Mijn Communities
Help

Kennisbank Youforce Verzuim Management Upgrade

Sorteren op:
Zoals ondertussen bekend, gaan wij geen migraties meer uitvoeren voor Verzuim Management. Daarom zal deze community ook inactief gemaakt worden. De handleidingen zijn toegevoegd aan de community Verzuim Management 2.0. 
Volledig artikel weergeven
22-09-2022 15:24
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 68 Weergaven
Een werkgever of leidinggevende werkt vanuit het Werkgeversportaal. In het portaal kan verzuim worden beheerd. Het is afhankelijk van de inrichting wat er op het dashboard zichtbaar is, maar over het algemeen ziet een gebruiker het volgende bij gebruik van Verzuim Manager 2.0: Op het dashboard staan de basisgegevens. Het is afhankelijk van de inrichting wat de gebruiker ziet, aangezien het dashboard flexibel is in te richten.  Het dashboard kan bestaan uit: Cijfers: Actueel verzuimpercentage, ziekmeldingsfrequentie, gemiddelde ziekteverzuimduur, actieve dienstverbanden en het verzuimpercentage. De laatste wordt weergegeven in een grafiek. Korte overzichten met bijvoorbeeld de nieuwste taken, meest recente openstaande dossiers, laatst ontvangen signalen, aankomende afspraken (mits er een agenda is gekoppeld) en ontvangen e-mails. Verdere informatie zoals de FAQ en het laatste nieuws. Aan de linkerkant wordt het menu weergegeven wat de gebruiker ter beschikking heeft. Dit is afhankelijk van de inrichting. Het menu blijft in het gehele systeem beschikbaar. Het menu is onderverdeeld in: Dashboard Organisatiestructuur Medewerkers Medewerkers uit dienst Openstaande dossiers Openstaande taken Afspraken Links onderin heeft het systeem een zoek functie. Er kan door middel van de achternaam of geboortedatum naar medewerkers worden gezocht. Daarnaast kan er naar dossiers, taken en organisatorische eenheid worden gezocht. Om eenvoudig te navigeren naar recent bekeken dossiers is er de functie ‘Recent bekeken’. Hierin wordt een overzicht getoond met dossier die recentelijk zijn geopend door de gebruiker. Door op de dossier regel te klikken wordt het dossier geopend. Bij het aanmaken van documenten of notities kan ervoor worden gekozen om de upload als concept op te slaan. De lijst met openstaande concepten kan worden beheert bij de functie ‘Concepten’  Alle soorten dossier en meldingen worden aangemaakt in de functie ‘Dossiers en meldingen’. Het is afhankelijk van de rechten welke dossiers en meldingen de gebruiker kan zien.  Voor een volledige uitleg voor de leidinggevende verwijzen we je naar de demo video Publishing Date : 11/11/2020
Volledig artikel weergeven
03-07-2020 22:11 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 884 Weergaven
In het rapportageportaal kunnen verschillende rollen rapportages genereren uit het systeem. Het is een handige tool om verschillende gegevens van de verzuimende medewerkers naar voren te halen. De rapportages variëren van uitgebreide verzuimanalyses tot rapportages van medische verrichtingen. Je kunt doelstellingen of KPI’s rapporteren, zowel op bedrijfsniveau als op afdelingsniveau. Ga naar het portaal: Wanneer je het rapportageportaal opent krijg je het volgende scherm te zien: Afhankelijk van het rapportage kun je verschillende filters instellen om vervolgens een rapport te genereren: Rapport (groen in screenshot) Selecteer een rapport uit de lijst met beschikbare rapporten. Werkgever selectie (blauw in screenshot) Arbodienst: Selecteer hier de werkgevers en diens onderliggende Organisatorische eenheden (kort: OE) waarover een rapport gegenereerd dient te worden Werkgever: Selecteer hier de Organisatorische eenheden (kort: OE) waarover een rapport gegenereerd dient te worden Start- en einddatum  Vul hier een start- en einddatum is voor het rapport  Bij sommige rapportages heb je aanvullende filter mogelijkheden: Filters  Filter op geslacht, leeftijd, vangnet, ongeval, en dossier types Dienstverband Uren en soort dienstverband Werknemersprofiel Filter op werknemersprofielen (indien deze bij de medewerkergegevens zijn toegevoegd aan medewerkers) Genereer rapport  Klik op de ‘genereer rapport’ knop om het rapport te genereren. Het gegenereerde rapport wordt vervolgens getoond. Het gegenereerde rapport kan onder andere het volgende laten zien: Uitleg over de belangrijke begrippen en berekeningen volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek vind je onder het 'i'-symbool rechts bovenin je scherm. Het gegenereerde rapporten kun je vervolgens: Afdrukken Exporteren naar Excel Exporteren naar PDF Archiveren  Daarnaast is het mogelijk om de ingestelde filters op te slaan.   Publishing Date : 9/22/2020
Volledig artikel weergeven
03-07-2020 22:08 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 446 Weergaven
BIG Registratie Ga naar ‘Mijn account’ doormiddel van de pictogram rechtsboven in: BIG Registratie Voor toegang tot het medisch portaal van Dotweb, dient u uw BIG registratienummer op te geven. Op dit nummer zit een check. Wanneer deze klopt, zal er een groen vinkje verschijnen. Taakdelegatie Het is de verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts om te bepalen wie er onder zijn/ haar taakdelegatie valt. Indien u een gebruiker heeft aangewezen als taakgedelegeerde, heeft ook deze gebruiker toegang tot het medisch portaal. Afhankelijk van de autorisatie van deze gebruiker, ziet zij/ hij ook de medische dossiers van deze werknemer. Om een gebruiker aan te wijzen als taakgedelegeerde, zet u een vinkje voor de naam van de gebruiker. U kunt tevens een start en einddatum opgeven, indien dat gewenst is. Om de wijzigingen te bewaren, kiest u voor: Portalen Zodra u het BIG-nummer succesvol hebt opgeslagen, kunt u naar het medisch portaal switchen. Selecteer de pictogram rechts bovenin: Afhankelijk van de rechten voor uw account ziet u hier verschillende portalen waar u toegang tot heeft. Het medisch portaal biedt u als medische gebruiker bovenop het casemanagement portaal de mogelijkheid om een diagnose toe te voegen, het aanmaken van een medisch preventief dossier of documenten te maken met medische aard.  Voor een volledige uitleg over voor de medisch gebruiker verwijzen we je naar de instructie video. Publishing Date : 7/3/2020
Volledig artikel weergeven
03-07-2020 22:10 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 452 Weergaven
De applicatiebeheerder heeft een eigen portaal voor aanpassingen in het systeem: het admin portaal. Hier vind je alles wat met de inrichting te maken heeft, zoals gebruikers en sjablonen aanmaken, signaleringen instellen, en dossier instellingen bepalen. Als applicatiebeheerder log je in en ga je naar het admin portaal:  Vervolgens krijg je het volgende scherm te zien:  Aan de linkerkant wordt een menu weergegeven. Dit menu is onderverdeeld in: Basisgegevens Dossiertypes Toegangsbeheer Rollen Basis werkgever rollen Workflow Protocoltaken Vrije taken Resulterende taken Dienstverlening Samenwerkingsovereenkomst Contractsoorten Gebruikers Admin gebruikers Externe gebruikers Medische gebruikers Agenda Agenda beheer Agenda’s toevoegen Content UWV documenten Document, notitie en e-mail soorten Sjablonen Documentsjablonen E-mail sjablonen Notities Overzichten Medewerker Taken Dossier  Signalering Signalering instellen E-mail SMS (Let op, hier zitten extra kosten aan verbonden. Voor gebruik overleg dit met je accountmanager) Verzonden signalen Vragenlijsten Vragenlijsten beheren en toevoegen Beveiligingsinstellingen Wachtwoord Instellingen voor externe gebruikers Medewerkersportaal (Let op, het medewerkersportaal wordt niet standaard geleverd. Neem contact op met je accountmanager als je interesse hebt in het afnemen hiervan) Instellingen Links onderin heeft de applicatiebeheer de mogelijkheid om recente ontwikkelingen binnen de software te bekijken.  In het werkgeversbeheer kan je onder andere gebruikers inzien en rollen wijzigen. In de onderstaande afbeelding is weergegeven welke zaken je hier kunt inzien en inrichten: Publishing Date : 1/13/2021
