peruuta
Näytä tulokset kohteelle 
Hae sen sijaan kohdetta 
Tarkoititko: 

Kohti 100% automaatiota ostolaskujen käsittelyssä

Jani Korhola

Hei,

Julkaisemme torstaina 24.8.2017 uudistetun ostolaskujen automaattisen käsittelyn. Tarkoituksena on vähentää ostolaskujen rutiininomaiseen käsittelyyn vaadittavaa manuaalista työtä ja vapauttaa käyttäjien aikaa tuottavampaan työhön. Nykyiset automaatiosäännöt siirretään päivityksen yhteydessä tähän uuteen malliin automaattisesti. Tarkemmat ohjeet toiminnon käyttöön löytyvät tuksivustoltamme ja niitä päivitetään vielä tarpeen mukaan.

Uudistus tulee mahdollistamaan monipuolisten sääntöjen luomisen ja yhtenä toivotuimmista ominaisuuksista on automaattinen tiliöinti laskurivitasolla. Automaatiosäännöt toimivat nyt myös Netvisoriin manuaalisesti syötetyillä laskuilla. Lisäksi sääntöjen avulla voidaan kohdistaa ostotilausten rivejä ostolaskuun sekä kopioida rivitason tietoja näiden välillä. Tulemme syksyn aikana vielä mahdollistamaan laskujen lähettämisen automaattisesti maksuun. Tulevalla työlistalla meillä on vielä jaksotukset sekä vyörytykset. Lisäksi toivomme palautetta muista toiminnoista ja ehdoista joita automaatioon olisi hyvä lisätä. Tulemme varaamaan toiminnon jatkokehitykselle aikaa 2018 alussa. Uudistus kuuluu ostoreskontran hintaan, joten lisämaksuja siitä ei yrityksille tule. Automaatiosääntöjen luontiin tarvitaan tuttuun tapaan hyväksyjän oikeudet ilman summarajoja. Seuraavassa toiminnallisuuden lyhyt läpikäynti sekä muutama esimerkkisääntö.

Sääntöjen hallinta- / yhteenvetosivu

Hallintasivu koostuu moduuleista joilla jokaisella on oma tarkoituksensa. Alla jokaisesta lyhyt läpikäynti. Yhteiset ja toimittajakohtaiset säännöt suoritetaan siinä järjestyksessä kuin ne ovat sivulla ja suoritusjärjestystä kuvataan juoksevalla numerolla. Voit vaihtaa sääntöjen järjestystä "raahaamalla" säännön haluttuun kohtaan. Huomaathan että yhteisiä sääntöjä ei saa siirrettyä toimittajakohtaisiksi tai toisinpäin. Mikäli jotain sääntöä ei voida suorittaa kokonaan, jätetään sen säännön tehtävät kokonaan tekemättä ja automaatio jatkaa seuraavasta säännöstä. Näin ollen on suositeltavaa tehdä monta pientä ja yksinkertaista sääntöä kuin yksi sääntö jossa tehdään kaikki mahdolliset toiminnot.

1. Ostolaskujen automaation hallinta Tässä moduulissa voit ottaa automaation käyttöön tai poistaa käytöstä. Lisäksi siinä näytetään kaikki toimittajat joille on tehty sääntöjä, toimittajaan kohdistuvien sääntöjen määrä sekä vanhentuneet säännöt. Valintalistalta voit hakea toimittajia toimittajarekisteristä ja luoda näille sääntöjä (kohta 3)

2. Yhteiset säännöt Yhteiset säännöt vaikuttavat useampaan kuin yhteen toimittajaan. Säännöt suoritetaan numerojärjestyksessä. Toimittajarekisteriin luotavia uusia toimittajia ei lisätä automaattisesti sääntöön jos säännössä on valittuna "Valitut toimittajat". Mikäli valinnaksi vaihdetaan "Koko toimittajarekisteri", niin silloin kyseinen sääntö vaikuttaa myös niihin toimittajiin jotka luodaan toimittajarekisteriin laskujen saapumisen yhteydessä. Yhteisiä sääntöjä voi olla ennen ja jälkeen toimittajakohtaisten sääntöjen.

3. Toimittajakohtaiset säännöt Toimittajakohtaiset säännöt ovat muuten toiminnaltaan samanlaisia kuin yhteiset säännöt, mutta ne koskevat vain yhtä tiettyä toimittajaa. Näin voit esimerkiksi määritellä yhden toimittajan ostotilausten ja ostolaskujen kohdistamiseen liittyvät ehdot ja toiminnot tai ostolaskurivien tiliöinnit.

