Mijn Communities
Help

Youforce - Werkgebonden personenmobiliteit (CO2 registratie)

door margreet doornbosch (Bijgewerkt ‎17-11-2023 16:19 door margreet doornbosch VISMA )

Youforce HR Core Beaufort- Werkgebonden personenmobiliteit

Ben je Youforce HR Core Education gebruiker, dan vind je de informatie hier.

 

Zoals aangegeven in het bericht van 18 juli 2023  zullen we werkgebonden personenmobiliteit ondersteunen in Youforce voor zakelijke dienstreizen en woon-werkverkeer. Registratie voor werkgebonden personenmobiliteit is verplicht voor werkgevers met meer dan 100 medewerkers. Meer informatie over of het voor jouw organisatie verplicht is, kun je terugvinden in de handreiking van de overheid. Je kan vanaf 1  januari 2024 de registratie van werkgebonden personenmobiliteit in Youforce vastleggen. De wettelijke verplichting hiertoe is uitgesteld naar 1 juli 2024, zie dit artikel.

Voor 1 juli 2025 moet de werkgebonden personen mobiliteit worden aangegeven in het het portaal van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). 

 

Wij zorgen ervoor dat in Youforce een rapportage beschikbaar komt die je kan gebruiken voor de opgave in het RVO portaal.

 

In dit artikel leggen we uit hoe de werkgebonden personenmobiliteit ingericht en toegepast wordt. 

 

Werkgebonden personenmobiliteit voor zakelijke dienstreizen 

 

Binnen Youforce kennen we drie vormen van kilometer declaraties:

 

  1. Nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce
  2. Standaard km declaratie formulier in Self Service
  3. Excel declaratie formulier/Rekenbladen in Self Service

 

Wij adviseren alle HR Core Online klanten om gebruik te maken van het nieuwe declaratieproces dat beschikbaar is in de Youforce app en Mijn Youforce.

 

Hieronder beschrijven we per declaratie vorm, wat de mogelijkheden zijn voor werkgebonden personenmobiliteit.

 

  • Nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce

 

De eerste stap is het configureren van de nieuwe km declaratie. Dit doe je op eenvoudige wijze door per categorie aan te geven welke vervoermiddelen door de medewerker gekozen kunnen worden.


 

margreetdoornbosch_0-1698230048059.png

 

Na de configuratie is de nieuwe km declaratie meteen te gebruiken door de medewerkers. De medewerker kiest een km categorie en het vervoermiddel dat van toepassing is. Wij tonen altijd het meest recent gebruikte vervoermiddel.

margreetdoornbosch_1-1698230063995.png

 

 

margreetdoornbosch_2-1698230063996.png

 

Voor meer toelichting op detailniveau verwijzen wij je naar onze uitleg op de community.

  • Standaard km declaratieformulier in Self Service

 

margreetdoornbosch_3-1698230081239.png

 

 

Werkgebonden personenmobiliteit wordt niet ondersteund in de standaard km declaratieformulier Self Service. Werk je met HR Core online? Maak dan gebruik van de nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce. Meer informatie vind je hier. 

 

Organisaties die werken met HR Core in huis, kunnen gebruik maken van het Excel declaratieformulier.

 

  • Excel declaratieformulier in Self Service

margreetdoornbosch_4-1698230102158.png

 

Het Excel declaratieformulier in Self Service is een formulier dat je zelf hebt gemaakt of hebt laten inrichten specifiek voor jouw organisatie. Wij kunnen dit formulier niet standaard uitbreiden met de gegevensregistratie voor werkgebonden personenmobiliteit. 

Daarom adviseren we eerst te kijken of de nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce een goed alternatief is. Klik hier voor meer informatie. 

 

Het gebruik van de nieuwe km declaratie levert jouw organisatie direct veel voordeel op, namelijk:

 

  • Het activeren en inrichten is zeer eenvoudig en snel klaar
  • Medewerkers kunnen voortaan snel en gemakkelijk een km declaratie indienen
  • Gemiddeld scoort de nieuwe km declaratie een 6,5 (op een schaal van 1 op 7) op gebruiksvriendelijkheid.  