Volledig artikel weergeven
03-07-2020 22:09 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 698 Weergaven
Bij bepaalde gebeurtenissen kan het wenselijk zijn om een signaal te versturen. De vooraf gedefinieerde gebeurtenissen zijn onderverdeeld in de agenda en casemanagement. Bij bepaalde gebeurtenissen kunnen bijvoorbeeld specifieke taken, documenten of een agenda afspraak geselecteerd worden.  De type signalen voor agenda: Afspraak reminder, 1 dag Afspraak reminder, 1 week Afspraak reminder, 2 dagen Gennuleerde afspraak Gewijzigde afspraak Herplande afspraak Nieuwe afspraak De type signalen voor casemanagement: Aangemaakt document Aangemaakt uwv document Aangemaakte beschikking Aangemaakte dossier upload Aangemaakte notitie Aantal openstaande dossiers Aantal openstaande taken Afspraken open na herstelmelding Binnenkomende beantwoordde mail Einddatum keuring Einde dienstverband medewerker Einde dienstverband zieke medewerker Einde klantcontact Einde zwangerschapsverlof Ingang zwangerschapsverlof Medewerker verjaardag Medewerker jubilea 12,5 jaar (dienstverband) Medewerker jubilea 25 jaar  (dienstverband) Medewerker jubilea 5 jaar (dienstverband) Nieuw arbeidsongeval Nieuwe gedeeltelijke herstelmelding Nieuwe herstelmelding Nieuwe indienstmelding Nieuwe samengestelde melding Nieuwe ziekmelding Nieuwe zwangerschapsverlof aanvraag Notificatie taak nu uitvoeren Ongeval met regres Periodiek signaal (dagelijks of wekelijks) Startdatum keuring Taak afgerond UWV document definitief gemaakt Verzuim met vangnet ztg zwangerschap Verzuim frequentie (Invullen groter dan) Vragenlijst ingevuld X dagen na eerste verzuimdatum (invullen aantal dagen) Ziekmelding open langer dan x dagen (invullen aantal dagen) Ziekmelding open langer dan c dagen zonder BSN (invullen aantal dagen De inrichting Om een signaal in te richten geef je een titel aan het signaal en aan om wat voor type signaal het gaat, agenda of casemanagement. Vervolgens geef je de signalering aan. Als er specifieke taken of documenten geselecteerd kunnen worden, wordt er een dropdown toegevoegd waar je dit kunt selecteren. Het is mogelijk om meerdere types toe te voegen.  Een signaal zal standaard ingericht worden om als e-mail te laten versturen. Mocht je het als een sms willen verzenden, kun je hierover contact opnemen met je consultant aangezien de bijkomende kosten. Vervolgens kunnen de ontvangers worden toegevoegd. Een ontvanger kan ook worden toegevoegd als CC. Een signaal kan verstuurd worden aan één of meerdere ontvangers: Een specifieke arbo gebruiker (dit kan de bedrijfsarts zijn) Een specifieke werkgever gebruiker De werknemer Een arbo rol Een vaste gebruiker (je vult de naam, e-mail en mobiele nummer in) Een werkgever rol De dossierverantwoordelijke De e-mail die verzonden dient te worden als signaal, kan ingericht worden bij de e-mail sjablonen. Publishing Date : 6/3/2020
Volledig artikel weergeven
03-06-2020 13:42 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 306 Weergaven
De agenda werkt in 2.0 op een paar vlakken anders dan in 1.0. In 2.0 kent de agenda zijn eigen portaal, hierin kunnen alle agenda’s en afspraken worden beheert. Voor uitleg over het aanmaken van agenda’s, zie ook de video’s onder Instructies. Wellicht zie je in 2.0 ineens meer agenda’s dan je in 1.0 zag. Deze agenda’s hoorde je in 1.0 eigenlijk ook al te kunnen zien. De upgrade heeft dit probleem opgelost. Om de afspraken op te vangen uit 1.0 is voor gekozen om bij de upgrade naar 2.0 elke werkdag een beschikbaarheid toe te voegen van 8:00 tot 17:00.  Als dit de beschikbaarheid is van de agenda gebruikers, kan dit ongewijzigd blijven staan. Verder kunnen er zich nu meerdere situaties voordoen: De beschikbaarheid moet verwijderd worden Alle beschikbaarheid verwijderen Door met de linkermuisknop tweemaal op een willekeurige beschikbaarheid te klikken komt er de optie om de beschikbaarheid patroon te bewerken. Door hier op ja te klikken kan de gehele reeks aan beschikbaarheden worden aangepast. Klik hier op verwijderen: De gehele beschikbaarheid is verwijderd. Mochten er afspraken zijn gepland op de beschikbaarheid, kan wordt dit weergegeven in de melding die volgt na het verwijderen. Beschikbaarheid met een afspraak kan worden aangepast. Een enkele beschikbaarheid verwijderen Door op een beschikbaarheid dubbel te klikken volgt eerst de optie ‘Beschikbaarheid patroon bewerken?’. Zoals hierboven is aangegeven geldt dit voor de gehele reeks herhalende beschikbaarheid. Hier kies je nu voor nee: Vervolgens komt de optie ‘Wilt u enkel deze beschikbaarheid bewerken?’, hier kies je voor ja. Vervolgens kun je bij de beschikbaarheid bewerken de eenmalige beschikbaarheid verwijderen: De beschikbaarheid aanpassen Alle beschikbaarheden aanpassen Door met de linkermuisknop tweemaal op een willekeurige beschikbaarheid te klikken komt er de optie om de beschikbaarheid patroon te bewerken. Door hier op ja te klikken kan de gehele reeks aan beschikbaarheden worden aangepast. Wijzig de beschikbaarheid naar wens: Starttijd Eindtijd Locatie Soorten afspraken Herhaling. De herhaling staat nu op iedere werkdag, vervang dit naar bijvoorbeeld elke dinsdag (zie printscreen). Klik vervolgens op opslaan. Een enkele beschikbaarheid aanpassen Door op een beschikbaarheid dubbel te klikken volgt eerst de optie ‘Beschikbaarheid patroon bewerken?’. Zoals hierboven is aangegeven geldt dit voor de gehele reeks herhalende beschikbaarheid. Hier kies je nu voor nee: Vervolgens komt de optie ‘Wilt u enkel deze beschikbaarheid bewerken?’, hier kies je voor ja. Vervolgens kun je bij de beschikbaarheid bewerken de eenmalige beschikbaarheid aanpassen. Na de aanpassingen kan de beschikbaarheid worden opgeslagen: De geplande afspraken vind je terug in de dossiers onder het icoontje van de kalender. Publishing Date : 3/17/2020
Volledig artikel weergeven
28-02-2020 18:49 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 464 Weergaven
