Youforce - Werkgebonden personenmobiliteit (CO2 registratie)

[#1]

Youforce HR Core Beaufort- Werkgebonden personenmobiliteit

Ben je Youforce HR Core Education gebruiker, dan vind je de informatie hier.

Zoals aangegeven in het bericht van 18 juli 2023  zullen we werkgebonden personenmobiliteit ondersteunen in Youforce voor zakelijke dienstreizen en woon-werkverkeer. Registratie voor werkgebonden personenmobiliteit is verplicht voor werkgevers met meer dan 100 medewerkers. Meer informatie over of het voor jouw organisatie verplicht is, kun je terugvinden in de handreiking van de overheid. Je kan vanaf 1  januari 2024 de registratie van werkgebonden personenmobiliteit in Youforce vastleggen. De wettelijke verplichting hiertoe is uitgesteld naar 1 juli 2024, zie dit artikel.

Voor 1 juli 2025 moet de werkgebonden personen mobiliteit worden aangegeven in het het portaal van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). 

Wij zorgen ervoor dat in Youforce een rapportage beschikbaar komt die je kan gebruiken voor de opgave in het RVO portaal.

In dit artikel leggen we uit hoe de werkgebonden personenmobiliteit ingericht en toegepast wordt. 

Werkgebonden personenmobiliteit voor zakelijke dienstreizen 

Binnen Youforce kennen we drie vormen van kilometer declaraties:

1. Nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce
2. Standaard km declaratie formulier in Self Service
3. Excel declaratie formulier/Rekenbladen in Self Service

Wij adviseren alle HR Core Online klanten om gebruik te maken van het nieuwe declaratieproces dat beschikbaar is in de Youforce app en Mijn Youforce.

Hieronder beschrijven we per declaratie vorm, wat de mogelijkheden zijn voor werkgebonden personenmobiliteit.

• Nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce

De eerste stap is het configureren van de nieuwe km declaratie. Dit doe je op eenvoudige wijze door per categorie aan te geven welke vervoermiddelen door de medewerker gekozen kunnen worden.

Na de configuratie is de nieuwe km declaratie meteen te gebruiken door de medewerkers. De medewerker kiest een km categorie en het vervoermiddel dat van toepassing is. Wij tonen altijd het meest recent gebruikte vervoermiddel.

Voor meer toelichting op detailniveau verwijzen wij je naar onze uitleg op de community.

• Standaard km declaratieformulier in Self Service
  

Werkgebonden personenmobiliteit wordt niet ondersteund in de standaard km declaratieformulier Self Service. Werk je met HR Core online? Maak dan gebruik van de nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce. Meer informatie vind je hier. 

Organisaties die werken met HR Core in huis, kunnen gebruik maken van het Excel declaratieformulier.

• Excel declaratieformulier in Self Service

Het Excel declaratieformulier in Self Service is een formulier dat je zelf hebt gemaakt of hebt laten inrichten specifiek voor jouw organisatie. Wij kunnen dit formulier niet standaard uitbreiden met de gegevensregistratie voor werkgebonden personenmobiliteit. 

Daarom adviseren we eerst te kijken of de nieuwe km declaratie in de Youforce app en Mijn Youforce een goed alternatief is. Klik hier voor meer informatie. 

Het gebruik van de nieuwe km declaratie levert jouw organisatie direct veel voordeel op, namelijk:

• Het activeren en inrichten is zeer eenvoudig en snel klaar
• Medewerkers kunnen voortaan snel en gemakkelijk een km declaratie indienen
• Gemiddeld scoort de nieuwe km declaratie een 6,5 (op een schaal van 1 op 7) op gebruiksvriendelijkheid.  

Kortom; je bespaart veel tijd als je voor 1 januari 2024 overstapt naar de nieuwe kilometerdeclaratie!

Mocht het niet lukken om over te stappen, dan kun je zelf het Excel declaratie formulier in Self Service aanpassen. Om de registratie van vervoermiddel mogelijk te maken, leveren we hiervoor een aantal standaard rubrieken uit. In bijgaande instructie leggen we stap voor stap uit hoe je het formulier moet aanpassen.

PI0368	Auto benzine zakelijk
PI0369	Auto diesel zakelijk
PI0370	Auto plug in hybride zakelijk
PI0371	Auto 100% elektrisch zakelijk
PI0372	Auto andere brandstoffen zakelijk
PI0373	Motorfiets benzine zakelijk
PI0374	Motorfiets elektrisch zakelijk
PI0375	Bromfiets/scooter benzine zakelijk
PI0376	Bromfiets/scooter elektr. (incl. sp-ped/) zakelijk
PI0377	E-bike/ fiets/ lopen zakelijk

Hoe werkt het?

We hebben een voorbeeld gemaakt waarin we laten zien hoe je de Exceldeclaratie kunt inrichten. 

• In het rekenblad voeg je per regel een keuzelijst toe (een extra kolom) waarin wordt gevraagd met welk vervoermiddel is gereisd. Dit komt overeen met de lijst met rubrieken die hierboven is afgebeeld.

• In het formulier moet de lijst met export rubrieken worden aangevuld met de lijst met rubrieken die hierboven is afgebeeld.