 

Kortom; je bespaart veel tijd als je voor 1 januari 2024 overstapt naar de nieuwe kilometerdeclaratie!

 

Mocht het niet lukken om over te stappen, dan kun je zelf het Excel declaratie formulier in Self Service aanpassen. Om de registratie van vervoermiddel mogelijk te maken, leveren we hiervoor een aantal standaard rubrieken uit. In bijgaande instructie leggen we stap voor stap uit hoe je het formulier moet aanpassen.

 

PI0368

Auto benzine zakelijk

PI0369

Auto diesel zakelijk

PI0370

Auto plug in hybride zakelijk

PI0371

Auto 100% elektrisch zakelijk

PI0372

Auto andere brandstoffen zakelijk

PI0373

Motorfiets benzine zakelijk

PI0374

Motorfiets elektrisch zakelijk

PI0375

Bromfiets/scooter benzine zakelijk

PI0376

Bromfiets/scooter elektr. (incl. sp-ped/) zakelijk

PI0377

E-bike/ fiets/ lopen zakelijk

 

Hoe werkt het?

 

We hebben een voorbeeld gemaakt waarin we laten zien hoe je de Exceldeclaratie kunt inrichten. 

 

  • In het rekenblad voeg je per regel een keuzelijst toe (een extra kolom) waarin wordt gevraagd met welk vervoermiddel is gereisd. Dit komt overeen met de lijst met rubrieken die hierboven is afgebeeld.

 

margreetdoornbosch_5-1698230135304.png

 

 

  • In het formulier moet de lijst met export rubrieken worden aangevuld met de lijst met rubrieken die hierboven is afgebeeld.

 

margreetdoornbosch_6-1698230135335.png

 

 

  • Wanneer op alle rubrieken wordt gedeclareerd, ziet dit er (bijvoorbeeld) zo uit:

 

margreetdoornbosch_7-1698230135307.png

 

 

  • Tot slot moet er een telling gemaakt worden per vervoermiddel, waarna deze waarden kunnen worden opgeteld en geëxporteerd.

margreetdoornbosch_8-1698230135308.png

 

 

  • De nieuwe rubrieken die zijn aangemaakt zijn gekenmerkt als variabele rubrieken, maar zijn het feitelijk niet. Zo is er bijvoorbeeld geen sprake van een koppeling naar Gemal. Deze rubrieken zijn uitsluitend bedoeld voor rapportagedoeleinden omtrent werkgebonden personenmobiliteit. Elke mutatie op deze speciale rubrieken aangeleverd vanuit Self Service wordt opgeslagen in de Beaufort tabel DPIC301. Deze tabel vormt de bron voor de rapportages.
  • In de Exceldeclaratie is openbaar vervoer (OV) buiten beschouwing gelaten. Deze kosten worden in euro’s gedeclareerd. We raden aan hier een aparte declaratie van te maken met een eigen invoercode, waarop je kunt rapporteren. 
  • Aan dit artikel is een voorbeeld exceldeclaratieformulier ter inspiratie vinden.

Werkgebonden personenmobiliteit voor woon-werkverkeer

 

Omdat niet alle organisaties een kilometerregistratie bijhouden voor woon-werk heeft de overheid bepaald dat je een steekproef mag doen door middel van een representatieve enquête. Voor deze enquête hebben we een best practice Self Service formulier ontwikkeld die je kan gebruiken om de gevraagde informatie te verzamelen. 

 

Dit formulier kan worden binnengehaald via: 

  • Beheer
  • Tabblad Formulierdefinitie
  • Tegel  Definities importeren

 

margreetdoornbosch_9-1698230166637.png

 

 

Stap 1: Selecteer de klant Raet Template HRC (99999999)

margreetdoornbosch_10-1698230166639.png

 

Stap 2: Selecteer vervolgens het formulier: F_Enqueteformulier_Co2_v20230916BU.

