Kansiointi tilikausiarkistoon

[Katri Achrén]

Olisiko mahdollista saada tilikausiarkistoon kansiointi-työkalua, jotta arkistoon voisi luoda uusia kansioita, ja arkistoituja sopimuksia ym. olisi näin helpompi löytää?

[Kari Kinnunen]

Moi,

Tuo kansiointi tilikausiarkistossa on oikein hyvä kehitysidea, mutta tuli mieleeni myös toinen ratkaisu tuohon sopimusten hallintaan. Kumppanillamme ContractZenillä on tuohon erikseen kehitetty työkalu: Netvisor MarketPlace | ContractZen

Tuosta pidetäänkin nyt ke 22.6. webinaari, jossa ContractZenin toimintoja esitellään: Hallitse sopimukset, pöytäkirjat ja kokoukset ContractZenillä

[Leena Toivonen]

Hei.

Kansiointi -työkalu olisi ehdottomasti saatava Netvisoriin ja automaattisesti kaikille asiakkaille. Kaikki yritykset eivät  halua maksaa erillistä kk-maksua erillisestä työkalusta, vaikka se olisi mahdollisesti jotenkin linkitetty Netvisoriin. Myös pieni arkistointimäärä olisi selvemmin esillä Netvisorissa, mikäli materiaalin saisi jotenkin jaettua eri kansioihin. Voisitte ottaa esimerkkiä vaikka Fivaldin arkistokansiorakenteesta tai vähintään luoda asiakkaalle mahdollisuuden lisätä itse kansioita.

Itse olen ehdottanut jonkinnäköistä kansiorakennetta tilikausiarkistoon jo vuosia sitten, mutta ehdotus ei ottanut tuolloin "tuulta purjeisiin" lainkaan, joten kannattakaa hyvät ihmiset Katrin ehdottamaa hyvää kehitysehdotusta.

[Kari Kinnunen]

Hei,

Kyllä vain, ymmärrän hyvin että pienelle yritykselle tuo kansiointi tai luokittelu tilikausiarkistossa riittäisi oikein mainiosti. Äänestin toki kehitysehdotuksen puolesta, mutta ajattelin nostaa tuon ContractZenin tähän keskusteluun jos joku toinen yritys huomaisi että se palvelisi jo tässä vaiheessa heidän tarpeitaan.

[Kati Leppänen]

Samalla kun ideoinnissa mietitään tilikausiarkiston kansiointia, voisi lisätä dokumentin poiston varmistuksen. Nyt kun painaa poista -nappia, ei kysytä varmistusta vaan tiedosto katoaa. Mielestäni erittäin vaarallinen toiminto näinkin tärkeässä paikassa kuin tilikausiarkisto.

[Roni Haarala]

Tähän voisin lisätä, että tilikausiarkistoon olisi hyvä saada "raahaus toiminto". Tämä nopeuttaisi paljon tiedostojen liittämistä. Toimintohan on jo käytössä esim. ostolaskuilla ja tositteilla.

[Sanna Lehtinen]

Hei,

onko tilikausiarkiston kansiointiasia edennyt? Teknisesti ei ilmeisesti olisi mitenkään erityisen vaativa toteuttaa, mutta onko siihen halua? Alkuun riittäisi vaikka kaksi kansiota Tasekirjat ja hallinto, toki paras olisi sellainen missä kasiot voisi itse lisätä ja nimetä.

[Jani Korhola]

Hei,

Aloitin aiheeseen liittyvän keskustelun sähköisen allekirjoittamisen asiakirjojen luokittelun kautta. Suosittelen siis tutustumaan myös tähän Sähköinen allekirjoitus ja palvelun jatkokehitys ja mikäli teillä on antaa vielä lisää ajatuksia ja vinkkejä niin otamme niitä mielellämme vastaan.

[Marja-Terttu Järvimäki]

Ei kiitos mitään ContractZen:iä eikä mitään muutakaan ulkopuolista toimijaa tähän vaan suoraan Netvisorin sisälle parannukset. Ulkopuoliset ohjelmistot ja toimijat aiheuttaa vaan lisää työtä ja muistamista - miten esim. arkistokopion laita silloin olisi??

[Jani Korhola]

Hei Marja-Terttu,

Tuon sähköisen allekirjoituksen kautta allekirjoitetut dokumentit tallennetaan Netvisoriin ja tuo viitatulla sivulla oleva luokittelu on tuota kansiointia varten. Ei toki ole poissuljettua sekään, että muutoksia tehtäisiin myös tilikausiarkistoon. Tällä hetkellä vain näyttää siltä että ainakaan tämän vuoden puolella ei tilikausiarkistoon ehditä koskemaan.