4. Yhteenveto Yhteenvedossa näet kuinka paljon automaation kautta on tehty toimenpiteitä saapuneille laskuille

5. Ehdotukset automaatiosäännöiksi Netvisor käy jatkuvasti läpi saapuvaa laskumassaa ja ehdottaa sellaisia laskuja automatisoitaviksi jotka toistuvat säännöllisin väliajoin.

6. Tapahtumahistoria Tapahtumahistoriasta näet mitä laskuja on automaation toimesta käsitelty ja mitkä laskut ovat kenties siirtyneet manuaaliseen käsittelyyn kun ehdot eivät ole täyttyneet. Laskukohtaiset tiedot löytyvät myös ostolaskulta sekä säännöiltä.

Säännön luominen

Sääntöjen luominen lähtee liikkeelle "Uusi yhteinen sääntö" tai "Uusi toimittajakohtainen sääntö" -painikkeesta. Mikäli halutaan tehdä toimittajakohtainen sääntö, niin toimittaja pitää olla ensin valittuna. Sääntöön voi antaa vanhaan tapaan Nimen, kuvauksen ja voimassaoloajan, mutta voimassaoloaika ei ole enää pakollinen. Lisäksi sääntöön määritellään toiminnot mitä halutaan tehtäväksi, sekä ehdot joiden täyttyessä toiminto tehdään. Kuten jo yllä mainitsin, niin suosittelemme tekemään mieluummin useita yksinkertaisia sääntöjä kuin yhden säännön joka kattaa kaikki halutut toiminnot ja ehdot.

Alla esimerkki säännöstä jossa toistuvalle laskulle on määritetty automaattinen tiliöinti olemassa olevien laskujen pohjalta. Tiliöintitiedot haetaan mallilaskuilta siten, että ensimmäinen mallilasku on määräävä ja seuraavilta laskuilta haetaan vain täydentäviä tietoja riveille mikäli kaikille riveille ei löytynyt tarvittavia tietoja.

Esimerkkisääntö pyöristyserojen kirjaamisesta kirjanpidon oletustileissä määritellylle kirjanpidon tilille

Esimerkki loma-ajan kiertolistan määrittelystä. Huomioitavaa on että tällainen "normaalin" yliajava sääntö kannattaa priorisoida mahdollisimman alkuun sääntölistalla. Kun kiertolista on yhden säännön toimesta asetettu, niin seuraavat säännöt eivät enää tätä pysty tekemään.

Tähän tulemme lisänä tekemään Avoimet ostolaskut -listaukseen massatoiminnnon jolla voi vaihtaa laskujen käsittelijät toiseksi. Tämä tehdään samassa yhteydessä 2018 alkupuolella kun päivitämme automaation toiminnallisuuksia.

Viimeisenä esimerkki automaation keskeyttämisestä mikäli toimittaja luodaan laskun saapumisen yhteydessä. Esimerkkiin otettu "Laskun lähde" -tiedon pois jättämällä pätee tämä sääntö kaikkiin saapuviin laskuihin. Tuolla valinnalla voi kuitenkin tehdä tarkennuksia.

Toivomme tämän blogin yhteyteen palautetta automaation toimivuudesta ja niistä toiminnoista ja ehdoista joita tänne haluttaisiin lisätä. Kuten blogin alussa mainitsin, tulemme varaamaan automaation jatkokehitykselle vielä aikaa vuoden 2018 alkupuolella ja tätä kautta tulleilla toiveilla on hyvät mahdollisuudet päästä listalle mukaan.

57 Kommentit
CHAMPION ***

Miksi edelleen tämä päivityksen jäkeen tuossa rivien tallennuksessa tulee joka kerta tämä ruutu:

Jos kymmenenkin kertaa joudun tallentamaan rivejä vaikka varsin hyvin tiedän että ne eivät sillä hetkellä täsmää niin riittää että tämä ilmoitus tulee yhden kerran ennen kuin tositteen saa tallennettua.

Hei Tuula,

Nyt julkaistulla automaation uudistuksella ei ollut vaikutusta tähän. Tulemme muuttamaan tuon vahvistusikkunan toimintaa ensi viikon viikkopäivityksessä.

CONTRIBUTOR *

Heippa!