 

margreetdoornbosch_11-1698230208312.png

 

 

Stap 3: Klik op de knop “Importeren”

 

margreetdoornbosch_12-1698230208299.png

 

Het formulier is dan beschikbaar in de betreffende sandbox- of productieomgeving en je kunt er een workflow voor inrichten die er zo uit zou kunnen zien:

 

margreetdoornbosch_13-1698230208308.png

 

Aandachtspunt: We hebben in het voorbeeld de stap “Indienen MW Co2” genoemd, omdat er dan makkelijk op te selecteren valt.

 

Als je werkt met HR Core online, dan kun je de signaalrubriek (PI0353) gebruiken om het proces door middel van actieve signalering op te starten. Je vult dan de brondatum in bij de respondenten, zodat het signaal kan worden gegenereerd.

 

margreetdoornbosch_14-1698230208337.png

 

Werk je nog niet met actieve signaleringen, maar wil je hier wel mee aan de slag? Doe dan alle benodigde kennis op via onze e-Learning HR Core Beaufort Actieve signalering

 

Een korte uitleg bij het formulier:

margreetdoornbosch_15-1698230260308.png

 

  • We vragen 7 dagen uit in de enquête. Wanneer de organisatie enkel een 5-daagse werkweek kent, dan kunnen de zaterdag en zondag op hidden worden gezet, waarbij dan wel “soort werkdag” default moet worden gevuld met de waarde “03” (Geen werkdag).
  • De info tekst kan worden gevuld met iedere willekeurige tekst. 
  • De uitleg is wel relevant, want op een niet-werkdag moeten de gegevens verder niet worden gevuld. Overigens voorziet het formulier wel in controles hierop.

margreetdoornbosch_16-1698230260309.png

 

  • Het formulier voorziet uiteraard ook in controles op een onvolledige invoer.
  • Achter de eerste regels zijn keuzetabellen toegevoegd. Deze worden in de samenvatting gebruikt in de scripting.
  • Per werkdag halen we de gegevens van het woonadres op uit Beaufort om mee te rekenen. Mocht de medewerker deze gegevens nog moeten aanpassen, dan kan dat. Je kunt er ook voor kiezen deze velden te verbergen.
  • De medewerker vult zelf de postcode en het huisnummer in van het werkadres (of je kunt hier zelf een tabel achter zetten of de waarde default vullen). Land is niet relevant (ondanks dat internationale afstandsberekening wordt gehanteerd), want buitenlandse vestigingen worden buiten beschouwing gelaten.
  • Vanuit het formulier wordt ook de systeemdatum gevuld op de signaalrubriek. Op die manier kan er (naast dat je de openstaande formulieren in Self Service ziet) ook in Beaufort geselecteerd worden op respondenten die de enquête wel of niet ingevuld hebben.
  • Achter de schermen - daarmee belasten we de respondenten niet - worden de waarden opgeteld en op verschillende rubrieken geëxporteerd. Deze waarden worden vastgelegd in Beaufort, zodat deze gebruikt kunnen worden voor de rapportage ten behoeve van de berekening van de totalen die moeten worden doorgegeven via het RVO portaal.

margreetdoornbosch_17-1698230260302.png

 

Indien er sprake is van een zakelijk vervoermiddel, worden de kilometers ook geregistreerd op een extra set rubrieken om het onderscheid te kunnen maken. In de handreiking van het ministerie wordt dit ook aangegeven. Openbaar vervoer is hier buiten beschouwing gelaten, omdat er geen vervoermiddel gebruikt wordt dat van de organisatie is.

 

margreetdoornbosch_18-1698230260306.png

 

We hebben voor de uitvoer van de enquête een aantal rubrieken aangemaakt die we gebruiken in het formulier om de uitvraag goed uit te kunnen voeren.

