peruuta
Näytä tulokset kohteelle 
Hae sen sijaan kohdetta 
Tarkoititko: 

NetBoxi tietoturvalliseen palkkatiedon toimittamiseen

Sini Alamäki

Tietoturva on meille todella tärkeää. Haluamme tukea myös asiakkaitamme GDPR:n eli uuden tietoturva-asetuksen vaatimusten kattamisessa. Tarjoamme mahdollisuuden toimittaa palkkatiedot Netvisorin sisällä tietoturvallisesti ja tehokkaasti.

NetBoxi kuuluu Netvisorin palkanlaskentapalveluun eikä siitä veloiteta omaa maksua.

Viestien lähettäminen

NetBoxia voivat käyttää kaikki yrityksen käyttäjät. Olit sitten yrittäjä, yrityksen HR tai palkansaaja, voit lähettää ja lukea viestejä. Lähetetyn viestin voivat lukea kaikki ne, joilla on Palkanlaskija- eli P-rooli yritykseen sekä tietenkin henkilö, joka viestin on alunperin lähettänyt. Viestissä voit lähettää tekstiä tai liitetiedostoja, katettuna ovat yleisimmät tiedostomuodot kuvien, tekstitiedostojen ja taulukkolaskennan tiedostojen toimittamiseen. Esimerkiksi uuden verokortin toimittaminen on näin todella helppoa.

Viestien lähettäminen tapahtuu avaamalla NetBoxi sivun yläosasta.

Viestien lukeminen

NetBoxi-ikonin vieressä näet notifikaation, joka ilmoittaa lukemattomien viestien määrän. Viesti muuttuu automaattisesti luetuksi kun näet sen NetBoxin ikkunan avaamalla. Viesti muuttuu kaikilta käyttäjiltä luetuksi myös tilanteessa, jossa joku käyttäjä arkistoi viestin.

Jos viestissä on epäselvyyttä tai lähettäjälle halutaan  muuten viestiä  toimitettuun viestiin liittyen, voidaan viestiin vastata pienen sinisen nuolen kautta löytyvästä vastaamistoiminnosta. Myös vastausviestiin voidaan liittää liitteitä. Vastausviesti kohdistuu aina alkuperäiseen viestiin eikä aloita uutta viestiketjua.

Viestien arkistoiminen helpottaa viestien hallintaa. Arkistoimalla voit osoittaa, että viesti on käsitelty eikä siihen tarvitse enää kiinnittää huomiota. Näin esimerkiksi voidaan osoittaa, että  toimitettu verokortti on tallennettu palkansaajan tietoihin.

Viestejä ei voi poistaa lähettämisen jälkeen. Viestin lähetyksen yhteydessä näytetään lähtevän viestin tietoja hetken aikaa, jolloin lähettämisen voi vielä perua. Kun viesti on lähtenyt sen sisältämä liite voidaan poistaa. Tällöin viestiketjuun jää tieto siitä, että tästä yhteydestä on poistettu liite ja poistamisen tiedot.

Käyttöönotto

NetBoxi tulee automaattisesti päälle yrityksiin, joissa on Palkanlaskenta-palvelu päällä. Teidän ei siis tarvitse tehdä mitään Netvisorissa. On kuitenkin hyvä sopia yhteiset käytännöt yrityksessä palvelun hyödyntämiseen. Toiminnon perusperiaatteisiin saa tiivistelmän heti NetBoxin avaamisen yhteydessä. Ensimmäinen viesti on jo lähetetty sinulle. Siinä kerromme NetBoxin käytöstä

Kannattaa kiinnittää huomiota yrityksessä asetettuihin käyttöoikeuksiin, jotta mahdolliset arkaluontoiset tiedot eivät päädy sellaisille henkilölle nähtäviksi, joilla näihin tietoihin ei ole oikeutta. Yritysvalikon Käyttäjät ja Roolit -sivulta löydät tiedot asetetuista Palkanlaskija-oikeuksista.

Tarvittaessa palvelun voi kytkeä pois sähköisistä palvelukanavista.

Tukisivuiltamme voit lukea tarkemmat ohjeet toiminnon hyödyntämiseen: NetBoxi

26 Kommentit
CHAMPION ***

Hei

Onko aikeissa laajentaa palvelua niin että se olisi tarjolla kaikille Netvisoria käyttäville yrityksille riippumatta siitä onko palkanlaskenta käytössä? Ideana ihan hyvä ja sille olisi varmaan enemmänkin käyttöä jos se olisi laajemmalti saatavilla.