Suurin ongelmani ostolaskujen automatisoinnissa on se ettei ostolaskulle asetettu kustannuspaikka seuraa ostosuoritustositteelle, jossa kirjautuvat kassa-alennukset. Onko tähän olemassa jotain ratkaisua, josta en ole tietoinen tai onko asia mahdollista korjata? Kassa-alennusten manuaalinen kohdistaminen kustannuspaikalle on varsin työlästä jos niitä on paljon. Lisäksi kassa-alennuksista vielä sen verran että niille on ilmeisesti mahdollista määrittää vain yksi automaattinen tili? Tämä on ongelma jos osa ostoista on suomen sisäisiä ja osa EU-ostoja ja alv pitää korjata manuaalisesti.

YT

Salli Liukkonen

CHAMPION ***

Minulla on sama kysymys.

CONTRIBUTOR ***

Samaan ongelmaan odotetaan täälläkin vastausta/päivitystä.

CHAMPION *

Ainakin yksi käyttöä rajoittava puute havaittiin tiliöinnin asettamiseen liittyen: ei voida pakottaa sääntöön alv% tai alv-tunnusta muutoin kuin käyttämällä valintaa "tiliöi aiemman laskun perusteella".

Esimerkki: Toimittajan joillain laskuilla halutaan pakottaa tiliöintiriveille alv-tunnukseksi Euos. Toimittajan muilla laskuilla voidaan käyttää kirjanpidon ostotilin kautta tulevaa oletusta Koos. Yrityksessä ei kuitenkaan haluta eriyttää ostoja omille kirjanpidon tileille, eli esim. kaikki ostot menevät aina tilille 4000 Ostot, olivat ne sitten kirjanpidollisesti koos tai euos. Automaattisäännöissä voidaan tällä hetkellä tiliöintiin asettaa halutut kirjanpidon tilit ja halutut kustannuspaikat, mutta muina tiliöintivalintoina on käyttää vain aiempaa toimittajan laskua ja sitä kautta asettaa tiliöinnit. Onko estettä lisätä mahdollisuus pakottaa säännön kautta tiliöintiriveille asetettava alv-koodi itsemääritellyksi?

Sama kysymys pätee myös alv%:n osalta. Joillain laskuilla (verkko-)laskulta tulkitaan että laskurivin alv on 24%, mutta sitä ei oikeasti saada eikä haluta vähentää ostajan kirjanpidossa. Tällä hetkellä ainoa keino tehdä alv0% pakotus tiliöintiriveille lienee sama kuin edellä, eli käyttää säännössä valintaa käytä aiempaa toimittajan laskua. Monipuolistaisi ja yksinkertaistaisi automaatiosäännön käyttöä, jos nämä alv-valinnat mahdollistettaisiin suoraan säännön asettamisessa.

Yleisenä kommenttina pikaisella tutustumisella: helppokäyttöinen, looginen ja aidosti hyödyllinen uudistus.

CONTRIBUTOR **

Voisiko tähän saada liitettyä myös jaksotussäännön? Esim. Yel-laskut tulevat monesti kahden kuukauden laskutusjaksoissa, joten olisi hienoa jos niihin saisi liitettyä tiliöintiin, että ottaisi automaattisesti jaksotuksen päälle, ettei tarvitsisi muistaa sitä. Tällöin myös tuuraustilanteissa tulisi vakiojaksotukset tehtyä etteivät unohdu.

Hei Maija,

Jaksotussäännöt tulevat meidän seuraavassa isommassa päivityksessä ostoautomaatioon ja sille on varattu aikaa vuoden 2018 alkupuolelta. Samoin vyörytys on tarkoitus lisätä silloin.

Hei Kuisma,

Lisäsin nämä meidän kehityslistalle. Pitäisi olla pienehköjä muutoksia ja voi olla että tehdään jo ennen tuota 2018 varattua aikaa, mutta viimeistään silloin tämä tulee. Toki jos tällä saman toimittajan laskuilla on nyt jokin tunnistetieto millä nuo eri tavoin tiliöitävät laskut voidaan havaita, niin tuota mallilaskua voisi hyödyntää tässä jo nyt.

Ja hienoa että tästä on ollut apua.

CHAMPION *

Kun asetetaan säännöksi "kirjaa pyöristyserot", kirjanpidon tilinä tullaan käyttämään kirjanpidon perustiedoissa olevaa tiliä, oletuksena 8570 Pyöristyserot. Missä voidaan määritellä, mitkä laskentakohteet automatiikka asettaa samaiselle pyöristyserokirjaukselle?

