Lastenvermindering werkgebonden personenmobiliteit (WPM) voor de VVT-sector

[#1]

Lastenvermindering werkgebonden personenmobiliteit (WPM) voor de VVT-sector

Actiz heeft recent, in afstemming met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, een handreiking gepubliceerd met uitgangspunten en vuistregels over de rapportage voor de werkgebonden personenmobiliteit (WPM).

Het doel hiervan is de administratieve last te verlagen door gebruik te maken van een aanvullende methode: “het preferent vervoermiddel”.

Onderstaand artikel geeft je handvatten en tips om de best practice in Youforce aan te passen zodat je hier gebruik van kunt maken.

We raden je aan om de Handreiking WPM voor de VVT-sector van Actiz vooraf goed door te lezen.

Het preferent vervoermiddel

Om te voorkomen dat per rit het gebruikte vervoermiddel moet worden geregistreerd, wordt geadviseerd om het meeste gebruikte vervoermiddel (bij voorkeur > 75%) vast te leggen en deze te gebruiken. Dat noemen we “het preferent vervoermiddel”.

Vastlegging in Youforce

Vanuit onze best practice zijn rubrieken PI0351 (Vervoermiddel) en PI0352 (Zakelijk vervoermiddel) beschikbaar om het preferente vervoermiddel vast te leggen. De inhoud van de referentietabel van het vervoermiddel is gelijk aan de lijst van vervoermiddelen/brandstof van het ministerie van IenW (pas deze dus niet aan). Maak je in jouw organisatie gebruik van bijvoorbeeld een Leasefiets of Leaseauto dan gebruik je de rubriek Zakelijk vervoermiddel om dit aan te geven. Beide rubrieken gebruik je om later eenvoudig de rapportage te kunnen doen.

Acties

1 - Zorg ervoor dat je de gegevens historisch kunt vastleggen
(!) Deze stap komt te vervallen bij een van de volgende releases van HR Core Beaufort Online omdat wij deze instelling zullen doen voor jou.

1. Ga in HR Core Beaufort naar Applicatiebeheer → Rubrieken en open de functie Rubrieken.
2. Zet voor beide rubrieken (PI0351 en PI0352) de instelling Opslagtermijn historie op 60 (maanden) en sla op.

2- Zorg ervoor dat deze gegevens onderhouden kunnen worden in HR Core Beaufort Online

1. Ga in HR Core Beaufort naar Applicatiebeheer → Systeemfuncties en open de functie waar je de rubrieken wilt kunnen onderhouden. Of als het eigen scherm (functie) nog niet bestaat, maak deze aan.
2. Klik op de knop Vrije regels en vervolgens op de knop Wijzigen
3. Voeg beide rubrieken toe (PI0351 en PI0352) en sla op

3- Zorg ervoor dat de rubrieken geleverd worden aan Self Service.

1. Ga in HR Core Beaufort naar Tactische HR modules → Samenst. Rubriekenset TM/HSS en open rubriekenset HSSK (Aanvullende rubrieken SS)
2. Voeg beide rubrieken toe (PI0351 en PI0352) en sla op
3. Heb je de rubrieken al gevuld, roep dan - eenmalig - bij de betreffende dienstverbanden P05009 met de waarde “A” af, om ervoor te zorgen dat de waarden aan Self Service verstuurd worden

4 - Zorg dat de gegevens op logische momenten ingevuld of gewijzigd worden.
Voeg rubriek PI0351 en PI0352 toe aan de relevante workflows in Self Service, bijvoorbeeld

1. (Afronden) indiensttreding
2. Adreswijziging
3. Overplaatsing (wijziging werklocatie)

Ga hierbij voor jezelf na in welke situaties het logisch is dat de werknemer besluit een ander vervoermiddel te gebruiken. (bijvoorbeeld omdat de woon-werk afstand korter of langer is dan voorheen)

5 - Eenmalige (eerste) vastlegging
Voor wat betreft de eerste vastlegging (per dienstverband) kun je aansluiten op de methode van de enquete voor Woon-werkverkeer zoals beschreven in artikel Youforce Werkgebonden personenmobiliteit CO2 registratie  onder het kopje “Werkgebonden personenmobiliteit voor woon-werkverkeer”.

Je maakt een nieuw formulier (met beide rubrieken), koppelt deze aan een workflow en gebruikt actieve signalering om de workflow aan te bieden aan jouw werknemers.

Besteed daarbij aandacht aan de uitleg voor je werknemers; licht bijvoorbeeld toe dat de informatie bedoeld is voor de rapportage voor de werkgebonden personenmobiliteit - in de juiste taal - en dat de gegevens niet van toepassing zijn op de daadwerkelijke vergoeding die de werknemer ontvangt.

 

6 - Actueel houden

De workflow (en het formulier) dat je gebruikt hebt voor een eerste vastlegging kun je uiteraard ook gebruiken om periodiek uit te vragen of de informatie nog actueel is. Bijvoorbeeld door middel van een jaarlijks actief signaal, of door het proces te autoriseren zodat dit vanuit Mijn Youforce te starten is door de medewerker.

Woon-werk

De best practice die eerder gepubliceerd is, gaat uit van een (jaarlijkse) enquête waarbij werknemers voor één werkweek - per dag - aangeven welke afstand is gereis en met welk vervoermiddel.

De handreiking beschrijft dat je gebruik mag maken van het preferente vervoermiddel om over de afstand Woon-werk te rapporteren. Dit kun je doen door gebruik te maken van de Fiscale reisafstand Woon-werk (rubriek P00372).

Werkverkeer

De afstand voor werkverkeer, reizen naar, van en tussen cliënten en locaties (cao paragraaf 4.5.2), wordt veelal via de roostersystemen verzameld. In een enkel geval worden deze kilometers ook vastgelegd middels een declaratie.

De handreiking beschrijft dat juist in de situatie van kilometers “in de wijk”, je gebruik kan maken van het preferente vervoermiddel.

Je registreert in dat geval de kilometers zonder daarbij het vervoermiddel vast te leggen, maar wijst de kilometers later toe aan het vastgelegde preferente vervoermiddel voor het betreffende dienstverband.

Jouw actie kan dus zijn om in de nieuwe declaratiemodule, de sectie “Vervoermiddelen” leeg te maken bij de betreffende kilometer-categorieën:

 

In dat geval kan de werknemer geen keuze meer maken voor het gebruikte vervoermiddel en scheelt dit tijd bij het registeren.

Gebruik je declaraties in Self Service, dan kun je dezelfde werkwijze toepassen; namelijk de verbijzondering voor het gebruikte vervoermiddel weghalen.

Bij het declareren heb je waarschijnlijk al onderscheid gemaakt tussen de diverse vergoedingen (auto of motor, brommer of scooter, fiets).
Je kunt die kennis gebruiken om de rapportage wat specifieker te doen, de afstand voor de fiets zou je immers kunnen toewijzen aan de corresponderende categorie van de WPM (houdt daarbij wel in gedachten dat de speed-pedelec in een andere categorie valt). Zodoende hoef je niet alle kilometers te rapporteren volgens het preferente vervoermiddel.

Dienstreizen

Voor dienstreizen (cao paragraaf 4.5.3), die van nature incidenteel van aard zijn, blijft het advies om hier wel het vervoermiddel te registreren. Het zorgt immers niet voor veel extra werk voor de werknemer en zowel de nieuwe declaratiemodule en Self Service heb je al aangepast.

Is dit laatste nog niet het geval, gebruik dan onze eerdere instructie: Youforce Werkgebonden personenmobiliteit CO2 registratie