• Wanneer op alle rubrieken wordt gedeclareerd, ziet dit er (bijvoorbeeld) zo uit:

• Tot slot moet er een telling gemaakt worden per vervoermiddel, waarna deze waarden kunnen worden opgeteld en geëxporteerd.

• De nieuwe rubrieken die zijn aangemaakt zijn gekenmerkt als variabele rubrieken, maar zijn het feitelijk niet. Zo is er bijvoorbeeld geen sprake van een koppeling naar Gemal. Deze rubrieken zijn uitsluitend bedoeld voor rapportagedoeleinden omtrent werkgebonden personenmobiliteit. Elke mutatie op deze speciale rubrieken aangeleverd vanuit Self Service wordt opgeslagen in de Beaufort tabel DPIC301. Deze tabel vormt de bron voor de rapportages.
• In de Exceldeclaratie is openbaar vervoer (OV) buiten beschouwing gelaten. Deze kosten worden in euro’s gedeclareerd. We raden aan hier een aparte declaratie van te maken met een eigen invoercode, waarop je kunt rapporteren. 
• Aan dit artikel is een voorbeeld exceldeclaratieformulier ter inspiratie vinden.

Werkgebonden personenmobiliteit voor woon-werkverkeer

Omdat niet alle organisaties een kilometerregistratie bijhouden voor woon-werk heeft de overheid bepaald dat je een steekproef mag doen door middel van een representatieve enquête. Voor deze enquête hebben we een best practice Self Service formulier ontwikkeld die je kan gebruiken om de gevraagde informatie te verzamelen. 

Dit formulier kan worden binnengehaald via: 

• Beheer
• Tabblad Formulierdefinitie
• Tegel  Definities importeren

Stap 1: Selecteer de klant Raet Template HRC (99999999)

Stap 2: Selecteer vervolgens het formulier: F_Enqueteformulier_Co2_v20230916BU.

Stap 3: Klik op de knop “Importeren”

Het formulier is dan beschikbaar in de betreffende sandbox- of productieomgeving en je kunt er een workflow voor inrichten die er zo uit zou kunnen zien:

Aandachtspunt: We hebben in het voorbeeld de stap “Indienen MW Co2” genoemd, omdat er dan makkelijk op te selecteren valt.

Als je werkt met HR Core online, dan kun je de signaalrubriek (PI0353) gebruiken om het proces door middel van actieve signalering op te starten. Je vult dan de brondatum in bij de respondenten, zodat het signaal kan worden gegenereerd.

Werk je nog niet met actieve signaleringen, maar wil je hier wel mee aan de slag? Doe dan alle benodigde kennis op via onze e-Learning HR Core Beaufort Actieve signalering

Een korte uitleg bij het formulier:

• We vragen 7 dagen uit in de enquête. Wanneer de organisatie enkel een 5-daagse werkweek kent, dan kunnen de zaterdag en zondag op hidden worden gezet, waarbij dan wel “soort werkdag” default moet worden gevuld met de waarde “03” (Geen werkdag).
• De info tekst kan worden gevuld met iedere willekeurige tekst. 
• De uitleg is wel relevant, want op een niet-werkdag moeten de gegevens verder niet worden gevuld. Overigens voorziet het formulier wel in controles hierop.

• Het formulier voorziet uiteraard ook in controles op een onvolledige invoer.
• Achter de eerste regels zijn keuzetabellen toegevoegd. Deze worden in de samenvatting gebruikt in de scripting.
• Per werkdag halen we de gegevens van het woonadres op uit Beaufort om mee te rekenen. Mocht de medewerker deze gegevens nog moeten aanpassen, dan kan dat. Je kunt er ook voor kiezen deze velden te verbergen.
• De medewerker vult zelf de postcode en het huisnummer in van het werkadres (of je kunt hier zelf een tabel achter zetten of de waarde default vullen). Land is niet relevant (ondanks dat internationale afstandsberekening wordt gehanteerd), want buitenlandse vestigingen worden buiten beschouwing gelaten.
• Vanuit het formulier wordt ook de systeemdatum gevuld op de signaalrubriek. Op die manier kan er (naast dat je de openstaande formulieren in Self Service ziet) ook in Beaufort geselecteerd worden op respondenten die de enquête wel of niet ingevuld hebben.
• Achter de schermen - daarmee belasten we de respondenten niet - worden de waarden opgeteld en op verschillende rubrieken geëxporteerd. Deze waarden worden vastgelegd in Beaufort, zodat deze gebruikt kunnen worden voor de rapportage ten behoeve van de berekening van de totalen die moeten worden doorgegeven via het RVO portaal.

Indien er sprake is van een zakelijk vervoermiddel, worden de kilometers ook geregistreerd op een extra set rubrieken om het onderscheid te kunnen maken. In de handreiking van het ministerie wordt dit ook aangegeven. Openbaar vervoer is hier buiten beschouwing gelaten, omdat er geen vervoermiddel gebruikt wordt dat van de organisatie is.

We hebben voor de uitvoer van de enquête een aantal rubrieken aangemaakt die we gebruiken in het formulier om de uitvraag goed uit te kunnen voeren.