Lisäksi: onko kertatiliöinti -toiminnon käyttömahdollisuus tulossa sääntöihin mukaan? Joillain toimittajilla kaikki laskun rivit menevät aina yhdelle kirjanpidon tilille, ja on omalla tavallaan etu, jos tiliöintiin nämä voidaan asettaa yhdellä rivitiedolla, sen sijaan että sama kirjanpidon tieto on monistettuna N kertaa, riippuen laskurivien määrästä.

Hei Kuisma,

Kertatiliöinti voidaan ottaa mukaan tuohon meidän tulevaan päivityspakettiin. Riittääkö siihen ihan nykyinen toiminto vai pitäisikö sitä jotenkin jatkojalostaa?

Tuohon pyöristyserokirjaukseen liittyen. Tällä hetkellä se taitaa onnistua vain siten että sinulla tulisi olla mallilasku jossa tämä pyöristyserokirjaus olisi kerran tehty. Näin se huomioitaisiin tulevilla laskuilla. Yksittäiselle riville ei tätä pysty tekemään. Minulla ei juuri nyt ole sellaista laskua jossa tuon näkisi. Lisäksi tässäkin taitaa tulla ongelmaksi vielä se, että pyöristysero näkyy vain tiliöintirivillä ja automaatio katsoo laskurivitietoja. Varmistan tämän vielä, mutta näin muistelen.

Itse sääntö olisi sitten tämän näköinen jos tuo tiliöintiriviasia ei muodostu ongelmaksi.

CONTRIBUTOR *

Hei!

Kysyisin tästä kohdasta:

5. Ehdotukset automaatiosäännöiksi Netvisor käy jatkuvasti läpi saapuvaa laskumassaa ja ehdottaa sellaisia laskuja automatisoitaviksi jotka toistuvat säännöllisin väliajoin.

Miten saan tekstin "Ostolaskuautomaation ehdotukset" pois poikkeuksista ja huomioista? En halua tehdä ehdotettua sääntöä.

Hei Suvi,

Tällä hetkellä ehdotuksia ei saa pois. Tuomme tulevissa viikkojulkaisuissa sääntöjen hallintasivulle napin jolla poisto onnistuu. Tämän jälkeen kyseisen toimittajan laskuja ei enää ehdoteta automatisoitaviksi, mutta toki näillekin toimittajille voi säännön halutessaan tehdä.

CHAMPION *

Pyöristyserosta: Ehkä ensin syytä varmistaa, että puhumme samasta asiasta.

Esimerkki: verkkolaskulta luetaan laskurivit yhteensä (esim. 3kpl à 100 eur) ja näistä lasketaan yhteissumma (300 eur). Erikseen poimitaan verkkolaskulta tieto kentästä "laskun yhteissumma". Jos toimittaja on asettanut siihen esim. 301 eur, silloin nämä kaksi tietuetta erottaa toisistaan.

Käytetään automaatiosäännöstön valintaa "kirjaa pyöristysero automaattisesti" ja ehdossa on asetettu rajaukseksi, että tämä tehdään, jos pyöristysero on välillä 0,01-5,00 eur. Lisääkö toiminto ostolaskun tiliöintiin yhden uuden rivin, ja kirjaa sinne ko. erotuksen (+1 eur)? Lopputuloksena ostolaskun rivien yhteissumma on sama kuin "laskun yhteissumma"?

CHAMPION *

Kertatiliöinnistä: mielestäni nykyinen toiminto riittää. Kunhan huomioitte siinä nykyisellään olevan ärsyttävän ominaisuuden (bugin?), joka kertatiliöintiä käytettäessä poistaa tiliöintiriveiltä sinne (ennen toiminnon käyttöä) automaattisesti tuodut kustannuspaikat. Tästä löytyy aiempia kyselyitä esim. https://community.vismasolutions.com/ideas/1482

Hei Kuisma,

Kertatiliöinnin ongelma tullaan korjaamaan pikaisesti

Hei Kuisma,

Kyllä, tässä tapauksessa lisätään yksi tiliöintirivi jotta summa saadaan täsmäämään. Tässä samalla nyt varmistuksena että tuo yllä kysymäsi laskentakohteen asetus ei toimi näillä pyöristyskirjauksilla (mallilaskusta) juuri sen takia että muodostettava rivi ei ole alkuperäinen laskurivi. Pistetään tämä siis mietintämyssyyn.

CHAMPION *

Tätä vähän hain... Pyöristyserot muodostetaan, joten mallilaskua ei voi käyttää. Samoin kategorioisin pyöristyserosäännön ennemminkin yleiseksi säännöksi, en niinkään toimittajakohtaiseksi säännöksi.