Let op: het medewerkersportaal maakt geen onderdeel uit van de upgrade. Mocht je interesse hebben in het afnemen van het medewerkersportaal, neem dan contact op met je accountmanager. Wanneer een medewerker inlogt, wordt het dashboard geopend. Een medewerker kan in het medewerkersportaal zijn opgebouwde dossiers inzien. In het admin portaal worden bij de diverse content de optie ingericht of het met een medewerker gedeeld mag worden. Een gebruiker geeft vervolgens per content aan of het daadwerkelijk gedeeld mag worden. Afhankelijk van de inrichting en de rechten van de gebruiker is de volgende informatie en functionaliteit beschikbaar: Dashboard Het menu- item Dashboard. Ongelezen documenten Het aantal ongelezen documenten wordt getoond. Klik op de knop om een overzicht van de te lezen documenten te openen. De werkgever of arbodienst publiceert documenten op het medewerkersportaal. De medewerker wordt, afhankelijk van de inrichting, door middel van een sms of een e-mail geattendeerd op nieuw te raadplegen documenten. Te ondertekenen documenten Het aantal te ondertekenen documenten wordt getoond. Klik op de knop om een overzicht van de te ondertekenen documenten te openen. Bij het aanmaken van een UWV document kan de gebruiker aangeven of de medewerker het document online mag ondertekenen. Het document wordt na aanmaak in het medewerkersportaal beschikbaar gesteld. Op het dashboard wordt het aantal te ondertekenen documenten getoond. Na het ondertekenen van het document, wordt het document verwijderd uit dit overzicht en is het te raadplegen in het betreffende dossier.  Vragenlijsten Het aantal in te vullen vragenlijsten wordt getoond. Klik op de knop om een overzicht van de vragenlijst te open. Je ziet de titel van de vragenlijst, de status en de datum en tijdstip van het toevoegen van de vragenlijst. Actueel dossier Hier wordt een overzicht van de dossiers weergegeven, die zijn gekoppeld aan de medewerker.  Elk dossier heeft zijn eigen dossierindeling, waarin de gedeelde documenten worden getoond. Afhankelijk van de rechten en inrichting heeft de medewerker inzage in de verschillende dossiers, dossierindelingen en documenten. Mijn gegevens De persoonlijke gegevens van de ingelogde gebruiker worden getoond.  Gegevens leidinggevende De gegevens van de leidinggevende worden getoond. Eerst volgende afspraak wanneer een afspraak gepland staat, wordt deze ook getoond op het dashboard (zie afbeelding hieronder). Publishing Date : 10/21/2020
Volledig artikel weergeven
28-02-2020 18:44 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 579 Weergaven
Waar in 1.0 een casemanager vaak de leidinggevende van de verzuimende medewerker was, is deze term in 2.0 bedoelt voor de arbodienst. Een arbodienst heeft in 2.0 toegang tot een eigen portaal: het casemanagement portaal. Door de verandering van de AVG zijn er voor de arbodienst een aantal zaken veranderd. Zo ziet een gebruiker een medewerker pas in het portaal wanneer er een dossier aan is gekoppeld. Een ziekmelding kan worden geplaatst bij elke medewerker in die in het systeem bekend is. Wanneer een casemanager inlogt in het systeem komt die uit in het dashboard.  Op het dashboard staan de basisgegevens. Het is afhankelijk van de inrichting wat de gebruiker ziet, aangezien het dashboard flexibel is in te richten.  Het dashboard kan bestaan uit: Cijfers: Actueel verzuimpercentage, ziekmeldingsfrequentie, gemiddelde ziekteverzuimduur, actieve dienstverbanden en het verzuimpercentage. De laatste wordt weergegeven in een grafiek. Korte overzichten met bijvoorbeeld de nieuwste taken, meest recente openstaande dossiers, laatst ontvangen signalen, aankomende afspraken (mits er een agenda is gekoppeld) en ontvangen e-mails. Verdere informatie zoals de FAQ en het laatste nieuws. Aan de linkerkant wordt het menu weergegeven wat de gebruiker ter beschikking heeft. Dit is afhankelijk van de inrichting. Het menu blijft in het gehele systeem beschikbaar. Het menu is onderverdeeld in: Home Hieronder vallen het dashboard, UWV interface overzicht en kunnen er persoonlijke overzichten worden toegevoegd.  Werkgevers Bij het onderdeel werkgevers zijn alle overzichten en acties wat betreft werkgever niveau te vinden Werkgever overzicht Werkgeverstructuur Inactieve werkgevers Geïmporteerde data Geïmporteerde data koppelen Werkgever toevoegen Taken Alle openstaande taken worden weergegeven in een overzicht. Het overzicht is te vinden bij Taken. Dossiers Alle dossiers zijn hier te vinden. Werknemers De overzichten werknemers en werknemers uit dienst worden hier getoond Organisatorische eenheid Het werkgeversdossier biedt een snel overzicht met de percentages en bedrijfsgegevens per werkgever. Links onderin heeft het systeem een zoek functie. Er kan door middel van de achternaam of geboortedatum naar medewerkers worden gezocht. Daarnaast kan er naar dossiers, taken en organisatorische eenheid worden gezocht. Om eenvoudig te navigeren naar recent bekeken dossiers is er de functie ‘Recent bekeken’. Hierin wordt een overzicht getoond met dossier die recentelijk zijn geopend door de gebruiker. Door op de dossier regel te klikken wordt het dossier geopend. Bij het aanmaken van documenten of notities kan ervoor worden gekozen om de upload als concept op te slaan. De lijst met openstaande concepten kan worden beheert bij de functie ‘Concepten’  Alle soorten dossier en meldingen worden aangemaakt in de functie ‘Dossiers en meldingen’. Het is afhankelijk van de rechten welke dossiers en meldingen de gebruiker kan zien.  Voor een volledige uitleg voor de casemanager verwijzen we je naar de demo video Publishing Date : 9/22/2020
Volledig artikel weergeven
28-02-2020 18:42 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 780 Weergaven
Inleiding HR Core Online wordt gehost door Raet. In de dagelijkse praktijk zullen bestanden van en naar de HR Core database verstuurd moeten worden. Dit kan bijvoorbeeld zijn vanuit de lokale omgeving van de gebruiker (het netwerk van de eigen organisatie) of van en naar Youforce. Binnen HR Core Online beschikt een klant over een eigen J Drive. Hier kunnen bestanden worden uitgewisseld tussen het eigen netwerk en Youforce. In dit document worden de verschillende manieren van bestandsuitwisseling besproken. Eigen netwerk naar HR Core Online In het dagelijks gebruik zullen er bestanden vanuit de eigen netwerkomgeving van de gebruiker naar HR Core Online moeten worden overgebracht. Denk hierbij aan bestanden die worden gegenereerd in Dienstrooster- en Tijdregistratiepakketten van derden. Deze data uitwisseling gaat via de standaard Zend en Ontvangen functionaliteit van Youforce. Hiervoor heeft de gebruiker een Youforce certificaat nodig die naar de J-Drive verzonden moet zijn, moet IBU lokaal geïnstalleerd zijn en moet de gebruiker over de juiste rechten beschikken bij Zend en Ontvangen binnen Youforce. Raadpleeg hiervoor eventueel de handleidingen die beschikbaar zijn op Youforce. Hieronder zal alleen ingegaan worden op de specifieke onderdelen t.b.v. de bestandsuitwisseling naar HR Core Online. Inrichting Zenden binnen Youforce Om vanuit de eigen netwerkomgeving te kunnen Zenden naar de J Drive op HR Core Online, moet binnen Zenden en Ontvangen het een en ander worden geactiveerd. Ga in Youforce Eigen naar Zenden en Ontvangen. Zoek de gebruiker op waarvoor je de Instellingen wil aanpassen. Vink de optie Zenden naar Hosted BO4 Zenden aan en vul eventueel de directory in van waaruit de bestanden moeten worden opgepakt tijdens het zenden.   