CHAMPION ***

Hei

Onko aikeissa laajentaa palvelua niin että se olisi tarjolla kaikille Netvisoria käyttäville yrityksille riippumatta siitä onko palkanlaskenta käytössä? Ideana ihan hyvä ja sille olisi varmaan enemmänkin käyttöä jos se olisi laajemmalti saatavilla.

Hei Teemu

Tästä on ollut keskustelua, mutta päätöksiä ei ole vielä tehty. Ensisijaisena tavoitteenamme on ollut täydentää Netvisorin toiminnallisuuksia palkanlaskentaa varten toimitettavien tietojen osalta mahdollistaen mm. verokorttien, sairaslomatodistusten ynnä muiden vastaavien tietojen toimittamisen turvallisesti.

Hei Teemu

Tästä on ollut keskustelua, mutta päätöksiä ei ole vielä tehty. Ensisijaisena tavoitteenamme on ollut täydentää Netvisorin toiminnallisuuksia palkanlaskentaa varten toimitettavien tietojen osalta mahdollistaen mm. verokorttien, sairaslomatodistusten ynnä muiden vastaavien tietojen toimittamisen turvallisesti.

CHAMPION **

Saako Netboxiin saapuneesta viestistä notifikaatiota johonkin? Esim. sähköpostiin tms. Vai pitääkö käydä katsomassa aina jokaisen asiakkaan alta erikseen onko siellä saapuneita viestejä?

CHAMPION **

Saako Netboxiin saapuneesta viestistä notifikaatiota johonkin? Esim. sähköpostiin tms. Vai pitääkö käydä katsomassa aina jokaisen asiakkaan alta erikseen onko siellä saapuneita viestejä?

Hei Pasi

Toistaiseksi näistä ei ilmoiteta järjestelmän ulkopuolelle eli vain tuo notifikaatio kertoo saapuneista viesteistä yrityksittäin. Kehitystyön yhteydessä tämäkin toive tuli esiin, mutta jäi vielä toteutuksen ulkopuolelle.

Hei Pasi

Toistaiseksi näistä ei ilmoiteta järjestelmän ulkopuolelle eli vain tuo notifikaatio kertoo saapuneista viesteistä yrityksittäin. Kehitystyön yhteydessä tämäkin toive tuli esiin, mutta jäi vielä toteutuksen ulkopuolelle.

CONTRIBUTOR **

Hei,

ymmärsinkö oikein, että palkanlaskija ei voi NetBoxin kautta lähettää viestiä asiakkaalle?

Viestit toimii siis vain yhteensuuntaan? Palkanlaskija voi kuitenkin vastata ohjeen mukaan lähetettyihin viesteihin ja niihin voi laittaa myös liitteitä, eikö?

CONTRIBUTOR **

Hei,

ymmärsinkö oikein, että palkanlaskija ei voi NetBoxin kautta lähettää viestiä asiakkaalle?

Viestit toimii siis vain yhteensuuntaan? Palkanlaskija voi kuitenkin vastata ohjeen mukaan lähetettyihin viesteihin ja niihin voi laittaa myös liitteitä, eikö?

Hei Kati

Palkanlaskija on toiminnossa aina ensisijaisesti viestin vastaanottaja. Käytännössä siis palkanlaskija voi vastata jonkin toisen käyttäjän (esimerkiksi yrittäjä, HR, palkansaaja) toimittamaan viestiin, jolloin tämä alkuperäisen viestin lähettänyt henkilö näkee viestin. Teknisesti on mahdollista lähettää toiminnon alaosasta viesti, mutta tällöin viestin näkevät vain muut saman yrityksen Palkanlaskija-roolin omaavat henkilöt.

Vastausviestiin voi myös liittää liitteen. Tarkempi ohje viestiin vastaamiseen löytyy tukisivultamme NetBoxi – Netvisor tukiportaali

Hei Kati

Palkanlaskija on toiminnossa aina ensisijaisesti viestin vastaanottaja. Käytännössä siis palkanlaskija voi vastata jonkin toisen käyttäjän (esimerkiksi yrittäjä, HR, palkansaaja) toimittamaan viestiin, jolloin tämä alkuperäisen viestin lähettänyt henkilö näkee viestin. Teknisesti on mahdollista lähettää toiminnon alaosasta viesti, mutta tällöin viestin näkevät vain muut saman yrityksen Palkanlaskija-roolin omaavat henkilöt.