PI0350	Soort werkdag
PI0351	Soort vervoermiddel
PI0352	Zakelijk vervoermiddel
PI0353	AS start Enquete

Aan deze rubrieken zijn de volgende referentietabellen gekoppeld:

PI0350	01	Thuiswerkdag
PI0350	02	Reisdag
PI0350	03	Geen werkdag
PI0351	01	Auto benzine
PI0351	02	Auto diesel
PI0351	03	Auto plug in hybride
PI0351	04	Auto 100% elektrisch
PI0351	05	Auto andere brandstoffen
PI0351	06	Motorfiets benzine
PI0351	07	Motorfiets elektrisch
PI0351	08	Bromfiets/scooter benzine
PI0351	09	Bromfiets/scooter elektrisch (incl. speed-pedelec)
PI0351	10	E-bike/ fiets/ lopen
PI0351	11	Openbaar vervoer
PI0352	01	Ja
PI0352	02	Nee

Voor de registratie van de kilometers zijn twee sets met rubrieken aangemaakt:

• Een set rubrieken om de kilometers die zijn afgelegd met een eigen voertuig te registreren

PI0338	Auto benzine	Auto benzine
PI0339	Auto diesel	Auto diesel
PI0340	Auto plug in hybride	Auto plug in hybride
PI0341	Auto 100% elektrisch	Auto 100% elektrisch
PI0342	Auto andere brandstoffen	Auto andere brandstof
PI0343	Motorfiets benzine	Motorfiets benzine
PI0344	Motorfiets elektrisch	Motorfiets elektrisch
PI0345	Bromfiets/scooter benzine	Bromf./scooter benz.
PI0346	Bromfiets/scooter elektrisch (incl. speed-pedelec)	Bromf./scooter elect.
PI0347	E-bike/ fiets/ lopen	E-bike/ fiets/ lopen
PI0348	Openbaar vervoer	Openbaar vervoer

• Een set rubrieken om de kilometers die zijn afgelegd met een zakelijk vervoermiddel te registreren.

PI0356	Auto benzine zakelijk	Auto benzine
PI0357	Auto diesel zakelijk	Auto diesel
PI0358	Auto plug in hybride zakelijk	Auto plug in hybride
PI0359	Auto 100% elektrisch zakelijk	Auto 100% elektrisch
PI0360	Auto andere brandstoffen zakelijk	Auto andere brandstof
PI0361	Motorfiets benzine zakelijk	Motorfiets benzine
PI0362	Motorfiets elektrisch zakelijk	Motorfiets elektrisch
PI0363	Bromfiets/scooter benzine zakelijk	Bromf./scooter benz.
PI0364	Bromfiets/scooter elektr. (incl. sp-ped/) zakelijk	Bromf./scooter elect.
PI0365	E-bike/ fiets/ lopen zakelijk	E-bike/ fiets/ lopen

Rapportage werkgebonden personenmobiliteit

Beaufort Online Youforce Reporting 

Voor alle HR Core Online klanten wordt er een nieuw standaardrapport beschikbaar gesteld in Youforce Reporting. In dit rapport vind je alle informatie die je nodig hebt om de juiste gegevens in het RVO Portaal in te voeren.

Hieronder een eerste conceptversie van hoe dit rapport eruit kan gaan zien:

Op dit rapport vind je onder andere:

• Aantal medewerkers op 1 januari van het geselecteerde jaar
• Belangrijke keuze opties aan de linkerkant om bijvoorbeeld het jaartal en de arbeidsrelaties te selecteren
• Een pagina voor degene die de App gebruiken voor declaraties
• Een pagina voor diegene die Self Service gebruiken voor declaraties
• Alle belangrijke km’s en kosten die je nodig hebt voor het RVO portaal

Het makkelijke aan dit rapport is dat je eenvoudig de benodigde waarden kunt kopiëren, zodat je zeker weet dat je het juiste getal invoert in het RVO portaal:

1. Klik met je rechtermuis op de benodigde waarde in het rapport, 
2. klik Waarde kopiëren.
3. Plak de waarde in het RVO portaal

Wanneer je werkt met HR Core Beaufort in huis, dan kun je zelf met Impromptu het benodigde rapport samenstellen

[marjavanderkolk]

Heel fijn dat dit zo ver is en beschikbaar is, wat ik jammer vind is dat er niet aangegeven wordt hoe je dit signaal dan naar de medewerker met een vaste reiskostenvergoeding (dat is de groep die we moeten inventariseren) moet versturen?

Ik werk wel met de AS maar niet naar medewerkers tot nu toe en ook niet via het opstarten van een workflow.

Is er een mogelijkheid dat die toelichting er bij komt? Zou super zijn. gr. Marja

[Ralph]

@margreet doornbosch kan het zijn dat het formulier voor de enquête nog niet beschikbaar is?

[ArianneB]

Ik kan het formulier ook niet vinden.

[Lieke Sterk Huis]

@margreet doornbosch, @Bastiaan Friederichs en @Remco te Ronde

Gaat er ook nog een mogelijkheid uitgezet worden dat bij het maandelijks indienen van de Gewerkte dagen in de Youforce App gekozen kan worden voor het vervoersmiddel en -type? Voor ons als werkgever is dat veel efficiënter dan een nieuw enquêteformulier open te zetten voor al onze medewerkers (2x per jaar).

