Youforce - Werkgebonden personenmobiliteit (CO2 registratie)

[#1]

Youforce HR Core Beaufort- Werkgebonden personenmobiliteit

Ben je Youforce HR Core Education gebruiker, dan vind je de informatie hier.

Zoals aangegeven in het bericht van 18 juli 2023  zullen we werkgebonden personenmobiliteit ondersteunen in Youforce voor zakelijke dienstreizen en woon-werkverkeer. Registratie voor werkgebonden personenmobiliteit is verplicht voor werkgevers met meer dan 100 medewerkers. Meer informatie over of het voor jouw organisatie verplicht is, kun je terugvinden in de handreiking van de overheid. Je kan vanaf 1  januari 2024 de registratie van werkgebonden personenmobiliteit in Youforce vastleggen. De wettelijke verplichting hiertoe is uitgesteld naar 1 juli 2024, zie dit artikel.

Voor 1 juli 2025 moet de werkgebonden personen mobiliteit worden aangegeven in het het portaal van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). 

Wij zorgen ervoor dat in Youforce een rapportage beschikbaar komt die je kan gebruiken voor de opgave in het RVO portaal.

In dit artikel leggen we uit hoe de werkgebonden personenmobiliteit ingericht en toegepast wordt. 

Werkgebonden personenmobiliteit voor zakelijke dienstreizen 

Binnen Youforce kennen we drie vormen van kilometer declaraties:

1. Nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce
2. Standaard km declaratie formulier in Self Service
3. Excel declaratie formulier/Rekenbladen in Self Service

Wij adviseren alle HR Core Online klanten om gebruik te maken van het nieuwe declaratieproces dat beschikbaar is in de Youforce app en Mijn Youforce.

Hieronder beschrijven we per declaratie vorm, wat de mogelijkheden zijn voor werkgebonden personenmobiliteit.

• Nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce

De eerste stap is het configureren van de nieuwe km declaratie. Dit doe je op eenvoudige wijze door per categorie aan te geven welke vervoermiddelen door de medewerker gekozen kunnen worden.

Na de configuratie is de nieuwe km declaratie meteen te gebruiken door de medewerkers. De medewerker kiest een km categorie en het vervoermiddel dat van toepassing is. Wij tonen altijd het meest recent gebruikte vervoermiddel.

Voor meer toelichting op detailniveau verwijzen wij je naar onze uitleg op de community.

• Standaard km declaratieformulier in Self Service
  

Werkgebonden personenmobiliteit wordt niet ondersteund in de standaard km declaratieformulier Self Service. Werk je met HR Core online? Maak dan gebruik van de nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce. Meer informatie vind je hier. 

Organisaties die werken met HR Core in huis, kunnen gebruik maken van het Excel declaratieformulier.

• Excel declaratieformulier in Self Service

Het Excel declaratieformulier in Self Service is een formulier dat je zelf hebt gemaakt of hebt laten inrichten specifiek voor jouw organisatie. Wij kunnen dit formulier niet standaard uitbreiden met de gegevensregistratie voor werkgebonden personenmobiliteit. 

Daarom adviseren we eerst te kijken of de nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce een goed alternatief is. Klik hier voor meer informatie. 

Het gebruik van de nieuwe km declaratie levert jouw organisatie direct veel voordeel op, namelijk:

• Het activeren en inrichten is zeer eenvoudig en snel klaar
• Medewerkers kunnen voortaan snel en gemakkelijk een km declaratie indienen
• Gemiddeld scoort de nieuwe km declaratie een 6,5 (op een schaal van 1 op 7) op gebruiksvriendelijkheid.  

Kortom; je bespaart veel tijd als je voor 1 januari 2024 overstapt naar de nieuwe kilometerdeclaratie!

Mocht het niet lukken om over te stappen, dan kun je zelf het Excel declaratie formulier in Self Service aanpassen. Om de registratie van vervoermiddel mogelijk te maken, leveren we hiervoor een aantal standaard rubrieken uit. In bijgaande instructie leggen we stap voor stap uit hoe je het formulier moet aanpassen.

PI0368	Auto benzine zakelijk
PI0369	Auto diesel zakelijk
PI0370	Auto plug in hybride zakelijk
PI0371	Auto 100% elektrisch zakelijk
PI0372	Auto andere brandstoffen zakelijk
PI0373	Motorfiets benzine zakelijk
PI0374	Motorfiets elektrisch zakelijk
PI0375	Bromfiets/scooter benzine zakelijk
PI0376	Bromfiets/scooter elektr. (incl. sp-ped/) zakelijk
PI0377	E-bike/ fiets/ lopen zakelijk

Hoe werkt het?

We hebben een voorbeeld gemaakt waarin we laten zien hoe je de Exceldeclaratie kunt inrichten. 