Vastausviestiin voi myös liittää liitteen. Tarkempi ohje viestiin vastaamiseen löytyy tukisivultamme NetBoxi – Netvisor tukiportaali

CHAMPION ***

Kyllä tuon toiminnon järki ja hyödyllisyys vähän kärsii kun homma ei toimi automaattisesti kahteen suuntaan, pitäisi olla edes mahdollisuus valita vastaanottaja henkilöistä joilla käyttöoikeudet yritykseen. Jos tässä vaan asiakas pystyy toimittamaan palkanlaskentaan dokumentteja, mutta palkanlaskenta ei voi toimittaa asiakkaalle päin, ellei asiakas ole lähettänyt viestiä ensin, niin on aika tylsä toiminto.

CHAMPION ***

Kyllä tuon toiminnon järki ja hyödyllisyys vähän kärsii kun homma ei toimi automaattisesti kahteen suuntaan, pitäisi olla edes mahdollisuus valita vastaanottaja henkilöistä joilla käyttöoikeudet yritykseen. Jos tässä vaan asiakas pystyy toimittamaan palkanlaskentaan dokumentteja, mutta palkanlaskenta ei voi toimittaa asiakkaalle päin, ellei asiakas ole lähettänyt viestiä ensin, niin on aika tylsä toiminto.

CONTRIBUTOR *

Pitääkö käyttäjällä olla joku profiili/rooli valittuna, jotta voi lähettää viestiä Netboxiin?

Voiko Netboxista poistaa viestejä?

CONTRIBUTOR *

Pitääkö käyttäjällä olla joku profiili/rooli valittuna, jotta voi lähettää viestiä Netboxiin?

Voiko Netboxista poistaa viestejä?

Hei Piia

Viestin lähettäminen ei edellytä mitään muuta kuin, että on Netvisorissa käyttäjänä. Esimerkiksi turvalinkin kautta tuntikirjauksiaan ja matkalaskujaan kirjaavat palkansaajat eivät voi tätä käyttää. Heidän puolestaan tietoja voi toimittaa esimerkiksi oma esimies tai yrityksen HR, jos nämä käyttävät Netvisoria täysversiossa. 

Viestin vastaanottaminen edellyttää P-roolia paitsi niissä viesteissä, joissa vastataan lähettäjän aloittamaan viestiketjuun. Tällöin myös viestiketjun aloittanut käyttäjä voi nähdä viestin.

Palvelu itsessään tulee luonnollisesti olla päällä. Julkaisun yhteydessä tämä on asetettu päälle automaattisesti kaikkiin yrityksiin, joissa on palkanlaskenta käytössä. Palvelun saa päälle ja pois halutessaan yritysvalikon kohdasta Sähköiset palvelukanavat.

Viestin poistaminen ei ole mahdollista sen jälkeen kun viesti on lähetetty. Viestin lähettämisen yhteydessä näytetään hetken aikaa tilatietoa, jossa viestiä ollaan lähettämässä ja tällöin peruuttaminen on vielä mahdollista. Liitteet voi poistaa viesteistä. Tällöin näytetään poistetun liitteen kohdalla tieto poistajasta ja poistamisajankohdasta näin:

Hei Piia

Viestin lähettäminen ei edellytä mitään muuta kuin, että on Netvisorissa käyttäjänä. Esimerkiksi turvalinkin kautta tuntikirjauksiaan ja matkalaskujaan kirjaavat palkansaajat eivät voi tätä käyttää. Heidän puolestaan tietoja voi toimittaa esimerkiksi oma esimies tai yrityksen HR, jos nämä käyttävät Netvisoria täysversiossa. 

Viestin vastaanottaminen edellyttää P-roolia paitsi niissä viesteissä, joissa vastataan lähettäjän aloittamaan viestiketjuun. Tällöin myös viestiketjun aloittanut käyttäjä voi nähdä viestin.

Palvelu itsessään tulee luonnollisesti olla päällä. Julkaisun yhteydessä tämä on asetettu päälle automaattisesti kaikkiin yrityksiin, joissa on palkanlaskenta käytössä. Palvelun saa päälle ja pois halutessaan yritysvalikon kohdasta Sähköiset palvelukanavat.