Medewerkers zullen het vervoersmiddel en -type van de zakelijke kilometers al met de App via Declaraties moeten invullen, dus dan wordt het ook op een eenduidige manier uitgevraagd. 

In onze organisatie merken wij dat het uitzetten van formulieren via actieve signalering veel tijd kost. Medewerkers zien niet dat het formulier openstaat en om de medewerkers hieraan te herinneren is extra inspanning nodig, terwijl dat niet noodzakelijk hoeft te zijn. Onze medewerkers kijken niet maandelijks in Youforce als zij via de App kunnen declareren en hun dossier kunnen inzien. Ik weet niet hoe andere organisaties hiermee omgaan?

[Kamal]

@marjavanderkolk Dank voor je feedback! Op 16 november 2023 organiseren we de webinar "Workflow start Workflow" (Actieve signaleringen) . Klik hier voor meer informatie, inclusief een instructie over de Actieve singaleringen. Daarnaast is het aan te raden om onze nieuwe e-Learning HR Core Beaufort Actieve signalering te overwegen. Deze is te vinden op ons Academy portaal via: www.vismaraet.nl/academy/

[Kamal]

@Ralph @ArianneB Dank voor het aangeven! Jullie constatering is juist. Wij verwachten het formulier medio volgende week te hebben toegevoegd. Vanaf dat moment ook beschikbaar voor iedereen.

[Bastiaan Friederichs]

hi @Lieke Sterk Huis, ik heb geen concrete plannen om de module Gewerkte dagen uit te breiden met het Vervoermiddel.

Uit een eerdere inventarisatie bleek onder andere dat een groot deel van de klanten de enquete minder belastend vond voor de medewerker dan per reisbeweging aangeven hoe je dit gedaan hebt. Ik begrijp dat het uitzetten van een enquete en het verzamelen van de juiste resultaten ook niet eenvoudig is, maar dit is wel de eerste optie die door het ministerie is genoemd in de handreiking.

[Lieke Sterk Huis]

@Bastiaan Friederichs, ik ga het als idee inzetten. Wellicht dat er meer beheerders hetzelfde denken. 

[Ralph]

Het formulier voor de enquête is beschikbaar

• Geeft een foutmelding op rubriek FS0071 (resumé). Heb ik aangepast voor eigen gebruik
• Ik koppel het aan een actieve signalering. Aandachtspunt wat mij betreft
  Als je voor de actieve signalering PI0353 gebruikt als brondatum (zoals in het voorbeeld) dan hoef/moet je  deze rubriek in principe niet van het formulier te exporteren (zal niet direct leiden tot een nieuwe mutatie want wordt niet opgestart als de signaleringsdatum al geweest is)
  
  
• Helaas kan je niet de postcode + huisnummer gebruiken vanuit de OE in Beaufort, aangezien dat niet op te halen is (al eens als wens ingediend, bijvoorbeeld via een GF_functie). Dan maar hopen dat veel medewerker de postcode + huisnummer van hun werklocatie weten. Ik los het op met een link naar werklocaties

[Christiaan Sluis]

Hoi @Ralph,

Wat ben jij toch altijd weer snel 😉

We verwachten morgen het formulier beschikbaar te kunnen stellen zonder de fout. Zodra dit het geval is zullen we het publiceren ook op de Self Service community.

[Christiaan Sluis]

Beste lezers,

Het Self Service enquêteformulier is nu beschikbaar in de 9999999 Template omgeving:

Volg hiervoor de instructie van het oorspronkelijke bericht.

[Angela Heins1]

@margreet doornbosch @Christiaan Sluis @Bastiaan Friederichs 

Wij zijn bezig om dit in de declaratie formulieren van Self Service te maken waarin de medewerker deze gegevens kan aangeven.

Echter zou ik graag net zoals in de best practice (F_Enqueteformulier_Co2_v20230916BU) de keuze willen hebben uit 2 lijstjes:

1. Een set rubrieken om de kilometers die zijn afgelegd met een eigen voertuig te registreren, waaronder ook openbaar vervoer

2. Een set rubrieken om de kilometers die zijn afgelegd met een zakelijk vervoermiddel te registreren.

Nu kan ik niet bij houden of de medewerker mijn zijn eigen auto of met een auto van het bedrijf gaat. Daarnaast wil ik ook Openbaar vervoer willen administreren.

Hopelijk kan dit snel worden opgepakt, daar wij dit graag per januari willen uitrollen.

[Christiaan Sluis]

Hoi @Angela Heins1 ,

Misschien dat ik je verkeerd begrijp, maar vraag jij niet precies om de genoemde rubrieken PI0338-PI0348 (eigen vervoer) en PI0356-PI0365 (zakelijk vervoersmiddel)?

[Angela Heins1]

Hoi @Christiaan Sluis ,

Ik kan de genoemde rubrieken PI0338-PI0348 (eigen vervoer) en PI0356-PI0365 (zakelijk vervoersmiddel)? niet gebruiken in een declaratieformulier. Daarvoor is een andere set:

Maar hierin mis ik opties.

