Sähköinen allekirjoitus Netvisorissa

[#1]

Hei,

Julkaisemme helmi-maaliskuun vaihteessa Netvisoriin mahdollisuuden allekirjoittaa tilinpäätöksen asiakirjat sähköisesti. Tämä on tehty yhteistyössä Visma Sign -palvelun kanssa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä että Netvisorissa on allekirjoituskutsujen lähetykseen ja seurantaan tarkoitetut näkymät, kun taas Visma Sign hoitaa itse viestien lähetyksen kutsun henkilöille ja allekirjoitukset tehdään Visma Sign -palvelussa.

Palvelu on transaktiopohjainen ja siitä maksetaan siis vain / allekirjoitus. Erillistä kuukausimaksua tälle ei tule. Lisätietoja löytyy hinnastostamme.​

Ensimmäisessä vaiheessa palvelu tulee löytymään Tilikausiarkistosta sekä yritysvalikosta. Yritysvalikon kautta lähetettävät kutsut ovat aluksi kaikkien nähtävillä. Tilikausiarkiston kautta lähetetut kutsut näkee vain ne henkilöt joilla on oikeus Tilikausiarkistoon. Tulemme parantamaan ja monipuolistamaan asiakirjojen näkyvyyttä lisäämällä erillisen luokittelun asiakirjoille. Näihin luokitteluihin tullaan myös sitomaan tietyt käyttöoikeudet, jolloin esimerkiksi työsopimuksia pääsee näkemään vain riittävillä HRM-oikeuksilla. Tätä luokitteluun liittyvää keskustelua tullaan käymään Communityssa ja toivomme tähän paljon palaut...​

Pikaohjeet tilinpäätöksen allekirjoituskutsun lähettämiseen:

• Päätä tilikausi ja muodosta tilinpäätösaineistot
• Tilikausiarkistoon muodostuu linkki, jota klikkaamalla päästään luomaan allekirjoituspyyntö
  • Huom! Tarkista tilinpäätöksen asetukset -sivulta että allekirjoittajien tiedot ovat ajantasaiset
• Kutsun lähettäminen
  • Anna allekirjoitettavan asiakirjan tiedot (1)
    • Voit muokata asiakirjan nimeä ja kuvausta
    • Allekirjoituskutsun mukana menevä yleinen saateteksti
  • Lisää allekirjoitettava asiakirja (2)
    • Tilikausiarkistosta tullessa tämä tehdään automaattisesti
    • Yritysvalikon kautta käyttäjä voi itse liittää tähän haluamansa PDF-muotoisen dokumentin
  • Lisää allekirjoitettavat henkilöt (3)
    • Tilikausiarkistosta tullessa nämä lisätään automaattisesti sen tiedon pohjalta mitä on tallennettu "Tilinpäätöksen asetukset" -sivulle
    • Tietoja  voi muokata vielä ennen lähetystä jos huomaat niissä olevan virheitä
    • Voit halutessasi lisätä myös henkilökohtaisen saatetekstin joka menee vain valitulle käyttäjälle.
    • Yritysvalikon kautta tullessa allekirjoittajien tiedot annetaan kutsun luonnin yhteydessä
  • Kutsujan tiedot (4)
    • Kutsujan tiedot ja osoitteeseen menee myös kuittaus kun asiakirja on allekirjoitettu
  • Lähetä kutsu allekirjoittajille (5)
    • Voit tallentaa kutsun luonnoksena ja muokata sitä myöhemmin tai lähettää sen suoraan allekirjoittajille. Tämän jälkeen kutsun muokkaus ei ole mahdollista.

Kuvakaappaus kutsun lähettämiseen tarkoitetusta sivusta.

Kutsujen seuranta

Kutsujen tilaa voi seurata "Kaikki asiakirjat" -näkymästä. Näkymässä on muualta Netvisorista tutut toiminnot sarakkeiden lisäämiseen ja ryhmittelyyn liittyen.

[Marja Nuuttila]

Hei, onko tämä tilitarkastuslain mukaan hyväksytty käytäntö? Minä allekirjoitutin vismasignin mukaan yhden tilinpäätöksen ja ainakaan meidän tilintarkastajat (kht) eivät tätä hyväksyneet. Mm. hallituksen pitäisi allekirjoittaa tilinpäätös yhdessä.

[Rane Olsen]

Moi Marja,

Asiaa on käsitelty esim. täällä: KILA 1899 | EDILEX

Kohdasta 3.1 eteenpäin.

Täällä oli myös asiasta hyvä kirjoitus: Tilinpäätöksen allekirjoittaminen muutoin kuin perinteisin allekirjoituksin | Tilisanomat – Yritysta...

[Tuomas Tahvanainen]

Hyvin nostettu Rane. Juuri näin. Rohkeutta käyttää näitä sähköisiä allekirjoituksia.

Kysymys: Rajoittaako mitkä tekijät allekirjoittamista Visma Sign palvleussa? Esimerkiksi ulkomainen Hallituksen jäsen jolla ei ole suomalaisia pankkitunnuksia, voiko allekirjoittaa?