Selkeintä olisi, jos pyöristyseron automaatiosääntöön voisi asettaa, että minkä laskentakohteen tai -kohteet asetetaan, samalla kun pyöristyserokirjaus tehdään. Tai oikeastaan parempi olisi, jos kirjanpidon perustietoihin voisi pyöristyserotilin yhteyteen tehdä tämän valinnan. Se perityisi sieltä _kaikkiin_ järjestelmän muodostamiin pyöristyseroihin esim. alv-laskelman yhteydessä.

CHAMPION *

Hei Jani,

ehdottomasti teille sinne mietintään pyöristyserot -tilin taakse vakiolaskentakohteet. Järjestelmä tuottaa paljon muutakin materiaalia josta syntyy pyörityseroja (palkat, alv-laskenta yms.). Itselläni on asiakkaina yhdistyksiä jotka ovat alv-velvollisia tietystä toiminnastaan ja yhdistyksillä on ihan surpertärkeää että jokaiselle tuloslaskelman tilille löytyy laskentakohde ja yhtään kohdistamatonta tapahtumaa ei saa olla. ALV sulkemisen yhteydessä tulee joka kuukausi tilanne että pyöristyseroja syntyy. Kuukauden sulkemisen jälkeen pitää käydä tilikauden hallinnan kautta avaamassa kuukausi ja käydä laittamassa pyöristyserot alv-tositteelle. Tämä on ihan turhaa manuaalista työtä ja suoraan sanottua riski käydä kuukautta avaamassa, joku saattaa silläkin välillä ehtiä tekemään jotain suljetulle kuukaudelle. Kirjanpidon perustetoihin tuleva tieto pyöristyseron laskentakohteesta aidosti helpottaisi tätä työtä todella paljon.

CHAMPION ***

Tuota samaa pyöristyseron kustannuspaikkakorjausta mitä Kati tekee tehdään täälläkin joka kuukausi, varmaan moni muukin joutuu tekemään samaa ja omasta mielestänikin turhaa työtä. Useimmiten yrityksillä joilla on kustannuspaikat käytössä kaikki tapahtumat kirjataan kustannuspaikoille, tuo on niin pieni erä että yleensä kaikki menee yhdelle ja samalle, mutta jollekin kustannuspaikalle ne aina laitetaan, siis kuukauden lopussa on tarkistettava että kohdistamattomia ei jää.

CHAMPION ***

Jos teen automaattisäännön: Tiliöi laskurivit mallilaskun pohjalta, niin mihin laitan kohdan että tiliöidään vasta hyväksyttyjä laskuja? En siis halua että laskut menevät esitiliöinti tilaan.

CHAMPION *

Olemme testailleet aktiivisesti kirjanpidon tilien asiasetuksessa automaatiosääntöä "tiliöi laskurivit mallilaskun pohjalta" ja todenneet, että siinä on omat ongelmansa erityisesti tukkuliikkeiden laskuilla: harvoin muodostuu tilannetta, missä yritys on ostanut esim. kymmenellä edellisellä laskulla kaikki sellaiset tuotteet, joita ostetaan jatkossakin kyseiseltä tukkuliikkeeltä. Tukkuliikkeiltä kuitenkin saadaan lähes aina hinnasto tuotekoodeineen ja -nimikkeineen (Excelissä), johon liittyen seuraava kuvaus ja kysymys.

Jatkuvan työmäärän prosessikuvaus:

Nykyisessä prosessissa yhteen sääntöön linkitetään kaikki toimittajan aiemmat laskut > tulee seuraava lasku ja siinä on aina tuotteita, joita ei ole edellisellä laskulla > tiliöidään ne ja lisätään tämä uusi lasku sääntöön muiden mallilaskujen perään > toistetaan tätä hamaan tulevaisuuteen asti.

Vähäisen työmäärän prosessikuvaus:

Pyydetään toimittajan tuotekatalogi (csv) -> määritellään siihen tilit ja kustannuspaikat -> ladataan tämä tiedosto automaatiosääntöön pohjaksi, jonka mukaan seuraavat laskut esikäsitellään

Prosessinäkökulmasta toimittajan hinnaston lataaminen olisi selkeämpää kuin käyttää mallilaskua pohjana - painotuksena tukkuliikkeet. Kommentoitko Jani onko tällainen ajatus toteutuskelpoinen?