[Christiaan Sluis]

Dag @Angela Heins1,

Je hebt helemaal gelijk. Ik had niet goed gelezen.

Voor Zakelijke mobiliteit - Declaraties gaat het puur om de jaarkilometers per vervoersmiddel (of euro's bij OV).

Voor Zakelijke mobiliteit - lease en/of eigen wagenpark biedt de handreiking aan om dit via andere methodes te doen zoals ritregistratie, forfaitaire methode of een leverancier (zoals een leasebedrijf).

[Angela Heins1]

@Christiaan Sluis 

Sorry voor mijn late reactie. Dank je wel voor je antwoord. Ga dit hier doorgeven.

In het document:

Youforce - Werkgebonden personenmobiliteit (CO2 registratie) staan de volgende rubrieken om te gebruiken in Self Service:

Waarom staat hier zakelijk achter? De medewerker reist met zijn eigen auto.

Hier mis ik de OV, wij hebben medewerkers die declareren km, maar komen met het openbaar vervoer.

Daarnaast zie ik onderstaande rubrieken:

 

Deze kan ik niet gebruiken in de declaraties, hier staat wel OV bij. Waarom kan ik de rubrieken set:

niet gebruiken bij de declaraties in SS?

Zou graag willen weten waarom er voor dezelfde auto meerdere rubrieken zijn:

PI0338 Auto benzine

PI0351 Auto benzine

PI0356 Auto benzine zakelijk

PI0368 Auto benzine zakelijk

Dit geld voor alle soorten auto's

[Bastiaan Friederichs]

@Angela Heins1 voor wat betreft jouw vragen

• Waarom staat hier zakelijk achter? De medewerker reist met zijn eigen auto.
  De rubrieken zijn bedoeld om de registratie voor Zakelijke declaraties mogelijk te maken, vandaar de toevoeging "Zakelijk".
  
  Dit betreft dan "Hoofdstuk 5" uit de handreiking:
  
• Hier mis ik de OV, wij hebben medewerkers die declareren km, maar komen met het openbaar vervoer.
  Voor wat betreft Openbaar vervoer heb je waarschijnlijk al een aantal rubrieken in gebruik, hierom was het niet nodig om extra rubrieken aan te maken. Let op daarbij, want je rapporteert over de kosten, het RVO-portaal rekent de kosten om naar afstand en uiteindelijk naar uitstoot
  
  
• De twee overige sets aan rubrieken (de andere vraag) zijn mijn inziens bedoeld om inzicht te krijgen in Woon-werk (de laatste kolom uit de tabel "Hoofdstuk 6").
  Ik dacht dat het onderscheid (met behulp van de twee sets aan rubrieken) vooral ging over de twee groepen medewerkers (met en zonder lease-auto).
  
  Van die eerste groep, met lease-auto, krijg je als het goed is de totaal kilometers van de lease-maatschappij. Maar de lease-auto wordt ook gebruikt voor woon-werk... Om alle gegevens beschikbaar te hebben om over te kunnen rapporteren hebben we voor die groep een aparte set aan rubrieken toegevoegd.
  
  Ik ga navraag doen om te horen of mijn aanname correct is.

[Angela Heins1]

@Bastiaan Friederichs 

Hier worden de woonwerk kilometers gedeclareerd via een declaratie formulier en niet via vaste reiskosten. Helaas zijn er ook medewerkers die kilometers declareren maar met het OV reizen. Volgens mij is dit in jou overzicht hoofdstuk 6. Maar welke set rubrieken dien ik dan te gebruiken?

Als ik de set gebruik, dan mis ik OV reizen: 

Of dien ik voor de woon werk kilometers die via een declaratie formulier ingediend worden onderstaande set te gebruiken? 

Dank je wel voor je tijd. Vind het lastig om uit de informatie die er is te halen.

[Bastiaan Friederichs]

De opvolging van mijn eerdere antwoord.

De twee sets aan rubrieken (voor Woon-Werk!) zijn gemaakt n.a.v. de voorbeeld-enquete in de handreiking van het ministerie (pag. 43).

Daar wordt onderscheid gemaakt tussen eigen vervoer en via lease-voertuigen:

[Bastiaan Friederichs]

@Angela Heins1 als de medewerkers kilometers declareren voor het OV (we hebben het nog steeds over Woon-Werk neem ik aan), dan hebben jullie toch al een rubriek in gebruik?

Je hebt dan tenslotte de echte waardes (de afstanden die gedeclareerd zijn). In dat geval lijkt het me niet zinvol om dat nog uit te vragen via een enquete.

[Angela Heins1]

@Bastiaan Friederichs, wij kunnen het enqette formulier niet gebruiken, daar we geen vaste reiskosten/manier van reizen hebben.

Hierdoor wordt alles via declaraties per dag ingediend door de medewerker.

Per dag kan het daardoor verschillend zijn of zij met eigen auto komen/OV/leaseauto.

Er zijn medewerkers die met het OV reizen, maar geen OV declareren maar km. Dan an de medewerker in het declaratie formulier niet aangeven dat ze via het OV hebben gereisd, daar ik geen code hiervoor heb.