[Lasse Kosonen]

Moi Tuomas,

valitettavasti Visma Signin kautta pystyy ainoastaan suomalaiset allekirjoittamaan dokumentit. Tämä johtuu siitä, että Visma Sign käyttää pankkien TUPAS-tunnistautumista, joten se vaatii suomalaiset pankkitunnukset. Muita rajoituksia ei ainakaan nyt tule mieleen.

[Tuula Jehkonen]

Voisiko vielä avata sitä miten vastaanottaja saa tiedon odottavasta allekirjoituksesta ja miten hän sen käytännössä tekee.

Lisäksi tarvitaanko jokaiselle allekirjoittajalle netvisor oikeudet? Esimerkiksi yhdistyksissä hallituksen kokoonpano voi käsittä paljonkin porukkaa.

[Lasse Kosonen]

Huomenta Tuula,

vastaanottaja saa sähköpostiviestin osoitteeseen, joka on laitettu ylläolevan kuvan kohtaan 3. Sähköposti sisältää kuvan kohdissa 1 ja 3 olevien kuvaus-kenttien tekstit, allekirjoitettavan dokumentin sekä linkin allekirjoittamaan dokumentin. Allekirjoittaminen tapahtuu pankkitunnuksilla.

Allekirjoittaminen ei vaadi Netvisor-tunnuksia. Se ei ole sidottu Netvisoriin vaan se käyttää Visma Signia, johon ei tarvitse myöskään tunnuksia, jos vain allekirjoittaa dokumentin.

[Tuomas Tahvanainen]

Harmi juttu. Rajoittaa paljon käyttöä.

Hyvä olisi huomioida ettei tilinpäätöksen allekirjoittaminen vaadi vahvaa tunnistautumista.

[Jukka Mäkelä]

Lisäksi vielä sitten tämä, olen sen ihan itse hakenut: KILA 1943 | EDILEX .

Viranomaisten kanssa asioidessa on hyvä pitää mielessä Laki sähköisestä asioinnista  Laki sähköisestä asioinnista… 13/2003 - Ajantasainen lainsäädäntö - FINLEX ®

Olen tehnyt useamman kantelun eduskunnan oikeusasiamiehelle kaupparekisterin,  verottajan ja Etelä-Pohjanmaan ELY-keskuksen toiminnasta sähköisen asioinnin vaikeuttamisesta.

Jukka Mäkelä

KHT

[Anonymous]

Lähetin itselleni allekirjoituspyynnön tase-erittelyihin. Sainkin kutsun tänään, ja kävin allekirjoittamassa. Allekirjoituksesta tuli vahvistusviesti, ja liitteenä pdf-tiedosto allekirjoitetusta dokumentista. Liite oli tase eikä tase-erittely? Ja kun tarkastelen tilikausiarkistossa tase-erittelyraporttia, siitä ei käy mistään ilmi, että sitä olisi sähköisesti allekirjoitettu. Kun katson yritysvalikosta Sähköinen allekirjoittaminen -> on asiakirjan tila lähetetty, vaikka olen sekä vastaanottanut, että allekirjoittanut sen jo, kuinka kauan tämän näkymän päivityksessä kestää? En myöskään pääse katsomaan tästä näkymästä asiakirjaa, vaikka siinä on linkki ja avautuu vain tyhjä valkoinen näkymä.

[Rane Olsen]

Moi Paula,

Pahoittelut tästä ongelmasta, asiaa tutkitaan parhaillaan tuotekehityksen toimesta ja asiaan palataan tuen toimesta, asiakaspalvelukanavan kautta.

[Jouni Salmi]

Miten allekirjoituskutsun voi lähettää uudelleen, jos ensimmäisen kutsun voimassa oloaika on mennyt umpeen? Miten samaan tilinpäätökseen saa useamman hallituksen jäsenen sekä tilintarkastajan allekirjoituksen?

[Reija Kyläkallio]

Ja mitä kun asiakas luuli kutsuja virukseksi ja poisti ne. Miten kutsut saa lähtettyä uudelleen?

[Anonymous]

Tilintarkastajalta tuli palautetta, että sähköpostiviestissä kannattaisi lukea asiakkaan nimi. Tilintarkastajille tulee paljon allekirjoituskutsuja ja oikean etsiminen s-postista on hankalaa ja viesti pitää ensin avata ennen kuin näkee mistä asiakkaasta on kyse.

[Jani Korhola]

Hei Jouni ja Reija,

Kutsua ei toistaiseksi voi lähettää uudelleen rajapinnassa olevien puutteiden takia, mutta tämä tulee mahdollistumaan myöhemmin.

[Jani Korhola]

Hei Roni,

Vien viestiä eteenpäin Visma Signin suuntaan jotta tämä muutos saataisiin tehtyä.

[AnttiL]

Palvelussa on nyt mukana kaikki Pohjoismaiset tunnisteet ja palvelun kielinä on myös ruotsi, norja, tanska ja englanti. Nyt voi allekirjoittaa Pohjoismaisesti eli sekin ongelma on poistunut.