Nykyiseen toimintamalliin liittyen: olisi hyvä saada ostolaskulle johonkin kohtaan painike ”lisää lasku toimittajan automaatiosääntöön”. Koska tätä joudutaan tekemään tukkurilaskuilla toistuvasti, prosessia nopeuttaisi jos sen voisi tehdä helpommin.

Nykyiseen toimintamalliin myös kysymys: kun yhteen automaatiosääntöön asetetaan ”tiliöi laskurivit mallilaskun pohjalta”, onko tässä maksimimäärää että kuinka montaa mallilaskua voidaan hyödyntää säännöstössä? Olemme siis laittaneet näitä mallilaskuja yhteen ja samaan sääntöön allekkain.

Hei Kuisma,

Toimittajan hinnastojen tallentaminen Netvisoriin on meidän työlistalla, mutta tälle en vielä uskalla luvata toteuttamisen ajankohtaa. Meillä ajatus on ollut sen suuntainen että tiedot tallennetaan toimittajakortin taakse ja täältä voisi sitten automaatiosäännöllä "kutsua" hinnastoa, jolloin tarkistus tehtäisiin tällä tavalla. Lopputuloksena sama kuin mitä sinä haet esimerkilläsi. Ja tuo "Mallilaskujen pikalisäys" toimisi yhtenä vaihtoehtona toki jos näyttää että toimittajan hinnastojen tuonniin loppuunvienti venyy pitkälle tulevaisuuteen.

Maksimimäärä malllilaskuille / sääntö on 15. Jos tämä tulee täyteen, niin toki voi luoda uuden säännön johon saa sitten seuraavat 15 mallilaskua.

CHAMPION *

Jos nyt silti tsemppaisitte ja saisitte hinnastolausmahdollisuuden toteutettua varaamanne v. 2018 alkuvuoden jatkokehityksen aikana. Lataus säännön sijaan toimittajan taakse kuulostaa fiksulta.

CHAMPION *

Kaipaisimme mahdollisuutta asettaa säännön kautta itse määriteltyä tekstiä laskulla olevaan kommenttikenttään "laskun lisätieto".

Esimerkkinä: teemme säännön, jossa ehdon täyttyessä automatiikka asettaa laskulle maksukiellon. Jos tämän lisäksi "laskun lisätieto" -kenttään saisi tuotettua esille itse määritellyn infotekstin, ei jäisi (asiakas-)käyttäjälle epäselväksi, että miksi maksukielto on asetettu.

CONTRIBUTOR *

"Automaatiosääntöjen luontiin tarvitaan tuttuun tapaan hyväksyjän oikeudet ilman summarajoja". Yleensä kirjanpitäjällä on vaan asiatarkastusoikeuksia jos on niin että kirjanpitäjä maksaa laskut myös. Löytyykö syy siihen miksi täytyy olla hyväksymisoikeuksia ja onko joku muu törmännyt tähän samaan ongelmaan? Miksi ei kirjanpitäjän oikeudet riittäisi?

CHAMPION *

Esitiliöintiä ei tehdä automaattisesti, jollei aseta sääntöön valintaa "tiliöi lasku".

Hei Annika,

Hyväksyntäoikeus on tässä sen takia että oikeusmäärittelyt pysyvät yksinkertaisina. Mietimme kyllä vaihtoehtoista mallia jossa asiatarkastusoikeudella olisi päässyt tekemään osan säännöistä ja hyväksyntäoikeuksilla sitten osan. Tästä olisi kuitenkin hyvin todennäköisesti seurannut paljon kysymyksiä että mitä voi tehdä milläkin oikeudella vaikka siitä olisi hyvän ohjeenkin tehnyt. Lisäksi olisi mielestäni myös outoa mikäli pelkillä kirjanpitäjän oikeuksilla pääsisi muokkaamaan ostolaskukäsittelyyn liittyvää automaatiota. Silloin yrityksen ne käyttäjät jotka hoitavat vain ostolaskuja, eivät pystyisi itse vaikuttamaan automaatioon.

Joudumme toki näitä käyttöoikeuksia vielä miettimään, sillä tarkoituksemme on julkaista vielä tämän vuoden aikana mahdollisuus lähettää laskut automaattisesti maksuun, jolloin herää kysymys että pitäisikö tämän säännön asettamisen vaatia jo maksuoikeudet. Eli muutoksia on mahdollisesti luvassa, mutta pyrimme pitämään ne mahdollisimman pieninä jotta käyttäjille ei aiheudu tästä haittaa.