Misschien leg ik het niet goed uit of is dit iets waar de handreiking geen rekening mee houdt.

Kunnen we anders hierover contact hebben?

Alvast weer bedankt.

[Anja Brouwer1]

@Bastiaan Friederichs Ik heb het enquête formulier geïmporteerd in de Sandbox. Helaas kan ik het niets testen omdat ik niets kan invullen op het eerste blad. Ik kan alleen lezen en niet bewerken.

[Christiaan Sluis]

@Anja Brouwer1 dat komt omdat het formulier is ingericht dat de professionele gebruiker dit alleen kan lezen, omdat de invoer door de medewerker dient te gebeuren. Dit is uiteraard te wijzigen op rubrieksniveau, of je kan een eindgebruiker aanmaken in Sandbox om dit mee te testen.

Tip: Kijk ook bij Beheer > Formulierdefinitie > Formulierconsistentie om te zien of alle benodigde rubrieken ook bestaan in je Sandbox of dat je die moet bijwerken.

[Bastiaan Friederichs]

@Angela Heins1 als het goed is heeft een collega vanuit Consultancy contact met je opgenomen.

[Anja Brouwer1]

@Christiaan Sluis dank je wel voor de snelle reactie. Ga ik proberen en checken.

[Sylvia van Horick]

@Bastiaan Friederichs bij ons worden de zakelijke kilometers gedeclareerd via het rekenblad in SelfService. Ik het formulier aangepast, en dat lijk aardig gelukt 🙂 Echter krijg ik in de afstandskolom een optelling, wat verwarrend werkt. Hoe krijg ik dat eruit?

[Angela Heins1]

@Sylvia van Horick hier hebben wij ook opmerkingen over gehad van werknemers.

Dit is heel storend.

Voor nu heb ik een tekst erboven geplaats waarin ik uitleg geef dat dit een totaal telling is en niet wordt uitbetaald.

Maar het verdient geen schoonheidsprijs.

[Henry Wagensveld Visma]

@Sylvia van Horick: Je zou twee dingen kunnen doen: De output die nu "0" geeft leeg laten, dan komen die regels hier niet in beeld. Dat maakt het overzicht korter. Als het gaat om de onjuiste telling (het is nu een dubbeling vanwege de dubbele output), dan zou je ervoor kunnen kiezen op dit samenvattingsscherm de waarden op "hidden" te zetten voor de medewerker (die ziet de totalen ook in het ingevulde declaratieformulier) en het formulier voorzien van een "Tekstvoor" zoals bijvoorbeeld: <b>Klik op verder om naar de afronding te gaan van dit declaratieproces (o.i.d.)</b>. 

[Sylvia van Horick]

@Bastiaan Friederichs Wij hebben flexmedewerkers die niet op een vaste locatie werken. Zij declareren hun woon-werkverkeer via een formulier in Self Service. We kunnen voor hen ook niet de enquete gebruiken, omdat zij van te voren niet weten op welke locatie zij worden ingezet. Het declaratieformulier is door een consultant van Visma ingericht. Echter voor het woon-werkverkeer kunnen we in Self Service niet onderstaande tabel gebruiken. Ik zag in de opmerkingen dat meerdere klanten hierom vragen @Angela Heins1 Is het mogelijke om deze rubrieken ook zichtbaar te maken in Self Service?

[Danielle van Bergen]

Kunnen jullie aangeven wanneer het rapport in Youforce Reporting beschikbaar wordt? @WimK 

[Chris van den Berg]

@Danielle van Bergen het rapport verwachten we in maart beschikbaar te kunnen stellen!

[Christiaan Sluis]

Hoi @Sylvia van Horick ,

Ik heb met een collega gekeken naar je vraag maar wij begrijpen het nog niet helemaal. Wil jij mij mailen op christiaan.sluis@visma.com zodat we dit beter kunnen doorspreken? Als de uitkomst relevant is voor iedereen dan zullen we dit uiteraard ook achteraf hier delen.

[Esmiranda Vermeer]

@Chris van den Berg - Je gaf aan te verwachten dat het rapport in maart beschikbaar komt. 

Klopt deze verwachting nog?  Wil er graag binnenkort mee aan de slag kunnen.

[Paul Wevers Consultancy]

@Esmiranda Vermeer Je kan zelf al een rapport maken, maar altijd makkelijk als een ander dit voor je doet. Daarbij heb ik een melding openstaan ivm de correcties die op hele getallen worden afgerond.

[RobZuethof]

@Christiaan Sluis  Ik heb de vraag hier eerder voorbij zien komen volgens mij, maar weet het niet zeker. Voor iedere werkdag geldt de code PI0350. Wat als de ene dag thuis gewerkt en de andere dag op locatie. Hoe wordt dat gepresenteerd in bo4 en in evt overzichten?