Als er uit meerdere directories moet worden verzonden, kan via het icoontje achter het invulveld meerdere directories opgegeven worden. Klik rechts onderin op Opslaan. Klik rechts onderin op Terug. Zenden naar HR Core Online Om de bestanden die lokaal staan naar HR Core Online over te brengen voer je de volgende stappen uit: Ga in Youforce Eigen naar Zenden en Ontvangen > Zenden > Zenden naar Hosted BO4. Controleer de verzenddirectory en klik rechts onderin op Zenden. Het bestand wordt nu op de J Drive binnen HR Core Online opgeslagen in de map *J:RAETklant-hosted* en kan nu op de reguliere wijze verder verwerkt worden binnen HR Core. Uitwisseling HR Core Online - Organisatie netwerk In het dagelijks gebruik zullen er bestanden vanuit HR Core Online naar de eigen net- werkomgeving van de gebruiker moeten worden overgebracht. Deze data uitwisseling gaat via de standaard Zenden en Ontvangen functionaliteit van Youforce. Hiervoor heeft de gebruiker een Youforce certificaat nodig die naar de J-Drive verzonden moet zijn, moet IBU lokaal geïnstalleerd zijn en moet de gebruiker over de juiste rechten beschikken bij Zenden en Ontvangen binnen Youforce. Raadpleeg hier- voor eventueel de handleidingen die beschikbaar zijn op Youforce. Hieronder zal alleen ingegaan worden op de specifieke onderdelen t.b.v. de bestandsuitwisseling naar HR Core Online. Inrichting ontvangen binnen Youforce Om vanuit HR Beaufort bestanden te kunnen ontvangen vanaf de J Drive, moet binnen Zenden en Ontvangen het een en ander worden geactiveerd. Ga in Youforce Eigen naar Zenden en Ontvangen. Zoek de gebruiker op waarvoor je de instellingen wil aanpassen. Vink de optie Ontvangen van Hosted BO4 Ontvangen aan en vul eventueel het pad in van waaruit de bestanden moeten worden opgepakt tijdens het zenden. Als er uit meerdere directories moet worden verzonden kan via het icoontje achter het invulveldmeerdere directories opgegeven worden. Klik rechts onderin op Opslaan. Klik rechts onderin op Terug. J Drive binnen HR Core online Alle bestanden die worden geplaatst in de map J:RAEThosted-klant* worden binnen enkele seconden klaargezet in de *Ontvangstmap. Indien gewenst kan er via de Stuur- gegevens binnen HR Core Beaufort ervoor zorgen dat deze map automatisch gevuld wordt met bestanden. Je kunt in deze map ook handmatig bestanden plaatsen. Ontvangen vanuit HR Core Online Alle bestanden die op J:RAEThosted-klant* worden geplaatst, worden automatisch doorgezet naar de Ontvangen van Hosted BO4 map binnen *Zenden en Ontvangen in Youforce. Ga in Youforce Eigen naar Zenden en Ontvangen > Ontvangen > Ontvangen van Hosted BO4.   Vink de bestanden aan die je wil ontvangen. Klik op Ontvangen. Uitwisseling HR Core Online - Youforce Tussen HR Core Online en Youforce moeten regelmatig bestanden worden uitgewisseld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gebruikersbestanden, de productiebestanden voor Gemal en de bestanden van en naar HR Self Service en Raet Verzuim Manager. Deze data uitwisseling gaat via de standaard Zenden en Ontvangen functionaliteit van Youforce. Hiervoor heeft de gebruiker een Youforce certificaat nodig die naar de J-Drive verzonden moet zijn, is IBU geïnstalleerd op de omgeving van HR Core Online en moet de gebruiker over de juiste rechten binnen Zenden en Ontvangen beschikken binnen Youforce. Raadpleeg hiervoor eventueel de handleidingen die beschikbaar zijn op You- force. Hieronder zal alleen ingegaan worden op de specifieke onderdelen t.b.v. de be- standsuitwisseling tussen HR Core Online en Youforce. Certificaten Om vanuit de HR Core Online omgeving bestanden te kunnen zenden en ontvangen, moeten de certificaten die gebruikt gaan worden ook geïnstalleerd worden binnen de HR Core Online omgeving. Jouw consultant zal bij de start van de implementatie vragen om de certificaten van de gebruikers die zullen moeten gaan zenden en ontvangen. Deze certifi- caten zullen worden geplaatst op J:Certificaten binnen de HR Core Online omgeving via Zenden en Ontvangen. Om het certificaat ook in gebruik te kunnen nemen, zul je eenmalig vanuit de map *J:Certificaten* het certificaat opnieuw moeten installeren. Zenden vanuit HR Core Online Wanneer bestanden die zijn aangemaakt door HR Core Beaufort verstuurd moeten wor- den naar Youforce voor verdere verwerking, moeten onderstaande stappen uitgevoerd worden. Plaats de bestanden op J:RAETIntracomZend (pas de stuurgegevens in HR Core Beaufort hier eventueel op aan of sla het bestand hier met de hand op). Ga in Youforce Eigen naar HR Core Online > Youforce Hosted. Log in met het certificaat. Ga naar Zenden en Ontvangen > Zenden en voer de gebruikelijke stappen uit. Ontvangen vanuit Youforce Wanneer de bestanden die aangemaakt zijn binnen Youforce overgehaald moeten wor- den naar de HR Core Online omgeving voor verdere verwerking, moeten onderstaande stappen uitgevoerd worden: Ga in Youforce Eigen naar HR Core Online > Youforce Hosted. Log in met het certificaat. Ga naar Zenden en Ontvangen > Ontvangen. Kies bij een van de paden onder Ontvangen voor op J:RAETIntracomOntvang en klik op Ontvang. Het gekozen bestand wordt op de, in Youforce, aangegeven locatie opgeslagen. Publishing Date : 9/22/2020
Volledig artikel weergeven
27-02-2020 21:09 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 703 Weergaven
Let op: de initiële aanlevering kan pas gestart worden wanneer je vanuit het request in Serviceplein/4me hiervoor van ons een oproep hebt gekregen. Dit zal in de week voor de controleweek zijn. Voor die tijd kan je natuurlijk wel gewoon rondkijken op deze pagina. 1. Inleiding en aandachtspunten Deze instructie is bedoeld voor de Beaufort applicatiebeheerder, maar bevat ook een passage voor de applicatiebeheerder van Verzuim Management 1.0. Voor de upgrade van Verzuim Management 1.0 naar 2.0 is een initiële aanlevering vanuit HR Core Beaufort noodzakelijk. Deze aanlevering bestaat uit bestanden met werknemergegevens en diverse tabellen. De te nemen stappen hiervoor worden in dit document uitgewerkt. Het uitgangspunt is dat de verzuimregistratie zoals deze bekend is in HR Core Beaufort leidend is voor het voeden van 2.0. Indien er in 1.0 een afwijkende registratie is ten opzichte van HR Core Beaufort, zullen deze afwijkingen niet doorgegeven worden naar 2.0. Indien van toepassing hebben wij het Beaufort systeemfunctienummer opgenomen in de titel van de te nemen stap. Door deze in te geven in menu a al carte (links bovenin in Beaufort) kun je snel naar de juiste locatie in Beaufort navigeren. Wat achtergrond informatie. Rubriek P05007 = Selectierubriek dienstverband Verzuim Management Rubriek P05022 = Selectie dienstverband tactische HR modules Als de rubriek P05007 waarde 'J' heeft is er koppeling mogelijk naar Verzuim Management (1.0 of 2.0), maar de rubriek P05022 bepaalt de inhoud van de aanlevering. De rubriek P05022 kan de volgende waardes hebben: A: Afroepbestand M: Mutatiebestand V: Verwijderen uit tactische HR modules G: Gegevens niet koppelen BH bestanden = initiële bestanden (n.a.v. P05022 op A) PH bestanden = periodieke bestanden (n.a.v. P05022 op M) Houd er rekening mee dat indien je Beaufort in huis gebruikt, je bij stap 10 uit deze instructie (uitvoeren Afroep werknemer TM) eventueel jouw ICT organisatie kan inschakelen ten behoeve van een snellere doorlooptijd van dit proces. Bij het doorlopen van de stappen vragen wij je diverse verslagen te genereren. Graag ontvangen wij via het upgrade request de volgende gegevens: Verwerkingsverslag database controles.txt (stap 5) Corr_hist.txt (stap 6) Aangepaste_historie_ [yyyymmdd_time].txt (stap 