticator kan je ook met jouw gebruikers delen.    Kan ik meerdere apparaten koppelen voor de tweefactorauthenticatie?  Ja, de gebruiker kan zo veel apparaten koppelen als hij of zij wilt. Zolang de authenticatie app werkt op basis van OTP. Dit houdt in dat je elke 30 seconden een nieuwe zescijferige code krijgt.     Visma Raet raadt de Visma Authenticator app aan voor tweefactorauthenticatie, maar waar kan ik deze app vinden? Deze app kun je downloaden in de App en Play Store onder de naam Visma Authenticator.   Kunnen wij als beheerders ook in Youforce vastleggen welke apps de gebruiker mag gebruiken voor account activatie?  Visma Connect biedt meerdere keuzes aan voor de tweefactorauthenticatie. De gebruiker kan zelf kiezen welke manier hij of zij gebruikt. We kunnen dit niet per klant aanpassen.   Waarom moeten gebruikers naast het koppelen van een apparaat ook het account opnieuw activeren? We hebben de reactivatie van de accounts toegevoegd om de beveiliging van het account te garanderen. Sommige gebruikers loggen namelijk minder vaak in en we willen ook in die periode ervoor zorgen dat de accounts beveiligd zijn.    Kunnen we gebruikers gefaseerd overzetten op Visma Connect?  Nee, met deze overgang kunnen we alleen de knop in één keer voor alle onyouforce gebruikers omzetten en dit zullen we op 18 september vanaf 18:00 uur doen. Dit betekent niet dat alle gebruikers op 19 september in moeten loggen. Zij kunnen inloggen wanneer zij willen, maar zullen bij de eerste keer een nieuw apparaat moeten koppelen.    Wat als mijn gebruikers hun wachtwoord niet meer weten?  Wanneer zij bij het inloggen het wachtwoord niet meer weten, kunnen zij eenvoudig op wachtwoord vergeten klikken. Zij krijgen dan een e-mail met de mogelijkheid om een nieuw wachtwoord aan te maken.    Wat als mij gebruikers geen app op de telefoon willen downloaden?  Dan kan de gebruiker de desktop versie van de Google Authenticator downloaden en met de sleutel koppelen.  Accounts in Gebruikersbeheer vanaf 18 september 18:00 uur Komt het in het logboek wanneer ik een account aanmaak en er een mail verstuurd wordt?  Ja, alle acties worden vanaf 18 september in Gebruikersbeheer in het logboek getoond.    Kan ik accounts verwijderen? Ja, met deze nieuwe accounts kan je in Gebruikersbeheer het account verwijderen. Maar let op, daarmee is het account ook echt weg. Je kunt wel eenvoudig weer een nieuw account aanmaken.    Blijft de inlog met Single Sign On werken als ik het account in Gebruikersbeheer verwijder?  Ja, in Gebruikersbeheer verwijder je alleen het onyouforce account. Zolang de External Identity gevuld blijft, kan de gebruiker in blijven loggen in Youforce met Single Sign On.    Verandert het proces voor nieuwe gebruikers? We hebben een aantal kleine wijzigingen doorgevoerd, zo zal de gebruiker een vereenvoudigd scherm zien bij het aanmaken van het account. Ook kan je als beheerder bij het activeren van het account kiezen naar welk e-mailadres je de activatiemail wilt sturen. Wanneer voor jouw organisatie activatie e-mails automatisch verstuurd worden, dan blijft dit proces hetzelfde.    Daarnaast voegen we de geboortedatum check weer toe voor gebruikers die uit Beaufort komen. Indien gewenst kan je als beheerder deze geboortedatum check zelf uitzetten in Configuratie Youforce. De geboortedatum check wordt niet toegevoegd voor gebruikers die hadnmatig aangemaakt zijn in Gebruikersbeheer.    Kan ik als beheerder de apparaten voor tweefactorauthenticatie deactiveren of ontkoppelen?  Nee, dit is niet meer mogelijk. De gebruiker wordt hier zelf verantwoordelijk voor. Heeft de gebruiker tijdelijk of permanent geen toegang meer tot de telefoon die gekoppeld was voor de tweefactorauthenticatie, dan kan hij of zij daarvoor de backupcode gebruiken. Deze backupcode wordt bij het aanmaken van het account met de gebruiker gedeeld. Als de gebruiker deze backupcode kwijt is kan je als beheerder deze code opnieuw naar de gebruiker mailen vanuit Gebruikersbeheer.    Kan ik als beheerder met Visma Connect ook zien wat de laatste inlogdatum is van een gebruiker?  Jazeker, ook voor de accounts in Visma Connect is dit mogelijk.    Worden mijn onyouforce accounts nog steeds automatisch aangemaakt als ik dat ingesteld heb in Configuratie Youforce? Ja, dit proces zal niet veranderen. 