CHAMPION ***

Esitiliöinnistä vielä, olisi kätevää että tiliöintiin saisi automatiikan mutta en halua että laskut esitiliöidään, onko siis mahdollista että teen valinnan tiliöi lasku mutta siten että se tulee tiliöidyksi vasta hyväksynnän jälkeen?

Hei Tuula,

Oletan että hyväksyntä tehdään tässä tapauksessa manuaalisesti käyttäjän toimesta. Silloin tuo toivomasi toiminta ei ole mahdollinen, sillä automaatiosäännöt ajetaan vain silloin kun lasku tulee järjestelmään.

CHAMPION ***

OK

Kiitos tiedosta.

CHAMPION *

Hei,

onko kehityksen asialistalla osittaisen alv-vähennysoikeuden puitteissa käsiteltävät laskut?

Asiakkaallani on useampi kustannuspaikka mutta yhden kustannuspaikan osalta on vain osittainen alv-vähennysoikeus. Nyt automaatiolla käsiteltävät laskut korjataan manuaalisesti tämän yhden kustannuspaikan osalta.

Lähtötilanne:

Rivit korjauksen jälkeen:

Kyseisen kustannuspaikan vähennysoikeus on 35 % ja vähennyskelvotonta 65%

Toivoisin että tämä toiminto löytyisi kehityslistalta ja jatkossa nämäkin laskut saisi automaation piiriin.

CHAMPION *

Emme pysty asettamaan maksuehtoja laskuille automaatiosääntöjen kautta. Tämä asetusvalinta (1kpl) löytynee edelleen vain toimittajakortilta?

Tarve: toimittajan tietyt laskut menevät kassa-alen sisältävän maksuehdon piiriin ja saman toimittajan muut laskut maksetaan ilman kassa-alea. Säännössä hyödynnettävä kriteeri olisi esimerkkinä laskun loppusumma, jonka ylittäessä X eur laskulle asetettava maksuehto on kassa-alen sisältävä maksuehto, ja jonka alittaessa X eur maksuehto on eräpäivä.

Onko maksuehdon asettaminen tulossa mukaan automaatiosääntöihin?

Hei Kati,

Meillä on suunnitelmissa lisätä Netvisoriin laskentakohteet valittavaksi tilien taakse, jolloin valitut laskentakohteet tulevat automaattisesti kirjauksille. Toteutuksen aikataulu on vielä avoin, mutta toivon että ehtisimme tämän tekemään ensi vuoden aikana.

Hei Kati,

tämä on meidän kehityslistalla

Hei Kuisma,

Ei ole vielä listalla, mutta voidaan tätäkin miettiä. Teknistä estettä en tälle näe.

CHAMPION *

Ostolaskulle asetettavien kirjanpidon tilien ja kustannuspaikkojen lisäämisessä on mahdollisuus käyttää sekä vanhaa automaatiota (toimittajakortilta haettava tieto) että uutta automaatiotoimintoa. Mikä on lyhyen ja ehkä pidemmän aikavälin ajatus ja suunnitelma tämän päällekkäisyyden poistamiseksi?

Jos tekee oletustiliöintisäännöt voimaan samanaikaisesti sekä vanhaan automaatioon toimittajan taakse, että uudistettuun automaatiosäännöstöön, kumpi näistä on laskun käsittelyssä voimakkaampi, ts. kumpi jää voimaan?

Sama kysymys liittyen kiertolistoihin. Jos toimittajan kiertolista asetetaan "Ostolaskujen kiertolistat" -näkymän kautta, ja samalle toimittajalle asetetaan kiertolista uudistetusta automaatiosäännöstöstä, kumpi on voimakkaampi?

Hei Kuisma,

Molemmat ovat omia toimintojaan, eli emme tule ainakaan lähitulevaisuudessa poistamaan sitä mahdollisuutta että tiedot haetaan toimittajan tiedoista tai kiertolistoista. Kaikki eivät automaatiota käytä, joten nämä ovat tarpeellisia. Marssijärjestys näissä on se, että automaatiosääntö on voimakkaampi.

Hei,

Lisätietona tännekin että maksuautomaatio on nyt julkaistu ja siitä erillinen pikaohje.

CONTRIBUTOR ***

Toimiiko tuo Ehdot-osio AND(&&) vai OR(||) logiikalla? Voisiko sinne saada vaihtoehdot molemmille?

Kuvassa esimerkki kuinka asia on toteutettu meidän CRM:ssä (Pipedrive).

pipdrive filter.png

Hei Frank,

Toimii AND ehdolla. OR ehdon toteuttaminen ei ole nyt ainakaan ensimmäisenä tulossa, mutta laitetaan tuo muistiin siltä varalta että sille olisi enemmänkin tarvetta.