7) Handmatig_aanpassen_historie_[yyyymmdd_time].txt (stap 7) Aantal aangeleverde dienstverbanden (stap 10) Overzicht aangeleverde dienstverbanden (stap 10) 2. Actieplanning 1.0 Let op! Wij vragen je het onderstaande af te stemmen met de applicatiebeheerder van Verzuim 1.0 voordat je verder gaat met het uitvoeren van de volgende stappen uit dit document. Voor de upgrade van Verzuim Management 1.0 naar 2.0 is een initiële aanlevering vanuit HR Core Beaufort naar Verzuim 2.0 noodzakelijk. Deze aanlevering zorgt ervoor dat er BH-bestanden worden aangemaakt. Deze aanlevering zal zowel door 1.0 als door 2.0 verwerkt worden. Het verwerken van deze BH-bestanden door 1.0 kan in sommige gevallen ongewenste gevolgen hebben voor de actieplanning in 1.0. Wij doelen hiermee op acties uit het verleden die nu niet meer van toepassing zijn. Op voorhand is niet te voorzien of de initiële aanlevering in jouw geval ook meer of minder en acties zal opleveren. Als je onverklaarbare acties aantreft ten tijde van het inlezen van de BH bestanden, kan het zijn dat deze alsnog automatisch afgerond worden zodra de verwerking afgerond is. Wij vragen je na het verwerken van de BH-bestanden kritisch naar de actieplanning te kijken. Mocht de initiële aanlevering in jouw situatie acties uit het verleden aangemaakt hebben, dan kan via de Upgrade desk een verzoek gedaan worden om tot een door jou te bepalen datum alle openstaande acties af te ronden in 1.0. Houd er rekening mee dat hiermee alle openstaande acties tot die datum afgerond worden. 3. Vaststellen populatie voor 1.0 en 2.0 (700101) Maak op het selectievenster dienstverband een voorkeurfilter aan voor de populatie waarvoor de koppeling actief is. Noem deze VM 1.0 en 2.0. Bij rubriek P05022 (Selectie DV TM) selecteer je waarde 'A of M' de formule hiervoor kun je hieronder kopiëren en vervolgens plakken in Beaufort de formule: A·|M deze formule is ook samen te stellen via rechtermuistoets, zoekprofiel Bij rubriek P05007 (Sel DV Verzuim Man) selecteer je waarde 'J' de formule hiervoor kun je hieronder kopiëren en vervolgens plakken in Beaufort de formule: J·|·= deze formule is ook samen te stellen via rechtermuistoets, zoekprofiel Klik op resultaat selectie en sla het voorkeurfilter op Houd er rekening mee dat er ook werknemers uit dienst meegaan in de koppeling. 4. Voorkeurfilter afroep (700101) Maak voor later gebruik ook nog een voorkeurfilter aan en noem deze: Afroep VM Bij rubriek P05007 (Sel DV Verzuim Man) selecteer je waarde 'J' de formule hiervoor kun je hieronder kopiëren en vervolgens plakken in Beaufort de formule: J·|·= deze formule is ook samen te stellen via rechtermuistoets, zoekprofiel Bij rubriek P05022 (Selectie DV TM) selecteer je waarde 'A' Klik op resultaat selectie en sla het voorkeurfilter op 5. Uitvoeren Database check-up (999520) Houd er rekening mee dat afhankelijk van de grootte van de database en de gekozen historie deze stap een paar uur in beslag kan nemen.  Eventueel kan je tijdens dit proces een tweede sessie van Beaufort starten om te kunnen blijven werken in Beaufort. De Database check-up wordt in totaal 2x uitgevoerd Voer de Database check-up uit volgens onderstaande afbeelding. Let op! Zet de uitgebreide controle niet aan! Jaartal: 2016 Tenzij jouw organisatie eigen risicodrager is voor de ziektewet, dan vul je in 2010 Voer de Database check-up direct na afloop nog een tweede keer uit. Het tweede verslag moet dan leeg moeten zijn. Eventuele bevindingen op het tweede verslag naar aanleiding van de Database check-up zullen in Beaufort moeten worden gecorrigeerd. Sla het verslag op als Verwerkingsverslag database controles.txt 6. Einddatum historie corrigeren (160413) Let op! Deze functie wordt direct opgestart zodra deze wordt opgezocht of aangeklikt. Voer de functie Einddatum historie corrigeren uit. Het verslag corr_hist.txt deze vind je in de files directory Beaufort Online: J:/Logging/Client/Files Beaufort in huis: … RAET/BEAUFORT 34/Files 7. Begindatum historie corrigeren (160411) Voer de functie Begindatum historie corrigeren uit. De verslagen: aangepaste_historie_[yyyymmdd_time].txt handmatig_aanpassen_historie_[yyyymmdd_time].txt vind je in de Files directory van Beaufort Beaufort Online: J:/Logging/Client/Files Beaufort in huis: … RAET/BEAUFORT 34/Files 8. Wijzigen stuurgegevens I (100010) Wijzig het stuurgegeven RTM_HIST naar 4. Tenzij jouw organisatie eigen risicodrager is voor de ziektewet, dan vul je in 10. Let op! Sluit Beaufort af en start deze weer opnieuw op. 9. Wachtrij alle batchopdrachten I (800004) Noteer het interval van de huidige batchopdracht voor Aanmaken export Tact. Modules (00:15 in dit geval) Pas het interval aan naar 12 uur en sla de wijziging op. 10. Afroep werknemer TM (175571) + overzicht Let op! Indien je gebruik maakt van Beaufort in huis dan adviseren wij je deze stap (door jouw ICT organisatie) direct op de server uit te voeren voor een snellere doorlooptijd. Open de procedure Afroep werknemer TM Open het voorkeurfilter uit stap 3 (VM 1.0 en 2.0) Vink aan Incl. uit dienst Klik op zoeken Selecteer alle werknemers Klik op Accepteren Let op! Als het proces klaar is, voer dan hierna direct de volgende stap uit voor het maken van een overzicht. Selecteer het bij stap 4 aangemaakte voorkeurfilter: Afroep VM Vink aan Incl. uit dienst Klik op zoeken Ga in de menubalk naar Item, Positie informatie en noteer het aantal. Sluit dit venster met het rode kruisje rechts boven in. Ga in de menubalk naar Venster, Afdrukken en kies voor afdrukken op scherm. (Een notepad overzicht met werknemers wordt getoond) Sla het overzicht op en voeg het toe aan het upgrade request. Voorbeeld: 11. Aanmaken export Tact. modules (175505) Open de functie Aanmaken export Tact. Modules Zet het bolletje bij afroep Let op! Kies: In batch plaatsen Eenmalig Bestand Noteer het tijdstip waarop je de afroep gestart hebt. 12. Nagaan of de aanlevering gereed is (100010) Het kan soms een paar uur duren voordat de bestanden zichtbaar worden in de importlog van 1.0 Aan de hand van het stuurgegeven RTMMAXBA kan (bij b) bepaald worden hoeveel BH-bestanden er gegenereerd zullen worden. De applicatiebeheerder van 1.0 kan in de importlog van 1.0 het aantal BH bestanden terugvinden. Het maakt hierbij nog niet uit wat de huidige status van de verwerking is in 1.0. Graag ontvangen wij via het upgrade request via een notitie het signaal als de aanlevering uit HR Core Beaufort gereed is. 13. Wijzigen stuurgegevens II (100010) Let op! Voer deze en de volgende stap pas uit als de aanlevering door HR Core Beaufort afgerond is. Wijzig het stuurgegeven RTM_HIST naar 1 Sluit Beaufort af en start deze weer opnieuw op. 14. Wachtrij alle batchopdrachten II (800004) Herstel de interval weer naar de originele waarde zoals deze is genoteerd bij punt 9. 15. Bestanden toevoegen aan request Tot slot ontvangen wij graag de volgende bestanden via het request: Verwerkingsverslag database controles.txt (stap 5) Corr_hist.txt (stap 6) Aangepaste_historie_ [yyyymmdd_time].txt (stap 7) Handmatig_aanpassen_historie_[yyyymmdd_time].txt (stap 7) Aantal aangeleverde dienstverbanden (stap 10) Overzicht aangeleverde dienstverbanden (stap 10) (Zie indien Beaufort Online eventueel: Informatieuitwisseling HR Core Online en Youforce) Publishing Date : 10/28/2020