[Silvia Feijen]

Wij gebruiken één declaratieformulier voor het declareren van vergoedingen voor thuiswerken, openbaar vervoer, dienstreis en woon-werk. We hebben dit formulier uitgebreid met twee kolommen 'vervoermiddel' tbv de CO2 registratie (woon-werk en dienstreis). Medewerkers dienen één keer maand dit declaratieformulier in, met één regel per dag. Het valt mij op dat de rubrieken voor woon-werk (PI0338 t/m PI0347) ingericht zijn als stamgegevens en dat de rubrieken voor dienstreizen (PI0368 t/m PI0377) ingericht zijn als variabele gegevens (niet te wijzigen door ons). Wij willen niet de aangegeven enquete gebruiken, maar het voor iedereen vertrouwde (en bewust geïntegreerde) declaratieformulier, waarbij automatisch alle vergoedingen berekend worden. Is dit mogelijk met de huidige inrichting(sverschillen) en de beschikbare/ zelf te bouwen rapportages? 

[Christiaan Sluis]

@RobZuethof : De dagen zelf zijn niet belangrijk en worden gebruikt om structuur en controles aan te brengen in de enquête. Immers gaat het hier om de kilometers of reiskosten OV. Dat dit een Beaufort rubriek is, is om te zorgen dat deze rubriek overal bekend is en niet individueel aangemaakt hoeft te worden. Deze wordt dus niet naar Beaufort geëxporteerd of gebruikt in de overzichten.

@Silvia Feijen : De werkwijze die jullie hanteren, waarbij jullie bewust geen gebruik maken van de geboden oplossingen, hebben wij geen alternatief voor. Wij ondersteunen woon-werk vanuit de enquête. Mocht de enquête echt niet geschikt zijn voor jullie organisatie (vanwege sterk wisselende reisafstanden), dan is het alternatief om een declaratiecategorie Woon-werk aan te maken en medewerkers iedere dag de kilometerdeclaratie te laten doen. Met de app (en desktop) is dat binnen een minuut gepiept binnen een minuut, maar natuurlijk is het wel een last om dit bij je medewerkers neer te leggen.

[Paul Wevers - Ikazia]

@Chris van den Berg Heb je al een indicatie wanneer het rapport beschikbaar komt? Ook wij willen net als @Esmiranda Vermeer binnen kort de eerste overzichten gaan draaien.

[Esmiranda Vermeer]

@Paul Wevers - Ikazia - @Chris van den Berg heeft vorige week donderdag in het rapportenuurtje aangegeven dat hij maart beloofd heeft, dus dat hij dat gaat doen. Dus zou dan vandaag of morgen worden ;).

[wsleking]

Wij zijn nu ook nog aan het testen met het standaard enquête formulier. Ik heb deze als beheerder even zelf ingevuld en het viel mij op dat de berekende afstand, slechts een enkele reis is en niet heen en terug. Klopt het dat dit zo bewust is ingericht? Volgens mij is de bedoeling om een uitvraag van het woon-werk verkeer over de heen- en terugreis te doen (of om in ieder geval op die afstand uit te komen):

Aangezien de reisafstand nu toch al 'automatisch' berekend wordt in het formulier, waarom is dit dan niet meteen heen en terug? Of wordt daar nog iets mee gedaan in de rapportage die nog beschikbaar gesteld moet worden?

[IngeZie]

Graag zouden wij de enquette met een actieve signalering bij de vaste en tijdelijke medewerkers laten landen, maar ben even aan het puzzelen welke conditie ik voor de vaste en tijdelijke medewerkers ik in Beaufort aan moet geven.

Wie kan mij hiermee helpen?

[marjavanderkolk]

@IngeZie Ik volg de discussie even want ik heb het nu ingericht omdat medewerkers die een vaste vergoeding krijgen de enquête zouden moeten krijgen maar ik heb het nog niet werkend gekregen, hiervoor heb ik nu een call uitstaan omdat ik geen idee heb waarom het niet genereerd. Mogelijk ontbreekt er nog iets in mijn conditie. Zodra ik weet en het werkt zal ik het je laten weten. gr. Marja

[IngeZie]

@marjavanderkolk dank je wel voor je snelle reactie. Ik wacht het af. 

[Brian de Graaf]

In de sandbox heb ik het formulier opgehaald F_Enqueteformulier_Co2_v20230916BU.

Echter mis ik het vervoermiddel & zakelijkvervoermiddel zoals in jullie voorbeeld te zien is. Klopt dit of is het de bedoeling dat we zelf de rubrieken toevoegen?
Dit was bij het vorige voorbeeld formulier ook het geval. In de productie staan deze rubrieken er ook niet op?
Zie ik het goed of gaat er iets fout?

[Christiaan Sluis]

Hoi @Brian de Graaf,

Deze rubrieken staan er zeker wel in. Ik vermoed dat jullie Sandbox niet die (relatief nieuwe) Beaufort rubrieken bijgewerkt heeft. Je kan ze handmatig toevoegen in je Sandbox of een nieuwe export van je rubriekset en referentietabellen handmatig importeren. Waarschijnlijk zal je ze ook benoemd zien staan onder Formulierconsistentie: dat ze wel bestaan in de verwijzing, maar dat je ze niet kan weergeven omdat ze niet bestaan als rubriek zelf.