Viestin poistaminen ei ole mahdollista sen jälkeen kun viesti on lähetetty. Viestin lähettämisen yhteydessä näytetään hetken aikaa tilatietoa, jossa viestiä ollaan lähettämässä ja tällöin peruuttaminen on vielä mahdollista. Liitteet voi poistaa viesteistä. Tällöin näytetään poistetun liitteen kohdalla tieto poistajasta ja poistamisajankohdasta näin:

CHAMPION **

Viestin poistaminen tai ainakin passivointi /piilottaminen olisi tarpeen. Itselläni esim. kävi juuri ohjelmaan tutustuessani niin, että ohjelma antoi punaisen virheilmoituksen, että viestiin pitää liittää otsikko tai viesti,  vaikka ne olivat molemmat mukana. Yritin lähetystä uudelleen ja jälleen tuli virheilmoitus (tai edellinen säilyi?). Tuloksena kuitenkin oli, että viesti oli kahteen kertaan ja toinen tarpeeton vaikkakin liitteen on poistettu.

Yritin soittaa tukeen (jälleenkin tuloksetta) kysyäkseni, miten arkistoitu liite, tässä tapauksessa verokortti, liitetään työntekijälle. En löytänyt tästä ohjetta.

CHAMPION **

Viestin poistaminen tai ainakin passivointi /piilottaminen olisi tarpeen. Itselläni esim. kävi juuri ohjelmaan tutustuessani niin, että ohjelma antoi punaisen virheilmoituksen, että viestiin pitää liittää otsikko tai viesti,  vaikka ne olivat molemmat mukana. Yritin lähetystä uudelleen ja jälleen tuli virheilmoitus (tai edellinen säilyi?). Tuloksena kuitenkin oli, että viesti oli kahteen kertaan ja toinen tarpeeton vaikkakin liitteen on poistettu.

Yritin soittaa tukeen (jälleenkin tuloksetta) kysyäkseni, miten arkistoitu liite, tässä tapauksessa verokortti, liitetään työntekijälle. En löytänyt tästä ohjetta.

Hei Helena

Ikävä kuulla, että viestin toimittamisessa on ollut haasteita. Valitettavasti tarkemmin en osaa nyt kommentoida, mitä on tapahtunut kun virheilmoitusta ei ole tarkemmin tiedossa. Jos ongelma toistuu niin toivoisin sinun olevan asiakaspalveluumme yhteydessä, jotta voimme selvittää asiaa tarkemmin.

Viestin passivointi/piilottaminen tapahtuu viestin "Arkistoi"-painikkeella, jolla viestiketju siirtyy kaikkien käyttäjien osalta arkistoon eikä näy enää käsittelemättömissä viesteissä.

Arkistoidusta viestistä liite on käsiteltävissä kuten arkistoimattomastakin. Eli toimi seuraavasti: 

1. Valitse valikosta Arkistoimattomat viestit

2. Lataa liite koneellesi 

3. Siirry sen palkansaajan tietoihin, jolle liitteen tallennat ja Liitteet-välilehdelle

4. Lisää uusi liitetiedosto ja valitse koneeltasi tallentamasi liite

Hei Helena

Ikävä kuulla, että viestin toimittamisessa on ollut haasteita. Valitettavasti tarkemmin en osaa nyt kommentoida, mitä on tapahtunut kun virheilmoitusta ei ole tarkemmin tiedossa. Jos ongelma toistuu niin toivoisin sinun olevan asiakaspalveluumme yhteydessä, jotta voimme selvittää asiaa tarkemmin.

Viestin passivointi/piilottaminen tapahtuu viestin "Arkistoi"-painikkeella, jolla viestiketju siirtyy kaikkien käyttäjien osalta arkistoon eikä näy enää käsittelemättömissä viesteissä.

Arkistoidusta viestistä liite on käsiteltävissä kuten arkistoimattomastakin. Eli toimi seuraavasti: 

1. Valitse valikosta Arkistoimattomat viestit

2. Lataa liite koneellesi 

3. Siirry sen palkansaajan tietoihin, jolle liitteen tallennat ja Liitteet-välilehdelle

4. Lisää uusi liitetiedosto ja valitse koneeltasi tallentamasi liite

CHAMPION *

Palautetta käyttökokemuksien kautta. Tässä esillä vain oleelliset käyttöä haittaavat tekijät. Näiden vastapainoksi totean, että NetBoxi kokonaisuutena on erittäin hyödyllinen ja hyvin tehty.

1) NetBoxi-ikonin vieressä näet notifikaation, joka ilmoittaa lukemattomien viestien määrän. Viesti muuttuu automaattisesti luetuksi kun näet sen NetBoxin ikkunan avaamalla.