• In het rekenblad voeg je per regel een keuzelijst toe (een extra kolom) waarin wordt gevraagd met welk vervoermiddel is gereisd. Dit komt overeen met de lijst met rubrieken die hierboven is afgebeeld.

• In het formulier moet de lijst met export rubrieken worden aangevuld met de lijst met rubrieken die hierboven is afgebeeld.

• Wanneer op alle rubrieken wordt gedeclareerd, ziet dit er (bijvoorbeeld) zo uit:

• Tot slot moet er een telling gemaakt worden per vervoermiddel, waarna deze waarden kunnen worden opgeteld en geëxporteerd.

• De nieuwe rubrieken die zijn aangemaakt zijn gekenmerkt als variabele rubrieken, maar zijn het feitelijk niet. Zo is er bijvoorbeeld geen sprake van een koppeling naar Gemal. Deze rubrieken zijn uitsluitend bedoeld voor rapportagedoeleinden omtrent werkgebonden personenmobiliteit. Elke mutatie op deze speciale rubrieken aangeleverd vanuit Self Service wordt opgeslagen in de Beaufort tabel DPIC301. Deze tabel vormt de bron voor de rapportages.
• In de Exceldeclaratie is openbaar vervoer (OV) buiten beschouwing gelaten. Deze kosten worden in euro’s gedeclareerd. We raden aan hier een aparte declaratie van te maken met een eigen invoercode, waarop je kunt rapporteren. 
• Aan dit artikel is een voorbeeld exceldeclaratieformulier ter inspiratie vinden.

Werkgebonden personenmobiliteit voor woon-werkverkeer

Omdat niet alle organisaties een kilometerregistratie bijhouden voor woon-werk heeft de overheid bepaald dat je een steekproef mag doen door middel van een representatieve enquête. Voor deze enquête hebben we een best practice Self Service formulier ontwikkeld die je kan gebruiken om de gevraagde informatie te verzamelen. 

Dit formulier kan worden binnengehaald via: 

• Beheer
• Tabblad Formulierdefinitie
• Tegel  Definities importeren

Stap 1: Selecteer de klant Raet Template HRC (99999999)

Stap 2: Selecteer vervolgens het formulier: F_Enqueteformulier_Co2_v20230916BU.

Stap 3: Klik op de knop “Importeren”

Het formulier is dan beschikbaar in de betreffende sandbox- of productieomgeving en je kunt er een workflow voor inrichten die er zo uit zou kunnen zien:

Aandachtspunt: We hebben in het voorbeeld de stap “Indienen MW Co2” genoemd, omdat er dan makkelijk op te selecteren valt.

Als je werkt met HR Core online, dan kun je de signaalrubriek (PI0353) gebruiken om het proces door middel van actieve signalering op te starten. Je vult dan de brondatum in bij de respondenten, zodat het signaal kan worden gegenereerd.

Werk je nog niet met actieve signaleringen, maar wil je hier wel mee aan de slag? Doe dan alle benodigde kennis op via onze e-Learning HR Core Beaufort Actieve signalering

Een korte uitleg bij het formulier:

• We vragen 7 dagen uit in de enquête. Wanneer de organisatie enkel een 5-daagse werkweek kent, dan kunnen de zaterdag en zondag op hidden worden gezet, waarbij dan wel “soort werkdag” default moet worden gevuld met de waarde “03” (Geen werkdag).
• De info tekst kan worden gevuld met iedere willekeurige tekst. 
• De uitleg is wel relevant, want op een niet-werkdag moeten de gegevens verder niet worden gevuld. Overigens voorziet het formulier wel in controles hierop.

• Het formulier voorziet uiteraard ook in controles op een onvolledige invoer.
• Achter de eerste regels zijn keuzetabellen toegevoegd. Deze worden in de samenvatting gebruikt in de scripting.
• Per werkdag halen we de gegevens van het woonadres op uit Beaufort om mee te rekenen. Mocht de medewerker deze gegevens nog moeten aanpassen, dan kan dat. Je kunt er ook voor kiezen deze velden te verbergen.
• De medewerker vult zelf de postcode en het huisnummer in van het werkadres (of je kunt hier zelf een tabel achter zetten of de waarde default vullen). Land is niet relevant (ondanks dat internationale afstandsberekening wordt gehanteerd), want buitenlandse vestigingen worden buiten beschouwing gelaten.
• Vanuit het formulier wordt ook de systeemdatum gevuld op de signaalrubriek. Op die manier kan er (naast dat je de openstaande formulieren in Self Service ziet) ook in Beaufort geselecteerd worden op respondenten die de enquête wel of niet ingevuld hebben.
• Achter de schermen - daarmee belasten we de respondenten niet - worden de waarden opgeteld en op verschillende rubrieken geëxporteerd. Deze waarden worden vastgelegd in Beaufort, zodat deze gebruikt kunnen worden voor de rapportage ten behoeve van de berekening van de totalen die moeten worden doorgegeven via het RVO portaal.