Volledig artikel weergeven
25-02-2020 15:38 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 1719 Weergaven
Let op: met deze instructie kan je beginnen zodra je vanuit het request in Serviceplein/4me van ons een oproep hebt gekregen. Voor die tijd kan je natuurlijk wel gewoon rondkijken op deze pagina. Inleiding Deze instructie is bedoeld voor de applicatiebeheerder van Youforce en Verzuim Management 1.0.  Voor het ondersteunen van de upgrade naar Verzuim Management 2.0 is er voor de Verzuim upgrade desk toegang nodig tot Verzuim Management 1.0 als applicatiebeheerder. Deze instructie geeft weer hoe je deze voor ons kan aanmaken. Het is niet nodig om toegang te verstrekken tot Verzuim Management 2.0. Wij kunnen geen gebruik maken van het account dat door jouw organisatie al beschikbaar gesteld is aan het Visma Raet Service Center en vragen je daarom een nieuw account aan te maken. Na afloop van de upgrade kun je het Youforce account weer verwijderen. De instructie bestaat uit twee delen: Aanmaken nieuwe Youforce gebruiker Externe gebruiker toevoegen in Verzuim Management 1.0 Aanmaken nieuwe Youforce gebruiker Dit onderdeel beschrijft hoe de Youforce beheerder: een nieuwe Youforce gebruiker zonder certificaat kan aanmaken voor:  Sebastiaan Mulder  (voor de Verzuim upgrade desk) toegang verleent tot: Verzuim Management 1.0 Templatebeheer Stap 1: Inloggen in Youforce Log in naar Youforce als beheerder (met certificaat via https://login1.youforce.biz) Stap 2: Portaalbeheer Ga naar: Portaalbeheer Stap 3: Individueel Gebruikersbeheer Ga naar: Gebruikersbeheer > Individueel Gebruikersbeheer Het wachtwoord wordt opnieuw gevraagd. Stap 4: Nieuwe gebruiker aanmaken Ga naar: Nieuwe gebruiker Stap 5: Vul de gegevens in Vul in: Sebastiaan Mulder (tbv Verzuim upgrade desk) - sebastiaan.mulder@visma.com Stap 6: Voeg gebruiker toe Klik op Toevoegen Stap 7: Melding Klik op OK Stap 8: Noteren, invullen en opslaan Noteer het IC-nummer Wachtwoord vernieuwen: Ja, verstuur per e-mail Klik op Opslaan De gebruiker heeft nu toegang tot Youforce, maar nog geen toegang tot een applicatie. Stap 9: Toegangsbeheer Ga naar Gebruikersbeheer > Toegangsbeheer. Het wachtwoord wordt opnieuw gevraagd. Stap 10: Zoek de gebruiker Zoek de betreffende gebruiker op aan de hand van het IC nummer. Stap 11: Selecteren Klik op de naam. Stap 12: Toegang geven Geef toegang tot Templatebeheer en Verzuim Management. Stap 13: Opslaan Klik op opslaan. Stap 14: Notitie Upgrade Request Voeg in het upgrade request in 4me een notitie toe waarin je aangeeft wat het IC nummer is. Externe gebruiker toevoegen in Verzuim Management 1.0 Dit onderdeel beschrijft hoe de RVM applicatiebeheerder een nieuwe externe gebruiker (RVM applicatiebeheerder) toevoegt in Verzuim Management 1.0. Hoofdmenu -> Contactpersonen -> Nieuwe Item Toevoegen Indien nodig kan er via Hoofdmenu, Relaties een nieuwe relatie toegevoegd worden. Vul in: Achternaam Mulder (tbv verzuim upgrade desk) Roepnaam Sebastiaan Ga naar: Applicatiebeheer -> Gebruikerbeheer -> Gebruikerbeheer -> Nieuwe gebruiker toevoegen Vul in: Persoon Mulder (voor de Verzuim upgrade desk), Gebruikersnaam Sebastiaan Mulder (voor de Verzuim upgrade desk) Inlognaam Sebastiaan Mulder (voor de Verzuim upgrade desk) Basisrechtengroep RVM Applicatiebeheerder Indien nodig zullen wij zelf de betrokkenheid in de organisatiestructuur instellen. Publishing Date : 9/29/2020
Volledig artikel weergeven
25-02-2020 15:36 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 1693 Weergaven
Gezonde medewerkers zijn de drijvende kracht in jouw organisatie. Een goed verzuimbeleid helpt daarbij. Maar mocht een medewerker toch ziek worden en het verzuim is langdurig of terugkerend, dan heeft iedereen belang bij een snelle terugkeer. Gezamenlijke regie op re-integratieproces is hierbij cruciaal. Maar hoe houd je regie op de uitvoering? Visma I Raet Verzuim Management is een moderne verzuimoplossing met een eigen portaal toegankelijk voor alle betrokkenen, maar wel met restricties voor de verschillende rollen in het verzuimproces conform AVG en privacy wetgeving. Voor de gebruiker is alle informatie op een plek beschikbaar. Het systeem helpt je met contextuele helpteksten bij de afhandeling van de verschillende acties. Ook krijg je notificaties via e-mail als je nieuwe taken krijgt of er iets wijzigt in eerder gemaakte afspraken. Zo houd je regie en worden leidinggevende, arbodienst én medewerker actief betrokken bij alle activiteiten die nodig zijn voor het herstel van de medewerker. Introductievideo Verzuim Management ‘2.0’ Klik hier voor de introductievideo. Verzuim Management kent de onderstaande portalen Werkgeverportaal In het werkgeversportaal ziet de leidinggevende of HR verantwoordelijke een overzichtelijk dashboard met alle relevante KPI’s, openstaande taken en  dossiers. Het systeem signaleert wanneer een deadline in zicht komt of als je nieuwe taken krijgt. Je beschikt over alle benodigde formulieren en UWV-sjablonen voor opstellen van een plan van aanpak. Medewerkerportaal De medewerker heeft in het medewerkerportaal inzicht in alle actuele gegevens en relevante informatie rondom het verzuim. Als nieuwe documenten klaar staan voor ondertekening, ontvangt de medewerker hiervoor een signaal. De medewerker kan vanuit het medewerkerportaal digitaal ondertekenen. De medewerker is zo altijd op de hoogte van alle afspraken en actief betrokken bij een snelle terugkeer op de werkvloer. Rapportageportaal In het rapportageportaal genereren de verschillende rollen in het verzuimproces rapportages uit het systeem. De rapportages variëren van uitgebreide verzuimanalyses tot rapportages van medische verrichtingen. Je kunt doelstellingen of KPI’s rapporteren, zowel op bedrijfsniveau als op afdelingsniveau. Medisch portaal Ook de arbo-arts werkt binnen Verzuim Management via een eigen portaal. Het medisch dossier wordt uitsluitend opgebouwd in dit portaal en is  dus veilig afgeschermd van de medewerker en de casemanager. Ook valideert het systeem de medisch gebruiker via een geautomatiseerde controle op de BIG-registratie. De arbo-arts ziet in een oogopslag alle relevante informatie en de uit te voeren acties in het eigen medische dossier Adminportaal De applicatiebeheerder heeft een eigen portaal voor aanpassingen in het systeem. In de adminportal wijzig je rollen, maak je sjablonen, bepaal je de instelling van je dossier en stel je signaleringen in. Verder maak je hier gebruikers aan. AVG proof, ISO gecertificeerd en veilig Verzuim Management voldoet aan alle eisen en richtlijnen van de AVG en Autoriteit Persoonsgegevens. Het platform is ISO 27001 gecertificeerd en ontwikkeld vanuit de portaalgedachte met als startpunt ‘privacy by design’. Dit betekent dat de portalen voor de diverse rollen hun eigen database hebben en volledig gescheiden zijn ontwikkeld. Ook alle informatie en communicatie uit audits blijft bewaard binnen het portaal. Handelingen worden namelijk vastgelegd in een zogenaamde audittrail. Veiligheid en privacy zijn dus altijd gewaarborgd. Gebruiksvriendelijk en intuïtief Voor de gebruikers van Verzuim Manager is alle informatie op een plek beschikbaar. Je deelt het startscherm flexibel in naar je eigen wensen en doelstellingen. Het systeem helpt je met contextuele helpteksten bij de afhandeling van de verschillende acties. Zo is het een optie om te signaleren via e-mail als je nieuwe taken krijgt of er iets wijzigt in eerder gemaakte afspraken. De voordelen van Verzuim Management ‘2.0’ Voer actief regie op verzuim dankzij een eenduidig beeld van het herstelproces voor alle betrokkenen Profiteer met Verzuim Management van jarenlange expertise door intensieve samenwerking met toonaangevende organisaties en verzuimspecialisten Werk AVG proof en beschik over een audit trail Persoonlijke dashboards voor managers en HR-professionals Gebruiksvriendelijk, alle informatie en activiteiten op een plek beschikbaar Flexibele inrichting met gebruik van eigen sjablonen en dossiertypes Snel en eenvoudig documenten ondertekenen met een digitale handtekening Om een blik te krijgen hoe de nieuwe applicatie functioneert, verwijzen we je graag door naar de demo video. Bekijk ook de factsheet van Verzuim Management ‘2.0’. Publishing Date : 11/6/2020