[wsleking]

Hoi @Christiaan Sluis ,

Ik heb naar aanleiding van mijn vraag van 2 april in dit bericht, zelf e.e.a. aangepast aan de enquête om ervoor te zorgen dat de uitvraag ook daadwerkelijk over de heen en terugreis voor het woon-werkverkeer gaat. Dit zie ik nu bevestigd (dat de standaard enquête dus NIET heen en terug berekend) nu ik vanmorgen de standaard rapportage die klaar is gezet, heb gebruikt. 

Concreet is mijn vraag nu, was het de bedoeling dat de enquête slechts 1 enkele afstand vastlegt of niet? Zo ja, waarom wijkt dit af van de handreiking die door de overheid is aangeleverd?

Ter info:

dit heb ik nu gebruikt als post-bewerking (en dan uiteraard per dag alle waardes aangepast 1 naar 2, 3,4 etc zodat per ingevulde dag ook de waarde dubbel retour komt). Indien hier andere ideeën over zijn, dan hoor ik het graag, maar voor nu werkt dit bij ons in combinatie met de opgeleverde rapportage.

var distance = GF_DistanceBetweenForeignAddress(v_PCENV1#,v_HNENV1#,v_STENV1#,v_PLENV1#,v_LAENV1#,v_PCENN1#,v_HNENN1#,v_STENN1#,v_PLENN1#,v_LAENN1#,v_REENN1#);
var multipliedDistance = distance * 2;
return multipliedDistance;

[GVeen]

Op het formulier de rubrieken "REENN1" t/m "REENN7" (indicatie retour) een defaultwaarde van '1' geven heeft hetzelfde effect 🙂

[wsleking]

Hoi @GVeen ,

Die had ik niet gezien, stond volgens mij standaard ook op hidden als ik me niet vergis, of ik heb al zoveel aan zitten passen dat ik deze zelf op hidden had gezet. Bedankt voor het opmerken. Vreemd dat die dan niet standaard al op retour staat aangezien het doel is om de heen en terug beweging van het woon-werk verkeer voor een gemiddelde week vast te leggen.

Maar goed, de volgende discussie is alweer begonnen bij ons, aangezien we nu dan (afgezien of het nu wel of niet heen en terug woon-werk is) slechts 1 gemiddelde week met woon-werk verkeer vastleggen via de enquête. Deze moet je dan voor de rapportage in het RVO portaal wel nogmaals gaan vermenigvuldigen naar rato naar een heel jaar.

Waar ga je dat doen? Wij denken erover om dat ook meteen in de enquête op te nemen. Dus mijn aanpassing om distance maal 2 te doen i.p.v. de retourkeuze op 1 te zetten, kan ik dan ook gebruiken om een vermenigvuldiging naar een jaar te maken. Op die manier komt de ingevulde keuze in de enquête meteen voor een jaar binnen op de gekozen rubriek uit het formulier. De standaard opgeleverde rapportage hoef je dan ook niet aan te passen en je hoeft ook niet de waardes die je daarin ziet staan zelf handmatig dan nog te gaan vermenigvuldigen (getest met waardes invullen in de enquête en die zie je dan 1 op 1 in het rapport. Hoe nu de enquête en het rapport zijn gebouwd, zou je dus slechts een enkele reis woon-werk voor 1 week i.p.v. het hele jaar terugkrijgen op je rapportage).

Hoe lossen andere organisaties dit op?

[Christiaan Sluis]

@GVeen dankjewel voor het tussentijdse antwoord op de vraag van @wsleking !

@wsleking Dit staat standaard op hidden omdat dit in de standaard ook "uit" staat. De medewerker vult van huis naar werk in, dus is het tonen van de retourafstand verwarrend. Als je wel gebruik maakt van de retourwaarde, dan is het handig om dit ook toe te lichten in je enquête zelf.

Wij richten ons hier op de werkelijk vastgelegde data. In de handreiking staat onder 6.3.4 ook beschreven welke stappen nodig zijn om tot jaartotalen te komen. Hier zijn verschillende variabelen bij betrokken.

[wsleking]

Hoi @Christiaan Sluis, bedankt voor de verwijzing naar de methode om tot de jaartotalen te komen. Deze had ik nog niet gezien, excuses.

Ik blijf dan echter nog steeds zitten met dat de afstand in de enquête niet heen en terug standaard berekent. Dit lijkt mij toch zeker wel te moeten om dan daarna zoals in de handreiking staat tot een jaartotaal te komen. Het gaat mij namelijk niet om het tonen van de retourafstand, het gaat mij om het ook daadwerkelijk berekenen van de retour afstand. Dat nu dit veld hidden staat, vind ik helemaal prima en is inderdaad ook beter zodat dit niet tot fouten in de ingevulde resultaten leidt. Dat er alleen geen standaard waarde van '1' is ingevuld, vind ik dus het probleem, want dit gaat nu dus standaard niet leiden tot een correcte berekening van woon-werk (heen en terug) omdat het een keiharde enkele berekening van alleen een enkele reis is omdat het hidden veldje niet standaard op 1 staat.

Just my 2 cents :), ik weet in ieder geval wat ik hier in de organisatie moet doen om de resultaten die we krijgen zo zuiver mogelijk te maken.