[Helena Lindell1]

Tilikausiarkisto on hyvä ominaisuus ohjelmistossa. Arkiston käytettävyyttä parantaisivat mielestäni mm. seuraavat ominaisuudet

- Liitteen tuominen suoraan eScan aineistosta, nyt tällaisen liitteen lisääminen on työlästä

-Arkistoinnin lisääminen, josta jo täällä on ollutkin puhetta. Arkistointimahdollisuus pitäisi ulottaa jo lisättyihin asiakirjoihin, koska usein jälkeen päin alkaa hahmottua se, miten asiakirjoja olisi ollut järkevää järjestellä

-Arkistoidun asiakirjan nimen muutos. Kun aineistoa kertyy enemmän, löytyy myös tarpeita toisenlaisiin nimeämisiin

-Arkistoidun aineiston lajittelu näkymässä, myös aakkosjärjetyksessä, ei vain ajan mukaisessa järjestyksessä

-Piilota ominaisuus, tarpeen  eritoten yritystasoisiin asiakirjoihin joita kertyy paljonkin jos ohjelmistoa käytetään vaikkapa vuosikymmen

[Helena Lindell1]

Hei, millaisella aikataululla voisimme odottaa tämän arkistoinnin kehittämistä ?

Väärin arkistoitujen asiakirjojen paikalleen laittaminen on kovin hidasta puuhaa ja mieluusti jättäisimme tuon työn odottamaan sitä aikaa jolloin saamme siihen ohjelmasta apua.

[Jesse Leppäsalo]

Uuden GDPR-tietosuoja-asetuksen myötä tilikausiarkiston käyttö tulee lisääntymään merkittävästi, joten toivon mukaan tämä saataisiin toteutettua ennen lain voimaan astumista 25.5.2018.

[Timo Joronen]

MIten GPDR vaikuttaa tiliakausiarkistoon käyttöön?

[Jesse Leppäsalo]

Käsittääkseni Netvisorin tilikausiarkisto on tietoturvallinen tallennuspaikka henkilötietoja sisältäville asiakirjoille.

[Helena Lindell1]

Tilikausiarkisto on varmaankin hyvä paikka mm. GDPR vaatimusten mukaisille asiakirjoille. Jotta arkisto millään muotoa toimisi, on sen rakennetta uusittavat ja talletettujen tietojen arkistointimahdollisuuksia parannettava. Lisäksi kannatta huomioida se, että kaikilla tilikausiarkistoon oikeuden omaavilla ei ole oikeutta nähdä mm. arkaluonteisia henkilötietoja. Jos palkanlaskennan tietoja, mm. verokortteja ja vastaavia voitaisiin laittaa palkkalaskennassa työntekijän tietojen taa, pääsisi tietoihin käsiksi vain määritelty henkilö.

[Kari Kinnunen]

Moi Helena,

Tuohon palkansaajan tietojen toimittamiseen tulikin juuri viime viikolla uutena ominaisuutena Netboxi. Olitkohan vielä ehtinyt huomata tätä?

Tuon myötä saa kätevästi ja turvallisesti toimitettua vaikka ne verokortit tai sairaslomatodistukset palkanlaskijalle.

- Kari

[Hanna Karhu]

Sinne palkansaajan tietoihinhan saa laitettua liitteitä. Sinne on hyvä laittaa verokortti, työsopimus ja muut vastaavat dokumentit.

[Helena Lindell1]

Hei,

liite hlön tiedoissa on näppärä ja olemmekin ottaneet sen käyttöön.

NetBoxi toimii sekin, mutta nyt tietoja on hieman siellä täällä ja olisi hyvä jos tietojen siirtely tallennuspaikasta toiseen sujuisi ohjelmallisesti.

Ystävällisin terveisin, Kind regards

Helena Lindell, KLT

Laskentapalvelu Lindell Ky, Linnaistentie 21, 01640 Vantaa

gsm +358 50 547 9184 (toimisto +358 9 853 1664) email: helena.lindell@laspal.fi<mailto:helena.lindell@laspal.fi>

[Marja Väinölä]

Hei

Olisiko jossain kehityksen vaiheessa mahdollista saada kuukausiraportit tulostusnäytöltä suoraan tilikausiarkistoon. Raportit olisi asiakkaan nähtävissä arkistossa, eikä sähköpostia tarvitsisi käyttää. Kaikki asiakkaat eivät itse ota raportteja.