Volledig artikel weergeven
05-12-2019 14:06 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 2868 Weergaven
In dit artikel leggen wij uit hoe je taken aanmaakt in Verzuim Management 2.0. Ook leggen wij uit hoe je een taak kan ‘toewijzen’ aan een specifieke gebruiker. Type taken 2.0 beschikt over drie soorten taken: Protocoltaken Vrije taken Resulterende taken Elk type taak heeft zijn functionaliteiten en doel binnen de workflow van het dossier. Protocoltaken De standaard manier om taken in de actielijst naar voren te krijgen is door gebruik te maken van protocoltaken. Dit zijn taken die bijvoorbeeld starten op basis van het dossier. Vrije taken Gedurende het traject binnen het dossier kunnen er bepaalde acties wenselijk zijn om in de toekomst uit te voeren, dit zullen dan acties zijn wat een extra toevoeging is bovenop het standaard protocol. De acties kunnen door middel van een vrije taak worden ingeschoten. Resulterende taken Resulterende taken komen naar voren op basis van acties. Voorbeelden hiervan zijn: er is een document toegevoegd, een afspraak wordt geannuleerd, er is een taak te laat, etc. Belangrijk! Bij elke taak is het belangrijk dat de taak wordt toegevoegd aan een contract. Elk bedrijf binnen 2.0 beschikt over een contract. In dit contract is afgesproken welke taken beschikbaar zijn gesteld. Als er een nieuwe taak wordt toegevoegd kan dit direct worden toegevoegd. Als het om een taak gaat die al was ingericht, kan dit via dienstverlening. In de contracten kun je ook zien welke taken een einddatum hebben en dus inactief zijn of worden. Protocoltaak inrichten In het admin portaal kan je taken inrichten. Hiervoor ga je naar ‘workflow’. Als je de ‘standaard’ taken wil inzien en bewerken ga je naar ‘protocoltaken’. Onder ‘Protocoltaken’ zie je een overzicht van alle standaard taken. Door te klikken op een taak zie je hoe deze taak nu is ingericht en kan je deze bewerken. Als je bijvoorbeeld klikt op de taak ‘Eindevaluatie’ zie je hoe deze taak nu is ingericht en kan je deze inrichting bewerken.  De taak ‘Eindevaluatie’ is nu zo ingericht dat deze taak na 90 weken (zie ‘startdag’) van het dossier naar boven komt (zie ‘starten vanaf / op basis van’). Je ziet ook dat de doorlooptijd (in kalenderdagen) van deze taak 7 dagen is. Na deze 7 dagen wordt de taak als te laat weergegeven in het overzicht. Een taak kan worden ingeschoten op 4 verschillende manieren in het dossier: Starten op basis van dossier: taak start op basis van startdatum dossier. Starten bij deelherstel: taak (opnieuw) starten bij een deelherstel melding. Starten bij volledig herstel: taak starten bij een volledig herstel melding. Starten bij een samengesteld dossier: taak (opnieuw) starten bij een verzuimmelding die een samengesteld dossier genereert. Het annuleren van een taak gaat op basis van één van de verschillende manieren: Annuleren bij afronden dossier: de taak wordt afgesloten wanneer het dossier wordt afgesloten Annuleren bij 100% herstel: de taak wordt afgesloten wanneer een medewerker volledig herstel is gemeld Nooit automatisch annuleren: Een taak wordt alleen afgerond wanneer deze handeling handmatig wordt uitgevoerd. Daarnaast kunnen er diverse handelingen binnen het dossier aan de taak worden gekoppeld: Gekoppelde agendaverrichting Selecteer uit de verschillende opties die onder de agendafunctionaliteit zijn ingericht. Deze wordt dan automatisch opgestart bij de taak. Gekoppeld sjabloon Selecteer uit de verschillende opties die onder de sjablonenfunctionaliteit zijn ingericht. Er kan gekozen worden uit een notitie- of een documentsjabloon. Gekoppelde uwv melding Selecteer een UWV document om te koppelen aan de taak Email sjabloon Selecteer uit de verschillende opties die onder de sjabloon emailfunctie zijn ingericht. In Verzuim Management 2.0 worden taken gekoppeld aan een rol. Alle gebruikers met een bepaalde rol krijgen de taak te zien als de rol geautoriseerd is. Je kan zelf inrichten welke rollen welke rechten hebben per taak: lezen, bewerken, verwijderen. Een gebruiker die enkel de leesrechten heeft, kan zo de voortgang in het protocol volgen. Als je kiest voor bewerken mag een rol de taak afsluiten of uitstellen. De hoogste rechten groep bij de taken is het verwijderen. Een gebruiker kan er voor kiezen om de taak binnen het dossier te verwijderen van de actielijst. Onder ‘Arbo rollen’ zie je dat de beheerder alle rechten heeft voor de taak ‘Eindevaluatie’. Onder ‘werkgever rol categorieën’ zie je dat de applicatiebeheerder en casemanager ook alle rechten hebben voor deze taak. Alle andere rollen zullen deze taak niet te zien krijgen en zullen niks kunnen doen met deze taak.  Aan de taken kunnen subtaken worden toegevoegd. Bij het klikken op de subtaak wordt een pop-up scherm getoond van de bestaande subtaak met de bijbehorende omschrijving. Tevens kan de subtaak hier gewijzigd worden. Door het gebruik van aanvullende taak voorwaarden kunnen taken worden gespecificeerd. Door op toevoegen te klikken kan er een taak voorwaarden worden geselecteerd.  Vrije taken inrichten De inrichtingen van een vrije taak gaat grotendeels hetzelfde als bij een protocoltaak. Er zijn een aantal zaken wat niet van belang is bij een vrije taak, zoals:  Er hoeft geen type dossier te worden geselecteerd Een vrije taak kent geen startdag of starten van/ op basis van Er kunnen geen aanvullende taak voorwaarden worden geselecteerd  Er kunnen minder acties worden gekoppeld aan een vrije taak ten opzichte van een protocoltaak Resulterende taken inrichten De standaard protocol lijst en workflow kan worden aangevuld met resulterende taken. De taken kunnen aan de hand van een aantal acties automatisch gegenereerd worden. Bij bepaalde gebeurtenissen kunnen bijvoorbeeld specifieke taken, documenten of een agenda afspraak geselecteerd worden. De taak komt naar voren aan de hand van bepaalde acties of gebeurtenissen. Verzuim Management 2.0 kent de volgende voorgedefinieerde gebeurtenissen: Er wordt een taak toegevoegd.  