CHAMPION ***

Hei

Onko Katin 3.10.17 esittämä osittaisen alv:n vähennysoikeus jo automatiikassa?

Katilla toive oli että laskurivi jaetaan prosenttijaolla verolliselle ja verottomalle riville ja kustannuspaikat ovat samat molemmilla riveillä. Minä tarvitsen eri kustannuslajin nolla alv:lle mutta kustannuspaikka olisi sama molemmilla riveillä. Onnistuuko? Tämä on tehty aiemmin manuaalisesti rivien vyörytyksellä ja toiselta kustannuslajiriviltä alv on nollattu.

Samalla kysyn onko jo kertatiliöinti automatiikassa toteutettu?

CHAMPION ***

Mikä on vikana kun yritän syöttää mallilaskun numeron niin ohjelma herjaa EI HAKUTULOKSIA vaikka kävin kopioimassa ostolaskulta numeron?

Toivoisin lisäksi tähän ylös toimittajan nimen niin  tiedän että olen muokkaamassa varmasti oikeaa toimittajaa. Lisäksi tuossa mallilaskun hakukentässä voisi olla vain ko. toimittajan laskuja. Nyt siinä on ihan valtavasti kaikkea muuta, vai onko nyt joku vika minun toiminnassa?

Hei Tuula,

Nuo toiveet on kyllä kirjattu meillä muistiin, mutta niitä ei ole vielä toteutettu. Ja kuten asiakaspäivillä totesin, niin näitä lisäyksiä tehdään aina kun ehditään, joten aikataulua näille en pysty lupaamaan.

Hei Tuula,

Näyttäisi siltä että tuo haku ei toimi halutulla tavalla. Tutkimme asiaa tarkemmin ja tulemme tekemään tuohon korjauksen.

Katsoin myös noita muita toiveita. Alkuperäinen ajatus on ollut että käyttäjä tietää minkä toimittajan laskulle sääntöä ollaan tekemässä (koska se pitää valita), joten siksi tuossa ei toimittajan nimeä näy. Ja varmasti tämän kyseisen toimittajan laskuilla rajaaminen auttaisi monessa tapauksessa, mutta onko tapauksia jolloin tiliöintitiedot pitäisikin hakea toisen toimittajan laskuilta? Toimittajalla rajaaminen estäisi tämän.

Hei Tuula,

Tuohon yllä mainittuun hakuun liittyen. Haulla pystyy hakemaan vain verkkolaskuja, sillä niissä on tarvittavat laskurivit ja tuotetiedot kohdillaan jotta kohdistus voidaan tehdä. Oliko sinulla tuossa kyseessä verkkolasku vai jollain muulla tavalla Netvisoriin tallennettu lasku?

CHAMPION ***

Hei

Olisikohan tullut skannauspalvelun kautta kun lasku on pdf muodossa. Laskulla on tämä teksti:

CHAMPION ***

Onko tätä mallilaskujuttua jo korjattu? Huomasin että sain tehtyä parille toimittajalle ihan oikein mutta seuraaville ei enää löytänytkään mallilaskua. Onko niin että yhden istunnon aikana pystyy tekemään vain muutaman säännön ja seuraavana päivänä lisää vai mikä tässä on vikana? Mallilaskun numeronkin otan kopioimalla vanhasta tiliöidystä ostolaskusta.

Hei Tuula,

Nuo mitkä ovat onnistuneet, niin mallilaskuna on pitänyt olla verkkolasku. Tässä tuo mallilaskuna käyttäminen onnistuu vain verkkolaskuista, sillä vain niissä on riittävät laskurivitiedot jotta tuo automaattinen tilöinti voidaan tehdä.

Eli jos tässä kolmannessa tapauksessa mallina on haluttu käyttää toimittajan X skannauspalvelun kautta tullutta tai manuaalisesti syötettyä laskua, niin vaikka sinne on lisätty tiliöintirivi(t), niin näitä laskuja ei voi hyödyntää automaatiossa, koska tiliöintiriveillä ei ole tuotteen nimeä tai tuotekoodia, joita käytetään kohdistamissa kriteereinä.

Verkkolaskussa taas koodi ja nimike löytyvät.

CHAMPION ***

Onko automatiikkaan tulossa lisäystä että automatisointi ei vaadi noita ehtoja, osalla asiakkaista laskuja tulee vaan säännöllisesti skannauspalvelun kautta?