-> Notifikaatiolaskurin nollaus olisi huomattavasti kätevämpää, jos se tapahtuisi vasta sitten kun viesti merkitään arkistoiduksi. Täten laskuri näyttäisi aina käsittelemättömien viestien määrän. Nyt ei voi olla lainkaan varma, että onko laskurin alla käsittelemättömiä viestejä, vai viestejä, jotka on katsottu, mutta ei juuri sillä sekunnilla ennätettykään niihin reagoida.

2) Jo aiemmissa kommenteissa on nostettu esille se, että saapuneista viesteistä ei tule mitään erillisinfoa palkanlaskijalle. Saapuneet uudet viestit havaitaan vain yrityskohtaisesti NetBoxin laskurista (tässä korostuu osin edeltävä maininta laskurista). Palkanlaskennassa ei pääsääntöisesti päivystetä kohdeyrityksen järjestelmässä pitkin kuukautta, vaan siellä olo painottuu palkanlaskentaa lähellä oleviin päiviin.

Sini Alamäki​ voisitko avata hieman lisää teidän suunnitelmia ja keskusteluja siitä, millaisessa palkanlaskennan toimintamallissa on hyvä asia, että NetBoxiin saapuneista viesteistä ei tule ilmoitusta palkanlaskijalle minnekään muualle?

CHAMPION *

Palautetta käyttökokemuksien kautta. Tässä esillä vain oleelliset käyttöä haittaavat tekijät. Näiden vastapainoksi totean, että NetBoxi kokonaisuutena on erittäin hyödyllinen ja hyvin tehty.

1) NetBoxi-ikonin vieressä näet notifikaation, joka ilmoittaa lukemattomien viestien määrän. Viesti muuttuu automaattisesti luetuksi kun näet sen NetBoxin ikkunan avaamalla.

-> Notifikaatiolaskurin nollaus olisi huomattavasti kätevämpää, jos se tapahtuisi vasta sitten kun viesti merkitään arkistoiduksi. Täten laskuri näyttäisi aina käsittelemättömien viestien määrän. Nyt ei voi olla lainkaan varma, että onko laskurin alla käsittelemättömiä viestejä, vai viestejä, jotka on katsottu, mutta ei juuri sillä sekunnilla ennätettykään niihin reagoida.

2) Jo aiemmissa kommenteissa on nostettu esille se, että saapuneista viesteistä ei tule mitään erillisinfoa palkanlaskijalle. Saapuneet uudet viestit havaitaan vain yrityskohtaisesti NetBoxin laskurista (tässä korostuu osin edeltävä maininta laskurista). Palkanlaskennassa ei pääsääntöisesti päivystetä kohdeyrityksen järjestelmässä pitkin kuukautta, vaan siellä olo painottuu palkanlaskentaa lähellä oleviin päiviin.

Sini Alamäki​ voisitko avata hieman lisää teidän suunnitelmia ja keskusteluja siitä, millaisessa palkanlaskennan toimintamallissa on hyvä asia, että NetBoxiin saapuneista viesteistä ei tule ilmoitusta palkanlaskijalle minnekään muualle?

Hei Kuisma

Keskusteluissamme emme mitenkään kiistä notifikaatioiden tarpeellisuutta. Projektien laajuutta määritettäessä tehdään useinkin rajauksia ja toisaalta myös myöhemmissä vaihessa täydennyksiä toteutuksiin asiakaspalautteiden ja kertyneiden kokemusten perusteella.

Notifikaatioiden mahdollistaminen edellyttää aiemmista projekteista opittuna myös sen, että ne voidaan tarvittaessa kytkeä pois ja ne tulee pystyä kohdentamaan oikein. Tämä edellyttää oman suunnittelunsa ja toteutuksensa eikä itse  NetBoxin toteutusta ja aikataulua haluttu riskeerata mahduttamalla väkisin mukaan viestintää järjestelmän ulkopuolelle.

Hei Kuisma

Keskusteluissamme emme mitenkään kiistä notifikaatioiden tarpeellisuutta. Projektien laajuutta määritettäessä tehdään useinkin rajauksia ja toisaalta myös myöhemmissä vaihessa täydennyksiä toteutuksiin asiakaspalautteiden ja kertyneiden kokemusten perusteella.

Notifikaatioiden mahdollistaminen edellyttää aiemmista projekteista opittuna myös sen, että ne voidaan tarvittaessa kytkeä pois ja ne tulee pystyä kohdentamaan oikein. Tämä edellyttää oman suunnittelunsa ja toteutuksensa eikä itse  NetBoxin toteutusta ja aikataulua haluttu riskeerata mahduttamalla väkisin mukaan viestintää järjestelmän ulkopuolelle.