Er wordt een document toegevoegd. Er wordt een notitie toegevoegd. Er wordt een bestand geupload. Er wordt een UWV document toegevoegd. Er wordt een herstelmelding toegevoegd met openstaande agenda afspraken. Er wordt een taak afgerond. Er wordt een taak geannuleerd. Er wordt een antwoord gegeven o.b.v. een vragenlijst. Er wordt een agenda afspraak toegevoegd. Er wordt een agenda afspraak geannuleerd. Er is gereageerd op een beantwoordbare email. Er wordt een UWV document concept aangemaakt. Er is een taak te laat. Wijzigingen niet-vangnet naar vangnet tijdens verzuim. Wijziging vangnet naar niet-vangnet tijdens verzuim. Een resulterende taak wordt ingevoerd door een gebeurtenis te koppelen aan een vrije taak.  Gebeurtenis De resulterende taak wordt eerst gekoppeld aan een gebeurtenis. Er wordt aangegeven wie specifieke de gebeurtenis uitvoert of dat het geldt voor alle rollen. Vervolgens worden de type dossiers en contractsoorten geselecteerd.  Resultaat De resultaat geeft aan om welke vrije taak het gaat en na hoeveel dagen de taak naar voren moet komen. Een taak toewijzen aan een specifieke gebruiker In Verzuim Management 2.0 is een taak gekoppeld aan een rol, maar kan je een taak ook specifiek toewijzen aan een persoon.  Als je inlogt in het werkgevers portaal kan je naar je persoonlijk overzicht gaan. Je kan alle taken zien waar je geautoriseerd voor bent. Hier kan je filteren op bepaalde eigenschappen en kolommen, zoals op ‘gedelegeerde’. Selecteer de gedelegeerde en klik op opslaan. Wanneer je een taak selecteert vanuit het overzicht worden onderin het venster meerdere opties weergegeven. Door op één van de opties te klikken wordt de bijbehorende functionaliteit gestart. Afronden De taak wordt afgerond UWV Een UWV document aanmaken Uitstellen De taak kan uitgesteld worden (een nieuwe datum wordt gevraagd) Toewijzen De taak wordt toegewezen aan een specifiek persoon Annuleren De taak wordt geannuleerd Wil je een taak toewijzen aan een specifieke gebruiker, dan klik je op ‘toewijzen’ en selecteer je de gewenste gebruiker. Vervolgens klik je op ‘opslaan’. Ter bevestiging ontvang je een melding dat de gebruiker is toegewezen aan één of meerdere taken. De taak is nu toegewezen aan de specifieke gebruiker. Andere gebruikers die de taak ook konden zien, zullen nu zien dat een naam gekoppeld is aan de taak. Publishing Date : 1/13/2021
Volledig artikel weergeven
19-11-2020 13:56 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 273 Weergaven
Vanuit HR Core zal de rol van leidinggevende automatisch worden aangeleverd aan  Verzuim 2.0 en toegekend worden aan een gebruiker. Deze gebruiker is dan ook zichtbaar binnen Verzuim 2.0. Binnen de gebruikersgegevens moet de SSO sleutel zijn ingevuld om in te kunnen loggen. Publishing Date : 11/19/2020
Volledig artikel weergeven
19-11-2020 13:55 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 203 Weergaven
De 1.0 applicatie beschikt over een groot aantal vastgestelde overzichten. Bij de nieuwe applicatie gaat dat anders. In principe is alles beschikbaar in 2.0 wat er in 1.0 ook beschikbaar was. De reden dat er in 2.0 minder standaard overzichten zijn, is omdat de filters makkelijk te gebruiken zijn en veel opties bieden. 2.0 heeft de volgende lijsten standaard ingericht: Medewerkers Medewerker uit dienst Openstaande dossiers Zwangerschaps dossiers Openstaande taken Het is mogelijk om als beheerder deze lijst aan te vullen met zelf in te richten overzichten. De beheerder gaan hiervoor naar de instellingen en vervolgens naar overzichten.   Er zijn drie type overzichten wat als basis wordt gebruikt voor de opzet: Medewerkersoverzichten Dossieroverzichten Takenoverzichten  De gebruiker kan een van deze drie kiezen. Vervolgens wordt er de lijst met overzichten getoont die momenteel zijn ingesteld voor het type. Door op de blauwe knop ‘toevoegen’ te klikken kan er een nieuw overzicht aan de lijst worden toegevoegd. Stappenplan Kies een naam voor het overzicht  Selecteer één specifieke rol die het overzicht mag zien of kies voor ‘alle rollen’. Selecteer de kolommen die zichtbaar moeten worden bij het openen van het overzicht. Kies de filters die er voor zorgen dat het juiste overzicht wordt getoond. Sla vervolgens het overzicht op door op de blauwe knop ‘opslaan’ te klikken. Publishing Date : 11/19/2020
Volledig artikel weergeven
19-11-2020 13:56 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 206 Weergaven
Verzuim Management 2.0 biedt de optie om taken op resulterende basis in het dossier te plaatsen. Een resulterende taak wordt ingericht aan de hand van een gebeurtenis. Een gebeurtenis kan onder andere zijn: Een taak wordt afgerond Content wordt toegevoegd in het dossier (UWV, notitie, upload of document) Er wordt een agenda afspraak toegevoegd of geannuleerd Er is gereageerd op een beantwoordbare e-mail  Als de bedrijfsarts een verslag toevoegt in het dossier, kan daarop een taak worden ingericht. In dit geval zal de vrije taak op basis van het toevoegen van content in de takenlijst geplaatst worden. Als medisch gebruiker een ‘verslag bedrijfsarts’ toevoegen: Om een nieuw verslag aan te maken ga je naar ‘dossier’ en vervolgens naar ‘document aanmaken’. Hier kies je het (ingerichte) document soort. Als je een taak hebt ingericht zal het aanmaken van dit verslag leiden tot een resulterende taak voor de manager. Publishing Date : 11/19/2020
Volledig artikel weergeven
19-11-2020 13:53 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 195 Weergaven
Waar in Verzuim 1.0 een standaard back-up leidinggevende  werd doorgevoerd kan het in Verzuim 2.0 per afwezigheid variëren. De gebruiker kan zelf via zijn accountinstellingen ‘Mijn account’ de afwezigheid invoeren.  De afwezigheid kan worden ingesteld door middel van de start- en einddatum, reden afwezigheid en de vervanger aan te geven.  Publishing Date : 11/19/2020
Volledig artikel weergeven
19-11-2020 13:54 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 228 Weergaven
Bij de accountinstellingen ‘Mijn account’ kunnen er gekoppelde accounts worden toegevoegd. Om het account te koppelen zijn de volgende gegevens nodig: Gebruikersnaam Wachtwoord Omgevingsnaam Wanneer de gegevens zijn ingevoerd kan er geswitcht worden tussen de diverse accounts zonder daarvoor opnieuw in te loggen. Voor meer informatie zie Werken met verschillende rollen in 2.0. Publishing Date : 11/19/2020
Volledig artikel weergeven
19-11-2020 13:54 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 216 Weergaven
Een medische gebruiker kan in 2.0 worden aangemaakt door de beheerder van het admin portaal. Binnen het admin portaal ga je voor het toevoegen van een (medische) gebruiker naar 'Gebruikers'. De bedrijfsarts kan als interne gebruiker worden toegevoegd. Nadat de gegevens aan de rol zijn gekoppeld, geef je de toegevoegde gebruiker op bij 'Bedrijfsartsen'. De bedrijfsarts kan nu inloggen vanaf de aangegeven startdatum. De basis van de rol van een medisch gebruiker heeft toegang tot het Casemanagement portaal. Om toegang tot het medisch portaal te ontvangen kan de bedrijfsarts zijn BIG nummer invoeren. Dit wordt verder uitgelegd in de instructie medische gebruiker. Voor een volledige uitleg over hoe je externe gebruikers (zoals bedrijfsartsen of andere medische gebruikers) toegang geeft tot Verzuim Management 2.0 verwijzen we je naar de instructie video. Publishing Date : 11/19/2020
Volledig artikel weergeven
19-11-2020 13:51 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 211 Weergaven