Indien er sprake is van een zakelijk vervoermiddel, worden de kilometers ook geregistreerd op een extra set rubrieken om het onderscheid te kunnen maken. In de handreiking van het ministerie wordt dit ook aangegeven. Openbaar vervoer is hier buiten beschouwing gelaten, omdat er geen vervoermiddel gebruikt wordt dat van de organisatie is.

We hebben voor de uitvoer van de enquête een aantal rubrieken aangemaakt die we gebruiken in het formulier om de uitvraag goed uit te kunnen voeren.

PI0350	Soort werkdag
PI0351	Soort vervoermiddel
PI0352	Zakelijk vervoermiddel
PI0353	AS start Enquete

Aan deze rubrieken zijn de volgende referentietabellen gekoppeld:

PI0350	01	Thuiswerkdag
PI0350	02	Reisdag
PI0350	03	Geen werkdag
PI0351	01	Auto benzine
PI0351	02	Auto diesel
PI0351	03	Auto plug in hybride
PI0351	04	Auto 100% elektrisch
PI0351	05	Auto andere brandstoffen
PI0351	06	Motorfiets benzine
PI0351	07	Motorfiets elektrisch
PI0351	08	Bromfiets/scooter benzine
PI0351	09	Bromfiets/scooter elektrisch (incl. speed-pedelec)
PI0351	10	E-bike/ fiets/ lopen
PI0351	11	Openbaar vervoer
PI0352	01	Ja
PI0352	02	Nee

Voor de registratie van de kilometers zijn twee sets met rubrieken aangemaakt:

• Een set rubrieken om de kilometers die zijn afgelegd met een eigen voertuig te registreren

PI0338	Auto benzine	Auto benzine
PI0339	Auto diesel	Auto diesel
PI0340	Auto plug in hybride	Auto plug in hybride
PI0341	Auto 100% elektrisch	Auto 100% elektrisch
PI0342	Auto andere brandstoffen	Auto andere brandstof
PI0343	Motorfiets benzine	Motorfiets benzine
PI0344	Motorfiets elektrisch	Motorfiets elektrisch
PI0345	Bromfiets/scooter benzine	Bromf./scooter benz.
PI0346	Bromfiets/scooter elektrisch (incl. speed-pedelec)	Bromf./scooter elect.
PI0347	E-bike/ fiets/ lopen	E-bike/ fiets/ lopen
PI0348	Openbaar vervoer	Openbaar vervoer

• Een set rubrieken om de kilometers die zijn afgelegd met een zakelijk vervoermiddel te registreren.

PI0356	Auto benzine zakelijk	Auto benzine
PI0357	Auto diesel zakelijk	Auto diesel
PI0358	Auto plug in hybride zakelijk	Auto plug in hybride
PI0359	Auto 100% elektrisch zakelijk	Auto 100% elektrisch
PI0360	Auto andere brandstoffen zakelijk	Auto andere brandstof
PI0361	Motorfiets benzine zakelijk	Motorfiets benzine
PI0362	Motorfiets elektrisch zakelijk	Motorfiets elektrisch
PI0363	Bromfiets/scooter benzine zakelijk	Bromf./scooter benz.
PI0364	Bromfiets/scooter elektr. (incl. sp-ped/) zakelijk	Bromf./scooter elect.
PI0365	E-bike/ fiets/ lopen zakelijk	E-bike/ fiets/ lopen

Rapportage werkgebonden personenmobiliteit

Beaufort Online Youforce Reporting 

Voor alle HR Core Online klanten wordt er een nieuw standaardrapport beschikbaar gesteld in Youforce Reporting. In dit rapport vind je alle informatie die je nodig hebt om de juiste gegevens in het RVO Portaal in te voeren.

Hieronder een eerste conceptversie van hoe dit rapport eruit kan gaan zien:

Op dit rapport vind je onder andere:

• Aantal medewerkers op 1 januari van het geselecteerde jaar
• Belangrijke keuze opties aan de linkerkant om bijvoorbeeld het jaartal en de arbeidsrelaties te selecteren
• Een pagina voor degene die de App gebruiken voor declaraties
• Een pagina voor diegene die Self Service gebruiken voor declaraties
• Alle belangrijke km’s en kosten die je nodig hebt voor het RVO portaal

Het makkelijke aan dit rapport is dat je eenvoudig de benodigde waarden kunt kopiëren, zodat je zeker weet dat je het juiste getal invoert in het RVO portaal:

1. Klik met je rechtermuis op de benodigde waarde in het rapport, 
2. klik Waarde kopiëren.
3. Plak de waarde in het RVO portaal

Wanneer je werkt met HR Core Beaufort in huis, dan kun je zelf met Impromptu het benodigde rapport samenstellen