18 september vanaf 18:00 uur schakelt Visma Raet over naar een nieuwe leverancier voor authenticatie. Daarom vragen we je om eenmalig enkele extra stappen te doorlopen. Dit proces wordt automatisch gestart zodra je inlogt en hoeft slechts één keer uitgevoerd te worden. Bekijk deze video of volg de volgende stappen:   Vul je gebruikersnaam in. Let op: dit is inclusief @onyouforce.com.   Vul je wachtwoord in.       Activeer tweefactorauthenticator.       Je ziet nu eerst een scherm om de Visma Authenticator-app te downloaden. Scan de QR-code om de Visma Authenticator te downloaden. Klik daarna op 'Volgende'     Open de Visma Authenticator-app. Klik rechtsboven op het +. Je kunt hier inloggen met jouw onyouforce account of de volgende QR-code scannen.     Vervolgens krijg je dit scherm te zien. Om het proces voor het koppelen van je telefoon af te ronden klik je op 'Accepteren'.      Vervolgens krijg je de mogelijkheid om je telefoonnummer toe te voegen. Dit is optioneel en je kunt op ‘Volgende’ klikken.   Daarna krijg je een backup code. Bewaar deze goed, want deze code kan je gebruiken voor de tweefactorauthenticatie wanneer je je telefoon kwijt bent of bent vergeten.    Klik op ‘Ik heb de code gekopieerd en veilig opgeslagen.’ en vervolgens op ‘Volgende’. Jouw tweefactorauthenticatie is nu ingeschakeld.    Als extra controle om te checken of jij ook echt toegang mag hebben tot de account, krijg je de volgende schermen te zien:     Klik op ‘Verstuur activatiemail’ en open jouw e-mail.    Kopieer de code uit de mail, denk hierbij om eventuele spaties. Deze mogen niet worden meegenomen.     Vul de activatiecode uit jouw e-mail in en klik op inloggen. Je bent nu ingelogd in Mijn Youforce!   * De uitgevoerde stappen zijn eenmalig. De volgende keer dat je inlogt in Mijn Youforce log je in met jouw gebruikersnaam, wachtwoord en de push notificatie uit de Visma Authenticator 

In Gebruikersbeheer kan je door de verschillende schermen/statussen zien of een e-mail verstuurd is en/of een account door de gebruiker geactiveerd is. Wanneer het account nog niet geactiveerd is, ziet de status er als volgt uit:      Als je op Account aanmaken klikt krijg je deze status:     Zodra het account is aangemaakt, wordt een e-mail verstuurd naar de gebruiker. In Gebruikersbeheer verandert het scherm dan naar deze status:     Je kunt zien dat het account nog niet geverifieerd is. Dat houdt in dat de gebruiker nog geen gebruikersnaam en wachtwoord heeft aangemaakt voor dit account. Wanneer dit wel in gebeurt verandert het scherm weer en krijg je deze status:     Je kunt nu voor dit account de bypass aanzetten en/of apparaten ontkoppelen.    Voor een uitgebreidere uitleg van deze functionaliteit verwijs ik je door naar de handleiding   .