 

PI0350

Soort werkdag

PI0351

Soort vervoermiddel

PI0352

Zakelijk vervoermiddel

PI0353

AS start Enquete

 

Aan deze rubrieken zijn de volgende referentietabellen gekoppeld:

 

PI0350

01

Thuiswerkdag

PI0350

02

Reisdag

PI0350

03

Geen werkdag

     

PI0351

01

Auto benzine

PI0351

02

Auto diesel

PI0351

03

Auto plug in hybride

PI0351

04

Auto 100% elektrisch

PI0351

05

Auto andere brandstoffen

PI0351

06

Motorfiets benzine

PI0351

07

Motorfiets elektrisch

PI0351

08

Bromfiets/scooter benzine

PI0351

09

Bromfiets/scooter elektrisch (incl. speed-pedelec)

PI0351

10

E-bike/ fiets/ lopen

PI0351

11

Openbaar vervoer

     

PI0352

01

Ja

PI0352

02

Nee

 

Voor de registratie van de kilometers zijn twee sets met rubrieken aangemaakt:

 

  • Een set rubrieken om de kilometers die zijn afgelegd met een eigen voertuig te registreren

 

PI0338

Auto benzine

Auto benzine

PI0339

Auto diesel

Auto diesel

PI0340

Auto plug in hybride

Auto plug in hybride

PI0341

Auto 100% elektrisch

Auto 100% elektrisch

PI0342

Auto andere brandstoffen

Auto andere brandstof

PI0343

Motorfiets benzine

Motorfiets benzine

PI0344

Motorfiets elektrisch

Motorfiets elektrisch

PI0345

Bromfiets/scooter benzine

Bromf./scooter benz.

PI0346

Bromfiets/scooter elektrisch (incl. speed-pedelec)

Bromf./scooter elect.

PI0347

E-bike/ fiets/ lopen

E-bike/ fiets/ lopen

PI0348

Openbaar vervoer

Openbaar vervoer

 

 

  • Een set rubrieken om de kilometers die zijn afgelegd met een zakelijk vervoermiddel te registreren.

 

PI0356

Auto benzine zakelijk

Auto benzine

PI0357

Auto diesel zakelijk

Auto diesel

PI0358

Auto plug in hybride zakelijk

Auto plug in hybride

PI0359

Auto 100% elektrisch zakelijk

Auto 100% elektrisch

PI0360

Auto andere brandstoffen zakelijk

Auto andere brandstof

PI0361

Motorfiets benzine zakelijk

Motorfiets benzine

PI0362

Motorfiets elektrisch zakelijk

Motorfiets elektrisch

PI0363

Bromfiets/scooter benzine zakelijk

Bromf./scooter benz.

PI0364

Bromfiets/scooter elektr. (incl. sp-ped/) zakelijk

Bromf./scooter elect.

PI0365

E-bike/ fiets/ lopen zakelijk

E-bike/ fiets/ lopen

 

Rapportage werkgebonden personenmobiliteit

 

Beaufort Online Youforce Reporting 

Voor alle HR Core Online klanten wordt er een nieuw standaardrapport beschikbaar gesteld in Youforce Reporting. In dit rapport vind je alle informatie die je nodig hebt om de juiste gegevens in het RVO Portaal in te voeren.

 

Hieronder een eerste conceptversie van hoe dit rapport eruit kan gaan zien:


margreetdoornbosch_19-1698230260321.png

 

Op dit rapport vind je onder andere:

  • Aantal medewerkers op 1 januari van het geselecteerde jaar
  • Belangrijke keuze opties aan de linkerkant om bijvoorbeeld het jaartal en de arbeidsrelaties te selecteren
  • Een pagina voor degene die de App gebruiken voor declaraties
  • Een pagina voor diegene die Self Service gebruiken voor declaraties
  • Alle belangrijke km’s en kosten die je nodig hebt voor het RVO portaal

 

Het makkelijke aan dit rapport is dat je eenvoudig de benodigde waarden kunt kopiëren, zodat je zeker weet dat je het juiste getal invoert in het RVO portaal:

  1. Klik met je rechtermuis op de benodigde waarde in het rapport, 
  2. klik Waarde kopiëren.
  3. Plak de waarde in het RVO portaal


margreetdoornbosch_20-1698230260312.png

 

Wanneer je werkt met HR Core Beaufort in huis, dan kun je zelf met Impromptu het benodigde rapport samenstellen





















 

 

 

 

133 Opmerkingen